Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

Công nghê thông tin ra đời là một bước tiến lớn trong lịch sử loài người. Nó xâm
nhập vào mọi mặt đời sống xã hội. Từ viêc soạn thảo văn bản tới công viêc quản lý phức
tạp ở các nhà trường, doanh nghiêp,…máy tính đã thay thế một phần lớn sức lao động của
con người, làm cho viêc quản lý trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn, cụ thể hơn, giảm độ
cồng kềnh của công viêc lưu trữ…máy tính không chỉ ứng dụng trên máy tính cá nhân mà
còn ứng dụng trên cả hê thống máy tính với nhiều người cùng tham gia. Ứng dụng máy
tính càng tinh vi, phức tạp thì nhu cầu, đòi hỏi của con người ngày càng cao. Điều đó đòi
hỏi các nhà xây dựng hê thống thông tin phải đưa ra được các sản phẩm có chất lượng
cao, có khả năng nâng cấp, phát triển và gần gũi với người dùng. Để có được các hê thống
như vậy thì yêu cầu phải có bản phân tích thiết kế hệ thống tốt. Viêc xây dựng bản phân
tích, thiết kế hê thống thông tin tốt không những bảo đảm cho hê thống hoạt động một
cách an toàn, đáng tin cậy và được người dùng tin tưởng mà nó còn góp phần giảm chi
phí cho viêc bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển hê thống.
Ở một trường kỹ thuật hàng đầu trong quân đội và trên cả nước như HVKTQS thì
công nghê thông tin là một ngành phát triển mạnh và ứng dụng CNTT một cách rộng rãi.
Do đó số lượng trang thiết bị CNTT không phải là một con số nhỏ. Nó được trang bị cho
công tác huấn luyên, cũng như quản lý, chỉ huy, điều hành, được phân về nhiều cấp, nhiều
đơn vị song lại yêu cầu phải quản lý thống nhất, tập trung. Do vậy viêc quản lý trang thiết
bị CNTT không phải viêc đơn giản. Xuất phát từ yêu cầu có một phần mềm chuyên dụng
giúp cho viêc quản lý trang thiết bị công nghê thông tin được đơn giản, tiên dụng, dễ
dùng, có độ chính xác cao, tôi chọn đề tài “Phân tích thiết kế hê thống quản lý trang thiết
bị công nghê thông tin”.
Quá trình thực hiên và hoàn chỉnh bài tập đã được sự dạy bảo và giúp đỡ nhiêt tình
của cô giáo Nguyễn Hoài Anh. Tôi xin chân thành cám ơn.

1


Ban TC-ĐL-CL chịu trách nhiêm chính về quản lý trang thiết bị CNTT trong toàn
học viên: cấp vật tư theo quyết định, vào sổ sách, lưu hồ sơ, kiểm nghiêm chất lượng
thiết bị, sửa chữa, thay thế trang thiết bị khi có ý kiến chỉ đạo của phòng kỹ thuật,
kiểm kê, lập thống kê báo cáo theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra của cấp trên.
Trạm bảo đảm(còn gọi là trạm sửa chữa) trong ban TC-ĐL-CL chuyên chịu trách
nhiêm về sửa chữa, thay thế trang thiết bị.........................................................9
1.1.3 Đối tượng..................................................................................................9

2


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.1.4 Qui trình của hê thống..............................................................................9
1.1.5 Một số mẫu biểu......................................................................................11
M1: Hoá đơn mua hàng..................................................................................12
1.1.7 Đánh giá hê thống hiên tại......................................................................21
1.2 XÂY DỰNG DỰ ÁN.....................................................................................21
1.2.1 Mục tiêu, phạm vi, khả năng của dự án..................................................21
TỔNG HỢP KẾT QUẢ THU ĐƯỢC SAU GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT...........24
Sau giai đoạn khảo sát chúng ta đã có được cơ cấu tổ chức, qui trình xử lý, các mẫu
biểu cần thiết của hê thống, đưa ra được dự án khả thi, dự trù cũng như kế hoạch triển
khai dự án.............................................................................................................24
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG.......................................25
2.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG.........................................................25
2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết.............................................................25
+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản.....................................................28
+ kiểm nghiêm chất lượng trang thiết bị........................................................28

