Nợ TK :
Có TK :
Không ghi vào khu vực này
Tài khoản nợ
Tài khoản có
Nợ TK
Có TK
Không ghi vào khu vực này
Tài khoản ghi nợ
Tài khoản ghi có BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP PHƯƠNG ĐÔNG
KHOA TÀI - CHÍNH KẾ TOÁN
.........oOo ........

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN tại phòng Kế hoạch-
Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang
Giáo viên hướng dẫn : Phạm Mạnh Thường
Sinh viên thực hiện : Hà Trung Kiên
Mã Số : 643050

HAIDUONG: 3/2003
1

MỞ ĐẦU
Kế toán hành chính sự nghiệp với tư cách là một bộ phận cấu thành quan trọng của
hệ thống các công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước cố chức
năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử

1.Nhiệm vụ kế toán và nội dung cáckhoản tiếp nhận nguồn kinh phí ở sơn vị HCSN.......3
2.Nhiệm vụ kế toán và các khoản chi ở đơn vị HCSN.......................................................5
3. Nhiệm vụ kế toánvà nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi
HCSN.................................................................................................................................7
Phần II: Tình hình tổ chức công tác kế toán tiếp nhận kinh phí và chi HCSN ở phòng Kế
hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang..........................................23
I: Đặc điểm và cơ cấu tổ chức..........................................................................................23
1. Đặc điểm......................................................................................................................23
2.Về tổ chức kế toán........................................................................................................26
II. Thực trạng tổ chức kế toán và các khoản chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính-
Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang .....................................................................28
Bước 1:Lập dự toán chi....................................................................................................28
1. Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học
huyện Ninh giang ...........................................................................................................28
2.Căn cứ lập.....................................................................................................................28
3. Yêu cầu đối với lập dự toán ........................................................................................29
4. Các bước lập................................................................................................................29
5. Cách lập một số mục chủ yếu......................................................................................30
Bước 2:
1: Kế toán vốn bằng tiền .................................................................................................37
2.Kế toán TSCĐ...............................................................................................................40
3. Kế toán thanh toán ......................................................................................................41
3.1 Thanh toán tiền lươngcho cán công nhân viên bộ ....................................................41
3.2 Thanh toán BHXH.....................................................................................................45
3.3 Thanh toán công tác phí............................................................................................46
3.4 Thanh toán với người bán .........................................................................................47
4: kế toán quan hệ với kho bạc........................................................................................48
Bước 3:Công tác quyết toán quý,quyết toán năm............................................................58
1. ý nghĩa nguyên tắc của việc lập báo cáo quyết toán ...................................................58
Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế

Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí để duy trì đảm bảo sự hoạt động theo
chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kết cấu của tài khoản 461 như sau:
Bên Nợ :
- Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên,
- Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh
phí hoạt động .
- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động .
4
Bên Có :
- Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên .
- Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự
nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị ...
Số dư bên Có :
- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có ).
- Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán .
Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 :
- Tài kkhoản 4611: Nguồn kinh phí hoạt động năm trước ; phản ánh nguồn kinh phí
được cấp thuộc năm trước đã sử dụng , nhưng quyết toán chưa được duyệt y.
- Tài khoản 4612 Nguồn kinh phí hoạt động năm nay; phản ánh kinh phí thuộc năm
nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí được cấp
hoặc đã thu trong năm nay.
- Cuối năm, số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ
được chuyển sang tài khoản 4612 “ năm nay” sang tài khoản 4611 “ năm trước “ để theo
dõi đến khi quyết toán được duyệt. Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng chưa sử dụng
hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau thì được chuyển sang tài khoản
4613 “ năm sau “
Tài khoản 4613 “ năm sau “ : Tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh
phí thuộc năm sau, bao gồm các khoản kinh phí được cấp trước cho năm sau, những khoản
kinh phí chưa sử dụng hết được phép của cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau.

Để hạch toán các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp thì các loại tài khoản
luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản chi của các hoạt động trong đơn vị, Như chi cho
hoạt động chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị, chi phí thực hiện các chương trình
dự án, đề tài, chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ , chi phí thanh lý, nhượng bán vật tư, tài
sản cố định
Loại tài khoản 6 Các khoản chi gồm có các tài khoản sau :
-Tài khoản 631 : Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
-Tài khoản 661 : Chi hoạt động
-Tài khoản 662 : Chi dự án
Trong nội dung kế toán cụ thể của từng tài khoản cụ thể được thể hiện như sau :
*Tài khoản 631:
-Dùng để phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất kinh doanh,dịch vụ, hoạt
đông sự nghiệp, hoạt động nghiên cứu, thí nghiệm ... trên cơ sở tận dụng cơ sơ vật chất kỹ
thuật và năng lực lao động sẵn có để thu nhập cho đơn vị, đồng thời còn phản ánh chi phí
6
của các hoạt động khác ( không quy định ở tài khoản 661, TK662 ) như chi phí thanh lý,
nhượng bán tài sản cố định, chi phí hoạt động thuê ngoài gia công chế biến ...
- Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 631:
Bên Nợ :
- Các chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh .
- Các chi phí hoạt động khác ( chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định ,....)
Bên Có :
- Các khoản thu được phép ghi giảm theo quy định của chế độ tài chính :
- Giá trị sản phẩm lao vụ hoàn thành nhập kho hoặc cung cấp chuyển giao cho
người mua:
- Kết chuyển chi phí hoạt động khác.
Số dư bên Nợ :
- Chi phí hoạt động sảc xuất, kinh doanh dở dang .
- Chi phí hoạt động khác chưa được quyết toán
* Tài khoản 661:

toán, các ngành kinh tế ở huyện. Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu
chi của các xã, các đơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện. Ngoài ra phòng
các đơn vị hành chính cấp huyện là một đơn vị hành chính sự nghệp thuần tuý nên không
có các khoản thu. mọi hoạt động chi tiêu của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí ngân
sách cấp . Việc thu đủ , chi đủ Phản ánh kịp thời đúng tính chất , đúng mục đích đảm bảo
đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành , việc lập , chấp hành quyết toán ngân sách
hàng tháng, hàng quý, năm đảm bảo làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm được cho ngân
sách nhà nước và hoạt động chi tiêu tại các đơn vị
Kế toán nguồn kinh phí hoạt động, Các đơn vị hành chính cấp huyện đã sử dụng các
loại tài khoản và nghiệp vụ hạch toán như sau
a, Tài khoản 461 :
Kế toán sử dụng tài khoản để phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán
nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kết cấu của tài khoản 461 như sau :
Bên Nợ :
- Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên,
- Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh
phí hoạt động .
- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động.
Bên Có :
- Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên.
8
- Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trrợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự
nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị ...
Số dư bên Có :
- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có ).
- Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa dược quyết toán.
Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 :
- Tài khoản 4611: “năm trước “
- Tài khoản 4612: “ năm nay “

Nợ TK 661 : Chi hoạt động
Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định
4. Trường hợp đơn vị được cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp kinh phí hoạt động
bằng hạn mức kinh phí :
4.1 Khi nhận được thông báo hoặc giấy báo phân phối hạn mức kinh phí; ghi
Nợ TK 008 “ Hạn mức kinh phí “
4.2 Rút hạn mức kinh phí để chi, ghi :
Nợ TK 111 Tiền mặt ( Nếu rút bằng tiền mặt về quỹ )
Nợ Tk152 “ Vật liệu, dụng cụ ( Mua vật liệu nhập kho )
Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( rút hạn mức trả cho người cung cấp )
Nợ TK 661 Chi hoạt động ( chi trực tiếp )
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
Đồng thời ghi :
Có TK 008 “ Hạn mức kinh phí “
5. Thu hội phí, thu đóng góp hoặc tài trợ, viện trợ, biếu tặng của các hội viên, các tổ
chức, cơ quan ghi :
Nợ TK 111 “Tiền mặt”
Nợ TK 112” Tiền gửi ngân hàng, kho bạc “
Nợ Tk152,155
Có TK 461 Nguồn kinh phhí hoạt động
6. Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản chênh lệch ghi ;
Nợ TK 421 Chênh lệch chưa sử lý
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
7. Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ kết quả hoạt động sự nghiệp, theo quy chế
của bộ tài chính kế toán ghi :
10
Nợ TK 511 Các khoản thu
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
8. Căn cứ báo cáo của đơn vị cấp dưới, căn cứ số hạn mức kinh phí thực rút, các
khoản nhận viện trợ, các khoản thu khác bổ sung kinh phí hoạt động của các đơn vị cấp

