class="bi x0 y0 w1 h1"
 Chương 1:
VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC (5 tiết LT)
 Chương 2:
THỂ THỨC VĂN BẢN (7 tiết LT, 3 tiết TH)
 Chương 3
:
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN (15 tiết LT, 10 tiết TH)
 Chương 4
:
QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, DOANH
NGHIỆP (3 tiết LT, 2 tiết TH)
 Câu hỏi ôn tập
 Tài liệu tham khảo
GIỚI
THIỆU
BÀI
GIẢNG
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN:
1. Văn bản:
a. Khái niệm: Văn bản là phương tiện để ghi nhận và truyền đạt
các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký
hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó.

1. Chức năng thông tin: Là các hình thức ghi tin và truyền đạt
thông tin qua văn bản  nó đóng một vai trò quan trọng trong
công tác quản lý.
2. Chức năng quản lý: Các cơ quan quản lý thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của mình, phải sử dụng văn bản để điều hành
công vụ, là yếu tố tạo nên các quan hệ chặt chẽ giữa các cơ
quan trong bộ máy Nhà nước.
3. Chức năng pháp lý: Là phương tiện áp dụng pháp luật vào
đời sống xã hội, tác động theo từng lĩnh vực đến các quan hệ
XH được điều chỉnh, xác định các quan hệ pháp lý giữa các
cơ quan quản lý và các cơ quan được quản lý. Đồng thời xác
định rõ chế độ trách nhiệm giữa các cơ quan Nhà nước với
nhân dân.
5
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
III. TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN BẢN TRONG
CÁC CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP:
1. Những quy định của Nhà nước ta về công tác văn bản: Nghị
định số 142/CP ngày 28.09.1963; Nghị định số 84/HĐBT ngày
09.03.1992; Nghị định số 62/CP ngày 22.09.1993; Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996.
2. Thực trạng công tác văn bản trong cơ quan, doanh nghiệp:
2.1. Ưu điểm:
 Văn bản đã góp phần hết sức quan trọng trong đời sống xã hội

VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ:
1. Văn bản quy phạm pháp luật (tt):
Năm là, Nghị định, nghị quyết, chỉ thị: do Thủ tướng chính phủ ban
hành  nó giữ vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống văn
bản pháp luật ở nước ta.
Sáu là, Quyết định, thông tư (thông tư liên tịch): do các Bộ trưởng
và thành viên khác của chính phủ ban hành.
Bảy là, Nghị quyết: do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các
cấp ban hành.
8
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ :
2. Các loại văn bản hành chính: (có 7 loại chính)
2.1. Công văn: Là văn bản giao dịch giữa cơ quan Nhà nước với
cơ quan Nhà nước, với tổ chức xã hội và cá nhân. VD: mời
họp, đề xuất, trả lời yêu cầu, chất vấn, kiến nghị.
2.2. Thông báo: Là văn bản có tính chất thông tin của cơ quan Nhà
nước, các tổ chức xã hội, nhằm truyền đạt kịp thời các quyết

&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ:
3. Văn bản cá biệt:
4. Khái niệm: Là những văn bản có tính chất đặc biệt quy định đối
với một nội dung hoặc vấn đề cụ thể nào đó trong cơ quan Nhà
nước mà chủ yếu là liên quan đến chế độ, chính sách, kế hoạch
công tác, phương án kinh doanh, báo cáo chuyên đề, …
 Các loại văn bản cá biệt: Quyết định khen thưởng, kỷ luật; nâng
lương, bổ nhiệm, nghỉ hưu trí, …
Câu hỏi ôn tập:
1. Phân biệt các loại văn bản hành chính: Công văn, thông báo, báo
cáo.
2. Trình bày các loại văn bản quy phạm pháp luật sau: Hiến pháp,
Luật, Quyết định, Thông tư.
11
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
I. KHÁI NIỆM VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN:
1. Khái niệm: Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành
văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử
dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan.
Ví dụ: Tiêu ngữ, tác giả, địa danh, số, ký hiệu, nội dung,…
2. Các loại thể thức văn bản: Văn bản có rất nhiều theo hình