+ lập danh sách TTB mua mới........................................................................29
+ gửi báo cáo lên cấp trên...............................................................................29
+ lựa chọn nhà cung cấp.................................................................................29
+ kiểm nghiêm chất lượng TTB.....................................................................29
+ sửa chữa, thay thế........................................................................................29
+ bảo dưỡng, bảo quản TTB...........................................................................29
+ thu hồi TTB..................................................................................................29
Bảo đảm TTB..................................................................................................29
Bước 4: Trong các chức năng đã có ở bước 3 loại bỏ các chức năng không có ý
nghĩa với hê thống............................................................................................30
Trong nhóm chức năng “quản lý hồ sơ” ta loại bỏ các chức năng:...............30
+ Viết phiếu nhập kho giao thẳng...................................................................30
+ Gửi báo cáo lên cấp trên..............................................................................30
Trong nhóm chức năng “Bảo đảm TTB” ta loại bỏ các chức năng:..............30
+ Gửi báo cáo lên cấp trên..............................................................................30
Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng trong bước 4.................................30
Hai chức năng “lập danh sách TTB mua mới” và “lựa chọn nhà cung cấp” ta gom lại
thành chức năng “đặt hàng nhà cung cấp”. Các chức năng “cập nhật các quá trình
sửa chữa, thay thế”, “cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản”, “cập nhật quá trình
thu hồi”, “cập nhật quá trình thanh lý” ta gom lại thành chức năng “cập nhật các quá
trình của TTB”.................................................................................................30
+ cập nhật lý lịch TTB....................................................................................30
+ cập nhật các quá trình của TTB...................................................................30
+ nhận và bàn giao TTB.................................................................................30
+ lập danh sách TTB thanh lý.........................................................................30
+ lập báo cáo kiểm kê.....................................................................................30
Quản lý hồ sơ trang thiết bị.............................................................................30
Hê thống quản lý TTB CNTT.........................................................................30
+ đặt hàng nhà cung cấp..................................................................................30


3.3.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể
hạn chế áp dụng trong bài toán........................................................................45
3.3.2 Định nghĩa các ký hiêu trong mô hình..................................................45
3.3.3 Vẽ mô hình thực thể hạn chế.................................................................47
3.4 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH THỰC THỂ HẠN CHẾ SANG MÔ HÌNH QUAN
HỆ.........................................................................................................................48
3.4.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hê áp
dụng trong bài toán..........................................................................................48
3.4.2 Vẽ mô hình quan hê...............................................................................50
3.4.3 Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hê.....................................50

5


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

THIẾT KẾ HỆ THỐNG....................................................................................62
4.1 THIẾT KẾ TỔNG THỂ HỆ THỐNG..........................................................62
4.1.1 Phân định các hê con.............................................................................62
4.1.2 Phân định nhiêm vụ người_máy:...........................................................65
..............................................................................................................................66
1.3 Vẽ lại biểu đồ luồng dữ liêu của hê thống(DFD của những tiến trình máy làm).....67
..............................................................................................................................67
4.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN...............................................................................68
Hộp thoại:............................................................................................................81
..............................................................................................................................81
Chức năng: cảnh báo cho người sử dụng khi thực hiên thao tác xoá dữ liêu....81
Nội dung và phương pháp xử lý: nếu người sử dụng nhấn nút “yes” thao tác xoá dữ

-

Cập nhật hồ sơ trang thiết bị CNTT

-

Quản lý các quá trình của TTB:
o Quá trình cấp vật tư
o Quá trình sửa chữa, thay thế
o Quá trình bảo dưỡng
o Quá trình luân chuyển
o Quá trình thu hồi
o Quá trình thanh lý.

