Sự cần thiết của công tác bảo quản
trong một thế giới số Paul Conway
- Chủ nhiệm khoa bảo quản, Thư viện Đại học Yale
Tóm tắt
Bảo quản hiện nay vẫn còn là một khái niệm mơ hồ khi áp dụng vào
việc xây dựng các dự án và các kho tài liệu thư viện kỹ thuật số. Tài
liệu kỹ thuật nêu nêu lên một khuôn khổ cho việc nhận thức về công
tác bảo quản trong môi trường kĩ thuật số bằng cách tạo ra cầu nối
giữa năm nguyên lý cơ bản của công tác bảo quản truyền thống là:
tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn và truy cập. Bài viết trình
bày về sự mở rộng những mục đích của công tác bảo quản. Bài viết
cũng mô tả quá trình chuyển đổi của nguyên lý bảo quản và nêu lên
quan điểm khẳng định sự cần thiết của công tác bảo quản trong thế
giới kỹ thuật số. Bài viết được bắt nguồn từ hai tài liệu: báo cáo
“Công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số” của tác giả, một loạt
thuyết trình tại "School for Scanning” của NEDDC tuần tự từ 1996
đến 1999.
Giới thiệu
Bảo quản không chỉ dành cho các tài liệu bằng giấy. Chúng ta đều
biết rằng công nghệ ảnh số, tự thân nó, không dễ đưa đáp ứng được
những vấn đề đặt ra của công tác bảo quản. Thật vậy, xác định một
cách đơn giản ý nghĩa của công tác bảo quản trong môi trưởng ảnh
kỹ thuật số đã là một thách thức; đáp ứng được nội dung mà một
định nghĩa như vậy có thể nêu ra còn khó khăn hơn nhiều. Thế giới
kỹ thuật số đặt ra những thách thức lớn lao đối với việc bảo quản
một cách hiệu quả nhưng cũng không vì thế mà xoá đi nhu cầu đó.
Khi một thư viện, một trung tâm lưu trữ, một hội sử học, một bảo
tàng hoặc bất cứ một cơ quan văn hoá nào được giao một nhiệm vụ

bằng chứng và những người sử dụng bằng chứng củng cố lẫn nhau.
Tinh thần cốt lõi của việc quản lý công tác bảo quản là phân bổ
nguồn lực. Con người, kinh phí và tài liệu phải được thu nhận, được
tổ chức và chuyển thành hoạt động nghiệp vụ nhằm chống lại sự
xuống cấp hoặc nhằm tái tạo khả năng sử dụng của các nhóm tài liệu
được lựa chọn. Công tác bảo quản phần lớn liên quan đến chứng tích
được bao hàm trong gần như vô số các dạng và định dạng tài liệu
khác nhau. Những người đảm nhận trách nhiệm đó đã từng phải xác
định rằng một phần nhỏ nào đó trong biển thông tin rộng bao la đư
ợc
tổ chức thành những bộ sưu tập tài liệu, sách và "những thứ khác"
phải giữ được giá trị nghiên cứu vượt qua thời gian và những ý đồ
của những người sáng tạo hoặc xuất bản nó. Sự khác biệt giữa giá trị
của nội dung (thường là chữ viết và hình minh hoạ) với giá trị của
chứng tích có trong đối tượng là trung tâm của quá trình ra quyết
định mà bản thân quá trình này lại là y
ếu tố then chốt trong việc quản
lý hiệu quả tài liệu của thư viện truyền thống cũng như thư viện kỹ
thuật số.
Chúng ta có thể phân biệt giữa ba ứng dụng công nghệ số khác nhau
nhưng không loại trừ lẫn nhau, được xác định một phần bởi những
mục đích khả thi mà sản phẩm phục vụ cho người sử dụng cuối c
ùng.
+ Bảo vệ bản gốc. ứng d
ụng phổ biến nhất của công nghệ kỹ thuật số
trong các thư viện hoặc trung tâm lưu trữ là tạo ra các bản sao kỹ
thuật số có đủ chất lượng để tham khảo thay cho việc lục tìm tu
ỳ tiện
trong các nguồn tài liệu gốc. Các mục đích bảo quản được đáp ứng v
ì

Mỗi một ứng dụng này đặt ra những đòi hỏi khác nhau và ngày càng
khắt khe đối với công nghệ số. Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng
phim hoặc bản sao trên giấy để thuận lợi cho quá trình quét ảnh có
th
ể hoặc không cần thiết hoặc không khuyến khích. Tóm lại, việc sắp
xếp các tài liệu gốc (bao gồm cả việc tiến hành các biện pháp bảo
quản trước hoặc sau khi chuyển dạng) là một vấn đề hoàn toàn khác.
Suy cho cùng, mục đích của sản phẩm số bị chi phối bởi các mục
tiêu tiếp cận tài liệu, trong khi đó việc bảo quản các tài liệu gốc cần
được quyết định dựa trên nhu cầu bảo quản những nguồn tài liệu này.

