BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU VĂN KIỆN MẪU
*
(Ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975
của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng).

Mục đích của bảng này nhằm giúp cơ quan Nhà nước các ngành, các cấp có tài liệu làm căn cứ xây
dựng "bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan mình", để tiến hành công tác đánh giá
trị tài liệu.
I - QUY ĐỊNH CHUNG
1- Bảng thời hạn bảo quản này chỉ đề cập đến và chỉ xác định những loại tài liệu văn kiện có tính
chất phổ biến trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước về các mặt: lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm
tra, kế hoạch, thống kê, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính cấp phát (kế toán tài vụ), văn
thư, lưu trữ.
2- Những tài liệu văn kiện ghi chép và phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được xác định
thành ba loại:
a) Loại quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan và có ý nghĩa lịch sử, có giá trị bảo
quản vĩnh viễn. Loại này thường là những tài liệu văn kiện về đường lối, chủ trương, chính sách,
chế độ, quy định, kế hoạch, báo cáo tổng kết, v.v.
b) Quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan, nhưng không có ý nghĩa lịch sử, có giá
trị bảo quản lâu dài (10 năm trở lên).
c) Không quan trọng, phục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày của cơ quan, có giá trị bảo quản
tạm thời (10 năm trở xuống).
Loại này thường là những tài liệu có tính chất hành chính, sự vụ: về cấp phát, thu chi, sửa chữa,
kiểm kê tài sản, v.v.
Hồ sơ tài liệu nhân sự, nói chung giữ lại một vài năm sau khi người cán bộ, nhân viên chết và nếu
không có vấn đề gì thì cho tiêu huỷ. Loại hồ sơ cá nhân có giá trị lịch sử, giữ vĩnh viễn.
3- Những tài liệu văn kiện không còn hoặc ít còn tác dụng phục vụ lâu dài hay tạm thời đối với cơ
quan, Hội đồng đánh giá cơ quan cần phối hợp với cơ quan lưu trữ Nhà nước (các kho và các
phòng lưu trữ Nhà nước trung ương và địa phương), các cơ quan hữu quan đánh giá giá trị tài liệu.
Những tài liệu có giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn lâu dài đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ Nhà
nước. Những tài liệu không có giá trị gì, thì loại ra tiêu huỷ.

thống kê, báo cáo thì không phải lập lại trong chương tài liệu chuyên môn riêng.
Số
TT
Tên lọai tài liệu Thời hạn bảo quản

I - LÃNH ĐẠO, CHỈ ĐẠO VÀ KIỂM TRA
A) Lãnh đạo, chỉ đạo:

1 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp trên gửi như:
Nghị quyết, Quyết định, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, v.v.a) Cơ quan phải chấp hành theo chức năng, nhiệm vụ chuyên
môn của mình.
Vĩnh viễn

b) Không thuộc nhiệm vụ chuyên môn nhưng phải chấp hành. Tạm thời (cho đến
khi hết hiệu lực)
2 c) Nhận để biết Tạm thời, không phải
đưa vào hồ sơ

Bản thảo các văn bản để cấp trên ban hành như: bản thảo Chỉ
thị, Nghị quyết, Điều lệ, Chế độ, Nguyên tắc, Quy định, v.v.a) Đã được cấp trên ban hành (về những vấn đề quan trọng).1. Cấp tối cao của Nhà nước (Quốc hội, Hội đồng Chính phủ,
Phủ Thủ tướng) ban hành.

b) Loại thường không thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ quan. Tạm thời
6 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp dưới gửi:a) Xin phê chuẩn1. Được duyệt Lâu dài. Từ điều này trở đi, tất cả những tài liệu mà cơ quan
cấp dưới đã lưu vĩnh viễn, thì khi gửi lên cơ quan cấp trên chỉ
cần giữ lâu dài hoặc tạm thời. Nguyên tắc này chỉ thực hiện
đối với các cơ quan cùng nộp tài liệu vào một hệ thống kho
nhất định của Nhà nước. Ví dụ: Kho lưu trữ TW; kho lưu trữ
địa phương. Trường hợp ngược lại, thì phải bảo quản vĩnh viễn
ở cả hai cơ quan.

