Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Lời nói đầu
Công nghệ thông tin những năm gần đây có những bớc phát triển vợt bậc.
Đặc biệt là trong các lĩnh vực ứng dụng vào đời sống xã hội. Ai trong chúng ta
hầu nh đều cảm nhận đợc điều đó. Hệ thống thông tin ngày càng chiếm một vị trí
quan trọng trong doanh nghiệp quốc gia. Một trong những ứng dụng gần gũi nhất
đối với các doanh nghiệp là hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, nói chính
xác hơn đó là hệ thống phần mềm kế toán.
Sau quá trình học tập và nghiên cứu tại trờng với mong muốn có thể tạo lập
đợc một nghề vững chắc về nghiệp vụ kế toán và học hỏi thêm những ứng dụng
mới cũng nh nắm bắt đợc xu hớng phát triển của phần mềm em đã xin thực tập tại
Công ty FAST Công ty chuyên về phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đồng thời
em cũng đã lựa chọn đề tài quản lý bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
Đề tài này có thể giúp em hoàn thiện những kỹ năng lập trình cơ bản đối
với môn Visual Fox cũng nh có thể hiểu thêm hoạt động kinh doanh của một
doanh nghiệp thơng mại. Theo em thì đây là hai kỹ năng rất cần thiết đối với một
sinh viên đồng thời nếu hoàn thành tốt đề tài này thì đó cũng là bớc đệm giúp em
có thể thi tuyển vào Công ty FAST sau này.
Em xin chân thành cảm ơn Trần Thị Bích Hạnh đã giúp em rất nhiều trong
thời gian qua. Đặc biệt là những ý kiến đóng góp của cô đã giúp em có thể hoàn
thành tốt hơn bản báo cáo này.
Em xin chúc cô sức khoẻ dồi dào và hạnh phúc!
1

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Mục lục
Lời nói đầu.......................................................................................................
Chơng I: Tổng quan công ty phần mềm quản lý
doanh nghiệp Fast và dn thơng mại đức an..............................
I. Giới thiệu tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST5

IV. Thiết kế hệ thống thông tin .. .......................................................
1. Giai đoạn phân tích hệ thống............................................................................
2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin.................................................................
3. Giai đoạn thiết kế hệ thống...............................................................................
V. bài toán quản lý bán hàng chung....................................................
1. Đặc điểm của bài toán quản lý bán hàng..........................................................
2. Quy trình quản lý bán hàng..............................................................................
3. Giải pháp phần mềm.........................................................................................
Chơng III: xây dựng Hệ Thống Thông Tin quản lý bán
hàng tại DNTM đức an...............................................................................
3

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
I. Phân tích hệ thống thông tin...................................................................
1.Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống....................................
2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin
của hệ thống quản lý bán hàng......................................................................
3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).........................................................................
4.Từ điển dữ liệu (DD).......................................................................................
5.. Sơ đồ phân rã chức năng chơng trình dự kiến sẽ thực hiện......................
II. Thiết kế chơng trình ...................................................................................
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.................................................................................
2. Các bảng và mối quan hê giữu các bảng trong CSDL...............................
3. Thiết kế giao diện xử lý..............................................................................
4. Kết quả thử nghiệm chơng trình................................................................
5. Một số giao diện màn hình chính........................................................
kết luận............................................................................................................
4

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368


Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Trởng VPĐD tại TP Đà Nẵng: Ông Lê Văn Quán
2. Địa chỉ liên hệ
Văn phòng tại TP Hà Nội
18, Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Điện thoại: (04)771-5590
Fax: (04)771-5591
Email: [email protected]
3. Sơ đồ tổ chức Công ty
Sơ đồ tổ chức Công ty
6

Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Các chi nhánh
HN, HCM, ĐN
Phòng tổng hợp
Phòng nghiên cứu &
phát triển sản phẩm
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh
4. Nhân lực:
Trong các năm qua cùng với sự phát triển của Công ty thì số nhân viên
cũng tăng lên theo từng năm. Tốc độ tăng khá đều đặn. Từ năm thành lập là năm
1998 đến năm 2003 số lợng nhân viên của Công ty đã tăng từ 17 ngời lên 80 ng-
ời. Trong đó nhân viên làm việc trong lĩnh vực triển khai hợp đồng chiếm tới
31%, lập trình ứng dụng 14%, hỗ trợ bảo hành 15%, kinh doanh 11%, quản lý
18% và nghiên cứu phát triển sản phẩm 11%.
5. Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ

6. Khách hàng và hợp tác quốc tế
Với doanh thu tăng hàng năm (1,45 tỷ vào năm 1998 đến 6,5 tỷ vào năm
2003) thì số lợng khách hàng của Công ty cũng tăng lên nhanh chóng. Hiện nay
FAST có hơn 700 khách hàng hoạt động trên toàn quốc trong hầu hết các lĩnh
vực nh: sản xuất, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp với nhiều
hình thức sở hữu khác nhau: Nhà nớc, t nhân, Công ty có vốn đầu t của nớc
ngoài.
Về hợp tác quốc tế từ đầu năm 2003 FAST đã trở thành nhà phân phối
phần mềm quản lý doanh nghiệp ERIC của Jupiter System Inc tại Việt Nam. JSI
là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam á trong lĩnh vực phần
mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) hiện nay ERIC có hơn 800 khách
hàng và sản phẩm của ERIC ngày càng đợc ngời tiêu dùng a chuộng.
7. Định hớng phát triển và uy tín của FAST trên thị trờng.
Định hớng phát triển
Với phơng châm "chuyên sâu tạo nên sự khác biệt". Ban lãnh đạo đã đề ra
những định hớng phát triển sau.
- Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các quan hệ phục vụ
phòng kinh doanh, phòng vật t, kho hàng và tổ chức nhân sự.
8

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác
nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn.
Uy tín của FAST trên thị trờng
Nhờ định hớng đúng đắn và sự làm việc hết mình của toàn bộ nhân viên
trong Công ty Công ty đã gặt hái đợc rất nhiều thành công, đạt đợc rất nhiều giải
thởng:
- Đạt 7 huy chơng vàng liên tục trong các năm 1999 đến 2003 tại Việt
Nam Computer Word Expo
- Giải thởng (sản phẩm công nghệ thông tin) của hội tin học Việt Nam.

chính và kế toán quản trị
- Hiểu đợc các chức năng sử dụng trong chơng trình: Kế toán tài chính và
kế toán nghiệp vụ
- Có đợc những kiến thức cơ bản về lập trình Fox.
- Biết cách chỉnh sửa các báo cáo cho đơn giản.
Trong quá trình thực tập tại Công ty em đã đợc Anh Lại Quốc Việt hớng
dẫn. Anh Việt cũng từng là sinh viên của khoa ta khoá 39 nên anh cũng rất tận
tình trong việc chỉ bảo hớng dẫn cho em.
II. giới thiệu về doang nghiệp thơng mại đứcan
Đức An là một doanh nghiệp thơng mại thuần tuý. Doanh nghiệp bắt đầu
đi vào hoạt động vào năm 1997.
Địa chỉ : 18 Hàn Thuyên Nam Định
Hiện nay giám đốc của công ty là ông Trần Văn Đức
Công ty có tất cả 20 công nhân, hoạt động chủ yếu là theo kiểu gia đình
quản lý. Hầu hết mọi hoạt động của công ty đều do giám đốc trực tiếp quản lý.
Hoạt động chính của công ty là mua bán các phụ tùng ôtô. Số lợng mặt
hàng của công ty rất đa dạng, có thể lên tới hàng nghìn loại. Hiện nay công ty có
lợng khách hàng khá đông đẩo, chủ yếu tập trung ở khu vức Nam Định, ngoai ra
công ty còn có một số khách hàng tại Hà Nội.
Cơ sở hạ tầng hiện nay của công ty là khá tốt. Công ty hiện có ba máy tính
phục vụ cho công việc bán hàng. Nhân viên bán hàng biết sử dụng các chơng
trình máy tính cơ bản một cách khá thành thạo. Đây cũng là cơ sở thuận lợi để
thực hiện việc triển khai chơng trình QLBH vào công ty.
10

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
III. giới thiệu đề tài nghiên cứu
3.1 Tên đề tài
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp thơng
mại Đức An

- Hình ảnh.
- Mã hiệu
1.2. Các tính chất của thông tin
- Tính tơng đối của thông tin;
- Tính định hớng của thông tin;
- Tính thời điểm của thông tin;
- Tính cục bộ của thông tin .
1.3. Thông tin trong quản lý
Khái niệm: Quản lý theo nghĩa rộng đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến
đổi thông tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định.
Trong một tổ hcức quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối
tợng quản lý, mối quan hệ giữa hai đối tợng và dòng thông tin lu chuyển đợc mô
tả trong mô hình sau:
- Thông tin vào: thông tin từ môi trờng;
- Thông tin ra: thông tin ra môi trờng;
- Thông tin quản lý: thông tin quyết định;
- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp.
12

TT từ môi trờng
TT tác nghiệp
Hệ thống
quản lý
Hệ thống
quản lý
Đối tượng
quản lý
Đối tượng
quản lý
TT quyết định

liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích
(Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).
Hình 2.2: Mô hình hệ thống thông tin
Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa
DL vào, bộ phận xử lý, kho DL, bộ phận đa DL ra.
2.2. Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức
Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh,
tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp.
Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm
chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng đợc: làm cho chúng trở thành hiểu
đợc, tổng hợp hơn, truyền đạt đợc, hoặc có dạng đồ hoạ,...
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
- Các dữ liệu: Đó là các TT đợc lu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng
hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh
doanh bao gồm các hệ sau:
- Hệ quyết định;
- Hệ thông tin;
14

