Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời nói đầu
Với sự phát triển của đất nước ta hiện nay, ngành Tin học có một vai trò
quan trọngđối với sự phát triển Kinh tế - Xã hội của đất nước. Tin học giúp
con người quản lýđược các dữ liệu, thông tin, quản lý nhân sự v.v... Một cách
dễ dàng, chính xác và tiêu tốn ít thời gian. Chính vì vậy Việt Nam đã coi
Công nghệ thông tin là mục tiêu, làđộng lực của sự phát triển Kinh tế - Xã
hội.
Hiện nay đại đa số các Công ty đãđưa Tin học hóa một số công việc. Ví
dụ như: Quản lý số liệu, xử lý các số liệu và các văn bản, quản lý nhân sự
v.v... Làm cho lợi ích của Công ty ngày càng được nâng cao. Lợi nhuận là
một trong những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp, phản ánh hiệu
quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, mục đích cao
nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay là tối đa hóa lợi
nhuận. Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có nguồn vốn để hình thành các quỹ
(quỹ dự phòng, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, sản xuất kinh doanh) và thực
hiện nghĩa vụ với Nhà Nước.
Qua một thời gian thực tập em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông
tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng “.
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 1:
TỔNGQUANVỀCÔNGTYCỔPHẦNPHÁTTRIỂNNGUỒNNHÂNLỰC&C
ÔNGNGHỆ HTL . CÁCVẤNĐỀNGHIÊNCỨU,
SỰCẦNTHIẾTCỦAĐỀTÀI, MỤCTIÊUVÀPHƯƠNGPHÁPNGHIÊNCỨU.
1.1 MỤCTIÊUKHITHÀNHLẬPCÔNGTY
- Tăng cường mối quan hệ hợp tác đào tạo giữa Trung tâm và các cơ sởđào
tạo khác
- Hỗ trợ tầng lớp thanh niên, học sinh, sinh viên, cán bộ kỹ sư, nhân viên

2) Đỗ Thị Hồng Hạnh – Phó Giám Đốc
3) Cao Tuyết Lan – Phụ trách đào tạo
4) Đỗ Chung Thủy – Phụ trách thiết kế
5) Nguyễn Hoàng Linh – Phụ trách công nghệ Web
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.4 BÀITOÁNQUẢNLÝ
Qua quá trình thực tập ở trung tâm được sự hướng dẫn của giám đốc
Đàm Thanh Hà em đã chọn bài toán quản lý sau :
“ Xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng tại cửa hàng bỏn
mỏy vi tớnh Nguyễn Hoàng “
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
Giám
Đốc
Phòng tổ
chức
Phòng tuyển
sinh
Phòng kỹ
thuật
Phó giám đốc
đào tạo
Phòng đào
tạo
Phòng
nghiên cứu
Bộ môn

- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu
tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài
- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.
- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ
không đáp ứng được
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt
động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác
làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề
nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vịứng dụng hệ thống.
1.4.2 MỤCĐÍCHNGHIÊNCỨU
Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn
vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủđược thông tin sẽ cóưu thế tuyệt đối trong
hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà
phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo
đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng
ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức
năng có thểđược thực hiện trên máy tính. Từđó xây dựng một chương trình
ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các
hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo
cáo định kỳ…
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán
hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá

7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ
không đáp ứng được
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt
động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác
làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề
nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vịứng dụng hệ thống.
2.1.3CÁCNGHIỆPVỤBÁNHÀNGCỦACỬACÔNGTY
a/ Nhập hàng:
Hàng được chở từ tổng kho của công ty đến kho của cửa hàng, nhân viên ở bộ
phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sản phẩm, số lượng và chất
lượng.
b/ Bán hàng :
Khách hàng sau khi chọn hàng cần mua, nhân viên bán hàng ghi lại tên hàng,
số lượng, đơn giá từng mặt hàng (đơn giá bán có trong bảng báo giáđược
công ty cập nhật hàng ngày) rồi chuyển cho nhân viên thu ngân lập phiếu bán
hàng và thu tiền. Đối với khách hàng quen công ty có thể cho nợ tối đa trong
vòng 10 ngày. Trong phiếu bán hàng có các thông tin sau : Mã phiếu, tên
người mua, ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Đối với các
phiếu bán hàng có công nợ cần ghi thêm thông tin khách quen (tên, địa chỉ,
điện thoại …). Sau đóđưa cho khách đem qua bộ phận kho để nhận hàng.
c/ Đổi hàng hoặc trả hàng:
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Theo qui định của công ty, khách hàng có thểđược phép đổi hoặc trả hàng
theo các qui định sau:
+ Tùy vào mặt hàng cóđược phép đổi hoặc trả hay không.

giao dịch ởđây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐđược
tính theo tỉ giá hiệnành)
g/ Kiểm tra tồn kho :
Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho. Nếu lượng tồn kho
nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng. Lưu ý phiếu
xin nhập hàng và phiếu nhập kho không nhất thiết giống nhau (số lượng và
mặt hàng được nhập không chắc sẽ
2.2CƠSỞPHƯƠNGPHÁPLUẬNVÀGIẢIPHÁPCHOBÀITOÁNQUẢN
LÝ
2.2.1
MỘTSỐKHÁINIỆMCƠBẢNVỀHỆTHỐNGTHÔNGTINQUẢNLÝ
2.2.1.1 KHÁINIỆM
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối
thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ
chức cóđặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ
thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và
thiết bị tin học hoặc không tin học.
2.2.1.2 CẤUTHÀNHHỆTHỐNGTHÔNGTIN.
+ Bộ phận đưa dữ liệu vào (Input)
+ Bộ phận sử lý
+ Kho dữ liệu
+ Bộ phận đưa dữ liệu ra (Out Put)
Mô hình hệ thống thông tin được mô tả như sau:
SV: Lã Việt Đức

b. Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu:
- Thực thể (entity): Là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu
trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng
mua bán, khách hàng…Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập
hợp các thực thể cùng loại.
- Mỗi thực thểđều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những
thuộc tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ
liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được đặc trưng
bởi các thuộc tính mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Trường dữ liệu (field):Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta
thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi
thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể.
- Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể
tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
- Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể
tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
- Cơ sở dữ liệu ( database)được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan
với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự
quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin
cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau.
- Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng cơ
sở dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử
dụng giao diện đồ họa để nhập dữ liệu.
- Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đóđể giao tác với cơ
sở dữ liệu. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có 2 kiểu ngôn ngữ
truy vấn thường dùng:

14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
4. Báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết:
Nhằm hiểu rõ vấn đềđang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực
của vấn đềđó, xác định đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống
và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ
sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi
phát triển hệ thống mới.
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
3. Nghiên cứu hệ thống thực tại.
4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp .
5. Đánh giá lại tính khả thi.
6. Thay đổi đề xuất dựán.
7. Báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông
tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được
những mục tiêu đãđặt ra ở giai đoạn trước.
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ
xản sinh ra, nội dung của Cơ sở dữ liệu, các sử lý và hợp thức hoá sẽ phải
thực hiện và các dữ liệu sẽđược nhâp vào. Gồm các công đoạn sau:
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2. Thiết kế sử lý

4. Thử nghiệm hệ thống.
5. Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác hệ thống:đây là giai đoạn chuyển từ hệ
thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
1. Lập kế hoạch cài đặt.
2. Chuyển đổi.
3. Khai thác và bảo trì.
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
4. Đánh giá.
2.Phương án giải quyết
Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các
đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủđược thông tin sẽ cóưu thế tuyệt đối
trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa
đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của
đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt
chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng,
chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các
chức năng có thể thực hiện được trên máy tính. Từđó xây dựng một chương
trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử
lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập
các báo cáo định kỳ.
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán
hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình
thực hiện các hoạt động kinh doanh.
2.2.2
SƠLƯỢCVỀHỆTHỐNGTHÔNGTINQUẢNLÝBÁNHÀNGVÀNHUCẦUQ

2.2.2.2NHUCẦUQUẢNLÝCỦACÔNGTY NGUYỄN HOÀNG
a Hoạt động quản lí thông tin.
Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin:
- Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán
hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về
mỗi đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện
thoại , mã thuế...
- Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá
trị gia tăng, thuế tiêu thụđặc biệt…
- Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá như hoáđơn bán hàng,
hoáđơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau:
Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và
bán, loại tiền tệđược sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoáđược
mua hoặc bán.
- Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi
tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông
tin sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra
nghiệp vụ.
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sởđó hệ thống có thể
thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân
lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này được quản lí chặt chẽ cung cấp
thông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh
của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho
các đối tượng sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng.
b. Hoạt động quản lí kinh doanh.
Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận

Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho,
xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với
thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoáđể thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản
hàng tổn thất. Trên cơ sởđó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để
nộp cho các cấp lãnh đạo.
d. Hoạt động quản lý tiền mặt.
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoáđơn bán hàng, phòng kế toán
lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái
theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán
lập báo cáo chi phí, doanh thu..
Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng kế toán cuối tháng
có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh
đạo và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt
động kinh doanh của đơn vị và của thị trường liên quan.
Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ
của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc kiểm soát
về mặt công nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền
thanh toán cho khách hàng cũng như thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải
trả.
2.2.3 GIẢIPHÁPCHOBÀITOÁNQUẢNLÝ
2.2.3.1.YÊUCẦUVỚICÁC MODULNHẬPĐẦUVÀO.
Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải:
- Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ
chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu chuẩn
SV: Lã Việt Đức

- Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng
những giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ.
- Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận
tiện cho người dùng khi khai thác hệ thống.
2.2.4 TÍNHKHẢTHIVÀKHẢNĂNGPHÁTTRIỂNHỆTHỐNG.
Phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu
quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh
trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Nhìn chung, việc
phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh có tính khả thi cao.
Về mặt tổ chức: Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh
không ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của đơn vị, không dẫn tới sự thay đổi
nhân sự.
Về mặt khả năng của chương trình: Đây là hệ thống chỉđơn thuần mang
tính chất thống kê và tính toán dựa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện cho việc
chương trình hoá.
SV: Lã Việt Đức
Lớp: Tin 46B
25