Đề án Môn học
Lời nói đầu
Trong xã hội ngày nay các phơng tiện truyền thông tin đóng vai trò vô cùng
quan trọng, đặc biệt là trong các hoạt động kinh tế chính trị. Chính nhờ có các
phơng thức truyền thông này đã tạo cho con ngời ta xích lại gần nhau hơn,
khoảng cách về địa lý cũng bị thu hẹp lại. Một trong những phơng tiện truyền
thông tin rất quan trọng đó là điện thoại, tuy điện thoại đã đợc phát minh ra từ
lâu nhng đến nay điện thoại vẫn là một phơng tiện truyền thông rất hữu hiệu, và
đây cũng là một phơng tiện mà đợc rất nhiều ngời dân trên thế giới dùng .Tuy
nhiên ở Việt Nam ta mấy năm trớc do nền kinh tế còn kém, đời sống nhân dân
còn khó khăn nên điện thoại mới chỉ đợc dùng ở các cơ quan, các gia đình ở các
thành phố lớn nh thành phố Hà Nội, và thành phố Hồ Chí Minh. Nhng trong
những năm gần đây do nền kinh tế nớc ta đã có những cải thiệt đáng kể, đời
sống của ngời dân đợc nâng lên một bậc cho nên việc dùng điện thoại không
còn ít nh trớc kia nữa.Hầu nh dân số nớc ta đang sử dụng phơng tiện truyền
thông này. Chính vì vậy nên nghành bu chính đã gặp một số khó khăn nhất định
đó là vì ngày càng có nhiều ngời sử dụng nên công việc quản lý số điện thoại,
khách hàng đã gặp không it khó khăn những khó khăn này đã gây nên một số
rắc rối, phiền hà cho khách hàng, nh nhấm số nhầm hoá đơn thu tiền v..v. Đây
là một vấn đề vô cùng quan trọng cần đợc giải quyết ngay, nên em đã quyết
định chọn đề tài : Xây dựng trang Web quản lý số điện thoại cho công ty bu
điện.
Và em cũng xin bày tỏ lòng biêt ơn vô cùng sâu sắc đến TS.Trơng
Văn Tú (Trởng bộ môn phân tích hệ thống thông tin Trờng Đại Học Kinh Tế
Quốc Dân) đã giúp đỡ em rất nhiều trong các công việc thu thập tài liệu cũng
nh đã hớng dẫn em trong suốt thòi gian thực hiện đề án này.
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Phần 1:Tầm quan trọng của thông tin trong hệ thống các
doanh nghiệp


động vào đối tợng quản lý để nhằm đạt đợc những mục tiêu đề ra chính vì vậy
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
ta có thể nói rằng thông tin vừa là nhiên liệu đầu vào vừa là nhiên liệu đầu ra
của quản lý thông tin là thành phần chính của chính bộ phận quản lý không
có thông tin thì không thể thực hiện quản lý đợc.

Thông tin thông tin

đầu vào đầu ra ra quyết định

Nh chúng ta đã biết trong lịch sử có các loại quản lý sau :
Cấu trúc quản lý giản đơn:
là một loại quản lý mà chủ của tổ chức thâu tóm hết quyền lực và trách nhiệm
và vạch ra chiến lợc sách lợc .cấu trúc quản lý giản đơn có rất ít cán bộ trợ
giúp ,và phân cấp hầu nh không có ,công việc không chuyên việt hoá và cũng ít
thay đổi.
Cấu trúc quan chế máy móc:
Cấu trúc này xác định rõ ràng uy quyền ,quyền lực tập trung trong tay nhà quản
lý
Cấu trúc quan chế chuyên môn:
Nhà quản lý thuê các nhà chuyên môn cho họ kiểm soát công việc của họ.lao
động chuyên môn của từng ngời cũng khá độc lập với lao động của các đồng
nghiệp
Cấu trúc phân quyền
một tổ chức đợc phân thành nhiều tổ chức gần nh tự trị ,không phụ thuộc nhau
Cấu trúc nhóm dự án

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu (Xây dựng dự án khả
thi)
Tên đề tài:Xây dựng trang Web cho công ty Bu điện thành phố
Hà Nội,Và cung cấp các dịch vụ tra cứu số điện thoại
1.Ngời yêu cầu :công ty bu điện thành phố hà nội
2.Tóm lợc những chức năng và nhiệm vụ của bu điện thành phố
HàNội:

Công ty Bu điện thành phố hà nội là một công ty chuyên cung cấp
các dịch vụ về bu chính viễn thông cũng nh dịch vụ điện thoại cố định điện
thoại di động (mobile) trong địa bàn hà nội công ty bu chính viễn thông thành
phố hà nội là thành viên của tổng công ty bu chính viễn thông Việt Nam hay
còn đợc gọi là VDC(Viet Nam Data Communation) và dới nó còn có các công
ty con khác trực thuộc nó nh công ty bu chính viễn thông của các quận huyện
(công ty bu chính viễn thông huyện thanh trì, công ty bu chính viễn thông quận
hai bà trng công ty bu chính viễn thông quận hoàn kiếm....)tổng cộng các công
ty con của công ty bu chính viễn thông thành phố hà nội có thể lên đến hàng
chục công ty ,công ty bu chính viễn thông thành phố hà nội không chỉ cung cấp
các dịch vụ gọi điện thoại trong nớc mà công ty này còn cung cấp các dịch vụ
các cuộc gọi đi đến các nớc khác trên thế giới nh các cuộc gọi từ Việt Nam (Hà
nội) đến các nớc khác nh, Mỹ, Canada, Pháp, Thụyđiển, Angeri, Đanmạch,
Anh, Đức......., ngoài việc cung cấp dịch vụ điện thoại (cố định, di động, các
loại thẻ điện thoại)thì công ty bu chính thành phố hà nội còn cung cấp các dịch
vụ khác nh dịch vụ Internet,dịch vụ chuyển phát nhanh,dịch vụ điện hoa, dịch
vụ tặng quà theo yêu cầu từ nhng năm 90 lại đây trớc sự phát triển nh vũ bão
của nghành công nghệ thông tin, cũng nh sự phát triển vô cùng mạnh của hệ
thống công nghệ trong nghành bu chính viễn thông, cùng với sự xuất hiện của
các công ty bu chính khác ra đời, thêm vào đó một vấn đề mới lại đợc nảy sinh
đó là sự quá tải trong các dịch vụ 1080(dịch vụ hỏi đáp thông qua điện thoại)
một trong những thông tin mà khách hành hay hỏi nhất đó là thông tin mà khi

Đề án Môn học
Sơ đồ chức năng:

b. Vấn đề nẩy sinh
Trong các phòng ban các dịch vụ của công ty đang hoạt động ngày càng
xuất hiện nhiều công việc mà nếu không dùng các công cụ mới khó có thể quản
lý đợc, và trong tơng lai công ty lạiđang muốn mở thêm các chi nhánh ở các
tỉnh khác, địa bàn khác của tổ quốc, và công ty cũng đang có ý định tìm các đối
tác nớc ngoài, để cùng hợp tác trong kinh doanh, mặt khác xây dựng một trang
Web để giới thiệu cho công ty mình là một công việc tất yếu mà nó không
những chỉ cần với các công ty lớn, mà ngay cả các công ty nhỏ cũng cần phải
xây dng trang Web cho riêng mình để giới thiệu về công ty của mình, để cho
các doanh nghiệp khác, kể cả những doanh nghiệp trong nớc lẫn doanh nghiệp
nớc ngoài đều biết đến công ty,để khi cần thiết họ có thể liên hệ với công ty để
hợp tác kinh tế, chính vì vậy công ty bu điện thành phố hà nội(Ha Noi Telecom)
mới quyết định xây dựng trang Web cho công ty mình.
c.Phác hoạ qua sơ đồ hệ thống thông tin bu điện (Hà nội
Telecom):
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Phòng giám đốc
Phòng kế
hoạch
Phòng
Marketting
Phòng kế
toán
Phòng