Xử lý và lư
u trữ
Phân phátThu thập
Kho DL
ĐíchNguồn
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Hệ tác nghiệp.
Hình 2.3: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức
3. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức.

liệu
Môi trường
TT raTT vào
Hệ tác nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
giải quyết và lựa chọn một phơng án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra
quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõ
tình hình để một quyết định cần phải ra.
- HT chuyên gia ES (Expert System)
Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của
một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các CSDL và các bộ luật suy
diễn mà dựa vào đó ngời ta có thể đa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể.
- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA
(Infomation System for Competitive Advantage)
Hệ thống này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc. Nó đợc thiết kế
cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức nh các khách hàng, nhà
cung cấp,...giúp cho tổ chức có thêm TT trong cuộc cạnh tranh khốc liệt của
thị trờng.
3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mỗi
cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem
bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để
hiểu cách phân chia này.
Tài chính
chiến lợc
Marketing
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc

- Mô hình logic
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện,
các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông
tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng
nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở
quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc
này.
Hình 2.5: Ba mô hình của một hệ thống thông tin
- Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu
vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận,
con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh
những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đ-
ợc sử dụng.... Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, đó là về
những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra.
- Mô hình vật lý trong
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là
cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những
thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung l-
ợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho
chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện.
17

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
4. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin.
4.1 Phơng pháp tổng hợp.
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhng phải
đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các
mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.

lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt
một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
2. Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.
Nó bao gồm các công đoạn sau:
1.1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
1.2. Làm rõ yêu cầu.
1.3. Đánh giá khả thi thực thi.
1.4. Chuẩn bị báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.2. Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.
2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại.
2.4. Đa ra chuẩn đoán và xây dựng các yếu tố giả pháp .
2.5. Đánh giá lại tính khả thi.
2.6. Thay đổi đề xuất của dự án
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết .
Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những
mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời
sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau:
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3.2. Thiết kế xử lý.
3.3. Thiết kế các nguồn dữ liệu vào.
19

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368


Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
7.3. Khai thác và bảo trì.
7.4. Đánh giá.
III. Phân tích hệ thống thông tin quản lý
1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống.
Mục tiêu chung của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về
hệ thống đang tồn tại và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho hệ thống mới.
Hình 2.6: Các bớc của giai đoạn phân tích hệ thống
2. Các phơng pháp thu thập thông tin
Phỏng vấn
Nghiên cứu tài liệu
Sử dụng phiếu điều tra
21

Mô tả về HT
hiện tại và HT
mới
Hồ sơ Dự án
1.0
Xác định
các yêu
cầu
HT
2.0
Cấu trúc
hoá các yêu
cầu
3.0
Tìm và lựa

cụ nh:
- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD )
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải đợc
tiến hành để xây dựng hệ thống. Mục đích của BFD nhằm:
* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
* Giúp tăng cờng cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống.
* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức.
- Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD )
Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần cho việc
thực hiện các chức năng đã đợc nêu trên.
- Mô hình quan hệ
Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực
thể của mỗi mô hình dữ liệu.
- Mô hình thực thể quan hệ
Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ sở
có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc
tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Đây là một mô hình tổng quát nhất.
3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lợng công việc).
22

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Thiết kế hệ thống một cách tổng thể:
- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ
phận nào xử lý thủ công.
- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.
Thiết kế chi tiết:
- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính.
- Xác định và phân phối thông tin đầu ra.
- Thiết kế phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính.
3.4. Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lợng công việc).

Hình 2.7: Ký hiệu tiến trình xử lý
Ví dụ:
- Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó
đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ
ra hớng của dòng thông tin.
Tên dữ liệu
Hình 11:Ký hiệu dòng dữ liệu
Ví dụ: Hóa đơn bán hàng
- Kho dữ liệu: Kho dữ liệu đợc ký hiệu: Bên trong là tên kho
- Nguồn hoặc đích:
Hình 2.8: Ký hiệu tác nhân của HTTT
24

huỷ
Tên tiến
trình xử lý
Tên ngời/ bộ phận
phát/ nhận tin
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang
nghiên cứu nhng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có
thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhng cũng có thể là nơi cung cấp
thông tin cho hệ thống.
1.3 Mô hình dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có
ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham
trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đợc lu
trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chơng
trình nào bởi nhiều ngời sử dụng khác nhau.
Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :