Giới thiệu các nhóm quy trình quản lý dự
án chuẩn PMI
Khi nói đến dự án chính là nói đến sự nỗ lực để hoàn thành công việc trong
một thời gian nhất định, có điểm khởi đầu và kết thúc để tạo ra sản phẩm,
dịch vụ, hoặc kết quả mong muốn. Có rất nhiều dự án thuộc nhiều lĩnh vực
khác nhau như: y tế, xây dựng, công nghệ thông tin, môi trường, dầu khí, cơ
khí, viễn thông, giáo dục, chính trị, quân sự,… với những quy mô và yêu cầu
phức tạp khác nhau. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để quản lý các dự án để
đạt được mục tiêu?

Mỗi dự án tùy theo lĩnh vực, quy mô có thể có vòng đời dự án (project life
cycle) khác nhau. Tuy nhiên, các nhóm quy trình quản lý dự án là thống nhất
cho tất cả các dự án dù là dự án công nghệ thông tin, xây dựng, môi trường,
dầu khí, năng lượng,… Các nhóm quy trình quản lý dự án này bao gồm:
nhóm quản lý thiết lập dự án, nhóm quản lý lập kế hoạch dự án, nhóm quản
lý thực thi dự án, và nhóm quản lý kiểm soát và kết thúc dự án. Vòng đời dự
án nói lên phương thức (methodologies) để thực hiện công việc trong dự án,
còn nhóm quy trình quản lý dự án được xác lập nhằm quản lý việc thực hiện
các phương thức ấy.
Nhóm quy trình thiết lập dự án

Có 2 quy trình trong phần thiết lập mục tiêu dự án đó là xây dựng bản tuyên


bố dự án (project charter) và xác định những người liên quan đến dự án
(Identify Stakeholder). Trong đó bản tuyên bố dự án thể hiện mục tiêu dự án,
các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò trách nhiệm những vị trí
quan trọng, các giả định, các rủi ro ở mức độ tổng quát. Bản tuyên bố dự án
đóng một vai trò hết sức quan trọng cho toàn bộ quá trình dự án. Đó là mục
tiêu cần đạt được, là định hướng hoạt động, là cơ sở để công nhận kết quả
cuối cùng của dự án. Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án. Nó

tác động tiêu cực đến dự án và phải làm lại. Yếu tố cuối cùng của bản kế
hoạch chính là thực tế. Sự thực tế được nêu ở đây là việc lập kế hoạch có
gần phù hợp với khả năng thực hiện dự án hay không? Việc ước tính thời
gian, chi phí có gần với thực tế hay không? Rủi ro hoàn thành mục tiêu dự
án có cao hay không? Để thực hiện một kế hoạch mang tích thực tế, giám
đốc dự án phải tích hợp các quy trình quản lý rủi ro vào trong bản kế hoạch.
Việc áp dụng rủi ro sẽ làm gia tăng cơ hội đạt mục tiêu dự án, đồng thời hạn
chế hoặc loại bỏ những yếu tố tác động tiêu cực đến dự án. Việc lập kế
hoạch dự án là một công việc mang tính lặp và ngày càng chi tiết. Chính
điều này làm cho kế hoạch dự án ngày càng thực tế và khả năng đạt mục tiêu
cao hơn. Khi dữ liệu ngày càng thu thập đầy đủ, khi áp dụng việc quản lý rủi
ro, tác động vào các yếu tố thành công cho dự án đồng thời loại bỏ các yếu
tố bất lợi cho dự án, kế hoạch sẽ ngày càng hoàn chỉnh và thực tế.

Kiểm soát dự án

Kiểm soát dự án chính là việc đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế thực hiện,
đồng thời điều chỉnh nếu cần thiết. Tại quá trình kiểm soát, các thay đổi có
thể xảy ra. Việc thay đổi này có thể dẫn đến quá trình thực thi, có thể phải


lập kế hoạch lại, hoặc cũng có thể quay lại giai đoạn thiết lập dự án. Thay
đổi thường không thể tránh khỏi trong các dự án. Thay đổi thông thường sẽ
tác động xấu đến thời gian và chi phí dự án. Vì thế các tổ chức nên có quy
trình và phân chia vai trò cụ thể để quản lý thay đổi. Thay đổi trong giai
đoạn thực hiện dự án đa phần mang tích chất tiêu cực, thể hiện việc tổ chức
chưa đánh giá hết và hiểu rõ mục tiêu, công việc, làm phát sinh ra các yêu
cầu mới không lường trước được trong quá trình triển khai dự án. Thay đổi
càng nhiều chứng tỏ quy trình quản lý rủi ro chưa được áp dụng tốt.