TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
THS. HỒ MỸ HẠNH

===  ===

TỔ CHỨC HẠCH
TOÁN KẾ TOÁN

V INH, NĂM 2011
=  =
1


TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
TH.S HỒ MỸ HẠNH

===  ===

TỔ CHỨC HẠCH
TOÁN KẾ TOÁN
(Giáo trình đào tạo từ xa)

V INH, NĂM 2011
=  =
2


Phân công biên soạn:
- Chủ biên : Th.s Hồ Mỹ Hạnh

2.1.2. Ý nghĩa của tổ chức hạch toán ban đầu
2.1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu
2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán.
2.2.1. Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ.
2.2.2. Lập hoặc tiếp nhận chứng từ
2.2.3. Kiểm tra chứng từ.
2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
2.2.5. Bảo quản, lưu trữ chứng từ.
2.3. Tổ chức hạch toán ban đầu trên một số loại chứng từ kế toán chủ yếu
2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt.
2.3.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho
2.3.3. Tổ chức chứng từ bán hàng
2.4. Phương hướng hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
2.5. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương III. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Trang
4
5
5
5
6
7
7
7
8
9
10
11

3.2. Nguyên tắc tổ chức tài khoản kế toán
3.2.1. Nguyên tắc thống nhất
3.2.2. Nguyên tắc phù hợp
3.3. Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
3.3.1. Tổ chức lựa chọn hệ thống tài khoản tổng hợp.
3.3.2. Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết
3.4. Phương hướng hoàn thiện hệ thống tài kh oản kế to án
3.5. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương IV. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
4.1. Những vấn đề chung về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
4.1.1. Sổ kế toán, hình thức sổ kế toán
4.1.2. Tổ chức sổ kế toán
4.2. Nguyên tắc và nội dung tổ chức sổ kế toán
4.2.1. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán
4.2.2. Nội dung tổ chức sổ kế toán
4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo các hình thức kế toán
4.3.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái
4.3.2. Hình thức Nhật ký chung
4.3.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ
4.3.4. Hình thức Nhật ký- chứng từ
4.3.5. Hình thức kế toán máy
4.4. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương V. Tổ chức hạch toán các quá trình kinh doanh chủ yếu
5.1. Tổ chức hạch toán quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào
5.1.1. Tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu, CCDC
5.1.2. Tổ chức hạch toán yếu tố TSCĐ
5.1.3. Tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương
5.1.4. Tổ chức hạch toán thanh toán với người bán

52
58
60
64
64
64
69
73
77
79
79
80
81
82
83
83
5


5.3. Tổ chức hạch toán quá trình bán hàng và thanh toán với người mua
5.3.1. Mục tiêu, ngu yên tắc tổ chức
5.3.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
5.3.3. Tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng và thanh toán với khách hàng
5.3.4. Tổ chức hạch toán tổng hợp bán hàng và thanh toán với khách hàng
5.4. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương VI. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
6.1. Khái quát chung về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
6.2. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
6 .2.1 . Khái niệm, yêu cầu và mục đích của hệ thống báo cáo tài chính

106
110
110
110
113
118
118
118
119
119
120
121
122
123
125
126

6


LỜI NÓI ĐẦU
Tổ chức hạch toán kế toán doanh nghiệp là môn học chính của sinh viên chuyên
ngành kế toán ở các trường đại học kinh tế, đồng thời cũng là những vấn đề cơ bản mà
các nhà quản trị, kế toán trưởng doanh nghiệp quan tâm, tìm hiểu và nghiên cứu để tổ
chức công tác kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý.
Với nhận thức đó, giáo trình “ Tổ chức hạch toán kế toán doanh nghiệp” được biên
soạn theo khung chương trình ngành Kế toán của Trường Đại học Vinh. Giáo trình không
chỉ là tài liệu cần thiết đối với công tác đào tạo của Trường mà còn hữu ích cho các bạn
đọc khác có nhu cầu quan tâm và tìm hiểu về công tác tổ chức kế toán doanh nghiệp.
Để đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của học viên thuộc loại hình đào tạo từ

KẾ TOÁN
Chương I gồm bốn nội dung:
1.1. Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán đối với quản lý doanh nghiệp
1.2. Bản chất của tổ chức hạch toán kế toán
1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán
1.4. Câu hỏi và bài tập vận dụng
Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung
nhất của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của
tổ chức hạch toán kế toán và các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hạch toán kế toán. Mặt
khác học viên cũng nắm được các kiến thức cơ bản về đối tượng nghiên cứu của tổ chức
hạch toán kế toán cũng như việc vận dụng trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về:
- Khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán
- Trình bày đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán
- Trình bày các nội dung của tổ chức hạch toán kế toán
- Các n gu yên tắc cơ b ản tron g tổ chức hạch toán kế toán

1.1. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán:
Thông tin kế toán là những thông tin động về sự tuần hoàn của những tài sản, phản
ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung
cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Đó là những thông tin hai mặt của mỗi
hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho
hạch toán kinh doanh. Thông tin kế toán mang hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm
tra.
Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn bao gồm con người,
thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành
thông tin.


những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành ở dạng
báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung
cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên. Hệ
thống thông tin kế toán cung cấp:
Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trường.
Báo cáo vật tư – tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất.
Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính….
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức
năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng
giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm bảo sự vận hành làm
cho tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

9


1.2. BẢN CHẤT CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN.
1.2.1. Tổ chức là một chức năng của quản lý
Quản lý: là sự tác động có chủ chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý
nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước. Quy trình tác động đó được diễn ra theo sơ đồ
sau (với 3 thành phần là chủ thể, khách thể và hệ thống thông tin xuôi, ngược).

Chủ thể quản lý
Quyết định quản lý

Thông tin quản lý
Khách thể quản lý

Chức năng của quản lý:
- Hoạch định: Đó là việc xác định mục tiêu, mục đích; lựa chọn phương án; xây

việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản tình hình và kết quả hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô của
doanh nghiệp; nhu cầu thông tin và trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán; trình độ trang
bị và sử dụng kỹ thuật xử lý thông tin... Tất cả các yếu tố này phải được cân nhắc đến khi
tổ chức hạch toán kế toán.
1.2.3. Nội dung tổ chức hạch toán kế toán
- Thiết lập chế độ kế toán: Là việc xây dựng hành lang pháp lý để tổ chức hạch
toán và quy định các phương pháp tạo nên chức năng kế toán trong các đơn vị
Chế độ kế toán bao gồm:
+ Luật kế toán: quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán,
người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán.
+ Chuẩn mực kế toán: Thiết lập nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi
sổ và lập báo cáo tài chính
+ Chế độ kế toán: là những quyết định và hướng dẫn về kế toán trong 1 lĩnh vực
hoặc một số công việc cụ thể
- Tổ chức hạch toán trong các đơn vị kế toán: Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị là
tổ chức việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất,
kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài
chính ở đơn vị đó. Song hạch toán kế toán vừa là một môn khoa học, vừa là một nghề
nghiệp, vì vậy tổ chức công tác kế toán phải giải quyết cả hai phương diện: Tổ chức thực
hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương tiện tính toán nhằm
đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên
kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện tốt công tác kế toán ở đơn vị. Để
thực hiện điều đó thì nội dung các công việc chủ yếu của việc tổ chức hạch toán kế toán ở
các đơn vị bao gồm những nội dung công việc sau:
+ Thiết lập mô hình bộ máy kế toán; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của bộ máy kế toán; Xác định các phần hành kế toán nằm trong chức năng kế toán của
các đơn vị
+ Tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

với một đối tượng kế toán cụ thể theo các giai đoạn. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể
hoá nội dung hạch toán gắn với đặc trưng của đối tượng hạch toán. Khối lượng các phần
hành sẽ khác nhau ở mỗi đơn vị hạch toán có cùng tính chất hoạt động cũng như không
giống nhau về tính chất hoạt động (Đơn vị kinh doanh cùng ngành, khác ngành, đơn vị
hoạt động quản lý nhà nước, quản lý ngân sách, quản lý kinh tế công, đơn vị thụ hưởng
ngân sách nhà nước...). Trong một doanh nghiệp, khối lượng các phần hành kế toán
thường bao gồm
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán chi phí, giá thành
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội
- Kế toán bán hàng
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán xây dựng cơ bản
- Kế toán vốn, quỹ
- Kế toán công nợ….
12


+ Tổ chức bộ máy kế toán: Là việc lựa chọn mô hình bộ máy kế toán cho phù hợp
với đơn vị hạch toán. Thông thường tồn tại các mô hình tập trung; nửa tập trung, nửa
phân tán; phân tán.
1.2.5. Yêu cầu, ý nghĩa, nhiệm vụ của việc tổ chức hạch toán kế toán
1.2.5.1. Yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý.
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài
chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác
quản lý kế toán, tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp và

- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý
kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ
tổ chức.
1.3. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN
1.3.1. Nguyên tắc thống nhất
Nội dung của nguyên tắc
- Công tác kế toán của các đơn vị phải tuân thủ chế độ kế toán của nhà nước
- Phải thống nhất giữa đơn vị hạch toán với đơn vị quản lý
- Phải thống nhất về chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý (về loại chỉ tiêu, nội
dung, kết cấu, phương pháp tính toán)
- Phải thống nhất trong hệ thống kế toán giữa chế độ chung với việc vận dụng vào
thực tế đơn vị hạch toán cơ sở.
Tác dụng của nguyên tắc
- Tạo điều kiện để tăng giá trị pháp lý của thông tin kế toán ở các đơn vị kinh tế.
- Là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp trong phạm vi từng đơn vị,
từng ngành và của cả nước.
- Tạo điều kiện để đào tạo cán bộ kế toán.
1.3.2. Nguyên tắc phù hợp
Nội dung nguyên tắc
- Chế độ kế toán phải phù hợp với chế độ quản lý tài chính và thông lệ quốc tế.
- Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với loại hình hoạt động, quy mô hoạt động.
- Tổ chức thông tin kế toán phải phù hợp với mô hình, phương thức và yêu cầu
quản trị
- Tổ chức hạch toán ở đơn vị phải có tính chủ động, sáng tạo, tuân thủ quy định
chung nhưng không cứng nhắc.
- Tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với phương tiện kỹ thuật trang bị cho
công tác kế toán.
Tác dụng của nguyên tắc
- Tạo ra tính hữu ích của thông tin kế toán đối với nhà quản trị doanh nghiệp
- Là cơ sở để thực hiện nguyên tắc hiệu quả trong tổ chức hạch toán kế toán.

1.5. Phân tích nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị.
1.6. Trình bày yêu cầu của thông tin kế toán trong doanh nghiệp./.
II. Các nhận định sau đúng hay sai, giải thích?
2.1. Tổ chức hạch toán kế toán là việc vận dụng chế độ kế toán vào đơn vị hạch toán.
2.2. Khi có sự không thống nhất giữa quyết định, thông tư hướng dẫn và chuẩn mực kế
toán thì căn cứ vào quyết định, thông tư để tổ chức hạch toán .
2.3. Nguyên tắc chuẩn mực đòi hỏi doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phải vận
dụng theo hệ thống chuẩn mực quốc tế (IAS)
2.4. Việc ứng dụng phần mềm kế toán ảnh hưởng lớn đến chất lượng thông tin kế toán
của đơn vị
2.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được vận dụng trong tất cả các đơn vị kế toán.
2.6. Nguyên tắc thống nhất đòi hỏi doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán căn cứ
vào đặc thù của đơn vị.
2.7. Vận dụng nguyên tắc thống nhất nhằm đảm bảo tính pháp lý của thông tin kế toán
15


2.8. Tổ chức hạch toán kế toán là việc vận dụng chế độ kế toán trong đơn vị trên cơ sở
các giai đoạn hạch toán và tổ chức bộ máy kế toán.
………………………………….

TÓM TẮT CHƯƠNG I
- Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp là việc xây dựng hệ thống chỉ
tiêu thông tin thông qua việc tổ chức ghi chép của kế toán trên các yếu tố chứng từ, đối
ứng tài khoản, sổ kế toán và trên hệ thống báo cáo kế toán phục vụ mục tiêu quản lý các
đối tượng kế toán tại đơn vị.
- Nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm thiết lập ch ế độ kế to án và tổ chức
hạch toán trong các đơn vị kế toán.
- Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ bản chất giữa đối tượng,
phương pháp và các giai đoạn hạch toán kế toán tại đơn vị cơ sở. Cụ thể: Tổ chức các giai

- Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức hạch toán ban đầu.
- Trình bày các nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu.
- Trình bày các nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu.
- Tổ chức chứng từ tiền mặt.
- Tổ chức chứng từ hàng tồn .kho
- Tổ chức chứng từ bán hàng.

2.1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU
2.1.1. Khái niệm tổ chức hạch toán ban đầu
2.1.1.1. Chứng từ kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp phát sinh ở các phòng ban chức năng,
cửa hàng, quầy hàng, kho hàng, phân xưởng sản xuất, các bộ phận quản lý của doanh
nghiệp. Do vậy để thu nhận và xử lý tốt các thông tin kế toán phải tổ chức hạch toán ban
đầu ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kế
toán, ở giai đoạn này các nghiệp vụ kinh tế tài chính được sao chụp nhằm thông tin trung
17


thực về sự vận động của tài sản, nguồn vốn, cũng như sự phát triển của các khoản doanh
thu và chi phí Tổ chức tốt hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép
phản ánh kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán.
Chứng từ kế toán là những chứng minh về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh
và thực sự hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều phải được phản
ánh vào chứng từ đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ kịp thời các
yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
* Phân loại chứng từ kế toán.
- Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế.
+ Chứng từ lao động tiền lương: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban
đầu về tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương, như: Bảng thanh toán tiền
lương, bảng thanh toán tiền thưởng…

- Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:
+ Chứng từ nội sinh: Gồm các chứng từ được lập bởi phòng kế toán trong đơn vị
kế toán như: Phiếu thu, phiếu chi.
+ Chứng từ ngoại sinh: Gồm các chứng từ được lập bởi các đơn vị tổ chức, cá
nhân bên ngoài đơn vị.
VD: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê quỹ, bảng chấm công…
2.1.1.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn
toàn do nhân viên kế toán thực hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị công tác
thực hiện. Để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần
phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị.
Khái niệm: Tổ chức hạch toán ban đầu là việc tổ chức, vận dụng phương pháp
chứng từ trong việc ghi chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ
trong các đơn vị kế toán. chứng từ. Nói cách khác đó là việc thiết kế khối lượng công tác
hạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo quy
trình luân chuyển chứng từ nhất định.
- Chứng từ hợp pháp: Là những chứng từ được lập theo đúng biểu mẫu quy định,
phản ánh khách quan nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ kinh tế này phải
được pháp luật cho phép có đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt, người thực hiện
và dấu của đơn vị theo quy định cụ thể của từng loại chứng từ.
- Chứng từ hợp lệ: Chứng từ phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có đầy
đủ các yếu tố theo quy định.
- Chứng từ hợp lý: Thể hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có phù hợp với
hợp đồng, định mức kỹ thuật, giá cả của thị trường.
Chế độ chứng từ là những quy định về phương pháp ghi nhận, thể hiện các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành ở các đơn vị kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán.
Nói cách khác, chế độ chứng từ là cách cụ thể hóa phương pháp chứng từ, là những quy
định để tạo ra và sử dụng hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ ở các đơn vị kế toán. Chế
độ chứng từ gồm:
+ Quy định về hệ thống biểu mẫu chứng từ

Nội dung nguyên tắc
- Xác định thẩm quyền xây dựng và ban hành chế độ chứng từ. Bộ tài chính có
thẩm quyền xây dựng và ban hành chế độ
- Bộ tài chính phải ban hành chế độ ghi chép ban đầu áp dụng trong các tổ chức
kinh tế theo từng lĩnh vực hoạt động
- Bộ tài chính quyết định quyền hạn, trách nhiệm của các tổ chức kinh tế trong
việc in ấn, sử dụng, bảo quản lưu trữ chứng từ.
- Các đơn vị kế toán phải căn cứ vào chế độ ghi chép ban hành chung và quy mô,
trình độ tổ chức quản lý để thiết lập hệ thống chứng từ sử dụng trong đơn vị mình.
Tác dụng nguyên tắc
- Phát huy vai trò quản lý kinh tế của nhà nước
- Đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà nước và của các đối tượng có lợi ích gắn trực
tiếp hoặc gián tiếp với kết quả hoạt động của đơn vị kế toán.
- Là cơ sở tạo ra tính thống nhất, tính khách quan của thông tin kế toán.
20


2.1.3.2. Nguyên tắc phù hợp
Nội dung nguyên tắc
- Nhà nước không bao quát toàn bộ các nghiệp vụ của doanh nghiệp mà chỉ quy
định những chứng từ kế toán thuộc loại nghiệp vụ kinh tế phổ biến trong các doanh
nghiệp như mua, bán, thu, chi…
- Các doanh nghiệp được quyền thiết kế các chứng từ đặc thù nhưng phải thông
báo cho cơ quan chức năng của nhà nước
Tác dụng nguyên tắc
- Tạo điều kiện để chứng từ kế toán thích hợp với tính đa dạng của đối tượng kế
toán ở các doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện để chuẩn hoá chứng từ kế toán trong đơn vị cơ sở.
2.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU
2.2.1. Lựa chọn số lượng và số loại chứng từ

qua các khâu kiểm tra đạt yêu cầu mới có giá trị pháp lý để hạch toán kế toán. Sau khi
kiểm tra chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận liên quan để ghi sổ phục vụ cho công tác
kế toán, công tác quản lý.
Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp lập cho mục đích quản lý và sử dụng. Phải
quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ các nội dung thông tin về các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng
từ kế toán, trên cơ sở sử dụng các chứng từ đã được chọn và phương tiện phù hợp để ghi
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ
Yêu cầu về việc lập chứng từ kế toán
- Phải sử dụng đúng loại chứng từ
- Phải ghi đủ các yếu tố cơ bản, cần thiết trong chứng từ.
- Phải lập hoặc ghi bằng những phương tiện vật chất tốt, đảm bảo lưu trữ theo thời
hạn nhất định.
- Không được phép tẩy, xoá chứng từ khi có sai sót. Trường hợp có sai sót thì phải
huỷ và lập chứng từ khác.
Nội dung chủ yếu của việc lập chứng từ:
- Lựa chọn chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Lựa chọn phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ (bằng tay, máy..)
- Xác định thời gian, địa điểm lập chứng từ cho từng loại nghiệp vụ
Chứng từ ban đầu là căn cứ để định khoản, ghi sổ, là căn cứ pháp lý phục vụ cho
việc kiểm tra kế toán, thanh tra pháp lý cũng như xác định trách nhiệm vật chất. Vì vậy,
việc quy định người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung thông tin của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh vào chứng từ ban đầu là điều kiện cần thiết để nâng cao tính chất pháp lý của
chứng từ gốc.
Đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, doanh nghiệp có nhiều phòng
ban, có nhiều đơn vị trực thuộc thì quy định người chịu trách nhiệm lập hoặc thu nhận
chứng từ có ý nghĩa nâng cao chất lượng và độ tin cậy của thông tin trên chứng từ được
lập. Ngoài ra, đơn vị còn quy trách nhiệm vật chất khi xảy ra sai sót và từ đó có những
quyết định tối ưu trong sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy định trách nhiệm cho những người lập chứng từ sẽ làm cho chứng từ có tính

ngừa được những hành vi vi phạm, tham ô, lãng phí.
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong
chứng từ. Tính hợp lý đòi hỏi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với
dự toán, với hợp đồng; phù hợp với các định mức kinh tế, kỹ thuật; phù hợp với kỷ luật
thanh toán, tín dụng; phù hợp với giá cả thị trường.
- Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu số lượng (hiện vật và giá trị) của các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm ngăn ngừa hành vi gian dối của những người
thực hiện các nghiệp vụ này.
- Kiểm tra tính chính xác của việc tính toán các chỉ tiêu số lượng nhằm đảm bảo
tính chính xác của số liệu kế toán. Số liệu từ chứng từ kế toán được hệ thống hoá và cung
cấp thông tin kế toán cần đảm bảo chính xác tuyệt đối, không được có sai số.
- Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế toán nhằm đảm bảo cho việc
kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán được thuận lợi, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.

23


2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển những chứng từ kế toán cần quy
định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng của các cán bộ, quản lý trong
đơn vị đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính nhằm giảm bớt những khâu trung
gian không cần thiết và đơn giản bớt những thủ tục chứng từ không cần thiết.
- Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, các cá nhân
nhất định, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được phân công, vì vậy cần phải xây dựng
các kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh ở đơn vị để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm có thể
thực hiện được việc kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong
chứng từ và ghi chép hạch toán (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế
toán) kịp thời theo nhiệm vụ được phân công. Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có

kỳ kế toán năm.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho quản lý, điều hành
thường xuyên, không trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho không lưu trong tập tài liệu của Phòng kế toán.
- Lưu trữ 10 năm đối với chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán,
lập báo cáo tài chính (các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ
kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ
tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính,
trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán); tài liệu liên quan đến thanh
lý tài sản cố định; tài liệu của đơn vị chủ đầu tư; tài liệu liên quan đến việc chia tách, sáp
nhập, giải thể doanh nghiệp. và các tài liệu khác
- Lưu trữ trên 10 năm hoặc vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý
nghĩa quan trọng liên quan đến kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng.
Đối với chứng từ điện tử:
+ Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo
thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ
điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.
+ Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy
định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc
trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được
khi cần thiết.
+ Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ điện tử thực hiện
theo quy định tại các Điều 28, 29, 30, 31, 32, 34, 35 và Điều 36 của Nghị định 129.
Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với Giám đốc và kế toán
trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán
hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương,
hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật pháp. Sớm có biện pháp
thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.
2.3. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU TRÊN MỘT SỐ LOẠI CHỨNG TỪ KẾ