BM 01 – Bìa SKKN
SỞ GD VÀ ĐT TỈNH ĐỒNG NAI
TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ

Mã số: .................................

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN
TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ

Người thực hiện: NGÔ THỊ CẨM HƯỜNG
Lĩnh vực nghiên cứu:
Quản lý giáo dục:
Phương pháp dạy học bộ môn:
Phương pháp giáo dục:
Lĩnh vực khác:
Có đính kèm:
Mô hình

Phần mềm

Phim ảnh Hiện vật khác

Năm học: 2011 – 2012

1


BM 02 - LLKHSKKN
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC


- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:
Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ.

2


ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN
TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
- Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở bất cứ lĩnh vực nào cũng cần có
bộ phận tiếp nhận và xử lý thông tin của các cấp ban hành đến đơn vị và có nhiệm
vụ phản hồi lại quá trình hoạt động của Trung tâm.
- Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản,
công văn … rất nhiều; nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong
Trung tâm phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng,
chính xác giúp Giám đốc kịp thời nắm bắt được những thông tin mới để có hướng
giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp Trung tâm hoàn thành nhiệm vụ.
- Làm tốt công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt
ba mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả. Ngược lại, nếu làm không
tốt công tác quản lý và lưu trữ văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động, ảnh
hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của Trung tâm.
Do đó, tôi nhận thấy rằng công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ là một công tác
hữu hiệu để khắc phục những tồn tại, bảo đảm sự toàn vẹn của hồ sơ lưu trữ.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
- Những năm trước đây nhiều trường học, trung tâm chưa nhận thức được
tầm quan trọng cùa công tác Văn thư nên hầu hết các trường học, trung tâm đều
chưa bố trí cán bộ làm công tác này. Từ năm 2000 trở lại đây, do yêu cầu đổi mới

Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến

Ngày đến
16/4/2012

Số
đến
14

Tác giả
Sở GD &
ĐT Đồng
Nai

Số, ký hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và
trích yếu
nội dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đi
Số, ký
hiệu văn
bản

Ngày,
tháng văn
bản

Tên loại và Người
Nơi
trích yếu nội
ký
nhận
dung văn bản
văn bản

Đơn vị,
người nhận
bản lưu

08/BCTTGDTX
-VP

09/3/2012

Báo cáo
công tác hoạt
động quý I


quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
5


- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
 Trình tự quản lý và theo dõi:
* Học bạ:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học
bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho
GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn
thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn
phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ
nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký
nhập học, bằng tốt nghiệp THCS (bản sao), đơn xin nhập học, … cần phải dùng
kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 10, văn thư
phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ
vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN,
số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin kịp thời.
- Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng
năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn
thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ
dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
* Sổ đăng bộ:
- Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư
tập hợp danh sách của các lớp 10, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy
nháp sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn

và Công văn đến.
- Tại ô có tọa độ A6, gõ T1 (ký hiệu của dấu định vị Tháng 1).
- Tại ô B6, đổ màu vào để nhớ ô này bắt đầu là tháng 1.

7


- Tại ô có tọa độ A9, gõ T2(Ký hiệu của dấu định vị tháng 2).
- Tại ô B9, đổ màu vào để nhớ ô này bắt đầu là tháng 2, để cách ra vài ô và
tạo dấu định vị rồi đổ màu đánh dấu cho các tháng tiếp theo đến hết tháng 12.
- Đặt con trỏ vào ô 1001 và gõ công thức =COUNTA(B6:B1000) và nhấn
Enter. Hàm này có tác dụng sẽ tự động đếm số văn bản nhập vào, áp dụng cho cơ
quan trong một năm soạn thảo dưới 1000 văn bản.
- Tại ô có tọa độ B2, gõ Số công văn hiện là …
- Tại ô có tọa độ B3, gõ công thức =B1001. Hàm này sẽ lấy kết quả để cho ta
biết số công văn đi hiện là bao nhiêu để đỡ phải tìm.Tiếp theo, đặt tên cho dấu định
vị từ T1 đến T12 bằng cách như sau:
Đặt con trỏ vào ô có tọa độ A6 có dấu định vị là T1, nhấp vào
Insert\Name\Define, trong ô Names in workbook, gõ T1a, nhấp vào Add và nhấp
OK.
+

+

Làm tương tự cho đến hết 12 tháng để tạo dấu định vị cho các tháng.

Bước 4: Tạo liên kết từ Sheet Danh mục chính của công văn đi đến dấu định
vị từng tháng của Sheet Công văn đi.
- Tại Sheet có tên là Danh mục chính bôi đen ô tháng 1 của công văn đi,
nhấp vào biểu tượng Insert Hyperlink hoặc ấn Ctrl + K.

Mỹ, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt
được một kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu cấp trên đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp
theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong Trung tâm là một
công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ
9


sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa. Trên đây, tôi chỉ
xin đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ của tôi. Tuy không được hoàn hảo lắm,
nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao.
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Các ban, ngành đoàn thể nên triển khai, áp dụng việc lưu trữ hồ sơ bằng
CNTT, bằng chương trình Excel giúp cho việc truy tìm hồ sơ, công văn được nhanh
chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian; tránh thất lạc công văn, văn bản.
V. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Chương trình quản lý văn bản – Dương Mạnh Hùng.
- Lý luận và phương pháp công tác văn thư – NXB Đại học Quốc gia, Hà
Nội.
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
NGƯỜI THỰC HIỆN

Ngô Thị Cẩm Hường

SỞ GD VÀ ĐT ĐỒNG NAI


2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng
trong toàn ngành có hiệu quả cao.

- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao.

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng
tại đơn vị có hiệu quả.

3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính
sách:
Tốt 
Khá 
Đạt 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực
hiện và dễ đi vào cuộc sống:
Tốt 
Khá 
Đạt 
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu
quả trong phạm vi rộng:
Tốt 
Khá 
Đạt 
Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của
người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng
kiến kinh nghiệm.