Lời nói đầu
Trong xã hội ngày nay các phơng tiện truyền thông tin đóng vai trò vô cùng
quan trọng, đặc biệt là trong các hoạt động kinh tế chính trị. Chính nhờ có các
phơng thức truyền thông này đã tạo cho con ngời ta xích lại gần nhau hơn,
khoảng cách về địa lý cũng bị thu hẹp lại. Một trong những phơng tiện truyền
thông tin rất quan trọng đó là điện thoại, tuy điện thoại đã đợc phát minh ra từ
lâu nhng đến nay điện thoại vẫn là một phơng tiện truyền thông rất hữu hiệu, và
đây cũng là một phơng tiện mà đợc rất nhiều ngời dân trên thế giới dùng .Tuy
nhiên ở Việt Nam ta mấy năm trớc do nền kinh tế còn kém, đời sống nhân dân
còn khó khăn nên điện thoại mới chỉ đợc dùng ở các cơ quan, các gia đình ở các
thành phố lớn nh thành phố Hà Nội, và thành phố Hồ Chí Minh. Nhng trong
những năm gần đây do nền kinh tế nớc ta đã có những cải thiệt đáng kể, đời
sống của ngời dân đợc nâng lên một bậc cho nên việc dùng điện thoại không
còn ít nh trớc kia nữa.Hầu nh dân số nớc ta đang sử dụng phơng tiện truyền
thông này. Chính vì vậy nên nghành bu chính đã gặp một số khó khăn nhất định
đó là vì ngày càng có nhiều ngời sử dụng nên công việc quản lý số điện thoại,
khách hàng đã gặp không it khó khăn những khó khăn này đã gây nên một số
rắc rối, phiền hà cho khách hàng, nh nhấm số nhầm hoá đơn thu tiền v..v. Đây
là một vấn đề vô cùng quan trọng cần đợc giải quyết ngay, nên em đã quyết
định chọn đề tài : Xây dựng trang Web quản lý số điện thoại cho công ty bu
điện.
Và em cũng xin bày tỏ lòng biêt ơn vô cùng sâu sắc đến TS.Trơng
Văn Tú (Trởng bộ môn phân tích hệ thống thông tin Trờng Đại Học Kinh Tế
Quốc Dân) đã giúp đỡ em rất nhiều trong các công việc thu thập tài liệu cũng
nh đã hớng dẫn em trong suốt thòi gian thực hiện đề án này.
1
Phần 1:Tầm quan trọng của thông tin trong hệ thống các
doanh nghiệp

Trong những nhng 80 chúng ta đã đợc chứng kiến sự phát triển vô cùng to
lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội

ta có thể nói rằng thông tin vừa là nhiên liệu đầu vào vừa là nhiên liệu đầu ra
của quản lý thông tin là thành phần chính của chính bộ phận quản lý không
có thông tin thì không thể thực hiện quản lý đợc.

Thông tin thông tin

đầu vào đầu ra ra quyết định

Nh chúng ta đã biết trong lịch sử có các loại quản lý sau :
Cấu trúc quản lý giản đơn:
là một loại quản lý mà chủ của tổ chức thâu tóm hết quyền lực và trách nhiệm
và vạch ra chiến lợc sách lợc .cấu trúc quản lý giản đơn có rất ít cán bộ trợ
giúp ,và phân cấp hầu nh không có ,công việc không chuyên việt hoá và cũng ít
thay đổi.
Cấu trúc quan chế máy móc:
Cấu trúc này xác định rõ ràng uy quyền ,quyền lực tập trung trong tay nhà quản
lý
Cấu trúc quan chế chuyên môn:
Nhà quản lý thuê các nhà chuyên môn cho họ kiểm soát công việc của họ.lao
động chuyên môn của từng ngời cũng khá độc lập với lao động của các đồng
nghiệp
Cấu trúc phân quyền
một tổ chức đợc phân thành nhiều tổ chức gần nh tự trị ,không phụ thuộc nhau
Cấu trúc nhóm dự án
Các nhân viên phối hợp với các chuyên gia để thực hiện những dự án nhỏ
dựa trên yêu cầu của thị trờng.
3

2.Tóm lợc những chức năng và nhiệm vụ của bu điện thành phố
HàNội:

Công ty Bu điện thành phố hà nội là một công ty chuyên cung cấp các
dịch vụ về bu chính viễn thông cũng nh dịch vụ điện thoại cố định điện thoại di
động (mobile) trong địa bàn hà nội công ty bu chính viễn thông thành phố hà
nội là thành viên của tổng công ty bu chính viễn thông Việt Nam hay còn đợc
gọi là VDC(Viet Nam Data Communation) và dới nó còn có các công ty con
khác trực thuộc nó nh công ty bu chính viễn thông của các quận huyện (công ty
bu chính viễn thông huyện thanh trì, công ty bu chính viễn thông quận hai bà tr-
ng công ty bu chính viễn thông quận hoàn kiếm....)tổng cộng các công ty con
của công ty bu chính viễn thông thành phố hà nội có thể lên đến hàng chục
công ty ,công ty bu chính viễn thông thành phố hà nội không chỉ cung cấp các
dịch vụ gọi điện thoại trong nớc mà công ty này còn cung cấp các dịch vụ các
cuộc gọi đi đến các nớc khác trên thế giới nh các cuộc gọi từ Việt Nam (Hà
nội) đến các nớc khác nh, Mỹ, Canada, Pháp, Thụyđiển, Angeri, Đanmạch,
Anh, Đức......., ngoài việc cung cấp dịch vụ điện thoại (cố định, di động, các
loại thẻ điện thoại)thì công ty bu chính thành phố hà nội còn cung cấp các dịch
vụ khác nh dịch vụ Internet,dịch vụ chuyển phát nhanh,dịch vụ điện hoa, dịch
vụ tặng quà theo yêu cầu từ nhng năm 90 lại đây trớc sự phát triển nh vũ bão
của nghành công nghệ thông tin, cũng nh sự phát triển vô cùng mạnh của hệ
thống công nghệ trong nghành bu chính viễn thông, cùng với sự xuất hiện của
các công ty bu chính khác ra đời, thêm vào đó một vấn đề mới lại đợc nảy sinh
đó là sự quá tải trong các dịch vụ 1080(dịch vụ hỏi đáp thông qua điện thoại)
một trong những thông tin mà khách hành hay hỏi nhất đó là thông tin mà khi
khách hàng của chúng ta biết số điện thoại mà không biết chính xác địa của
5
chủ nhân của số điện thoại ở đâu ,khu vực nào, thành phố nào (ví dụ khi một
ngời bạn muốn đi thăm ngời bạn thân của mình mà anh ta lại không biết rõ địa
chỉ của ngời bạn thân của mình ở đâu mà trong tay anh ta chỉ có số điện thoại

Trong các phòng ban các dịch vụ của công ty đang hoạt động ngày càng
xuất hiện nhiều công việc mà nếu không dùng các công cụ mới khó có thể quản
lý đợc, và trong tơng lai công ty lạiđang muốn mở thêm các chi nhánh ở các
tỉnh khác, địa bàn khác của tổ quốc, và công ty cũng đang có ý định tìm các đối
tác nớc ngoài, để cùng hợp tác trong kinh doanh, mặt khác xây dựng một trang
Web để giới thiệu cho công ty mình là một công việc tất yếu mà nó không
những chỉ cần với các công ty lớn, mà ngay cả các công ty nhỏ cũng cần phải
xây dng trang Web cho riêng mình để giới thiệu về công ty của mình, để cho
các doanh nghiệp khác, kể cả những doanh nghiệp trong nớc lẫn doanh nghiệp
nớc ngoài đều biết đến công ty,để khi cần thiết họ có thể liên hệ với công ty để
hợp tác kinh tế, chính vì vậy công ty bu điện thành phố hà nội(Ha Noi Telecom)
mới quyết định xây dựng trang Web cho công ty mình.
c.Phác hoạ qua sơ đồ hệ thống thông tin bu điện (Hà nội
Telecom):
7
Phòng giám đốc
Phòng kế
hoạch
Phòng
Marketting
Phòng kế
toán
Phòng
giải đáp
Thắc
Mắc
Phòng
quản trị
Phòng kỹ
thuật

Phòng kỹ
thuật
Ngời
khác
Khách hàng
b.Thu thập thông tin (Phỏng vấn):
Phỏng vấn : Ông Lê trung Dũng (giám đốc công ty bu điện thành phố)
Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Thành(Đại diện phòng tin học của công ty)
Phỏng vấn :Ông Dơng manh Hùng(Đại diện phòng kỹ thuật)
Phỏng vấn : Bà Phan Huỳnh Điệp(Đại diện phòng kế toán)
Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Huân (Đại diện phòng kế hoạch)
Tài liệu nghiên cứu
+ Hồ sơ và những chặng đờng lịch sử của công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Các loại hoá đơn thanh của toán công ty
+Những chiến Lợc phát triển công ty (chặng đờng 2000 -2005)
+ Xem bảng theo dõi lao động
+Những báo cáo tổng kết cuối kỳ,cuối năm
+ Thời gian nghiên cứu tài liêụ: 25 ngày
+ Chi phí tìm kiếm tài liệu : 1 triệu
3.Môi trờng hệ thông thông tin
Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một môi trờng trong
suốt mà nó bị ảnh hởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngợc lại nó cũng
ảnh hởng đến các nhân tố đó, tập hợp những nhân tố đó đợc gọi là dàng buộc hệ
thống.
Môi trờng bên ngoài
Nh ta đã biết hoạt động của công ty dịch vụ bu điện thành phố hà nội chủ
yếu là cung cấp các thiết bị, dịch vụ trong nghành bu điện, công ty là một công
ty con của công ty mẹ đó là tổng công ty bu chính viễn thông việt nam(Viet
Nam Data Communication),và cùng với những khó khăn của công ty mẹ, cùng

