NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
I. Mục đích, ý nghĩa
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an
toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt
cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu
sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc
tra tìm.
II. Căn cứ:
Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10;
Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
III. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với công
tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực hiện được chặt chẽ, đúng quy định
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý
của mình.
- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có
nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ
quan, tổ chức cấp dưới và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:
1- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu:
+ Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc
nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải
quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan;
+ Trong quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc trưởng phòng HC

chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê và sắp xếp lên giá tủ,
làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng.
8- Hàng năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó, thống kê tất cả các hồ sơ
của đơn vị mình hoặc những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình
vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan theo thời hạn quy định. (Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu – xem phụ
lục số 1)
- Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu thì phải lập danh mục các hồ sơ, tài liệu đó gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997
2
- Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công
tác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
IV. Thời hạn nộp lưu
Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như sau:
+ Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau một năm kể từ
năm công trình được nghiệm thu chính thức.
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác:
Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
V. Thủ tục giao nộp tài liệu
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản
“Biên bản giao nhận tài liệu”,
Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ một bản.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997
3