đáp thắc
Phòng kế
hoạch
Đối tác
Phòng kế
toán
Hệ thông thông tin
( Trang web)
Phòng kỹ
thuật
Ngời
khác
Khách hàng
Đề án Môn học
b.Thu thập thông tin (Phỏng vấn):
Phỏng vấn : Ông Lê trung Dũng (giám đốc công ty bu điện thành phố)
Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Thành(Đại diện phòng tin học của công ty)
Phỏng vấn :Ông Dơng manh Hùng(Đại diện phòng kỹ thuật)
Phỏng vấn : Bà Phan Huỳnh Điệp(Đại diện phòng kế toán)
Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Huân (Đại diện phòng kế hoạch)
Tài liệu nghiên cứu
+ Hồ sơ và những chặng đờng lịch sử của công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Các loại hoá đơn thanh của toán công ty
+Những chiến Lợc phát triển công ty (chặng đờng 2000 -2005)
+ Xem bảng theo dõi lao động
+Những báo cáo tổng kết cuối kỳ,cuối năm
+ Thời gian nghiên cứu tài liêụ: 25 ngày
+ Chi phí tìm kiếm tài liệu : 1 triệu
3.Môi trờng hệ thông thông tin

Môi trờng tổ chức
Công ty bu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của
công ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức
năng khácnhau
Mô tả chức năng các phòng :
Phòng kế toán
phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế
toán, tính lơng cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo tổng
hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của những
khách hàng mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trởng phòng kế toán còn phải
ký các phiếu chi để chi tiền mua sắm các thiết bị.
Mô hình chức năng phòng kế toán

Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Phòng kế toán
ngoại tệ
Nhậ
n
Tiền mặt
Các phương thức thanh toán
Ngân hàngThẻ tín dụng
Khách hàng
Đề án Môn học
Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)
Trả tiền các khoản
Phải
Thu đã
Kiểm tra
Phải
thu

c.chức năng phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ phải sửa
chữa các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc phục sự cố các thiết
bị trong công ty cũng nh ở bên ngoài, ngoài ra phòng kỹ thuật còn phải chịu
trách nhiệm đó là khi công ty mua các thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi
kiểm định chất lợng các thiết bị mà bên bạn đã giao cho.
Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):

Yêu cầu
gửi đi
thực hiện

Phân
Công
Trả
lại
thông
báo
yêu
cầu
gửi đến

D1 Kho hoá đơn

Sinh Viên : Trần Trung Thuận
2.0Kiểm tra
yêu cầu
1.0Tiếp nhận
yêu cầu
4.0

Phiếu thuế
D1 Nhân viên
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Nhân viên
Giám đốc
Nhân viên
1.0
Tra ngày công
Tính các khoản
khấu trừ
Tính thuế Bộ tài chính
Nhân viên
Đề án Môn học
sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách
hàng(DFD):

Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp thắc
mắc khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của phòng giải
đáp thắc mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách hàng gửi yêu
cầu đến (khi khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh tế xã
hội, văn hoá, thể thao ..... thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này chính là số
máy của phòng trả lời khách hàng sau đó nhân viên trong phòng sẽ nhấc máy
và trả lời những thắc mắc mà khách hàng đa ra ).
ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ
khác nh là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu niên,nhi đồng(khi
một bé trai, hoặc bé gái muốn nghe truyện cổ tích thì em bé đó chỉ cần bấm số
máy 1080 thì lập tức nhân viên của phòng trả lời thắc mắc khách hàng sẽ nhấc
máy và sẽ đọc chuyện cổ tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển phát
nhanh (dịch vụ nhận điện hoa, đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa cho bạn
của mình nhân một ngày nào đấy, chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa hoặc ngại

Khách hàng yêu cầu
thông tin kinh tế xã
hội ...
Yêu cầu điện hoa
Những thắc mắc
về dịch vụ bưu
điện
kể chuyện cho thiếu
nhi
Yêu cầu tìm
địa chỉ
Đề án Môn học
Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng
Yêu cầu Thực hiện
Thực hiện
Truy cập D1:Khodữliệu
Gửiđến
Sinh Viên : Trần Trung Thuận

công nhân viên đã về hu, thêm vào đó thì phòng quản trị còn phải có nhiệm vụ
nữa đó là phòng phải nên các báo cáo về các phong trào của nhân viên, các
thành tựu và hạn chế của cán bộ công nhân viên của công ty để báo cáo lên ban
giám đốc để xét duyệt khen thởng kỷ luật cán bộ công nhân viên.
Phòng giám đốc
Phòng giám đốc bao gồm có ba thành viên trong đó một giám đốc, một
phó giám đốc và một th ký chức năng chính của phòng nàyđó là nhận báo
cáo,phê duyệt các báo cáo,ký các quyết định bổ nhiệm cán bộ trong công ty, đa
ra các chiến lợc kinh doanh của công ty trong tơng lai .
Sinh Viên : Trần Trung Thuận