2. Không được duyệt Tạm thời (sau 5 năm
ĐG)·

b) Để báo cáo Tạm thời
7 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do cơ quan ngang cấp ban hành:a) Cơ quan phải chấp hành Tạm thời (hết hiệu
lực có thể loại huỷ
hoặc chuyển làm tư
liệu tham khảo).

b) Loại để biết Tạm thời
8 Công văn giấy tờ hình thành do việc ra các văn bản lãnh đạo,
chỉ đạo:

3. Quý, tháng Tạm thời

b) Của các đơn vị tổ chức trong cơ quan:1. Tổng kết Lâu dài

2. Sơ kết 6 tháng, quý Tạm thời
12 Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan cấp
dưới gửi:a) Tổng kết Lâu dài

b) Sơ kết 6 tháng, quý Tạm thời

B) Kiểm tra, thanh tra:

13 Tài liệu kiểm tra việc thực hiện các chế độ, luật pháp, chủ
trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.a) Cơ quan tiến hành Vĩnh viễn

b) Cơ quan được kiểm tra nt

c) Các cơ quan cấp dưới gửi đến1. Loại quan trọng Lâu dài


a) Kế hoạch nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn

b) Kế hoạch 6 tháng Lâu dài

c) Kế hoạch quý, tháng Tạm thời
18 Công văn trao đổi về việc lập, bổ sung điều chỉnh kế hoạcha) Nhiều năm Lâu dài

b) Từng năm Tạm thời
19 Các loại kế hoạch do cấp dưới gửi lêna) Kế hoạch nhiều năm và từng năm Lâu dài

b) Kế hoạch 6 tháng Tạm thời (ĐG nếu
không có KH từng
năm, giữ kế hoạch 6
tháng.

Các điều tương tự
khác cũng vậy)
20 Báo cáo thực hiện các loại kế hoạch.a) Của cơ quan;a) Nhiều năm và từng năm Lâu dài

b) 6 tháng, quý Tạm thời
24 Các loại biểu, báo cáo thống kê điều tra không định kỳ.a) Do cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Do cơ quan cấp dưới gửi Lâu dài

c) Loại bình thường Tạm thời
25 Công văn giấy tờ trao đổi về kế hoạch, về thống kê.a) Loại quan trọng do cơ quan lập Lâu dài

b) Loại bình thường do cơ quan lập Tạm thời

c) Loại cơ quan cấp dưới gửi Tạm thời

III - TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘA) Tổ chức:

26 Điều lệ, chế độ, nguyên tắc và những tài liệu thuyết minh khác
về biên chế, tổ chức cơ quan và các đơn vị tổ chức trực thuộc hệ
thống cơ quan chủ quản ngành và cơ quan.

b) Cơ quan phải chấp hành Lâu dài

c) Cơ quan để biết Tạm thời
30 Tài liệu cơ quan cấp dưới gửi lên xin ý kiến phê duyệt và báo
cáo về các vấn đề tổ chức cơ quan, ngành đề cập đến trong điều
26, 27, 28, 29, 30.a) Loại quan trọng thuộc phạm vi chức năng cơ quan giải quyết. Lâu dài

b) Loại không quan trọng và để biết Tạm thời
31 Báo cáo, Nghị quyết, Quyết định và những tài liệu quan trọng
khác kèm theo (danh sách, hồ sơ) về việc tổ chức các đoàn ra
nước ngoài tham quan thực tập, học, dự hội nghị, hội chợ, v.v.a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan khác Tạm thời
32 Báo cáo tổng kết, Quyết định của Ban giám khảo và những tài
liệu kèm theo về tổ chức và tiến hành các kỳ thi lựa chọn về các
mặt hoạt động sản xuất (thi thợ giỏi, v.v.) khoa học kỹ thuật,
văn hoá, nghệ thuật, v.v a) Cơ quan lập và duyệt Vĩnh viễn

b) Cơ quan để biết Tạm thời
33 Các loại báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, biên bản hội
nghị, các bài phát biểu tham khảo về tổ chức cơ quan, tổ chức


35 Quy hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, phân phối và sử dụng cán bộ,
công nhân viên.a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài

c) Để biết Tạm thời
36 Báo cáo, biên bản các hội nghị tổng kết, sơ kết chuyên đề về
công tác cán bộ công nhân viên chức (đào tạo, bồi dưỡng, giáo
dục, thay đổi thành phần, v.v )a) Loại tổng kết, chuyên đề Vĩnh viễn

b) Sơ kết 6 tháng Tạm thời

c) Cơ quan cấp dưới gửi1. Quan trọng Lâu dài

2. Bình thường để biết Tạm thời
37 Hồ sơ lý lịch cán bộ (lý lịch, quyết định điều động, thuyên
chuyển, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc, nâng lương,

nhận xét hàng năm v.v.)


a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan cấp dưới gửi1. Quan trọng Lâu dài

2. Bình thường Tạm thời
41 Công văn giấy tờ trao đổi về việc tuyển, điều hoà, thuyên
chuyển công nhân giữa cơ quan, nhà máy, công nông trường, xí
nghiệp.
Tạm thời

B) Định mức kỹ thuật và tiền lương:

42 Điều lệ, nguyên tắc, chế độ, thể lệ và những tài liệu khác
(thuyết minh, giải thích) về định mức kỹ thuật, định mức tiền
lương.a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài

c) Cơ quan khác Tạm thời (Khi hết
hiệu lực pháp lý ĐG)
43 Tổng kết định mức về sản xuất, thông báo và biểu đồ về thực
hiện mức năng suất hiện hành, về tính thời gian, lao động.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài

c) Cơ quan có trách nhiệm thi hành Tạm thời (khi hết
hiệu lực pháp lý)
48 Các tiêu chuẩn, biện pháp về kỹ thuật an toàn và vệ sinh công
nghiệp.a) Cơ quan lập (quan trọng) Vĩnh viễn

b) Cơ quan lập (bình thường) Lâu dài

c) Cơ quan có trách nhiệm thi hành Tạm thời (khi hết thời
hạn hiệu lực)
49 Tổng kết hằng năm, nhiều năm về các tai nạn lao động và
những trường hợp không may xảy ra.a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan để biết Tạm thời
50 Sổ đăng ký các tai nạn lao động và các trường hợp không may
xảy ra (ở các xí nghiệp, công nông trường, v.v.).a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Hồ sơ về các vụ tai nạn lao động Lâu dài (vụ nghiêm


a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan khác Lâu dài
55 Biên bản hội nghị, Bản ghi tốc ký các cuộc đại hội, hội nghị của
các anh hùng, chiến sĩ thi đua toàn quốc, toàn ngành và của
những người tiên tiến trong sản xuất.a) Cơ quan triệu tập Vĩnh viễn

b) Gửi cơ quan khác Tạm thời
56 Báo cáo tổng kết hằng năm về kết quả thi đua xã hội chủ nghĩa,
danh sách (kèm theo thành tích, sơ yếu lý lịch các đội, cá nhân
đạt danh hiệu thi đua xã hội chủ nghĩa (anh hùng, chiến sĩ thi
đua toàn quốc)a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Gửi cơ quan để biết, tham khảo Tạm thời

E) Tổ chức lao động:

57 Báo cáo, tổng kết về các biện pháp nâng cao hiệu suất lao động.a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

c) Cơ quan khác Tạm thời

tốt nhất.a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Gửi cơ quan làm căn cứ thi hành Tạm thời (Khi hết
hiệu lực)
62 Những đề nghị phát minh sáng chế và hợp lý hoá được chấp
nhận, các kết luận và ý kiến nhận xét về những đề nghị đó (có
kèm theo biên bản xét duyệt).a) Cơ quan quản lý Vĩnh viễn

b) Cơ quan xét duyệt Vĩnh viễn

c) Cơ quan khác Tạm thời (ĐG)
63 Những đề nghị phát minh sáng chế và hợp lý hoá bị đình hoãn
vì không được tiết kiệm và không thực hiện được do trình độ kỹ
thuật còn lạc hậu.a) Cơ quan quản lý1. Về vấn đề lớn, quan trọng Vĩnh viễn