Lãnh đạo trong quá trình chuyển đổi công tác bảo quản
Bảo quản trong thế giới kỹ thuật là một trong những vấn đề trung
tâm trong công tác lãnh đạo hiện nay. Một số cán bộ thư viện và lưu
trữ dường như nghĩ rằng lãnh đạo trong các vấn đề công nghệ là vấn
đề thiết lập sự kiểm soát thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn và
hướng dẫn mang tính quy trình. Một số khác cho rằng sự thay đổi
công nghệ nhanh chóng và tính phức tạp của công nghệ khiến cho
cán bộ thư viện và lưu trữ không thể có ảnh hưởng gì đối với các
bước tiến về công nghệ. Cả hai quan điểm này đều phiến diện.
Nh
ững người hy vọng có thể kiểm soát được việc ứng dụng công
nghệ ảnh số trong các thư viện và trung tâm lưu trữ cho rằng chỉ cần
có sự thuyết phục về tinh thần mà không cần đến một thị phần lớn.
Nh
ững người thích “ngồi chờ và theo dõi” xem công nghệ ảnh số
đem lại gì trước khi đưa ra những cam kết về mặt hành chính nhằm
đảm bảo công tác bảo quản lâu dài, luôn lẩn tránh trách nhiệm l
àm rõ
những khái niệm đang còn tranh cãi.

trong việc chăm sóc và xử lý sách, những quy trình khắc phục thảm
hoạ. Những nỗ lực nhằm kiểm soát hoặc giảm nhẹ những tác nhân
bên trong gây hư hỏng thể hiện ở các tiêu chuẩn đối với giấy kiềm, ở
các vi phim lưu giữ có chất lượng, ở việc tiến hành khử axit hàng
loạt, và ở những vật liệu từ tính tốt hơn. Nhưng ngày nay, với việc
các cán bộ thư viện và lưu trữ đã xác định được những vấn đề liên
quan đến tuổi thọ của phương tiện lưu giữ, bản thân khái niệm thuần
tuý về tuổi thọ cũng đang trở nên mờ nhạt với tư cách là một cơ s
ở lý
luận của công tác bảo quản.
Bảo quản tài liệu kỹ thuật số ít quan tâm tới tuổi thọ của đĩa quang
hay các loại phương tiện lưu trữ mới hơn và dễ hỏng hơn. Khả năng
tồn tại của các tệp tin ảnh kỹ thuật số phụ thuộc nhiều hơn vào tuổi
thọ của hệ thống truy cập - một dây chuyền chỉ mạnh khi mắt xích
y
ếu nhất của nó đủ mạnh. Những phương tiện lưu trữ quang học
ngày nay chắc chắn sẽ có tuổi thọ lâu hơn rất nhiều so với khả năng
của các hệ thông trong việc truy xuất và thể hiện dữ liệu được lưu
giữ trên các phương tiện đó. Do chúng ta không bao giờ có thể biết
chắc chắn khi nào thì nhà cung cấp không thể bảo trì hoặc hỗ trợ đối
với một hệ thống, các thư viện cần phải sẵn sàng để chuyển đổi
những dữ liệu ảnh có giá trị, những dữ liệu chỉ mục và phần mềm
sang những thế hệ công nghệ tiếp theo.
Các cán bộ thư viện có thể kiểm soát được tuổi thọ của các dữ liệu
ảnh kĩ thật số thông qua việc lựa chọn, xử lý kỹ càng và lưu trữ trên
trên những phương tiện lưu trữ bền và đã qua kiểm nghiệm. Họ có
thể tác động đến tuổi thọ của thông tin bằng cách đảm bảo một
nguồn kinh phí tại chỗ luôn được cấp đều đặn ở mức độ phù hợp.
Nhưng suy cho
cùng, chúng ta không thể nào kiểm soát đư

Việc định giá trị áp dụng khi đưa ra quyết định chuyển các tài liệu từ
giấy hoặc film sang ảnh kỹ thuật số chỉ có giá trị khi thực hiện trong
khuôn khổ hệ thống ban đầu. Thực sự thì chính bộ sưu tập tài liệu
quý hiếm các file dữ liệu số, mới giúp phân định được chi phí của
một chiến lược chuyển đổi toàn diện. Việc ra quyết định bảo quản
không thể diễn ra nếu không tính đến bối cảnh rộng hơn về mặt tri
thức của các tệp dữ liệu số đang được lưu trữ ở nơi khác và việc kết
hợp chúng phục vụ cho giảng dạy và học tập.
Ngay c
ả khi biết rằng các quyết định lựa chọn không thể đưa ra mà
không tính đến những yếu tố khác, các cán bộ thư viện và lưu tr
ữ vẫn
có thể chuyển những cuốn sách, bài báo, ảnh, phim hoặc các tài liệu
khác từ giấy hoặc film sang dạng số. Chúng ta cũng có thể tác động
tới giá trị trường tồn của các tệp tin ảnh số thông qua quyền quyết
định, với sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận liên quan, thời điểm
nào cần chuyển dữ liệu hình ảnh để đưa vào các hệ thống truy cập v
à
lưu trữ cho tương lai và khi nào thì một tệp dữ liệu số hết giá trị đối
với cơ quan đang có trách nhiệm bảo quản nó. Điều mà chúng ta
không thể kiểm soát được là những những nhận định liên tục về giá
trị này có ảnh hưởng tới các khả năng tìm kiếm và sử dụng thông tin
dưới dạng số của độc giả hay không.
Sự chuyển đổi trong nguyên tắc chất lượng
Đạt được chất lượng cao nhất ở mọi công việc thực hiện là phương
châm quan trọng trong lĩnh vực bảo quản tới mức mà rất ít người n
êu
nguyên tắc cơ bản này ra một cách trực tiếp. Thay vào đó, các tài li
ệu
về công tác bảo quản hướng tới kết quả công việc có chất lượng cao

khẳng định rằng chất lượng hình ảnh vẫn là vấn đề cốt lõi của bảo
quản tài liệu kỹ thuật số. Điều này có nghĩa là tối đa hoá lư
ợng dữ liệ
thu nhận được trong quá trình quét hình kỹ thuật số, trong các kỹ
thuật nâng cao chất lượng hình ảnh và xác định các dạng nén tệp tin
phổ biến mà không làm mất dữ liệu trong quá trình truyền dữ liệu.
Chúng ta có thể kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật số như
chúng ta đã làm với vi phim. Chúng ta chỉ có thể tác động được vào
sự phát triển của các tiêu chuẩn nén dữ liệu, truyền dữ liệu, hiển thị
dữ liệu và xu
ất dữ liệu. Cải tiến các khả năng công nghệ của các thiết
bị phần cứng cũng như phần mềm nằm ngoài tầm kiểm soát của
chúng ta. Chúng ta có nguy cơ tự làm tăng thêm trở ngại bằng việc
đặt ra những đòi hỏi quá khắt khe đối với những khả năng của thiết
bị.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc toàn vẹn
Trong bảo quản truyền thống, khái niệm tính toàn vẹn bao gồm hai
khía cạnh, cả hai đều liên quan đến bản chất của tài liệu. Tính toàn
vẹn về vật lý đa phần liên quan tới tài liệu cổ và thường diễn ra trực
tiếp tại các phòng bảo tồn, nơi các có kỹ năng dùng dung dịch keo,
các kỹ thuật đóng sách bằng tay lâu đời, những vật liệu chất lượng
cao để bảo vệ những bằng chứng lịch sử của việc sử dụng, những
biện pháp bảo tồn trong quá khứ, và những thay đổi vô tình hay cố ý
đối với cấu trúc của tài liệu. Bảo quản tính toàn vẹn về mặt học thuật
cũng dựa trên mối quan tâm về chứng tích ở một góc độ khác. Tính
xác thực, hay tính trung thực, của nội dung thông tin của một tài liệu
được duy trì thông qua việc ghi lại cả nguồn gốc - chuỗi sở hữu - và
xử lý, là nội dung cốt lõi của tính toàn vẹn. Ngoài lịch sử của từng t
ài
liệu, việc bảo vệ và ghi lại mối quan hệ giữa các tài li

ngoài cuộc đứng quan sát sự phát triển nhanh chóng của các giao
thức mạng, băng thông hoặc các kỹ thuật an toàn dữ liệu.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc truy cập
Mặc dù nhiều thập kỷ khẳng định điều ngược lại, việc tăng khả năng
truy cập đối với tài liệu ngẫu nhiên chỉ là kết quả phụ của hoạt động
bảo quản truyền thống chứ không phải quan tâm chính. Thật vậy,
trách nhiệm bảo quản và truy cập của một thư viện hay trung tâm l
ưu
trữ vẫn thường xuyên mâu thuẫn. "Trong khi công tác bảo quản vẫn
còn là mục đích hay trách nhiệm quan trọng nhất thì một sứ mệnh
khác không kém phần thuyết phục - truy cập và sử dụng - tạo nên
một xung đột kinh điển cần được những người trông coi v
à chăm sóc
các tài liệu lưu trữ dung hoà", đó là nhận định được nêu trong một
cuốn sách giáo khoa về bảo quản. Cơ chế đảm bảo truy cập đư
ợc một
tài liệu hoặc một bộ sưu tập được bảo quản là một biểu ghi thư mục
đặt trong các cơ sở dữ liệu biên mục nội bộ hoặc cơ sở dữ liệu thư
mục quốc gia. Trong bảo quản truyền thống, các cơ chế truy cập như
là biểu ghi thư mục và hỗ trợ tìm kiếm, chỉ đơn giản thông báo về sự
sẵn có của tài liệu chứ không phải là một phần không thể tách rời
khỏi tài liệu.
Năm mươi năm qua, khi mà công tác b
ảo quản đã nổi lên như là một
chuyên môn đặc biện trong các thư viện và trung tâm lưu trữ, mối
liên hệ mật thiết giữa khái niệm về bảo quản và truy cập đã trải qua
những biến đổi, phản ánh những sự thay đổi trong môi trường công
nghệ mà trong đó các cơ quan văn hoá hoạt động. Trong thế giới kỹ
thuật số, truy cập đã chuyển từ một sản phẩm phụ tiện lợi của quá
trình bảo quản trở thành yếu tố trung tâm của quá trình đó.

định trong một toà nhà khô ráo được khoá cẩn thận đã đủ để hoàn
thành nhiệm vụ cơ bản của công tác bảo quản của đơn vị. Trong
hoàn cảnh đó, bảo quản và truy cập hoàn toàn tách biệt với nhau.
Việc sử dụng một bộ sưu tập đặt ra nguy cơ mất trộm, hư hỏng hoặc
bị lạm dụng về nội dung hoặc chính tài liệu đó. Cách an toàn nhất để
giữ một cuốn sách được lưu lâu dài là khoá nó l
ại hoặc chụp một bản
sao để sử dụng.
+ Bảo quản và truy cập: Các chiến lược bảo quản hiện đại thừa nhận
rằng bảo quản và truy cập là các khái niểm bổ trợ lẫn nhau. Tiến
hành bảo quản một tài liệu là nhằm để nó sử dụng được. Theo quan
điểm này, việc tạo một bản sao một cuốn sách bị hỏng trên vi phim
mà không tạo khả năng tìm ra bản phim đó thì chỉ lãng phí tiền của.
Tuy nhiên mối quan hệ giữa bảo quản và truy c
ập, về lý thuyết có thể
chấp nhận được việc thoả mãn nhu cầu bảo quản mà không giải
quyết vấn đề truy cập. Ngược lại, việc tiếp cận đối với các tài liệu
nghiên cứu có thể được duy trì trong thời gian rất dài mà không cần
đến một hành động bảo quản cụ thể nào.
+ Bảo quản là truy cập: Các cán bộ thư viện và lưu trữ liên quan tới
các bản ghi điện tử đôi khi coi bảo quản và truy cập là hai danh t
ừ có
thể thay thế cho nhau. Bảo quản giúp cho truy cập có thể thực hiện
được. Tuy nhiên, đánh đồng bảo quản với truy cập hàm ý rằng bảo
quản được xác định bởi khả năng sẵn sàng của tài liệu, khi mà chính
cơ chế có thể làm nó có nghĩa ngược lại. Bảo quản và truy c
ập chẳng
khác nhau bao nhiêu về ý nghĩa. Nếu chỉ đơn giản chuyển trọng tâm
từ bảo quản sang truy cập thì lại quá coi nhẹ những vấn đề về bảo
quản với việc cho rằng truy cập là một động cơ của bảo quản nhưng

rõ ràng, bởi vì các nhà cung cấp bị phá sản và bởi vì độc giả ngày
càng quen với việc truy cập các cơ sở dữ liệu hình ảnh từ xa.
Quá trình chuyển các tài liệu thư viện sang dạng điện tử - một quá
trình mà ở nhiều phương diện tương tự như quá trình tạo vi phim để
bảo quản - khác biệt với mọi phương tiện lưu trữ hình ảnh cụ thể n
ào
tại một thời điểm cụ thể nào đó. Sự khác biệt này cho phép liên tục
tạo ra và duy trì các thông tin số hoá trong khi vẫn trông đợi khả
năng là các phương tiên lưu trữ tiên tiến hơn có thể vượt qua được
trở ngại của các phương tiện lưu trữ quang học.
Các nhà quản lý, những người có trách nhiệm chọn lựa các hệ thống
chuyển dạng tài liệu có giá trị lâu dài cũng lãnh trách nhi
ệm tạo cung
cấp khả năng truy cập chúng lâu dài. Đây là một sự cam kết liên tục -

những quyết định về bảo quản tài liệu kỹ thuật số không thể bị trì
hoãn với hy vọng các giải pháp công nghệ sẽ hiện ra như một hiệp sĩ
thời trung cổ trong bộ giáp sáng loà. Việc đánh giá giá trị hiện thời
của sách, các bộ sưu tập tài liệu viết tay hoặc một tập ảnh điểm ở
dạng nguyên bản của chúng là điểm xuất phát cần thiết để nhận định
việc bảo quản phiên bản dưới dạng ảnh số. Tăng khả năng tiềm tàng
đối với việc truy cập vào một bộ sưu tập số hoá không làm tăng giá
trị của bộ sưu tập ít được sử dụng. Tương tự, những khả năng mạnh
mẽ của một bảng chỉ mục quan hệ không thể bù đắp được cho một
bộ sưu tập tài liệu mà cấu trúc, các mối quan hệ và nội dung học
thuật quá khó hiểu. Truy cập ngẫu nhiên không phải là liều thuốc
thần hiệu để quản lý hiệu quả một bộ sưu tập.
Kết luận: công tác bảo quản sử dụng công nghệ số
N
ếu các thư viện, trung tâm lưu trữ, bảo tàng muốn áp dụng công

các sản phẩm số đáng bảo quản. Các công nghệ ảnh số tạo ra một
dạng thông tin hoàn toàn mới. Công nghệ ảnh số không đơn giản chỉ
là một giải pháp chuyển dạng để bảo quản. Công nghệ ảnh số liên
quan đến sự chuyển đổi chính khái niệm về định dạng, không chỉ
đơn giản là tạo bản sao trung thực của một cuốn sách, một tài liệu,
một bức ảnh, một bản đồ lên một phương tiện lưu trữ khác. Sức
mạnh của việc nâng cao chất lượng số, các khả năng tạo ra các chỉ
mục có cấu trúc, những thuật toán nén và truyền dữ liệu hợp lại làm
thay đổi quan niệm về bảo quản trong thế giới kỹ thuật số. Những
chuyển đổi này, cùng với những khả năng mới mà chúng đặt ra với
chúng ta, những cán bộ thông tin, đến lượt nó buộc chúng ta phải
chuyển đổi các dịch vụ cũng như các dự án thư viện và lưu trữ.
Chú thích
1Paul Conway, Preservation in the Digital World (Washington, D.C.:
Commission on Preservation and Access, 1996),
http://www.clir.org/cpa/reports/conway2/.
2Donald Waters and John Garrett, Preserving Digital Information:
Report of the Task Force on Archiving Digital Information
(Washington, D.C.: Commission on Preservation and Access and
Research Libraries Group, 1996).
3 Michael K. Buckland, "Information as Thing," in Journal of the
American Society for Information Science 42 (June 1991): 351-60.
4 For three examples of this trend, see: Franziska Frey, "Digital
Imaging for Photographic Collections: Foundations for Technical
Standard," in RLG DigiNews 1 (December 15, 1997),
http://www.rlg.org/preserv/diginews/diginews3.html#com/; Picture
Elements, Inc. [Louis Sharpe], in Guidelines for Electronic
Preservation of Visual Materials, Part 1, (2 March 1995); Anne R.
Kenney and Stephen Chapman, in Digital Imaging for Libraries and
Archives (Ithaca: Cornell University Library, 1996), 45-46.