-

Lập các mẫu biểu thống kê, báo cáo theo qui định của Học viên và Bộ quốc phòng.

7


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

- Ban Giám đốc: Điều hành công viêc trong toàn học viên. Đối với công tác bảo đảm
TTb CNTT ban giám đốc phê duyêt các đề nghị cung cấp thiết bị theo tiêu chuẩn qui
định, tham gia vào ban chỉ đạo các dự án lập phòng máy, phòng thí nghiêm,…

phận. Ví dụ: máy tính có Ram, main, ổ cứng, ổ CD, chip…máy tính có thể được mua, cấp
phát từ nhiều nguồn: từ nguồn kinh phí Học viên, từ nguồn kinh phí xin từ cục Nhà
trường, từ nguồn ngân sách nhà nước,…và được trang bị cho nhiều đơn vị sử dụng: các
phòng, ban, khoa, bộ môn, các đơn vị quản lý học viên,...

1.1.4 Qui trình của hệ thống
Qui trình cấp phát: Có nhiều nguồn cấp trang thiết bị:
 Các dự án (dự án lập phòng máy,…): xét thấy nhu cầu là cấp thiết, đơn vị viết
dự án gửi lên Phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL nghiên cứu tính
cấp thiết và khả năng bảo đảm dự án. Ban TC-ĐL-CL viết báo cáo gửi phòng kỹ thuật và
học viên. Nếu thấy tính cấp thiết và dự án có khả năng bảo đảm học viên thành lập một
ban chỉ đạo dự án. Thành phần gồm 01 phó Giám đốc làm trưởng ban, đại diên phòng Kỹ
thuật, ban TC-ĐL-CL, khoa CNTT, Phòng Thông tin khoa học công nghê, phòng Đào
tạo, phòng Tài chính. Giúp viêc cho ban chỉ đạo dự án có 1 tổ chuyên gia(gồm đại diên
khoa công nghê thông tin, khoa chuyên ngành,...). Tổ này đưa ra cấu hình máy phù hợp.
Sau đó ban chỉ đạo dự án họp lập dự toán (số đầu máy, tiêu chuẩn chất lượng: cấu hình,
…) và làm hồ sơ mời thầu. Các đơn vị cung cấp máy tính sẽ nghiên cứu, làm hồ sơ thầu.
Có thể tổ chức đấu thầu bằng phương pháp chào hàng cạnh tranh hoặc ban chỉ đạo dự án
nghiên cứu, chỉ định trực tiếp(với những dự án
dụng. Trong trường hợp TTB không thể sửa chữa hoặc sửa chữa không kinh tế thì quyết
định thu hồi lại và báo cáo lên trên. Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật quá trình sửa chữa

10


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

vào lý lịch thiết bị và sổ giao nhận sửa chữa thiết bị đồng thời cập nhật những thông tin
thay đổi về thiết bị(cấp chất lượng, đơn vị sử dụng,…).
Chú ý: Ban TC - ĐL - CL chỉ chịu trách nhiêm sửa chữa TTB phục vụ cho công tác
chỉ huy tham mưu. Đối với những TTB loại khác thì do tính bảo mật dữ liêu, qua Ban
TC-ĐL-CL sửa thì chi phí sửa chữa phải do đơn vị đó trả hoặc trích từ kinh phí ngành,….
 Qui trình thanh lý, chuyển nhượng
 Khi có nhu cầu thanh lý trang thiết bị CNTT(do đầy kho hoặc đến thời
hạn qui định) ban lập danh sách thiết bị cần thanh lý và đề nghị lên cục Quân lực, bộ
Tổng tham mưu. Học viên sẽ tổ chức một tổ thanh tra tình hình trang thiết bị(số lượng,
tình trạng hỏng hóc,…), sau đó cục Quân lực sẽ cử 1 tổ về thanh tra lại. Khi đề nghị thanh
lý được phê duyêt thì thành lập một hội đồng giá( gồm đại diên cục Quân lực, cục Tài
chính, phòng Kỹ thuật, ban TC-ĐL-CL ) đưa ra giá thanh lý. Thường thì qui đổi ra sắt
vụn. Riêng ổ cứng máy tính tự huỷ, không thanh lý. Nếu số lượng máy là lớn thì tổ chức
đấu thầu. Qui trình đấu thầu tuân theo luật đấu thầu của Nhà nước.
 Qui trình kiểm kê: Ban TC-ĐL-CL sẽ tiến hành kiểm kê TTB vào 0h 01/7
hàng năm. Nếu thiếu TTB thì lập biên bản yêu cầu đền bù TTB. Nếu thừa thì lập biên bản
nhập kho. Biên bản kiểm kê sẽ được nộp lên trên.

