BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN
HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Bài tập số 17: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền
lương công ty TNHH một thành viên Thăng Long
Nhóm: 10
Giảng viên hướng dẫn:
Lê Trí Thành
Trưởng nhóm:
Đỗ Đức Hùng
Thành viên:
Chu Đức Nghĩa
Thành viên:
Quyết Quang Qúy
Lớp:
CNT50ĐH1
Hải Phòng, ngày 28/08/2011
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tại trường Đại Học Hàng Hải, với sự hướng dẫn nhiệt
tình của các thầy cô giáo cùng với sự cố gắng của nhóm, chúng em đã học hỏi
được nhiều bài học và kinh nghiệm quý báu, giúp nhóm em hiểu sâu hơn về công
tác quản lý nhân viên và tính lương. Trong thời gian tìm hiểu Công ty TNHH một
thành viên Thăng Long, nhóm em đã được hướng dẫn tìm hiểu về công tác quản lý
là nơi trực tiếp tạo ra giá trị lao động mới cho xã hội và tham gia trực tiếp vào
các hoạt động của thị trường. Có thể nói DN là một mắt xích của nền kinh tế.
Trong hoạt động của mình các DN thực hiện sản xuất ra của cải vật chất, cung
cấp sản phẩm hàng hóa, dịch vụ ra thị trường thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của
xã hội. Những năm gần đây cùng với sự hội nhập của đất nước, Đảng và Nhà
nước ta đã thực hiện các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch nhằm
tạo điều kiện cần thiết đáng tin cậy. Hệ thống chính sách ưu đãi, hệ thống
Luật DN chính xác, chặt chẽ nghiêm minh, kế hoạch điều tiết vĩ mô phù hợp
với sự vận động và phát triển của đất nước... khuyến khích các DN yên tâm
sản xuất kinh doanh, chủ động đầu tư vốn tự do kinh doanh trong khuôn khổ
pháp luật.
Con người luôn là nguồn lực quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành
bại của mỗi tổ chức... DN có thể có một dự án, một kế hoạch kinh doanh tốt
đến đâu, công nghệ hiện đại đến đâu nhưng nếu không có một nguồn nhân lực
đủ về số lượng và chất lượng để triển khai thì cũng khó có thể thành công.
Yếu tố nhân lực lại càng trở nên quan trọng đối với các DN hoạt động trong
môi trường cạnh tranh khốc liệt và mang tính Quốc tế sâu sắc như hiện nay.
Trong bối cảnh hòa nhập kinh tế thị trường thì việc thu hút, duy trì và phát
triển nguồn nhân lực được xem là một trong những nhiệm vụ sống còn, có ý
nghĩa quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN.
Để có được đội ngũ người lao động có chất lượng cao – tài sản vô giá
của mỗi DN lại là vấn đề không hề đơn giản, bởi vì nó phụ thuộc vào rất
nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố tiền lương. Đây vừa là yếu tố duy trì, vừa là
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 2
công cụ hữu hiệu để các nhà quản trị, quản lý tố đội ngũ người lao động trong
DN.
tin nhân viên, người quản lý sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, bên cạnh
đó việc lưu trữ thủ công còn gây ra một trở ngại nữa đó là sự an toàn về thông
tin, dữ liệu: chẳng hạn lưu trữ thông tin trên giấy có thể bị thất lạc hay dữ liệu
lưu trữ qua nhiều năm sẽ bị phai mờ, điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công
việc quản lý trong công ty…
Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển của Khoa học & công nghệ thông
tin, việc ứng dụng tin học để xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong
doanh nghiệp ngày càng được thực hiện rộng rãi và điều đó cũng được áp
dụng ngay tại công ty TNHH một thành viên Thăng Long. Với một công ty
quy mô lớn, đội ngũ nhân viên ngày càng đông đảo để dễ dàng hơn cho việc
quản lý và giữ chân nhân viên lâu dài, tạo ra các cơ hội cho nhân viên thăng
tiến trong công việc, Công ty đã xây dựng Hệ thống quản lý nhân sự và tiền
lương. Đưa tin học vào quản lý nhân sự và tiền lương thì hệ thống sẽ đáp ứng
được việc cung cấp thông tin về nhân sự và tính lương một cách chính xác,
kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo trở nên
nhanh hơn. Đó là những nguyên nhân cần thiết để xây dựng hệ thống thông
tin quản lý tại Công ty TNHH Thăng Long.
1.2. Giới thiệu bài toán
1.2.1. Giới thiệu tổng quát về công ty TNHH một thành viên Thăng Long
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 4
Công ty TNHH một thành viên Thăng Long được thành lập vào năm
2005, với mục đích kinh doanh (bán và cho thuê) các hàng cơ khí, máy công
nghiệp, vật tư… phục vụ cho các công trình, đơn vị thi công đường, nhà ở.
Gần đây nhất công ty đã thay đổi cơ cấu nhân sự, theo đó công ty đã
mở thêm công ty con cùng tên với công ty mẹ, công ty TNHH Thăng Long,
chuyên cung cấp các phần mềm và dịch vụ mạng.
5
việc cho nhân viên thực hiện, báo cáo tình hình công việc thường xuyên cho
giám đốc.
Phòng thiết kế đồ họa và website: Chuyên tư vấn, thiết kế các website
tin tức, giới thiệu sản phẩm, bán hàng trực tuyến, diễn dàn giao lưu, trang rao
vặt… đăng quảng cáo trên website, thiết kế biển quảng cáo lớn cho khách
hàng.
Phòng thiết kế phần mềm ứng dụng: Chuyên thiết kế các phần mềm
ứng dụng trên nền winform cho khách hàng, công ty chủ yếu thiết kế các phần
mềm quản lý nhân sự, bán hàng hóa, quản lý kho, quản lý container.
Phòng kỹ thuật: Chuyên tư vấn công nghệ, giải pháp, phần cứng cho
khách hàng đồng thời đảm bảo hệ thống mạng và máy móc trong công ty hoạt
động ổn định, kíp thời sửa chữa nếu có lỗi xảy ra.
Phòng Marketing: Chuyên giới thiệu các phần mềm, dịch vụ của công
ty tới khách hàng và chăm sóc khách hàng, tìm thị trường cho công ty.
Phòng hành chính: Cung cấp thiết bị văn phòng trong công ty, chăm
lo đến đời sống tinh thần của nhân viên.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 6
CHƢƠNG 2. KHÁO SÁT NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG
II. KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
2.1. Hoạt động của hệ thống hiện tại
Do công ty chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý
nên mọi thông tin nhân viên và việc chấm công, tính lương đều thực hiện trên
giấy tờ. Khi nhân viên vào làm chính thức trong công ty thì hồ sơ nhân viên
sẽ được lưu lại để quản lý, đó là các thông tin về lý lịch cá nhân, quá trình
- Điều kiện an toàn và vệ sinh lđộng tại nơi làm việc theo quy định hiện
hành của Nhà nước
Điều 3: Nghĩa vụ, quyền hạn và các quyền lợi người lao động được hưởng
như sau:
1. Nghĩa vụ: Trong công việc, chịu sự điều hành trực tiếp của ông,
bà:.................... Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao
động. Chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế của đơn vị, kỷ luật lao động, an
toàn lao động và các quy định trong thoả ước lao động tập thể.
2. Quyền hạn: Có quyền đề xuất, khiếu nại, thay đổi, chấm dứt hợp đồng lao
động theo quy định của Pháp luật lao động hiện hành.
3. Quyền lợi:
- Phương tiện đi lại làm việc :…………………………………………….
- Mức lương chính hoặc tiền công: ……được trả........lần vào các ngày
…. và ngày ……hàng tháng.
- Phụ cấp:………………………………………………………………….
- Được trang bị bảo hộ lao động gồm: ……………………………………
Số ngày nghỉ hàng năm được hưởng lương (nghỉ lễ, phép, việc
riêng):…………………………………………………………………………..
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 9
- Bảo hiểm xã hội: ………………………………………………………..
Được hưởng các phúc lợi: ………………………………………………
Được các khoản thưởng, nâng lương, bồi dưỡng nghiệp vụ, thực hiện
nhiệm vụ hợp tác khoa học, công nghệ với các đơn vị ở trong hoặc ngoài
nước:....................................................................................................................
- Được hưởng các chế độ ngừng việc, trợ cấp thôi việc, bồi thường theo
quy định của pháp luật lao động
Chấm công
trong tháng
Quy ra số công
1 2 3 .....30 31
Hƣởng Lƣơng
sản phẩm
Hƣởng Lƣơng
thời gian
Phép
Thêm
giờ
Nghỉ hƣởng
100% lƣơng
Nghỉ không
lƣơng
1 ....
Tổng cộng
* * * * * *
Ngƣời duyệt
(Ký và viết rõ họ tên)
Phụ trách bộ phận
(Ký và viết rõ họ tên)
Ngƣời chấm công
(Ký và viết rõ họ tên)
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17
Ngƣời nhận việc
(ký và viết rõ họ tên)
Ngƣời kiểm tra chất lƣợng
(ký và viết rõ họ tên)
Nguời duyệt
(ký và viết rõ họ tên)
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 13
2.2. Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại
Như vậy tất cả công việc trong công ty đều xử lý thủ công trên giấy tờ,
việc này có những ưu điểm, đó là việc quản lý nhân viên và chấm công dễ
dàng, không yêu cầu người thực hiện cần có những trình độ nhất định cũng
thực hiện được. Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại
luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm. Thứ nhất, lãng phí về tiền của vì số
lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, khiến công ty lại có thêm một số
chi phí phát sinh.Thứ hai, tất cả thông tin trong quá trình quản lý được lưu
trên giấy tờ nên khó tránh khỏi mất mát, và khiến cho quá trình tìm kiếm
thông tin gặp nhiều khó khăn.Thứ 3, mất thời gian và sai sót bởi việc chấm
công, tính lương có thể gặp nhiều lỗi phát sinh, khi thực hiện tính toán thủ
công có thể tính lương sai, chấm công thiếu. Thứ tư, theo hạn định tiền lương
phải đến tay nhân viên nên quá trình chấm công và tính lương phải trong một
khoảng thời gian nhất định, cho nên để nhân viên được lĩnh tiền lương nhanh
chóng thì người tính lương rất vất vả để đưa ra được một bảng lương chính
xác và cụ thể…v.v..v.
Từ những điều đã phân tích như trên, để khắc phục những nhược điểm
này, công ty sẽ áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý.
2.3. Giải pháp khắc phục vấn đề
Quản lý các khoản thưởng đột xuất, Tết, Lễ, phần trích nộp thuế thu
nhập cá nhân, phần trích nộp bảo hiểm xã hội.
Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm: cập
nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản
phẩm hoàn thành đã thực hiện được, cập nhật ngày công thực tế làm việc,
ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học.
Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của
từng nhân viên.
* Cách tính lƣơng:
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 15
Công ty căn cứ vào bảng lương chế độ và bảng tổng hợp quỹ tiền lương
đạt theo sản phẩm để tính trả lương cho người lao động. Công ty áp dụng hai
hình thức trả lương, đó là:
Hình thức trả lương theo sản phẩm xác định số tiền lương trả cho người
lao động dựa vào sản phẩm làm ra và đơn giá tiền cho sản phẩm, lương sản
phẩm chỉ được tính khi sản phẩm đó đã hoàn thành. Một sản phẩm có thể có
nhiều người tham gia và một người có thể tham gia vào thực hiện nhiều sản
phẩm.
Lsp = Ni * ĐGi * Ki
Trong đó: Lsp là tiền lương tính theo sản phẩm; Ni là số sản phẩm thứ i thực
tế; ĐGi là đơn giá sản phẩm i, Ki là phần trăm người lao động được hưởng
cho sản phẩm đó.
Hình thức trả lương theo thời gian được tính như sau:
Lt/g = (Số ngày công * Mức lƣơng cơ bản * Bậc lƣơng)/26
Trong đó: Lt/g là tiền lương tính theo thời gian.
Các chế độ khác khi tính lương: các khoản phụ cấp: gồm có phụ cấp
Các khoản khấu trừ khác gồm có: phạt, bồi thường vật chất do lỗi của
nhân viên. Các khỏan này do người quản lý nhập hàng tháng.
Mỗi khi có sự thay đổi trong chính sách tiền lương thì phải có cơ chế
thay đổi các định mức như: mức lương cơ bản, mức bảo hiểm xã hội và bảo
hiểm y tế.
