Đề án Môn học
Lời nói đầu
Trong xã hội ngày nay các phương tiện truyền thông tin đóng vai trò vô
cùng quan trọng, đặc biệt là trong các hoạt động kinh tế chính trị. Chính nhờ
có các phương thức truyền thông này đã tạo cho con người ta xích lại gần
nhau hơn, khoảng cách về địa lý cũng bị thu hẹp lại. Một trong những phương
tiện truyền thông tin rất quan trọng đó là điện thoại, tuy điện thoại đã được
phát minh ra từ lâu nhưng đến nay điện thoại vẫn là một phương tiện truyền
thông rất hữu hiệu, và đây cũng là một phương tiện mà được rất nhiều người
dân trên thế giới dùng .Tuy nhiên ở Việt Nam ta mấy năm trước do nền kinh
tế còn kém, đời sống nhân dân còn khó khăn nên điện thoại mới chỉ được
dùng ở các cơ quan, các gia đình ở các thành phố lớn như thành phố Hà Nội,
và thành phố Hồ Chí Minh. Nhưng trong những năm gần đây do nền kinh tế
nước ta đã có những cải thiệt đáng kể, đời sống của người dân được nâng lên
một bậc cho nên việc dùng điện thoại không còn ít như trước kia nữa.Hầu như
dân số nước ta đang sử dụng phương tiện truyền thông này. Chính vì vậy nên
nghành bưu chính đã gặp một số khó khăn nhất định đó là vì ngày càng có
nhiều người sử dụng nên công việc quản lý số điện thoại, khách hàng đã gặp
không it khó khăn những khó khăn này đã gây nên một số rắc rối, phiền hà
cho khách hàng, như nhấm số nhầm hoá đơn thu tiền v..v. Đây là một vấn đề
vô cùng quan trọng cần được giải quyết ngay, nên em đã quyết định chọn đề
tài : Xây dựng trang Web quản lý số điện thoại cho công ty bưu điện.
Và em cũng xin bày tỏ lòng biêt ơn vô cùng sâu sắc đến TS.Trương
Văn Tú (Trưởng bộ môn phân tích hệ thống thông tin Trường Đại Học Kinh
Tế Quốc Dân) đã giúp đỡ em rất nhiều trong các công việc thu thập tài liệu
cũng như đã hướng dẫn em trong suốt thòi gian thực hiện đề án này.
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Phần 1:Tầm quan trọng của thông tin trong hệ thống các doanh
nghiệp


Đề án Môn học
tượng quản lý của mình mà xây dựng nên mục tiêu và lập kế hoạch bố trí cán
bộ sao cho phù hợp vì vậy kết quả lao động quản lý chủ yếu là ra các quyết
định để tác động vào đối tượng quản lý để nhằm đạt được những mục tiêu đề
ra chính vì vậy ta có thể nói rằng thông tin vừa là nhiên liệu đầu vào vừa là
nhiên liệu đầu ra của quản lý thông tin là thành phần chính của chính bộ
phận quản lý không có thông tin thì không thể thực hiện quản lý được.

Thông tin thông tin

đầu vào đầu ra ra quyết định

Như chúng ta đã biết trong lịch sử có các loại quản lý sau :
• Cấu trúc quản lý giản đơn:
là một loại quản lý mà chủ của tổ chức thâu tóm hết quyền lực và trách nhiệm
và vạch ra chiến lược sách lược .cấu trúc quản lý giản đơn có rất ít cán bộ trợ
giúp ,và phân cấp hầu như không có ,công việc không chuyên việt hoá và
cũng ít thay đổi.
•Cấu trúc quan chế máy móc:
Cấu trúc này xác định rõ ràng uy quyền ,quyền lực tập trung trong tay nhà
quản lý
•Cấu trúc quan chế chuyên môn:
Nhà quản lý thuê các nhà chuyên môn cho họ kiểm soát công việc của họ.lao
động chuyên môn của từng người cũng khá độc lập với lao động của các đồng
nghiệp
•Cấu trúc phân quyền
Sinh Viên : Trần Trung Thuận

Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
PhầnII. Thiết Kế chi tiết

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu (Xây dựng dự án khả thi)
Tên đề tài:Xây dựng trang Web cho công ty Bưu điện thành phố Hà
Nội,Và cung cấp các dịch vụ tra cứu số điện thoại
1.Người yêu cầu :công ty bưu điện thành phố hà nội
2.Tóm lược những chức năng và nhiệm vụ của bưu điện thành
phố HàNội:

