BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG
Nguồn tham khảo : Đề tài nghiên cứu xây dựng “Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ, tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
để lựa chọn bổ sung vào Kho Lưu trữ thành phố, Lưu trữ UBND quận, huyện, UBND phường, xã.

STT TÊN TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ THỜI HẠN BẢO QUẢN GHI CHÚ
01
02
03
04
05
KHỐI I TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH - TỔNG
HỢP
A Tài liệu của cấp ủy lãnh đạo, chỉ
đạo hoạt động của HĐND và UBND Phường
Nghị quyết của cấp ủy về việc lãnh đạo quản lý
của HĐND và UBND Phường trên các mặt đời
sống xã hội.
Nghị quyết của cấp ủy về từng mặt công tác quản
lý Nhà nước của UBND Phường qua các nhiệm
kỳ.
Báo cáo đánh giá sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy
đối với hoạt động của HĐND và UBND Phường
qua các nhiệm kỳ.
B Hoạt động của HĐND Phường
1 Tổ chức bầu cử các nhiệm kỳ của HĐND
Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, Nhà nước,
cấp trên về công tác bầu cử.
Lâu dài
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài (HS nguyên tắc)

Lâu dài
Ngắn hạn
Lâu dài
(giấy tờ linh tinh)
12
13
14
viên UBND.
e- Nghị quyết thông qua phương hướng phát
triển kinh tế - xã hội của phường trong
khóa HĐND mới
Hồ sơ kỳ họp tiếp sau của khoá HĐND mới được bầu.
a Báo cáo, phương hướng, nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội trong năm do
UBND trình bày.
b Báo cáo kiểm điểm hoạt động của HĐND
trong 1 năm.
c Nghị quyết về các chương trình, mục tiêu
cần thực hiện và báo cáo kết quả thực
hiện các chương trình mục tiêu trong
từng kỳ họp.
Hồ sơ kỳ họp cuối cùng của một khoá HĐND.
a Chương trình kỳ họp.
b Báo cáo tổng kết hoạt động của HĐND
trong một nhiệm kỳ.
Hồ sơ giấy tờ khác phản ảnh hoạt động của HĐND
trong 1 khóa (giấy tờ linh tinh).
C Hoạt động quản lý điều hành chung
của UBND Phường
Vĩnh viễn

(vận hành UBND Phường)
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Lâu dài
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
21
22
23
24
25
26
Chương trình kế hoạch công tác năm, 6 tháng của
UBND Phường (trên cơ sở Nghị quyết của HĐND
thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
trong mỗi kỳ họp đầu năm HĐND)
Các văn bản liên quan đến việc triển khai thực
hiện kế hoạch, chương trình công tác năm, 6 tháng
của phường (văn bản chỉ đạo của Quận, văn bản
phường chỉ đạo tổ dân phố, các ban, ngành liên
quan)
Văn bản chỉ đạo xử lý các tình huống của cấp
trên, của bản thân UBND Phường về việc tổ chức
thực hiện các chương trình, mục tiêu, các dự án,
các văn bản luật, văn bản pháp qui tại địa phương.
Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, năm
của UBND Phường (trình HĐND)
Báo cáo sơ kết, tổng kết việc thực hiện các
chương trình, mục tiêu, các dự án, các văn bản

B Công tác tư pháp
1 Hộ tịch
Sổ bộ đăng ký sinh.
Sổ bộ đăng ký kết hôn.
Sổ bộ đăng ký tử.
Hồ sơ liên quan đến việc đăng ký sinh, kết hôn,
khai tử
a- Hồ sơ khai sinh (giấy chứng sinh, mẫu tờ
khai đăng ký)
Lâu dài
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Lâu dài
Ngắn hạn
35
36
37
38
39
40
b- Hồ sơ đăng ký kết hôn (mẫu tờ khai đăng
ký kết hôn của hai vợ chồng, giấy chứng nhận sức
khoẻ, bản án toà án, giấy chứng tử (nếu có).
c- Hồ sơ đăng ký khai tử (tờ khai giấy báo tử
các nơi gởi về).
2 Công tác hòa giải

chuyển lên cấp trên xử lý)
Báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm hoạt
động quản lý trật tự trị an
Kế hoạch và báo cáo về việc bảo vệ an toàn theo
các chuyên đề (Lễ, tết, bầu cử, viếng thăm của các
đoàn cấp cao, nước ngoài …).
D Quân sự
1 Sổ cái các loại
Sổ theo dõi quản lý hạ sĩ quan, binh sĩ thuộc quân
dự bị
Sổ theo dõi quản lý sĩ quan dự bị
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
Sổ theo dõi quản lý dân quân tự vệ
Sổ theo dõi quản lý các thanh niên trong độ tuổi

62
63
Quyết định của UBND Phường công nhận lực
lượng dân quân tự vệ bổ sung cho những người
quá tuổi.
E Thanh tra
Sổ đăng ký các thư tố cáo, khiếu nại của dân liên
quan đến cán bộ nhân viên Nhà nước, liên quan
đến văn bản do Nhà nước ban hành làm thiệt hại
đến quyền lợi của dân.
Văn bản kháng nghị của Viện kiểm sát quận về
những văn bản ban hành sai trái của UBND
Phường, công an, phường đội và các văn bản liên
quan đến việc sửa chữa các văn bản sai trái.
Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến thanh tra.
G Công tác địa giới hành chính
Bản đồ địa giới hành chính Phường (bản đồ tổng
quát).
Bản đồ giáp ranh - Bản đồ cắt góc phóng to vùng giáp
ranh.
Biên bản xác định cột mốc đường ranh giới.
Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến địa giới hành
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Ngắn hạn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Lâu dài

Ngắn hạn
71
72
73
74
75
76
77
Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến quản lý đô thị
B Quản lý nhà ở, đất ở
Hồ sơ chứng nhận chủ sở hữu, quyền sử dụng đất,
giấy phép xây dựng, bản vẽ kèm theo
Giấy tờ thế chấp, đơn khiếu nại việc tranh chấp, biên
bản kê biên của Tòa án
Hồ sơ mua bán sang nhượng - Phường chứng theo
yêu cầu của công chứng Thành phố
C Môi sinh, môi trường
Đơn từ của dân kiện cáo về môi sinh, môi trường do
các đơn vị sản xuất kinh doanh gây ra hoặc do dân cư
trú trên địa bàn gây ra
KHỐI V VĂN HÓA - XÃ HỘI
A Văn hoá – thông tin
Sổ theo dõi hoạt động dịch vụ - văn hoá trên địa bàn
(Vidéo, photocopy, in, băng nhạc).
Kế hoạch xây dựng nếp sống văn minh – gia đình văn
hóa mới
Biên bản xử lý trên cơ sở hoạt động kiểm tra, các
quyết định xử lý đối với các trường hợp vi phạm.
Vĩnh viễn
Lâu dài

Báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm về việc xóa đói
giảm nghèo, cho vay vốn.
3 Phòng chống tệ nạn xã hội
Lập kế hoạch, phương hướng.
Lâu dài
Ngắn hạn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
85
86
87
88
89
90
Danh sách phân loại các tệ nạn xã hội.
a Phạm pháp.
b Hư hỏng.
c Mại dâm.
d Ma túy
đ- Mê tín dị đoan.
Báo cáo sơ kết, tổng kết về việc phòng chống các tệ
nạn xã hội.
C Giáo dục

viện phí
Danh sách nữ trong diện sinh đẻ (để vận động thực
hiện kế hoạch hóa gia đình)
Đ Chữ thập đỏ
Bảng thống kê về xây dựng mạng lưới chữ thập đỏ
Kế hoạch hoạt động về các mặt mở lớp dạy nghề của
hội từ thiện, môi trường môi sinh, phòng chống bệnh
xã hội, phòng bệnh dịch …
Báo cáo kết quả hoạt động hàng năm
Lâu dài
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
class="bi x0 y77 w1 h9"