YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:
1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình
thành hồ sơ
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động
của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất
định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành
trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh
hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ
thể. Chính vì vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ
thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) lập ở Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính phủ,
Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các sở, các ngành, Ủy ban
nhân dân các huyện về tình hình phòng, chống bão và những thiệt hại do cơn
bão gây ra ... Còn hồ sơ về cơn bão số 3 do Ủy ban nhân dân các huyện của
Thanh Hóa lập thì lại gồm những tài liệu về chỉ đạo phòng, chống bão lụt của
UBND tỉnh, UBND huyện và huyện ủy của huyện đó, báo cáo về tình hình
phòng chống và thiệt hại do cơn bão số 3 gây ra của UBND huyện, các ngành,
các địa phương trong huyện ...
Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa phản
ánh chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác phòng
chống bão. Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Ủy ban nhân dân các huyện
lập thì phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh
đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải thể hiện
được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự
việc được đề cập ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không phản ánh chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ đó thì không lập
hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ).

sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong
thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan một thời
gian nhất định, rồi tiêu hủy theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, đối với
những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại hủy. Do đó, khi lập hồ sơ,
cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ
sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất
lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh
hoặc lập lại hồ sơ.
Ví dụ 1:
Ở Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, các văn bản phản ánh tình hình
thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành những
hồ sơ sau:
- Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch
Nhà nước năm 2000.
- Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch
Nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2000.
Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ hai
chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ sơ
không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng
đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một.
Ví dụ 2: Các quyết định và công văn của cơ quan thì không thể sưu tầm để
đưa vào cùng một hồ sơ vì giá trị pháp lý của loại văn bản này khác nhau.
Ví dụ 3: Trong quá trình hoạt động của cơ quan thường có các loại kế hoạch,
TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2
báo cáo của cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Khi lập hồ sơ ta không thể
đưa báo cáo tổng kết của cơ quan và của đơn vị trực thuộc vào một hồ sơ. Vì
báo cáo tổng kết của cơ quan bao giờ cũng có giá trị cao hơn báo cáo của các
đơn vị trực thuộc.