* Sơ đồ hạch toán tiếp nhận và sử dụng kinh phí của đơn vị hành chính sự
nghiệp
( Sơ đồ 1 : )
12
Kế toán chi hành chính sự nghiệp đảm nhiệm hầu hết các nhiệm vụ. Để hạch toán các
khoản chi hành chính sự nghiệp phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học
huyện Ninh giang dẫ sử dụng các loại tài khoản hạch toán và nghiệp vụ như sau :
b, Tài khoản 661 :
Kế toán sử dụng tài khoản 611 “chi hoạt động “ để phản ánh các khoản chi mang
tính chất hoạt động thường xuyên thao dự toán chi ngân sách đã dược duyệt như : Chi
dùng cho công tác nghiệp vụ , chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan nhà nước ,
các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội
quần chuíng do ngân sách Nhà nước cấp hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí đảm bảo.
Cụ thể kế toán chi hành chính sự nghiệp đã sử dụng tài khoản 661 để chi cho các
hoạt động như : Mua sắn TSCĐ , Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên, Thanh
toán BHXH, Thanh toán công tác phí, Thanh toán với người bán về; Văn phòng phẩm ...
- Kết cấu nội dung phản ảnh tài khoản 661:
Bên Nợ :
- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị
- Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc
Bên Có :
- Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duuyệt y.
- Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y.
Số dư bên Nợ :
Các khoản chi hoạt động được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y
Tài khoản : 661 chi hoạt động có 3 tài khỏan cấp 2.
- Tài khoản : 6611 “ năm trước “
- Tài khoản : 6612 “ năm nay “
- Tài khoản : 6613 “ năm sau “ .
* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ chủ yếu :

trên cơ sở báo cáo quyết toán của các đơn vị và quyết toán toàn bộ số chi với nguồn kinh
phí .
a. Tổng hợp ssố chi của đơn vị cấp dưới, ghi
Nợ TK 661 Chi hoạt động
14
Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( chi tiết loại hoạt động )
b. Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động của cấp trên được duyệt, ghi :
Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
Có Tk 661 Chi hoạt động
9. Cuối năm nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt
động năm nay thành số chi hoạt động năm trước kế toán , ghi :
Nợ TK 6611 “Năm trước “
Có TK 6612 “Năm nay “
10. Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn định mức, không được
duyệt y phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi :
Nợ TK 311 Các khoản phải thu (3118)
Có TK 661 Chi hoạt động (6611)
11. Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi
vào nguồn kinh phí kế toán ,ghi :
Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động ( 4611)
Có TK 661 Chi hoạt động ( 6611) .
* Sơ đồ kế toán chi hành chính ( Sơ đồ 2 : )
* Sơ đồ kế toán chi nghiệp vụ ( sơ đồ 3 : )
* Sơ đồ kế toán chi đột xuất ( sơ đồ 4 : )
* Sơ đồ kế toán chi mua sắm TSCĐ ( sơ đồ 5 : )
15
Sơ đồ 2
16
Sơ đồ 3
17

, học phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính
sách chế độ.
* Phương pháp hạch toán và một số nghiệp vụ chủ yếu.
1. Tính tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ, viên chức, học sinh,
trong kỳ ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Nợ 662 Chi dự án
Có TK 334 Phải trả viên chức
2. Thanh toán tiền lương tiền thưởng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ viên chức,
ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
Có TK 111 Tiền mặt (trả tại đơn vị )
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ( kho bạc chi trả trực tiếp).
3. Các khoản tạm ứng bồi thường được khấu trừ vào lương sinh hoạt phí, học bổng,
ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
Có TK 312 Tạm ứng
Có TK 311(3118) Các khoản phải thu
4. Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức và các đối tượng
khác, ghi:
-Phản ánh số trích quỹ để thưởng:
Nợ TK 431 Quỹ cơ quan
Có TK 334 Phải trả viên chức
- Khi chi thưởng cho viên chức và các đối tượng khác , ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
Có TK 111 Tiền mặt
Có TK 155(1551,1556) Sản phẩm , hàng hoá ( nếu được trả bằng hiện
vật )
5. Số BHYT,BHXH viên chức phải nộp , tính trừ vào lương, ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức

quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, hàng năm của phòng làm việc có hiệu hơn,
đẩm bảo tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước và hoạt động chi tiêu tại phòng Kế hoạch
- Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang.
Hiện nay hình thức tổ chức công tác kế toán tại phòng Kế hoạch - Tài chính -
Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập
trung.
- Theo mô hình này phòng thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và
công tác thống kê ở đơn vị.
*Sơ đồ tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, Sơ đồ 8
24
Hình thức sổ kế toán mà phòng hiện đang áp dụng là hình thức hạch toán kế toán “
Nhật ký - Sổ cái”.
*Sơ đồ hình thức sổ kế toán” Nhật ký - Sổ cái”:Sơ đồ 9
Sơ đồ 8
25