Lời nói đầu
Nhà quản lý mà chức năng cơ bản là hoạch định, ra quyết định, tổ chức,
điều hành và kiểm soát, không thể thiếu được công cụ hữu hiệu là hệ thống
văn bản. Trong thực tế, nhận thức đúng, hiểu thấu và viết chuẩn một loại văn
bản nào đó cần nhiều thời gian và công sức.
Vì vậy, chúng tôi muốn đưa ra bài giảng này nhằm hướng dẫn soạn
thỏa cụ thể một số loại văn bản cho sinh viên, người quản lý với mục đích
nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác quản lý và kinh doanh
của các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế -xã hội;
bài giảng này cũng không chỉ đơn thuần là các bản sao chép mẫu văn bản mà
còn là sự phân tích văn bản để tìm ra cái bản chất, chức năng cơ bản của hệ
thống văn bản xuyên suốt cơ chế quản lý và hệ thống phân cấp quản lý trong
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nhà nước.
Soạn thảo văn bản, một công việc dễ bị chê nhiều hơn khen, bởi một lẽ
không phải "lời nói gió bay " mà là "giấy trắng mực đen", và để khỏi "mũi tên
đã bắn ra rồi, sao còn thu lại được", người soạn thảo văn bản cần tích lũy kinh
nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức, hơn nữa cần cập nhật văn bản
theo sát chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Với những yêu cầu trên, chúng tôi rất mong bài giảng này, sinh viên
kinh tế, các nhà quản lý kinh tế và bạn đọc có quan tâm tới văn bản tìm thấy
những điều cần thiết cho mình.
1
Mục lục
2
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1.1. Khái niệm
- Từ "Văn bản" theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động. Văn
bản thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản. Văn bản là phương tiện chủ
yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch.
thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan.
1.2.3. Chức năng quản lý
Thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn bản có một vai trò to lớn
đối với các nhà quản lý. Một cán bộ quản lý, nhất là những người đứng đầu
một hệ thống thường dành một lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp
xúc với hệ thống văn bản ( tiếp nhận, phân loại, nghiên cứu, thực hiện và soạn
văn bản). Điều đó cho thấy rằng vai trò của văn bản là đáng quan tâm.
- Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định.
Đối với một nhà quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất là ra
Quyết định. Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp
thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường.
- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý
Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập
trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp
trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất pháttừ vai trò
rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được
nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.
- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý
4
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ,
muốn biết các Nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn
biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra". Để làm tốt
công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn
bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm
quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ
liệu, số liệu làm căn cứ.
Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm
tra. Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức
tạp đã được văn bản hóa.
1.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản
Một văn bản khi ban hành phải nêu rõ:
+ Nhiệm vụ
+ Đối tượng
+ Thời gian
+ Phương tiện thực hiện
Văn bản quản lý Nhà nước phải bảo đảm tính hệ thống toàn diện. Khi
soạn thảo, nhất thiết phải đặt văn bản trong bối cảnh chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội; phải căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài; có sự
thích ứng giữa mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt với điều kiện, phương tiện thực
hiện. Nhà nước quản lý nhất thiết phải tính dến yếu tố tác động của môi
trường vào quá trình thực hiện văn bản. Để đảm bảo tính hệ thống, nhất quán,
văn bản ra sau phải thống nhất, đồng bộ với văn bản ra trước.
Nếu một văn bản quản lý Nhà nước không đáp ứng được những yêu cầu
trên sẽ dẫn đến hai trường hợp:
(1) Văn bản có tính khả thi không cao
(2) Văn bản vô hiệu
6
1.4. Phân loại văn bản
Hệ thống văn bản gắn chặt với sự phân quyền, phân cấp chặt chẽ, khoa
học, được hình thành và phát triển phù hợp với quy luật khách quan và thực
tiễn của đất nước.
Như vậy, văn bản được phân loại như sau:
• Văn bản quy phạm pháp luật (Pháp quy)
+ Văn bản pháp quy chỉ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành.
+ Văn bản dược ban hành theo đúng thủ tục, thể thức, trình tự luật định.
+ Văn bản quy phạm pháp luật có chứa những quy tắc xử sự chung.
+ Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng nhiều lần.
+ Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng với mọi đối tượng hay một
nhóm đối tượng.
+ Văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trong toàn quốc hay từng địa
- Quyết định điều động
- Quyết định khen thưởng, kỷ luật
- Quyết định xử phạt vi phạm hành chính...
• Văn bản dân sự
Văn bản dân sự là loại văn bản giải quyết các mối quan hệ giữa các cá
nhân trong giao tiếp, sinh hoạt, đời sống và kinh tế.
Các văn bản dân sự gồm:
- Hợp đồng
- Đơn từ
- Giấy ủy quyền...
===========***============
8
CHƯƠNG II
QUAN HỆ GIỮA VĂN BẢN VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ
2.1. Quan hệ giữa pháp luật với Nhà nước
- Pháp luật xuất hiện cùng Nhà nước.
- Pháp luật là một hệ thống các quy tắc hành vi ( các quy phạm) có tính
chất bắt buộc chung do Nhà nước đặt ra hoặc được Nhà nước công nhận.
- Pháp luật là phương tiện quản lý trong tay Nhà nước, là yếu tố quan
trọng nhất để thực hiện quản lý xã hội. Vì vậy, các chức năng quan trọng của
Nhà nước trong mối quan hệ giữa Nhà nước và pháp luật là:
+ Chức năng sáng tạo pháp luật để tổ chức, điều chỉnh, quản lý các
hành vi và hoạt động xã hội.
+ Chức năng thi hành pháp luật
+ Chức năng bảo vệ pháp luật
2.1.1. Khái niệm quyền lập pháp, lập quy
- Lập pháp, lập quy là làm ra những quy phạm về pháp luật, trình bày
các quy phạm đó trong các văn bản quy phạm pháp luật; do đó về hình thức,
lập pháp lập quy là hoạt động xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm
pháp luật. Vì thế, văn bản quy phạm pháp luật là đối tượng chủ yếu của kỹ
quan cấp trên đối với các cơ quan trực thuộc, thể hiện phương thức làm việc
của từng lọai cơ quan, cơ quan Nhà nước khác với cơ quan Đảng và các đoàn
thể.
Trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, văn bản đã xuất hiện như
một hình thức chủ yếu của nhiệm vụ cụ thể hóa luật pháp.Chúng đảm bảo cho
các cơ quan Nhà nước có thể thực hiện tốt các công việc theo chức năng,
phạm vi, quyền hạn của mình.
10
Trên thực tế, văn bản quản lý Nhà nước là môt phương tiện để xác định
và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước có các đặc điểm sau:
- Nó là hình thức pháp luật chue yếu trong các hình thức quản lý Nhà
nước, chứa đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực thi hành.
- Văn bản quản lý Nhà nước là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm
hoạt động quản lý và là công cụ điều hành của các quan và các nhà lãnh đạo
quản lý.
2.1.2.1. Đặc điểm Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Về bản chất, Nhà nước CHXHCN Việt Nam có những đặc trưng cơ bản sau:
- Nhà nước kiểu mới thể hiện ở:
+ Nhà nước ta là nhà nước của dân, do dân, vì dân.
+ Mục tiêu phấn đấu của Nhà nước ta: Xây dựng một xã hội phát triển, văn
minh, tự do, công bằng và đặc biệt là không còn chế độ người bóc lột người.
+ Nhà nước ta, quyền lãnh đạo Nhà nước thuộc về giai cấp công nhân
liên minh với cá tầng lớp nông dân, tri thức mà người trực tiếp thực hiện sứ
mệnh đó là Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Nhà nước ta là nhà nước đơn nhất thống nhất
Sự thống nhất trong hệ thống biểu hiện trong cơ cấu tổ chức Nhà nước:
bộ máy được tổ chức thống nhất từ trung ương đến cơ cở ( và ở đây chỉ có sự
phân cấp), không tồn tại một Nhà nước trung ương và một Nhà nước địa
phương ( như Nhà nước theo hình thức Liên bang và Tiểu bang; Liên bàn và
pháp luật Nhà nước, bảo vệ sự an toàn, bình đẳng, công bằng xã hội.
12
2.1.2.2. Tính chất của hệ thống văn bản quản lý Nhà nước
Theo các quy định của Hiến pháp và cá luật tổ chức về thẩm quyền ban
hành các văn bản và nội dung của chúng, có thể rút ra các đặc trưng sau:
* Hiến pháp, Luật, Bộ luật là những văn bản luật do Quốc hội ban hành
bằng thẩm quyền duy nhất: lập pháp.
* Pháp lệnh là văn bản được Ủy ban thường vụ Quốc hội (UBTVQH)
ban hành theo sự ủy quyền của Quốc hội. Quốc hội quyết định các Pháp lệnh
được ban hành trong chương trình làm Luật của Quốc hội và giao cho
UBTVQH ban hành.
* Nghị định gồm hai loại: Nghị định cụ thể hóa, chi tiết hóa Luật Pháp
lệnh được quy định trong Luật, Pháp lệnh; Chỉnh phủ quy định cụ thể Luật
hoặc Pháp lệnh này; Nghị định quy định những vấn đề chưa được quy định
bằng Luật hoặc Pháp lệnh. Nghị định là văn bản quy phạm pháp luật.
* Các văn bản khác có các tính chất sau:
- Lệnh của Chủ tịch nước có thể là văn bản quy phạm pháp luật hoặc
văn bản cá biệt.
- Nghị quyết do nhiều cơ quan hoạt động theo chế dộ tập thể (Quốc hội,
UBTVQH, Chính phủ, Hội đồng nhân dân) ban hành. Nghị quyết có thể là
văn bản nhămg ban hành chính sách, chủ trương, biện pháp lớn hoặc chứa
đựng quy phạm pháp luật.
- Chỉ thị dùng để chỉ đạo công việc của cơ quan chấp hành Pháp luật
cấp trên đối với cấp dưới. Những cơ quan cấp dưới theo hệ thống thứ bậc
hành chính không ban hành Chỉ thị.
* Thông tư đùng để hướng dẫn thi hành pháp luật. Chẳng hạn trong quy
phạm đưa ra phần giả định: “Xe chạy vào ban đêm….”thì Thông tư cần
hướng dẫn “đêm” theo quan niệm của quy phạm này là từ khi nào đến khi
nào.Từ đó phân biệt sự hướng dẫn cảu Thông tư với sự giải thích pháp luật do
cơ quan có thẩm quyền (UBTVQH) thực hiện. Thông tư cũng có quy phạm
14
Nguyên tắc phân định quyền lập pháp và lập quy bằng phương pháp
loại trừ. Nghĩa là phải quy định những vấn đề bắt buộc phải lập pháp
Lập pháp về:
- Tổ chức các cơ quan, gồm các cơ quan đại diện nhân dân
- Tổ chức hệ thống hành pháp
- Tổ chức cơ quan xét xử và hỗ trợ tư pháp
- Tập pháp và ngân sách
- Thuế và các hoạt động tài chính quan trọng
- Tập pháp về các lĩnh vực quan trọng liên quan đến quyền, nghĩa vụ cơ
bản của công dân, tổ chức công dân.
Ngoài các vấn đề quy định cụ thể kể trên là thuộc quyền lập quy.
Nguyên tắc chung để xác định quyền lập quy là: quyền lập quy thuộc
về Chính phủ, các Bộ và trong những trường hợp cần thiết có thể ủy quyền
lập quy cho cấp tỉnh. Ngoài Chính phủ, Bộ và sự ủy quyền trên, không cấp
chính quyền hoặc cơ quan, cá nhân nào khác thực hiện quyền này.
* Các lĩnh vực thuộc quyền lập pháp
- Tổ chức các hoạt động của cac cơ quan Nhà nước cấp cao và các cơ
quan Nhà nước ở địa phương.
- Bầu cử Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp
- Những vấn đề chủ yếu, quan trọng của hoạt động công vụ, công chức.
- Những vấn đề quản lý ngành hoặc lĩnh vực thuộc thẩm quyền Chính phủ.
- Những vấn đề quan trọng nhất liên quan đến vấn đề cụ thể hoặc hạn chế
quyền, tự do, lợi ích, nghĩa vụ của công dân được ghi nhận trong Hiến pháp.
- Định ra các loại thuế, ngân sách
- Quy định về tội phạm, hình phạt và tố tụng hình sự
- Quy định những vấn đề chủ yếu về quyền sử hữu
- Quy định về các tổ chức chính trị- xã hội, đoàn thể nhân dân
- Quy định về chủ quyền quốc gia, bảo vệ lãnh thổ và quan hệ quốc tế.
* Các lĩnh vực thuộc quyền lập quy
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ với chính quyền cấp tỉnh trong các Nghị
định của Chính phủ và Thông tư của Bộ.
