TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
===***===

VŨ THỊ THU HUYỀN

TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG
TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI
THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Người hướng dẫn khoa học
ThS. TTRẦN XUÂN BẢN

HÀ NỘI - 2013


LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Xuân Bản – người đã tận tình
giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm khóa luận này. Đồng thời em cũng
xin chân thành cảm ơn các cán bộ thư viện đang công tác tại thư viện tỉnh
Ninh Bình đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình nghiên cứu khóa
luận này.
Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2, hơn nữa là các thầy cô trong khoa Công nghệ thông
tin đã hết lòng dạy dỗ, chỉ bảo tạo điều kiện tốt cho em trong quá trình học tập
Do điều kiện thời gian nghiên cứu và vốn kiến thức còn nhiều hạn chế

: CSDL


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................... 1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ........................................ 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ........................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 3
5. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài ........................................ 4
6. Bố cục của khóa luận .............................................................................. 4
CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC ............................. 5
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC
VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA ..................... 5
TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH.............................................................. 5
1.1 Khái quát về thư viện tỉnh Ninh Bình ................................................... 5
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển................................................. 5
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ.................................................................. 6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện................................... 8
1.1.4 Nguồn lực thông tin ...................................................................... 9
1.1.5 Người dùng tin và nhu cầu tin ...................................................... 11
1.1.6. Sản phẩm và dịch vụ thông tin .................................................... 14
1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống
tra cứu tin tự động hóa tại thư viện tỉnh Ninh Bình ................................... 16
1.2.1 Khái niệm biên mục và biên mục tự động..................................... 16
1.2.2 Khái niệm về tra cứu tin và hệ thống tra cứu tin tự động hóa ...... 19
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong công tác
biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa .......................... 19
1.2.4 Tổng quan về phần mềm CDS/ISIS .............................................. 21




MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
“Công nghệ thông tin” một cụm từ ngắn gọn mà hàm chứa nhiều ý
nghĩa lớn lao, đã và sẽ vẫn còn làm thay đổi một cách đáng kể diện mạo đời
sống xã hội. Thực tiễn cuộc sống cho thấy, Công nghệ thông tin (CNTT) tác
động đến hầu hết các mặt, mảng của hoạt động xã hội và hẳn nhiên trong
những hoạt động đó bao hàm cả hoạt động của thư viện - một hoạt động mang
tính xã hội sâu sắc. Việc áp dụng những tiến bộ của kĩ thuật tin học vào hoạt
động cuả thư viện đã rút ngắn quá trình xử lý tài liệu. Các thư viện và trung
tâm thông tin có thể tiến hành giao lưu thông tin, giúp đỡ nhau cùng phát
triển. Nhìn chung việc áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đã
thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của các cơ quan thông tin thư viện. Bởi vậy,
vai trò của thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động thông tin thư viện
không ngừng tăng lên.
Thư viện tỉnh Ninh Bình nằm ở trung tâm thành phố. Để đáp ứng tốt hơn
nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú của bạn đọc trên địa bàn tỉnh Ninh
Bình, ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, tăng cường đào tạo
đội ngũ cán bộ thì việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của thư viện đang
được thư viện đặc biệt quan tâm. Với việc ứng dụng CNTT vào trong thư viện,
Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đạt được một số kết quả nhất định về việc tạo lập
ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại, hỗ trợ cho cán bộ thư viện trong
các hoạt động của mình từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện. Ứng
dụng CNTT vào các khâu của công tác thư viện là điều hết sức cần thiết trong
đó có công tác biên mục và tổ chức tra cứu tin tự động hóa. Nhờ ứng dụng
CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa
thư viện đã quản lý tốt hơn nguồn tài liệu của mình tiết kiệm thời gian công
sức của cán bộ nâng cao năng suất lao động cũng như nhanh chóng tạo ra các



2


- Khảo sát hiện trạng ứng dụng phần mềm CDS/ISIS trong công tác
biên mục và tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình.
- Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện và tăng hiệu quả của việc
ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tra cứu tin tự động hóa tại Thư
viện tỉnh Ninh Bình.
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp luận
Khóa luận nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng,
trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng
và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, và
công tác thư viện.
4.1 Phương pháp cụ thể
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ
thể sau:
- Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu.
Dựa trên những tài liệu đề cập đến nghiệp vụ thư viện, công tác biên
mục cũng như ứng dụng CNTT trong công tác thư viện và tổ chức hệ thống
tra cứu tin tự động hóa, em đã tham khảo, phân tích - tổng hợp những lý
thuyết cần thiết để phục vụ bài nghiên cứu.
- Phương pháp quan sát (Khảo sát thực tế).
Quan sát và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất trang thiết bị ứng dụng
CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tại Thư viện
tỉnh Ninh Bình.
- Phương pháp phỏng vấn trao đổi.
Phỏng vấn, trao đổi với cán bộ thư viện về công tác biên mục cũng như
việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin

TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH
1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Ninh Bình
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Thư viện tỉnh Ninh Bình được thành lập năm 1992. Khi mới thành lập
thư viện chỉ là một kho sách nhỏ, trang thiết bị hết sức khiêm tốn, nhân lực
thiếu về số lượng, trụ sở làm việc ẩm thấp, ....
Năm 2002, được sự quan tâm của Sở văn hóa thể thao và du lịch,
Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đi vào hoạt động hiệu quả hơn, cơ sở vật chất
được trang bị thêm, đội ngũ các bộ được nâng cao hơn cả về số lượng và
chất lượng.
2005 tòa nhà mới của thư viện đã hoàn thành với dãy nhà 3 tầng với
diện tích sử dụng 1.800m2 nằm tại đường Lê Hồng Phong - Phường Vân
Giang -T.p.Ninh Bình.
Trong mấy năm gần đây, thư viện tỉnh Ninh Bình được đầu tư nâng cấp
cơ sở vật chất trang thiết bị, trụ sở thư viện được đặt ở trung tâm thành phố
rất thuận lợi cho việc đi lại của nhân dân. Song song với việc sưu tầm, tàng
trữ, bảo quản vốn tài liệu, Thư viện tỉnh Ninh Bình còn chú trọng công tác
thông tin tuyên truyền giới thiệu tài liệu bằng các hình thức như: xây dựng bộ
máy tra cứu tại thư viện, thường xuyên tiến hành trưng bày triển lãm sách
mới, sách theo chuyên đề, tổ chức những cuộc nói chuyện, giới thiệu về
những cuốn sách có giá trị.
Đi liền với nhiệm vụ xây dựng vốn sách báo, tổ chức thông tin tuyên
truyền thu hút bạn đọc thư viện đã thực hiện phục vụ đáp ứng nhu cầu sách
báo cho tất cả các đối tượng bạn đọc trên địa bàn. Thư viện còn tăng cường

5


luân chuyển, phục vụ sách báo tới một số thư viện huyện và cơ sở, cấp thẻ,
phục vụ sách báo cho hàng nghìn bạn đọc.



dựng quê hương theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, giữ gìn và phát
huy bản sắc văn hóa dân tộc.
+ Chức năng hướng dẫn nghiệp vụ: Là trung tâm chỉ đạo nghiệp vụ lớn
nhất trong tỉnh chỉ đạo về mặt nghiệp vụ đối với công tác của hệ thống thư
viện cộng cộng. Giúp đỡ nghiệp vụ và đóng góp ý kiến cho các thư viện
chuyên nghành và các tổ chức trong địa bàn tỉnh. Làm cho hệ thống thư viện
trong tỉnh đi vào hoạt động nề nếp, phát huy cao độ chức năng và nghiệp vụ
của thư viện tỉnh.
- Nhiệm vụ
Trước những đòi hỏi của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa, sự
nghiệp phát triển kinh tế - xã hội trong tỉnh, những mục tiêu phát triển kinh tế
- xã hội được đảng bộ và nhân dân tỉnh Ninh Bình đề ra, Thư viện tỉnh Ninh
Bình đã, đang bám sát và vạch ra những nhiệm vụ cụ thể.
+ Thư viện tỉnh Ninh Bình coi trọng việc tuyên truyền, quảng bá các
tài liệu mang nội dung chính trị, xã hội. Phổ biến các chỉ thị, nghị quyết, các
đường lối chính sách của đảng và nhà nước nhằm giáo dục chính trị, tư tưởng,
cụ thể hóa đường lối phát triển kinh tế xã hội cho toàn dân trên địa bàn tỉnh.
Đây là một nhiện vụ hết sức quan trọng mà thư viện chính là cầu nối giữa
đảng và dân có hiệu quả nhất.
+ Cung cấp các thông tin khoa học và công nghệ kĩ thuật tới nhân dân
trên địa bàn được Thư viện tỉnh Ninh Bình coi là nhiệm vụ trọng yếu. Đó là
các thông tin về các thành tựu khoa học trên thế giới đã đạt được, nhưng giải
pháp, những cải tiến kỹ thuật, những ứng dụng, quy trình khoa học công nghệ
vào sản xuất nông nghiệp và công nghiệp. Các thông tin này được quảng bá
và phổ biến rộng rãi tới tầng lớp nhân dân trên địa bàn. Nhằm rút ngắn
khoảng cách từ khoa học đến thực tiễn, góp phần vào công cuộc phát triển
khoa học - xã hội trên địa bàn tỉnh.



8


- Phòng xử lý tài liệu nghiệp vụ: 03 cán bộ, phòng này có nhiệm vụ xử
lý tất cả các tài liệu nhập về, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, bộ máy tra cứu.
- Phòng công tác bạn đọc: 08 cán bộ, phục vụ đọc tại chỗ, phục vụ
mượn về nhà, phục vụ riêng thiếu nhi vào dịp hè.
 Bộ phận hành chính gồm 3 phòng: 06 cán bộ
- Phòng kế toán.
- Phòng tài vụ.
- Phòng bảo vệ.

BAN GIÁM ĐỐC

Bộ phận nghiệp vụ

Phòng
bổ
sung

Phòng
đọc
sách

Phòng
xử lý
tài
liệu


bảo vệ

Phòng
đọc
báo tạp
chí

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Ninh Bình.
1.1.4 Nguồn lực thông tin
Đối với mỗi cơ quan thông tin - thư viện, nguồn thông tin luôn giữ vai
trò định hướng việc đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc, là điều kiện tiên quyết

9


để đánh giá chất lượng của thư viện. Trong những năm gần đây, thông tin
được đánh giá là nguồn tài nguyên có giá trị trong các tổ chức cơ quan thư
viện. Nhưng thông tin bao giờ cũng có tính hai mặt, nếu nguồn tài nguyên
này được tổ chức và sử dụng hợp lí thì sẽ kích thích việc đổi mới, thúc đẩy
sựu phát triển sản phẩm nâng cao năng suất lao động và thưc sự trở thành
động lực thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế - xã hội. Ngược lại, nếu sử
dụng không hợp lí sẽ gây trở ngại không nhỏ cho hoạt động xã hội.
Là một cơ quan thư viện mang tính chất khoa học tổng hợp, Thư viện
tỉnh Ninh Bình đã rất coi trọng việc phát triển nguồn thông tin. Do vậy, công
tác tạo nguồn tin và phát triển nguồn thông tin của thư viện rất được quan
tâm và chú trọng. Thư viện tỉnh Ninh Bình có vốn tài liệu khá phong phú có
thể phân chia thành các dạng sau, cụ thể:
- Các ấn phẩm định kì
Là loại tài liệu xuất bản dưới dạng sách và không giới hạn về thời gian
bao gồm các loại sách: Sách toàn tập, tuyển tập, sách tra cứu, sách chuyên

thư viện tỉnh nào. Hoạt động địa chí của Thư viện tỉnh Ninh Bình nhằm phát
hiện, thu thập, xử lí, bảo quản lâu dài và phổ biến những thông tin kiến thức
về địa bàn tỉnh Ninh Bình nhằm phục vụ nhu cầu của bạn đọc trong tỉnh.
Những năm qua, kho sách địa chí còn đang trong giai đoạn khẩn trương xây
dựng và hoàn tất các khâu kĩ thuật, tuy nhiên thư viện tỉnh cũng đã đáp ứng
những yêu cầu cấp thiết của một số độc giả đặc biệt cần tài liệu để biện soạn
công trình nghiên cứu hoặc làm luận văn tốt nghiệp đại học, cao học,…
Tài liệu địa chí là một trong những nguồn tin quan trọng không thể
thiếu. Vì vậy, vốn tài liệu địa chí của thư viện tỉnh cần được bổ sung đầy đủ
nhằm phục vụ cho việc khai thác tài liệu địa chí một cách hữu ích nhất.
1.1.5 Người dùng tin và nhu cầu tin
Người dùng tin là thành phần không thể thiếu trong bất kì hoạt động
của một cơ quan Thông tin - thư viện nào. Người dùng tin và nhu cầu tin của

11


họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của một cơ quan
thông tin - thư viện. Nắm vững nhu cầu thông tin đáp ứng kịp thời đầy đủ và
chính xác nhu cầu thông tin của người dùng tin là một trong những nhiệm vụ
quan trọng của thư viện nói chung và Thư viện tỉnh Ninh Bình nói riêng.
Người dùng tin cuả Thư viện tỉnh Ninh Bình là đông đảo các tầng lớp
nhân dân trên địa bàn tỉnh. Họ là các tầng lớp nhân dân, các cán bộ các
nghành, các cấp như: Lãnh đạo của đảng, chính quyền địa phương, các ban
nghành, các cán bộ công nhân viên trong các cơ quan đoàn thể, các nhà máy
xí nghiệp, giáo viên, học sinh và sinh viên trong trường học trên địa bàn tỉnh,
nông dân, bộ đội, thiếu nhi, ... . Những người công tác tại các tổ chức đoàn,
hội, tổ chức chuyên môn, những nhà nghiên cứu, những người làm công tác
quản lý, chỉ đạo sản xuất,... Đối tượng bạn đọc của Thư viện tỉnh Ninh Bình
có thể chia thành 5 nhóm như sau:

Nhu cầu thông tin của nhóm bạn đọc này phần lớn là các tài liệu về
khoa học xã hội, cách chăm sóc gia đình, các cẩm nang chăm sóc sức khỏe,
các khoa học ứng dụng trong nông nghiệp, trong sản xuất như sách hướng dẫn
chăn nuôi, trồng trọt, sản xuất các mặt hàng thủ công mỹ nghệ ,.... Nhìn chung
nhu cầu tin của nhóm bạn đọc này gắn chặt với mục đích phục vụ công việc
hàng ngày, tăng gia sản xuất, trồng trọt, chăn nuôi, nâng cao thu nhập nhằm
cải thiện đời sống góp phần xóa đói giảm nghèo.
Nhóm 5: Bạn đọc làm nghề tự do, các cán bộ hưu trí, cựu chiến binh
chiếm 546/1745 tổng số thẻ.
Nhóm bạn đọc này thường đến thư viện sử dụng sách báo thường nhằm
các mục đích nâng cao hiểu biết, phục vụ giải trí, thường đọc các sách khoa
học thưởng thức, báo, tạp chí, các tác phẩm văn học nghệ thuật, tài liệu địa chí.
Tóm lại, nhu cầu tin của bạn đọc tại thư viện rất cao, phong phú, bạn đọc
đến thư viện đọc sách không chỉ nhằm mục đích phục vụ công việc chuyên

13


môn của mình mà còn nhằm nâng cao hiểu biết, cập nhật các kiến thức khoa
học ở mọi lĩnh vực, thông tin khoa học đời sống,... phù hợp với nhiệm vụ của
thư viện tỉnh là trung tâm văn hóa giáo dục lớn của tỉnh, nâng cao nhận thức
thẩm mỹ, phát huy nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc quê hương.

1.1.6. Sản phẩm và dịch vụ thông tin
Sản phẩm thông tin.
Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Thư viện
tỉnh Ninh Bình đang phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
như sau:
- Cơ sở dữ liệu thư mục.
Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục bao

- Sao chụp tài liệu.
Dịch vụ sao chụp tài liệu được tiến hành đáp ứng yêu cầu của người sử
dụng muốn có bản sao của tài liệu.
- Tư vấn thông tin.

15


Dịch vụ tư vấn thông tin trực tiếp cho người sử dụng tại mỗi phòng
phục vụ của thư viện. Thư viện chưa có bộ phận riêng làm nhiệm vụ tư vấn
thông cho người sử dụng.
- Hội thảo, triễn lãm sách.
Thư viện tổ chức các cuộc hội thảo, triễn lãm sách thường xuyên để
giới thiệu tài liệu của thư viện đến bạn đọc nhân các ngày kỷ niệm như: kỷ
niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày Hiến chương các Nhà giáo các
năm, kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội,…
1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống
tra cứu tin tự động hóa tại thư viện tỉnh Ninh Bình
1.2.1 Khái niệm biên mục và biên mục tự động
 Khái niệm biên mục
Hiện nay trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm biên
mục tài liệu. Theo quan điểm của Liên Xô (cũ), biên mục tài liệu được hiểu là
chỉ bao gồm biên mục mô tả tài liệu, tức là chỉ quá trình xử lý hình thức tài
liệu. Một quan điểm khác là quan điểm theo trường phái Anh - Mỹ, biên mục
bao gồm các thao tác Biên mục mô tả, phân loại và biên mục chủ đề, tức là cả
quá trình xử lý hình thức và xử lý nội dung, tạo lập tất cả các điểm truy nhập
đến tài liệu về cả mặt hình thức và nội dung. Quan điểm này được xem là phù
hợp và được sử dụng nhiêu hơn trên thế giới.
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ
các quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục

* Phân loại
Quá trình này có liên quan đến việc xác định các chỉ số có liên quan
đến nội dung của tài liệu.
Phân loại tư liệu phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tư liệu
theo các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình

17


này, người xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại
trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng (Thí dụ như khung phân
loại BBK, Dewey, Khung phân loại của thư viện Quốc hội Mỹ, UDC…) để
xác định nội dung tư liệu đang biên mục. Tuỳ theo nội dung, một tư liệu có
thể có nhiều ký hiệu phân loại, do vậy có thể được phản ánh vào nhiều chỗ
trong mục lục phân loại truyền thống.
* Biên mục chủ đề
Biên mục chủ đề hay phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định
những khái niệm chủ đề trong nội dung tư liệu. Sau khi xác định được chủ đề
có thể tìm và lập được một tiêu đề hay một đề mục chủ đề dựa vào một danh
mục chuẩn: một khung đề mục chủ đề, một bộ từ khoá hay từ điển từ chuẩn.
Cần sử dụng hộp phiếu hay tệp quy định tính thống nhất để đảm bảo các biểu
ghi phản ánh tư liệu cùng một chủ đề được tập hợp và hiển thị cùng một chỗ.
 Khái niệm biên mục tự động
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục chính là
tự động hóa công tác biên mục. Như vậy trước hết cần hiểu khái niệm biên
mục tự động.
Thực chất của biên mục tự động là sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc
sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện để tạo lập các biểu
ghi cho một cơ sở dữ liệu thư mục và tạo ra các mụa lục thích hợp. Trong biên
mục tự động, việc tạo lập biểu ghi thường là xử lý phiếu tiền máy và do con

tin và yêu cầu tin, các cơ sở dữ liệu để người tìm tin truy cập và tìm lại được
những thông tin đã lưu trữ trong đó và nhân viên làm việc với hệ thống.
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong công tác
biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa
 Cán bộ biên mục

19