2.3.6. Báo cáo
Báo cáo quản lý nhân sự: Gồm sơ yếu lý lịch, hồ sơ của người lao
động, danh sách trích ngang nhân viên hiện tại, nhân viên hiện chưa có sổ bảo
hiểm, nhân viên tạm hoãn hợp đồng, nhân viên nghỉ việc, nhân viên hết hạn
hợp đồng, nhân viên đến tuổi nghỉ hưu, nhân viên được khen thưởng hay bị
kỷ luật. Báo cáo chi tiết diễn biến lương của từng nhân viên, thống kê nhân
viên theo độ tuổi, chức danh, trình độ nhân viên
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 17
Báo cáo quản lý tiền lương: Gồm bảng thanh toán tiền lương, bảng các
khoản phụ cấp, phiếu thu nhập của từng nhân viên, bảng trích nộp thuế thu
nhập cá nhân, trích nộp bảo hiểm xã hội, báo cáo nguồn thanh toán lương cho
các bộ phận, báo cáo tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty…
2.4. Các vấn đề và yêu cầu đặt ra đối với hệ thống cần xây dựng
Hệ thống cần xây dựng phải đảm bảo dễ dàng quản lý nhân viên và tính
lương, xử lý nhanh công việc quản lý, cập nhật các thông tin kịp thời, dễ dàng
tìm kiếm thông tin và tính lương chính xác, nhanh chóng.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 CHƢƠNG 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
19
Quản lý nhân sự: quản lý thông tin nhân viên gồm sơ yếu lý lịch, trình
độ, quá trình công tác trước khi vào công ty, quan hệ gia đình, ….. Quản lý
thời hạn hợp đồng làm việc của nhân viên, theo dõi chuyển phòng, khen
thưởng kỷ luật, quá trình lên lương, bậc lương, hệ số lương…., quản lý nhân
viên nghỉ tạm thời, nghỉ hẳn,về hưu.
Quản lý dự án: quản lý thông tin dự án như đơn giá, số lượng, đơn giá,
phần trăm được hưởng, tạo nhóm nhân viên làm dự án.
Quản lý Tính lương: thực hiện chấm công theo thời gian và theo sản
phẩm của dự án, ập bảng công theo tháng để tính lương, khai báo các khoản
phụ cấp,khấu trừ như trong cách tính lương của công ty, dựa vào bảng công
để lập bảng lương.
3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
3.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ
TIỀN LƯƠNG
QUẢN LÝ
NHÂN VIÊN
CÁC PHÒNG BAN
Bảng chấm công
Danh sách nhân sự
và bảng lương
Tiền lương
Thông tin cá nhân
Báo cáo, thống kê
Nhân viên chấm công theo từng ngày và hệ thống sẽ tổng hợp ngày
công theo tháng, sau đó hệ thống sẽ gửi lại các phòng ban bảng lương chi tiết.
Khi người quản lý có yêu cầu về thông tin nhân sự, thông tin sẽ được gửi đến
viên cho bộ phận quản lý dự án và quản lý tiền lương để phục vụ việc phân
nhóm làm dự án, chấm công và tính lương cho nhân viên.
Nhân viên sẽ được phân vào các nhóm thích hợp (nếu cần) hoặc chỉ
mình nhân viên đó nhận làm dự án. Thông tin các nhóm và sản phẩm hoàn
thành trong dự án được lưu vào kho “Dự án”, dữ liệu kho này cung cấp tiền
lương theo sản phẩm cho bộ phận quản lý lương.
Nhân viên sẽ được chấm công theo 2 cách, theo sản phẩm (dựa vào đơn
giá và số lượng sản phẩm) đã hoàn thành và theo thời gian làm việc. Bảng
công được lập để tiện cho việc tính lương.Việc tính lương được thực hiện bởi
bộ phận quản lý tiền lương dựa trên các bảng công theo tháng. Khi có nhân
viên đạt tiêu chuẩn để khen thưởng hoặc nhân viên cần được khiển trách thì 1
bảng công sẽ được gửi từ bộ phận này tới bộ phận quản lý nhân sự để tiến
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 21
hành khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên đó. Sau khi tính lương xong thì bộ
phận này sẽ gửi bảng lương chi tiết cho các phòng ban, đồng thời lưu trữ bảng
lương của từng tháng hay theo kỳ hạn nào đó vào một kho bảng lương.
Biểu đồ mức đỉnh đã nói chi tiết hơn phần nào về dữ liệu vào và ra,
cũng như việc lưu trữ các thông tin cần thiết. Để hiểu chi tiết hơn về cách vận
hành các bộ phận ra sao thì cần có sơ đồ mức dưới đỉnh của từng bộ phận.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 3.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
3.2.3.1. Chức năng Quản lý nhân sự:
Cập nhật hồ sơ nhân sự
6
Copyright: Tài liệu đại học ©