2. Thông thường Tạm thời (hết thời
hạn ĐG)
64 Sổ đăng ký các đề nghị phát minh và hợp lý hoá, kế hoạch thực

trợ cấp, quy định thời gian lao động.a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan khác Tạm thời
69 Hồ sơ của những người được xét bảo hiểm xã hội. Bảo quản như hồ sơ
cá nhân cán bộ, nhân
viên.
70 Sổ đăng ký tên người hưởng lương hưu trí và nhận tiền trợ cấp.a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
71 Báo cáo hằng năm và nhiều năm về tình hình thực hiện chế độ
chính sách bảo hiểm xã hội. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan khác Tạm thời
72 Đơn từ khiếu nại của những người được bảo hiểm xã hội.a) Về những vấn đề nghiêm trọng Lâu dài

b) Bình thường Tạm thời
73 Công văn trao đổi về việc hưu trí, bảo hiểm xã hội, trợ cấp, v.v.a) Cơ quan lập

tài khoản, sổ cái và các nhật ký chứng từ (tuỳ theo các hình
thức kế toán áp dụng ở đơn vị).

79 Mẫu chữ ký Lâu dài
80 Lý lịch tài sản cố định Vĩnh viễn
81 Biên bản giao nhận tài sản cố định Vĩnh viễn
82 Sổ quỹ Vĩnh viễn
83 Các chứng từ về hạch toán quỹ tiền mặt, phiếu thu, phiếu chi,
báo cáo quỹ, các chứng từ gốc có liên quan tới việc thu chi quỹ
tiền mặt, biên bản kiểm tra quỹ tiền mặt, biên bản kiểm kê quỹ
và các chứng khoán có giá trị như tiền, biên bản kiểm tra quỹ.
Lâu dài
84 Sổ theo dõi tiền tạm ứng, các báo cáo thanh toán tiền mặt tạm
ứng và các chứng từ gốc có liên quan tới việc xuất tiền tạm ứng,
chi tiêu và thanh toán tiền tạm ứng.

Tạm thời
85 Bảng tính lương và thanh toán tiền lương cho công nhân viên
chức trong đơn vị.
Tạm thời
86 Quyết định, bản kê và bản sao về các khoản khấu trừ lương. Tạm thời
87 Quyết định điều động, thôi trả lương, nâng cấp, nâng bậc, quyết
định về bồi thường vật chất, quyết định của các toà án về bồi
thường tài sản và khấu trừ lương.

Tạm thời
88 Bảng chấm công và các chứng từ gốc có liên quan tới việc tính


VI - VĂN THƯ, LƯU TRỮ

95 Những quy định của cơ quan về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ.a) Cơ quan lập1. Quan trọng Vĩnh viễn

2. Bình thường Lâu dài (thay đổi quy
định)

b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài
96 Sổ đăng ký công văn đi, đếna) Loại Chỉ thị, Nghị quyết, Thông tư, Quyết định. Lâu dài

b) Loại mật Lâu dài

c) Các loại công văn khác Lâu dài (nơi nào
không chia làm ba
loại thì lưu lâu dài cả
sổ đăng ký CV)
97 Tập công văn đi
Bộ Nội thương. Ngoài những tài liệu về những vấn đề nội
thương đã được đề cập đến trong các chương lãnh đạo, chỉ đạo,
kế hoạch, thống kê, báo cáo, còn đề cập đến tài liệu cụ thể của

các vấn đề về vật giá, kinh doanh, hợp tác mua bán, cải tạo,
quản lý thị trường, bảo đảm cung cấp XH (ăn uống, tiêu dùng,
v.v.) mà các chương trên chưa đề cập đến.

A - Về vật giá bao gồm những vấn đề:

1 Tổ chức, nhiệm vụ, phân công, phân cấp giá.

2 Sổ tổng kết và phương hướng nhiệm vụ của Công ty giá

3 Các chính sách giá

4 Thống kê giá

5 Giá hàng công nghệ phẩm tiêu dùng

6 Giá về hàng công nghệ phẩm phục vụ sản xuất.

7 Giá nông sản.B - Về kinh doanh bao gồm những vấn đề:

1 Quản lý về tem phiếu

2 Vận tải phục vụ kinh doanh