SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
I . LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ,
ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công
tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo
điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác
của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
Được sự điều động công tác của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trần Văn
Thời , tôi về trường Tiểu học Khánh Bình Đông 1 nhận nhiệm vụ công tác Kế toán
+ văn thư cuối năm học 2006 -2007, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn
lắm nhưng chưa khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể:
Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng
phẩm,…
A. Nguyên nhân:
nhân
a. Nguyên nhân chủ quan : Do những năm trước đó nhà trường không có
chuyên văn thư nên phân công Kế toán kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp
vụ chuyên môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn
trong việc tra cứu hồ sơ.
Do điều kiện máy vi tính còn hạn chế nên việc lưu trữ hồ sơ còn khó khăn,
cơ sở vật chất trong trường không đáp ứng đủ để lưu trữ hồ sơ nên hay thất lạc đặc
biệt như sổ điểm và các loại hồ sơ năm trước còn thất lạc nhiều.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản không có, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó
khăn trong việc lưu trữ hồ sơ.

Ngày
đến

Số
đến

1......

98

Tác giả

Phạm Việt
Bắc

Số và kí
hiệu

Ngày
của
văn
bản

Số 1317/ 23 /12
LQT/ 2010
PGD&
ĐT

Tên loại và
trích yếu nội

cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi
đua, … Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên
môn, tu sửa cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản ; Báo cáo hàng tháng, công tác thực
hiện chuyên môn, các loại báo cáo khác; Quyết định về tổ chức các Hội thi, thi
kiểm tra định kỳ, nâng lương, ..;
Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi
đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ
ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được
ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định).
2


Mẫu:
Số, ký hiệu văn
bản
16/BC-THNC

Ngày
Tên và trích yếu
văn bản
nội dung văn bản
06/12/2007 Báo cáo thực hiện cuộc vận động
“Hai không” năm học 2007 - 2008

Người ký
Hiệu trưởng

Bản
lưu
Vt

1, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ
vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN,
số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin kịp thời.
+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng
năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn
thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ
dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
3


- Sổ đăng bộ:
+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 1 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập
hợp danh sách của các lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau
đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch
sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học.
+ Khi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
- Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi - chuyển đến):
+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự
đồng ý của nơi tiếp nhận.
Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà trường do Hiệu
trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận.
Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu
chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Trần Văn Thời để xem xét và viết giấy giới
thiệu chuyển đi.
Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ

- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh.
- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức
cần thực hiện theo Quyết định của hiệu trưởng Ban hành quy chế quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức;
- Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm
thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
6/ Văn phòng phẩm:
Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà trường cấp
văn phòng phẩm theo hai đợt. Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn
phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Giấy A4, viết xanh, viết đỏ, phấn trắng, phấn
màu, … để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường như: Sổ điểm, sổ GVCN,
kế hoạch các nhân, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng. Vì thế, người phụ
trách công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận.
 Trình tự theo dõi:
- Phải có sổ theo dõi cấp phát văn phòng phẩm và ký nhận. Hàng ngày phải
liệt kê giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi hay sử dụng vào những công việc khác có
liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ. Mục đích chống lãng phí và
tránh sự thất thoát.
- Kiểm tra văn phòng phẩm vào các học kỳ , nếu văn phòng phẩm nào hết
phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn
phòng được tốt hơn.
III. KẾT QUẢ
Qua hơn 4 năm làm công tác văn thư của trường Tiểu học Khánh Bình Đông
1, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt
được một kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp
theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.

-Tên đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong
trường học.
-Tác giả : Hà Văn Chương
Tổ chuyên môn
Trường
Nội dung
Xếp loại
Nội dung
Xếp loại
-Đặt vấn đề
.................... -Đặt vấn đề
....................
-Biện pháp
.................... -Biện pháp
....................
-Kết quả phổ biến, ứng
................... -Kết quả phổ biến, ứng
...................
dụng.
................... dụng.
...................
-Tính khoa học
................... -Tính khoa học
...................
-Tính sáng tạo.
................... -Tính sáng tạo.
...................
Xếp loại chung:....................................
Ngày ...... tháng....... năm 2011
Tổ trưởng