XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ
1. Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn
thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và
được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
2. Tác dụng:
- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xác và có
chất lượng.
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và công việc của
từng cán bộ nhân viên.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ
Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan công
ty cần căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán
bộ.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty...
- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danh
mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian (xem
phần phương pháp lập hồ sơ).
4. Cách làm danh mục hồ sơ: có hai cách
* Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan công ty dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị
tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp
văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục
hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự kiến các hồ sơ
cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của
từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh mục hồ
sơ sát hợp.
* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác

trình giải quyết công việc tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ
kết thúc khi công việc được giải quyết xong (hoặc hết năm văn thư đối với các tập lưu công
văn đi).
* Một số điểm cần lưu ý
- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước nên có thể có trường hợp chưa sát với thực tế, vì vậy
trong quá trình giải quyết công việc nếu có những vấn đề mới nảy sinh cần bổ sung ngay vào
danh mục (trong danh mục cần để một số hồ sơ trống để dự phòng).
- Cuối năm nếu có trường hợp hồ sơ đã dự kiến trong danh mục nhưng trong thực tế không
thực hiện công việc, không lập được hồ sơ thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ:
không hình thành hồ sơ.
- Nếu hết năm công việc chưa giải quyết xong, chưa kết thúc hồ sơ thì ghi vào cột ghi chú
trong danh mục hồ sơ: chuyển sang năm sau.
Tóm lại: Danh mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng và thiết thực trong công tác lập hồ sơ.
Vì vậy, để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong cơ
quan thực hiện được dễ dàng, khi xây dựng cần nghiên cứu kỹ, làm dần từng bước, tránh
làm qua loa, đại khái, hình thức. Qua từng năm đều có rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ
sung danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2