Công ty Bưu điện thành phố hà nội là một công ty chuyên cung cấp
các dịch vụ về bưu chính viễn thông cũng như dịch vụ điện thoại cố định
điện thoại di động (mobile) trong địa bàn hà nội công ty bưu chính viễn thông
thành phố hà nội là thành viên của tổng công ty bưu chính viễn thông Việt
Nam hay còn được gọi là VDC(Viet Nam Data Communation) và dưới nó
còn có các công ty con khác trực thuộc nó như công ty bưu chính viễn thông
của các quận huyện (công ty bưu chính viễn thông huyện thanh trì, công ty
bưu chính viễn thông quận hai bà trưng công ty bưu chính viễn thông quận
hoàn kiếm....)tổng cộng các công ty con của công ty bưu chính viễn thông
thành phố hà nội có thể lên đến hàng chục công ty ,công ty bưu chính viễn
thông thành phố hà nội không chỉ cung cấp các dịch vụ gọi điện thoại trong
nước mà công ty này còn cung cấp các dịch vụ các cuộc gọi đi đến các nước
khác trên thế giới như các cuộc gọi từ Việt Nam (Hà nội) đến các nước khác
như, Mỹ, Canada, Pháp, Thụyđiển, Angeri, Đanmạch, Anh, Đức......., ngoài
việc cung cấp dịch vụ điện thoại (cố định, di động, các loại thẻ điện thoại)thì
công ty bưu chính thành phố hà nội còn cung cấp các dịch vụ khác như dịch
vụ Internet,dịch vụ chuyển phát nhanh,dịch vụ điện hoa, dịch vụ tặng quà theo
yêu cầu từ nhưng năm 90 lại đây trước sự phát triển như vũ bão của nghành
công nghệ thông tin, cũng như sự phát triển vô cùng mạnh của hệ thống công

*Phòng kế toán
*Phòng đáp ứng thắc mắc của khách hàng
*Phòng kỹ thuật
*Phòng Marketing
*Phòng quản trị
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ chức năng:

b. Vấn đề nẩy sinh
Trong các phòng ban các dịch vụ của công ty đang hoạt động ngày càng
xuất hiện nhiều công việc mà nếu không dùng các công cụ mới khó có thể
quản lý được, và trong tương lai công ty lạiđang muốn mở thêm các chi nhánh
ở các tỉnh khác, địa bàn khác của tổ quốc, và công ty cũng đang có ý định tìm
các đối tác nước ngoài, để cùng hợp tác trong kinh doanh, mặt khác xây dựng
một trang Web để giới thiệu cho công ty mình là một công việc tất yếu mà nó
không những chỉ cần với các công ty lớn, mà ngay cả các công ty nhỏ cũng
cần phải xây dưng trang Web cho riêng mình để giới thiệu về công ty của
mình, để cho các doanh nghiệp khác, kể cả những doanh nghiệp trong nước
lẫn doanh nghiệp nước ngoài đều biết đến công ty,để khi cần thiết họ có thể
liên hệ với công ty để hợp tác kinh tế, chính vì vậy công ty bưu điện thành
phố hà nội(Ha Noi Telecom) mới quyết định xây dựng trang Web cho công ty
mình.
c.Phác hoạ qua sơ đồ hệ thống thông tin bưu điện (Hà nội Telecom):
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Phòng giám đốc
Phòng kế

Giám đốc :Lê Trung Dũng
Phân tích viên :Nguyễn Đăng Long
Lập trình viên :Đỗ Trung Tuấn
Kỹ thuật viên : Lê Thành Nam
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Phòng giải
đáp thắc
Phòng kế
hoạch
Đối tác
Phòng kế
toán
Hệ thông thông tin
( Trang web)
Phòng kỹ
thuật
Người
khác
Khách
h ngà
Đề án Môn học
b.Thu thập thông tin (Phỏng vấn):
Phỏng vấn : Ông Lê trung Dũng (giám đốc công ty bưu điện thành phố)
Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Thành(Đại diện phòng tin học của công ty)
Phỏng vấn :Ông Dương manh Hùng(Đại diện phòng kỹ thuật)
Phỏng vấn : Bà Phan Huỳnh Điệp(Đại diện phòng kế toán)
Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Huân (Đại diện phòng kế hoạch)
•Tài liệu nghiên cứu
+ Hồ sơ và những chặng đường lịch sử của công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên

nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trường mở cửa sẽ có
nhiều công ty cũng ra nhập ngành làm cho công ty phải chia sẻ thị trường với
các đối thủ khác, mặt khác chính vì có những đối thủ khác ra nhập thị trường
cho nên đòi hỏi công ty phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về
phía mình nên công ty phải thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền
phát để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nước chưa
sản suất được công việc này thật khó.
•Môi trường tổ chức
Công ty bưu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của
công ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức
năng khácnhau
Mô tả chức năng các phòng :
•Phòng kế toán
phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế
toán, tính lương cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo
tổng hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của
những khách hàng mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trưởng phòng kế toán
còn phải ký các phiếu chi để chi tiền mua sắm các thiết bị.
Mô hình chức năng phòng kế toán

Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Phòng kế toán
ngoại tệ
Nhận
Tiền mặt
Các phương thức thanh toán
Ngân hàngThẻ tín dụng
Khách hàng
Đề án Môn học
Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)

Lập phiếu thu
Yêu cầu chi tiền
6.0 Viết phiếu phê
duyệt chi
Viết phiếu chi
Đề án Môn học
c.chức năng phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ phải sửa
chữa các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc phục sự cố các
thiết bị trong công ty cũng như ở bên ngoài, ngoài ra phòng kỹ thuật còn phải
chịu trách nhiệm đó là khi công ty mua các thiết bị mới thì phòng kỹ thuật
phải đi kiểm định chất lượng các thiết bị mà bên bạn đã giao cho.
Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):

Yêu cầu
gửi đi
thực hiện

Phân
Công
Trả
lại
thông
báo
yêu
cầu
gửi đến

D1 Kho hoá đơn


Thu
Nhập
sau
thuế
Phiếu thuế

Phiếu thuế
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Nhân viên
Giám đốc
Nhân viên
1.0
Tra ng y côngà
Tính các khoản
khấu trừ
Tính thuế
Bộ t i chínhà
Nhân viên
Đề án Môn học
D1 Nhân viên
sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách hàng(DFD):

Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp
thắc mắc khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của
phòng giải đáp thắc mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách
hàng gửi yêu cầu đến (khi khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các
vấn đề kinh tế xã hội, văn hoá, thể thao ..... thì chỉ việc bấm số máy 1080 số
máy này chính là số máy của phòng trả lời khách hàng sau đó nhân viên trong
phòng sẽ nhấc máy và trả lời những thắc mắc mà khách hàng đưa ra ).
ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ

Hình 3.4
Hình này mô tả qua chức năng mà phòng trả lời yêu cầu khách hàng
phải thực hiện
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Yêu cầu khác
Phòng trả lời những thắc
mắc
Khách h ng yêu cà ầu
thông tin kinh tế xã
hội ...
Yêu cầu điện
hoa
Những thắc mắc
về dịch vụ bưu
điện
kể chuyện cho thiếu nhi
Yêu cầu tìm
địa chỉ
Đề án Môn học
Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng
Yêu cầu Thực hiện
Thực hiện
vụ đưa ra các chính sách, các phương thức để công ty bán được hàng trong
tương lai vạch ra các chiến lược để xâm nhập các thị trường mới, các chính
sách để mở rộng thị trường
•Phòng quản trị:
Phòng quản trị có tất cả là 5 nhân viên, hoạt động chính của phòng này
đó là quản lý các hoạt động của nhân viên trong công ty, quản lý nguồn nhân
lực trong công ty, ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho
công ty, nếu công ty có nhu cầu, và thêm vào đó thì phòng quản trị còn có
nhiệm vụ giải quyết các chính sách của cán bộ công nhân viên đang còn lao
động, cũng như các công nhân viên đã về hưu, thêm vào đó thì phòng quản trị
còn phải có nhiệm vụ nữa đó là phòng phải nên các báo cáo về các phong trào
của nhân viên, các thành tựu và hạn chế của cán bộ công nhân viên của công
ty để báo cáo lên ban giám đốc để xét duyệt khen thưởng kỷ luật cán bộ công
nhân viên.
•Phòng giám đốc
Phòng giám đốc bao gồm có ba thành viên trong đó một giám đốc,
một phó giám đốc và một thư ký chức năng chính của phòng nàyđó là nhận
báo cáo,phê duyệt các báo cáo,ký các quyết định bổ nhiệm cán bộ trong công
ty, đưa ra các chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai .
Sinh Viªn : TrÇn Trung ThuËn