Ngoài ra thẩm quyền lập quy của chính quyền cấp tỉnh còn được xác
định dựa vào sự phân định các ngành luật trong hệ thống pháp luật.
Trong phạm vi thẩm quyền, chính quyền cấp tỉnh có quyền ra các VB
QPPL của một số ngành luật như luật hành chính, luật đất đai, quy định lệ
phí, cước phí có tính chất địa phương trong luật tài chính và một số quy định
dân sự khác.
+ Chính quyền cấp tỉnh không có quyền quy định về hình sự, tố tụng
hình sự, tố tụng dân sự, thương mại, hôn nhân và gia đình, thuế, ngân sách.
Phân biệt thẩm quyền lập quy giữa các cơ quan chính quyền địa
phương còn dựa vào vị trí, chức năng, quyền hạn của các cơ quan đó.
* Phân biệt thẩm quyền lập quy giữa HĐND và UBND
Dựa vào các đặc điểm sau để phân biệt thẩm quyền lập quy giữa
HĐND và UBND:
- HĐND là cơ cấu đại diện cho nhân dân địa phương, chịu trách nhiệm
tổ chức và quản lý đời sống dân cư địa phương theo luật định.
- UBND thực hiện quyền hành pháp của Chính phủ tại địa phương và
các Nghị quyết của HĐND. Vì thế UBND phải tập trung vào lợi ích cả nước,
lợi ích đúng đắn của địa phương và tuân theo các Quyết định của Chính phủ.
Căn cứ vào đặc điểm trên, thẩm quyền lập quy của Chính quyền cấp
tỉnh có thể ấn định theo hướng sau:
- HĐND thực hiện quyền lập quy được pháp luật trao và ban hành các
quy định về tổ chức và quản lý đời sống nhân dân trong các lĩnh vực với
nguyên tắc không được trái pháp luật và không quy định những gì mà cơ quan
cấp trên đã quy định.
- UBND ra các quy định chủ yếu về thủ tục hành chính để đảm bảo
thực hiện có hiệu quả pháp luật.
17
- Các sở, cơ quan trực thuộc UBND ra các Quyết định có tính chất quản lý
thủ trưởng cơ quan quản lý theo ngành hay lĩnh vực.
- UBND làm việc theo chế độ tập thể. UBND là cơq uan chấp hành của
HĐND và là cơ quan hành chính của Nhà nước ở địa phương. Khi quyết định
những vấn đề quan trọng ở địa phương, UBND phải thảo luận tập thể và ra
quyết định theo đa số. UBND hoạt động dưới sự điều hành thống nhất của
Chủ tịch, vừa có tính tập thể của UBND, vừa có vị trí cá nhân cảu Chủ tịch
lãnh đạo.
2.3. Văn bản và vấn đề ủy quyền trong quản lý
Nghiên cứu văn bản, không thể không đề cập đến vấn đề ủy quyền.
Trong quản lý việc điều hành gắn liền với quyền lực. Quyền lực là
quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của người khác.Trong quản lý,
một người được bổ nhiệm ở vị trí nào đó, được giao một nhiệm vụ, giữ một
trọng trách tức là đã có quyền lực. Sự phân bổ quyền lực ở một số tổ chức
khác nhau có thể sẽ khác nhau. Trong một tổ chức với một quy mô nào đó,
xuất phát từ thực tế khách quan mà đòi hỏi phải có sự ủy quyền. Ủy quyền là
quá trình cấp trên trao quyền hành động và ra quyết định trong những phạm vi
nào đó cho cấp dưới. Song về nguyên tắc phải chịu trách nhiệm về công việc
đã ủy quyền.
Một đặc điểm nổi bật trong hệ thống luật pháp của ta là: Quốc hội được
tổ chức theo hình thức một Viện. Đại biểu Quốc hội phần lớn là kiêm nhiệm.
Quyền lập pháp về nguyên tắc thuộc Quốc hội. Song do điều kiện không hoạt
động liên tục mà Quốc hội ủy quyền cho Ủy ban thường vụ quốc hội
(UBTVQH) ban hành Pháp lệnh.
Quyền lập quy, về cơ bản là của Chính phủ. Song vì đặc điểm quản lý
theo địa phương, lãnh thổ và quyền tự chủ của Chính quyền địa phương mà
Chính phủ cũng ủy quyền cho Chính quyền địa phương tham gia công tác lập
quy.
19
Một hệ thống, tổ chức đơn vị cụ thể, vấn đề ủy quyền cũng được biểu
hiện rõ nét. Sự ủy quyền ở đây được phân định:
Thủ trưởng (Ký – dấu)
. T/L Giám đốc
Phó phòng TCCB (Ký – dấu)
. Chủ tịch công đoan….(Ký – dấu)
Nghị định của Chính phủ số 142/1963/NĐ – HĐCP ban hành điều lệ về công
tác Công văn:
Điều 15:
“ Thủ trưởng, phó thủ trưởng các cơ quan pahỉ ký các Công văn nói
đến các vấn đề quan trọng như phương châm, chính sách, chương trình, chủ
trương, kế hoạch công tác, những báo cáo, những Công văn xin Chỉ thị cấp
trên, những Nghị quyết, Thông tư, Chỉ thị về công tác gửi cấp dưới…
Trong trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho cán
bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp ký những Công văn mà theo
luật lệ do Thủ trưởng cơ quan ký.
Việc ủy quyền này phải được hạn chế trong một thời gian nhất định.
Người được ủy quyền không ký Công văn được ủy quyền lại”./.
=======***========
21
CHƯƠNG III
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ NGÔN NGỮ
SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.1. Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản
Một văn bản quản lý Nhà nước phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản:
* Tính hợp pháp
*Tính hợp lý
Do vậy khi soạn thảo văn bản cần phải tuân theo những nguyên tắc văn
bản sau:
Nguyên tắc 1: Văn bản được soạn thảo theo đúng thẩm quyền luật định.
Nguyên tắc 2: Hình thức đúng quy định (thủ tục, thể loại, thể thức, văn
phong).
bảo vệ, hướng dẫn: Dùng văn bản dưới Luật, thậm chí dùng cả văn bản phụ
như “điều lệ tạm thời”.
- Đối với các quan hệ xã hội đã ổn định, chín muồi: dùng văn bản có
hiệu lực pháp lý cao hơn.
3.2.2. Quy tắc diễn đạt
Để văn bản thỏa mãn được các yêu cầu như tính hệ thống, logic dễ
hiểu, người biên soạn phải nắm được các quy tắc diễn đạt.
Cần trình bày, sắp xếp các sự kiện, số liệu, các nguyên tắc một cách
nhất quán và có quy tắc rõ ràng.
Nếu là sự kiện, nên trình bày:
23
- Từ gần đến xa
- Từ nhỏ đến lớn
- Phổ biến trước, cá biệt sau
- Chung trước, riêng sau
Nếu là số liệu, nên trình bày:
- Tổng hợp trước, chi tiết au.
Và nếu đưa ra các nguyên tắc thì:
- Nguyên tắc chung trước, nguyên tắc cụ thể sau
Ngoài ra, việc trích dẫn cũng cần phải lưu tâm. Cần trích dẫn đúng chỗ
cần chứng minh, trích đúng nguyên văn, phần trích phải có địa chỉ, xuất xứ rõ
ràng và đặc biệt tránh chồng chéo, mâu thuẫn.
3.2.3. Quy tắc về cơ cấu văn bản
Mỗi loại vă bản có đặc thù riêng của mình, song nhìn một cách tổng thể
về cơ cấu văn bản, chúng có những điểm cơ bản sau:
* Phần “ Căn cứ ban hành văn bản”
Căn cứ đầu tien là văn abnr quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Tiếp theo là văn bản quy định những vấn đề mà nội dung văn bản đề cập.
* Phần “Mục đích lý do ban hành văn bản”
Đó là cơ sở để ban hành văn bản (thường là xuất phát từ yêu cầu, đòi
Văn bản phải nêu rõ chủ thể thi hành và chủ thể phối hợp. Nêu đích
danh đối tượng thi hành.
* Phần “Hiệu lực văn bản”
Hiệu lực của văn bản kể từ ngày ban hành hay kể từ ngày ký. Điều này
thường gây khó khăn cho người thực hiện vì chưa nắm được thông tin. Như
vậy,trước ngày văn bản có hiệu lực phải có một khoảng thời gian để truyền
thông trên các hệ thống phương tiện thông tin đại chúng và qua hệ thống tổ
chức, các cơ quan chức năng.
25
Copyright: Tài liệu đại học ©