1.1.5 Một số mẫu biểu



Người viết hoá đơn

Kế toán trưởng

Thủ trưởng

12


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.1.6
M2: Phiếu nhập kho giao thẳng:
PHÒNG KỸ THUẬT
BAN TC - ĐL – CL

Số :

NHẬP KHO GIAO THẲNG
Có giá trị hết ngày…../200..

Nhập của :…………………………………………
Giao cho đơn vị:…………………………………………………………
Theo:…………………………………………………………………….
Hàng do: .......................................... vận chuyển
Danh điểmKý hiêu vật tưĐơn vị tínhSố lượngGiá leThành tiềnGhi chúPhải
nhậpThực nhập

Tiến hành bàn giao các thiết bị sau:
Bên giao

SttThiết bịĐơn vị tínhSố lượng
Bên nhận

14


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M4: Biên bản nghiệm thu và bàn giao thiết bị:

PHÒNG KT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do-Hạnh phúc

BAN TC-ĐL-CL

Ngày …. Tháng…..năm 200...
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO THIẾT BI
Ban TC-ĐL-CL đã sửa chữa các trang thiết bị sau:
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
Của : ………………………………………………………

GIAO

NGƯỜI
NHẬN

15


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M6:Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật
PHÒNG KT
BAN TC- ĐL- CL

Mẫu số 234/SMQ
BIÊN BẢN
KIỂM NGHIỆM KỸ THUẬT

Căn cứ vào đề nghị của ………………………..ngày …/…/200..
BAN KIỂM NGHIỆM GỒM CÓ:
Đồng chí…………………….đại diên………………….trưởng ban
Đồng chí…………………….đại diên………………….uỷ viên
Đồng chí…………………….đại diên…………………. uỷ viên
Đồng chí…………………….đại diên…………………. uỷ viên
Địa điểm kiểm nghiêm: BAN TC- ĐL- CL
Thiết bị của đơn vị :…………………………………………….
TÌNH TRẠNG THIẾT BI TRƯỚC KHI KIỂM NGHIỆM:
………………………………………………………………………….

Mẫu 01/kk-TBCNTT

STTTên thiết bịNước sản xuấtKý hiêuSố máyĐơn giáThông số kỹ thuật chủ
yếuNăm sử dụngHê điều hànhCấp chất lượngPhân loại theo mục đích sử dụngNơi
sử dụng
Ngày ...tháng....năm 200..
NGƯỜI BÁO CÁO
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VI

M8: Biên bản thu hồi
BIÊN BẢN THU HỒI
Ngày:……………..
Thiết bị của đơn vị:………………
Người giao :……………………
Người nhận:…………………….
STTTÊN THIẾT BISỐ LY LICHTÌNH TRẠNGGHI CHU

17


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M 9: Danh sách TTB đề nghị mua mới
Tên thiết bị