ký các phiếu chi để chi tiền mua sắm các thiết bị.
Mô hình chức năng phòng kế toán

10
Phòng kế toán
ngoại tệ
Nhận
Tiền mặt
Các phương thức thanh toán
Ngân hàngThẻ tín dụng
Khách hàng
Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)
Trả tiền các khoản
Phải
Thu đã
Kiểm tra
Phải
thu
Trớc
thuế
D3 kho hoá đơn

Báo
Cáo
Gửi đến
Gửi
đến
Gửiđến
11
Khách

Công
Trả
lại
thông
báo
yêu
cầu
gửi đến

D1 Kho hoá đơn

12
2.0Kiểm tra
yêu cầu
1.0Tiếp nhận
yêu cầu
4.0
Thực hiện sửa chữa
Khách hàng
3.0
Phân công sửa chữa,nắp đặt
5.0
Thu tiền sửa chữa
6.0Viết hoá
đơn
Phòng kế toán
Sơ đồ hệ thông trả lơng phòng kế toán(DFD):

Ngày công


hàng(DFD):

Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp thắc
mắc khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của phòng giải
đáp thắc mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách hàng gửi yêu
cầu đến (khi khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh tế xã
hội, văn hoá, thể thao ..... thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này chính là số
máy của phòng trả lời khách hàng sau đó nhân viên trong phòng sẽ nhấc máy
và trả lời những thắc mắc mà khách hàng đa ra ).
ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ
khác nh là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu niên,nhi đồng(khi
một bé trai, hoặc bé gái muốn nghe truyện cổ tích thì em bé đó chỉ cần bấm số
máy 1080 thì lập tức nhân viên của phòng trả lời thắc mắc khách hàng sẽ nhấc
máy và sẽ đọc chuyện cổ tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển phát
nhanh (dịch vụ nhận điện hoa, đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa cho bạn
của mình nhân một ngày nào đấy, chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa hoặc ngại
không giám đến nhà, hay muốn dành cho bạn mình một điều bất ngờ thì có thể
gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu khách hàng theo số 1080 hoặc yêu cầu
đạt một lẵng hoa, hay một bó hoa theo ý mình đến địa chỉ mà anh ta yêu cầu
và anh ta phải cho biết số điện thoại của anh ta, địa chỉ của anh ta sau khi nhận
đợc yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp thắc mắc khách hàng sẽ có
nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty để đặt hoa cho khách
hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải trở hoa đến địa chỉ mà khách
hàng yêu cầu, trong trờng hợp khách hàng ở xa địa điểm của công ty ví dụ nh
khách hàng ở Đà Nẵng thì núc này công ty sẽ phải liên hệ với bu điện Đà Nẵng
để bu điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo địa chỉ của công ty) chi phí cho những
lần đặt hoa sẽ đợc nhân viên của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng thông báo
trớc khi khách hàng đặt điện hoa, thanh toán chi phí sẽ đợc nhân viên điện thoại
khi thu tiền điện thoại sẽ thu (trong trờng hợp thuê bao điện thoại cố định).
14
Thực hiện
Thực hiện
Truy cập D1:Khodữliệu
Gửiđến
16
2.0 Xem xét và tìm
kiếm
Phòng trả lời yêu
cầu
3.0 Lưu trữ dữ
liệu tìm thấy
1.0Xem xét đáp
ứng dịch vụ đặt
hàng
Khách Hàng
Mô tả qua chức năng các phòng khác (phòng mark,phòng giám đốc,
phòng quản trị).
Phòng Marketing:
Phòng marketing là phòng rất quan trọng trong công ty chức năng chính
của phòng này đó là thu thập thông tin khách hàng, thông tin của các đối thủ
cạnh tranh, thông tin thị trờng sau đó là xử lý thông tin để cung cấp cho các
phòng ban liên quan, để các phòng này ra các quyết định, vạch ra các chính