Việt Nam. Quốc hiệu được viết trên cùng văn bản bằng chữ
in hoa dòng 1 và chữ in thường dòng 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tác giả (tên cơ quan ban hành văn bản): Được viết ngang
hàng với quốc hiệu về góc trái của văn bản. Nếu cơ quan
ban hành văn bản là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng
đầu một cấp hành chính Nhà nước, thì tên cơ quan được
ghi một cách độc lập. Nếu là cơ quan trực thuộc một hệ
thống chủ quản nhất định, thì cần phải ghi tên cơ quan chủ
quản lên phía trên. Ví dụ:
BỘ TÀI CHÍNH Sở Thương Mại TP.HCM
Trường ĐH TC-Marketing Cty KD Tổng hợp
_____________ __________
14
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
3. Số và ký hiệu văn bản:
Được viết dưới tên tác giả của văn bản, đánh số thứ tự theo
năm ban hành và có ký hiệu riêng cho từng loại văn bản. Ví
dụ: Số:15/2005/ĐHMKT-CTCT; Số: 20/2002/KH-TV
4. Địa danh, ngày, tháng, năm: Tp.HCM, ngày…tháng…năm
5. Tên văn bản và trích yếu của văn bản:
Tên văn bản là yếu tố rất quan trọng của văn bản, nó được
ghi rõ ràng, trang trọng và chính giữa trang văn bản. Chính
tên văn bản giúp cho chúng ta phân biệt được văn bản này

này người soạn thảo phải biết lựa chọn kết cấu, văn phong
thích hợp cho từng loại văn bản, phải xử lý thông tin để đưa
vào văn bản, đảm bảo nội dung văn bản phù hợp với tên gọi
văn bản.
 Có thể chia thành 3 phần:
+ Khai thư: yếu tố mở đầu
+ Thân thư: yếu tố quan trọng
+ Kết thư: yếu tố chấm dứt
Cách viết nội dung:
3 dạng: Mục - Văn xuôi - Điều khoản.
17
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
8. Nơi nhận:
 Là tên cơ quan, các bộ phận và cá nhân được nhận văn bản
để báo cáo để thực hiện, để biết, hoặc để lưu trữ.
 Vị trí: Nơi nhận được ghi ở cuối văn bản về phía trái và
ngang với chữ ký của người có thẩm quyền. Thường có 3
nhóm nơi nhận: Nhóm để báo cáo với cấp trên; nhóm để tổ
chức thực hiện; và nhóm lưu trữ.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Sở Thương mại Tp.HCM (để b/c)
- Các phòng chức năng (để thực hiện)
- Lưu: VT – P.KH KD
18

BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
a. Ngôn ngữ:
 Hoạt động ngôn từ thể hiện dưới các dạng nói, nghe, đọc,
viết. Nói đến ngôn ngữ trong văn bản là nói đến yêu cầu,
chức năng của ngôn ngữ và kỹ năng diễn đạt ngôn từ.
 Ngôn ngữ trong văn bản vào dạng ngôn ngữ viết có trau
chuốt, có mẫu mực. Có 2 chức năng, đó là: lý trí và ý chí.
Chính 2 chức năng này đã quy định và hình thành nên
phong cách của văn bản là:
 Một là, phải chính xác – minh bạch
 Hai là, phải nghiêm túc – khách quan
 Ba là, phải quy phạm – khuôn mẫu
21
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
a. Ngôn ngữ (tt):
 Từ ngữ trong văn bản phải đúng và chính xác, rõ ràng, phổ
thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Không được
phép dùng từ ngữ thông tục, từ địa phương, từ lóng. Từ
ngữ phải thể hiện đúng nội dung và ý nghĩa của văn bản.
 Cú pháp của câu văn phải mạch lạc, chuẩn mực. Về các
kiểu câu, văn bản dùng câu tường thuật, câu cầu khiến mà
không dùng câu cảm thán, câu hỏi. Trật tự các thành phần

BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
b. Văn phong:
 Văn bản là phương tiện truyền đạt của cơ quan công quyền
dùng để diễn tả rõ ý kiến, cung cấp tài liệu, giao dịch với cơ
quan, tổ chức khác, ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới, hay
phổ biến tin tức cho quần chúng nhân dân. Vì vậy, văn bản
được thể hiện dưới dạng viết chữ, không thể nói bằng lời.
Việc soạn thảo văn bản đã đặt ra văn phong của văn bản,
nghĩa là lối diễn tả ý tưởng của văn bản đó.
 Lưu ý:
 Hành văn phải sáng sủa, khách quan, viết đủ dài để nhấn
mạnh rõ thông tin quan trọng. Luận chứng lý lẽ vừa đủ để
người đọc dễ nắm được vấn đề.
24
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
b. Văn phong:
 Lưu ý (tt):
 Muốn hành văn rõ ràng thì phải có ý tưởng rõ rệt, dứt
khoát, nắm vững và giải quyết vấn để một các trọn vẹn
và rành rẽ, cần phải tránh dùng văn phong hoa mỹ nhưng
không nên khô cứng một cách rời rạc.
 Hành văn còn thể hiện trong việc phân đoạn văn rõ ràng,