Đơn vị tính

Số lượng

18


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS
STT

TÊN

Hà Thị Hiền
SỐ LƯỢNG

GHI CHU

2.Thống kê phụ tùng vật liệu
STT

TÊN

ĐVT

SỐ LƯỢNG QUA CÁC NĂM
20…

20…

20…

GHI CHU

20…


Hà Thị Hiền

Nội dung bảo quản

Người phụ trách

6. Sửa chữa, thay thế
Ngày

Tình trạng, nguyên nhân hư Biên pháp-kết quả Người phụ trách
hỏng
sửa chữa

7. Kiểm nghiệm kỹ thuật
Ngày

Tình trạng kỹ thuật khi kiểm tra

Phân cấp chất Người kiểm tra
lượng

20


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.1.7 Đánh giá hệ thống hiện tại

Xây dựng được chương trình đáp ứng yêu cầu quản lý trang thiết bị tại HVKTQS

-

Xây dựng được cơ sở dữ liêu tiên cho tra cứu, cập nhật, kiểm tra, thống kê, báo
cáo. Các đơn vị trong học viên có thể truy cập thông tin về các trang thiết bị CNTT
do đơn vị mình sử dụng qua mạng nội bộ.

-

Hướng tới chuẩn hoá hê thống quản lý trang thiết bị của BQP.

21


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.2.2 Phác hoạ các giải pháp và cân nhắc tính khả thi của hệ thống
Để khắc phục tình trạng ngân sách bảo đảm không đáp ứng yêu cầu bảo đảm tất
cả các trang thiết bị CNTT trong toàn học viên:
C1: Do ngân sách chỉ bảo đảm cho các trang thiết bị phục vụ cho công tác chỉ huy tham
mưu nên mỗi trang thiết bị khi qua ban TC-ĐL-CL để viết phiếu nhập kho giao thẳng, nếu
phục vụcho công tác chỉ huy tham mưu sẽ được dán tem bảo đảm. Những thiết bị này khi
có sự cố hỏng hóc cần sửa chữa, thay thế thì đơn vị sử dụng không phải trả chi phí sửa
chữa.
C2: Qui ngân sách bảo đảm TTB CNTT về một đầu mối là ban TC-ĐL-CL.
Cách thứ 2 là không khả thi vì ngân sách bảo đảm TTB CNTT ở các đơn vị nằm trong
ngân sách bảo đảm chung, viêc tách rời ra là rất khó khăn. Mặt khác số lượng TTb không

1.2.3 Lập dự trù và kế hoạch triển khai thực hiện dự án theo giải pháp khả
thi.
a. Lập dự trù
-

Dự trù về thiết bị: cần một máy chủ và 3 máy trạm có cài Hê quản trị CSDL SQL
và phần mềm Microsoft. Net Framework, Pen 4 trở lên, ổ cứng >=80Gb,
ram>512Mb.

-

Dự trù về nhân lực: một trưởng ban ( account: Admin) quản lý mọi mặt, một đội
chuyên kiểm tra chất lượng, sửa chữa thiết bị(3 người), một số nhân viên quản lý
hồ sơ (khoảng 3 người, có thể ít hơn).

b. Lập kế hoạch triển khai
Dự kiến dự án hoàn thành trong vòng 5 tháng. Cụ thể:
Stt

Công viêc

Thời gian

1

Phân tích thiết kế hê thống. Cụ thể:

6 tuần

- khảo sát hê thống


4 tuần

Các quá trình thực hiên là đan xen và có phối hợp bổ sung chỉnh sửa cho nhau.

23


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

TỔNG HỢP KẾT QUẢ THU ĐƯỢC SAU GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT
Sau giai đoạn khảo sát chúng ta đã có được cơ cấu tổ chức, qui trình xử lý, các mẫu
biểu cần thiết của hê thống, đưa ra được dự án khả thi, dự trù cũng như kế hoạch triển
khai dự án.

24


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG
2.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết
Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hê thống ta gạch chân các động từ + bổ ngữ
liên quan đến công viêc của hê thống như sau:
Qui trình cấp phát: Có nhiều nguồn cấp trang thiết bị: