CHƯƠNG 1

NHẬP MÔN QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. NHỮNG KHÁI NIỆM
II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
I.1 Quản trò
Có nhiều đònh nghóa về quản trò
1.Quản trò là những phương thức đạt mục
tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động
của các cá nhân và tổ chức.
2.Quản trò là nghệ thuật sử dụng nguồn lực
nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn
3.Quản trò là quá trình hoạch đònh, tổ chức,
điều hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt
được mục tiêu chung.


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Nói đến quản trò là nói đến yếu tố con người
và thông qua hoạt động của con người để đạt
mục tiêu. Quá trình quản trò thường được thực
hiện qua các chức năng quản trò (PODC hay
POLC)
QUẢN : duy trì, ổn đònh, giữ vững

đó.


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Những lưu ý quan trọng
Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản
trò và hành chính.
Cần phân biệt giữa hành chính công và
hành chính tư.
Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh
nghiệp là gì ?
Sự khác biệt cơ bản của hoạt động hành
chính doanh nghiệp trong nền kinh tế kế
hoạch hoá và nền kinh tế thò trường.


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
1.3 Văn phòng
Có nhiều cách tiếp cận
Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm
việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ
tướng, văn phòng chính phủ …)
Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực
hiện một loại hình công việc (văn phòng luật
sư, văn phòng công chứng …)
Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở
làm việc của một đơn vò (doanh nghiệp, cơ
quan …)



3.Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân
quyền, nguyên tắc, thủ tục …
4.Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng
Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng
phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa
các yếu tố trên


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các
hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu
tổng hợp, hỗ trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý
của doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu quả
của doanh nghiệp.
Quản trò hành chính văn phòng là quá trình
hoạch đònh, tổ chức, điều hành và kiểm soát
các hoạt động hành chính văn phòng trong
doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và
hỗ trợ kòp thời cho các cấp quản lý trong ra
quyết đònh điều hành doanh nghiệp


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Hệ thống hành chính văn phòng doanh
nghiệp phải thiết kế trên quan điểm ASS :
Hoạt động hành chính văn phòng doanh
nghiệp là một quá trình
Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi
tính chuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp
Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải

phát sinh
 Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban
hành văn bản


II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ
CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy

bỏ hồ sơ tài liệu
 Tổ chức các cuộc họp, hội nghò, chuyến
công tác, đàm phán …
 Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ
máy quản lý và quá trình quản lý của
doanh nghiệp
 Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài
sản


III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
III.1 Khái niệm
Nhà quản trò là những người có quyền ra lệnh
và điều hành công việc của những người khác
và chòu trách nhiệm trước kết quả của họ.
Nhà quản trò phải có người dưới quyền
Nhà quản trò phải gắn bó chặt chẽ quyền
và trách nhiệm
Có nhiều lọai nhà quản trò trong doanh
nghiệp : nhà quản trò tổng quát và nhà quản trò

III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
Nhà quản trò hành chính văn phòng cũng
cần có những kỹ năng nhất đònh
Kỹ năng tư duy : khả năng nhận thức vấn
đề, tư duy về hành chính
Kỹ năng nhân sự : nghệ thuật lãnh đạo con
người; giải quyết mâu thuẫn
Kỹ năng truyền thông : phát biểu; truyền
đạt; thuyết phục …
Kỹ năng chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ
hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên
quan…


III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
Sự tồn tại của cấp quản trò hành chính cấp
cao phụ thuộc vào
Qui mô họat động của doanh nghiệp
Đặc điểm ngành nghề họat động
Mức độ phức tạp và quan trọng của công
tác hành chính
Nhu cầu và mức độ giao tiếp trong họat
động của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà
quản trò hành chính cấp cao


III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH