BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHẦN I.
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lí văn bản đến văn
bản đi nói riêng được Nhà nước ta rất coi trọng.Bằng việc ban hành văn bản
quy phạm pháp luật về công tác văn bản, việc thể chế hoá đường lối chính
sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, các chủ trương chính sách được
truyền đạt đến cơ quan đơn vị kịp ytời và rõ ràng hơn. Văn bản được coi là
phương tiện thông tin không thể thiếu được trong mọi hoạt động quản lí nhà
nước, nó cầu nối giữa các cơ quan, là sợi dây liên hệ mật thiết giữa Đảng,
Nhà nước và nhân dân.trong giai đoạn hiện nay chúng ta đang tiến hành cải
cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” thì vai trò của công tác văn
thư lưu trữ nói chung và công tác quản lí văn bản đến văn bản đi càng trở
lên quan trọng và cần thiết.
Văn phòng UBND Huyện thuận thành là cơ quan trực thuộc giúp Uỷ
ban nhân dân giải quyết công tác quản lí hành chính trên địa bàn Huyện
Thuận thành.
Qua thời gian học tập, được sự quan tâm giảng dậy nhiệt tình của thầy cô
trong Học viện Hành Chính, cùng thời gian thực tập ở Văn phòng Uỷ ban
nhân dân Huyện Thuận Thành-Bắc Ninh, đặc biệt được sự hướng dẫn nhiệt
tình của thầy Cao Minh Công.Từ những kiến thức thu được qua thời gian
thực tập, được tiếp xúc với thực tế, em quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu
về công tác quản lí văn bản đến văn bản đi của Văn phòng UBND
Huyện Thuận Thành”,
Vì thời gian thực tập ngắn và nhận thức có hạn nên không thể tránh
khỏi những thiếu sót.Rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô vầ các
bạn.
Em xin chân thành cảm ơn !

VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D


VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

II. CƠ CẤU TỔ CHỨC HUYỆN THUẬN THÀNH
2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Thuận Thành.
2.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thuận Thành.
UBND huyện tổ chức và thi hành Hiến pháp, Luật và văn bản của các cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp. Đồng thời chỉ
đạo hoạt động của UBND cấp xã, thị trấn.
Phối hợp với Thường trực HĐND và các ban ngành của huyện để chuẩn bị
nội dung các kỳ họp và xây dựng đề án trình HĐND xét và quyết định.
Thực hiện quản lý địa phương trong lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh - quốc
phòng, giáo dục - đào tạo. Tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, kiểm
tra, quản lý, chỉ đạo công tác thu chi ngân sách ,thi hành án, địa giới hành
chính, bảo hiểm xã hội …
UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp
và UBND cấp trên. Hoạt động của cơ quan được tổ chức, tổng kết, đánh giá
mỗi tháng một lần và vào các ngày cuối tháng .
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành.
Căn cứ vào Nghị định số: 107/CP ngày 01/04/2004 của Chính phủ quy
định số lượng Chủ tịch và Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND. Bộ
máy tổ chức UBND huyện Thuận Thành hiện nay bao gồm có: 01 Chủ tịch,
03


- Hướng dẫn và kiểm tra hoạt động tôn giáo
- Quản lý công tác “một cửa “ của cơ quan
2.2.2 Nhiệm vụ
a)Công tác văn phòng
Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành đơn vị ,xã ,thị trấn làm
báo cáo với UBND và Thường trực HĐND.
Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và
UBND, phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND
và UBND. Tổ chức thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ, công tác hành
chính quản trị của cơ quan. Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng
HĐND –UBND huyện đảm bảo các điệu kiện vật chất cho bộ máy của cơ
quan hoạt động tốt.
Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo
nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng, đảm bảo những điều kiện vật
chất cho bộ máy của HĐND – UBND huyện hoạt động.
Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của HĐND – UBND huyện.
b)Công tác thi đua khen thưởng
Tiếp đón khách đến liên hệ công tác và tổ chức tiếp dân theo chế độ
“một cửa”. Tổ chức bảo vệ toàn cơ quan trong 24 giờ. Theo dõi phong trào

VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

thi đua, làm báo cáo sơ kết, tổng kết đề nghị khen thưởng các danh hiệu thi
đua và những điển hình tiên tiến.



BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

bố trí một cách có hệ thống và được tập trung vào một đầu mối thống nhất
để thuận tiện cho hoạt động quản lý của cơ quan. Các phòng ban đều có cán
bộ chuyên trách và giữa các cán bộ chuyên trách của các phòng ban đều có
sự hợp tác chặt chẽ với nhau để giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan.

CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi là một nghiệp vụ quan trọng
và chủ đạo của phòng Hành chính - Tổ chức. Phòng Hành chính - Tổ chức
là đầu mối tiếp nhận, xử lý và xử lý công văn đến của các sở, ban ngành, cơ
quan nơi khác gửi đến ; ban hành văn bản của UBND thành phố Hà Nội.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đến, văn bản đi của phòng Hành chính - Tổ
chức được thực hiện theo Công văn số 77/NV ngày 09/02/1977 của Cục
Lưu trữ, phủ Thủ tướng; theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngà
08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Theo Quyết định số
177/2003/QĐ-TTg ngày 01/09/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ….Ngoài ra còn có các văn bản hướng dẫn cụ thể của các cơ
quan chuyên môn cấp trên.
2.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
2.1.1.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a)Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản
quy pham pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản
khác và đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản
đến.

+ Các bì văn bản đến trên có đóng các dấu chữ ký hiệu các độ mật theo
quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2002 của
Chính phủ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí
mật nhà nước, nếu văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật.
+ Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
(Trên bì ghi tên đơn vị hoặc tên cảu các cá nhân cơ quan, tổ chức).
+ Bì văn bản giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng và các đonà thể như: Công
đoàn, Đoàn Thanh niên vv….của cơ quan, tổ chức và thư riêng.

VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

- Loại bóc bì bao gồm tất cả các bì văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, tổ
chức (ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chưc hoặc ghi chưc danh của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức), kể cả nhữn bì văn bản có đống dấu chữ hiệu độ
“mật” và “tối mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký các
loại văn bản đó.
c)Bóc bì văn bản
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hoả tốc cần bóc bì trước để giải quyết
kịp thời.
- Tránh làm rách văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ
quan gửi, mất dấu bưu điện vv….phải soát lại bì để tránh sót văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì,
trường hợp phát hiện có sai sót phải hỏi lại nơi gửi.

- Đăng ký văn bản đến băng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo tổng số văn bản đến và số lượng mỗi nhóm văn bản đến hàng
năm mà quyết định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
•

Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn

bản một năm cần lập ít nhất hai sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến(loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật )
•

Những cơ quan, tổ chức có có số lượng văn bản đến từ 2000 đến dưới

5000 văn bản một năm, nên lập các sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến(loại thường) của các cơ quan khác
* Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật )
•

Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến trên 5000 văn

bản một năm, có thể lập các sổ đăng ký (loại thường )chi tiết hơn, theo một
nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật).
+ Đăng ký văn bản đến:
Mẫu số và việc đăng ký văn bản đến, kể cả đơn thư và văn bản đến
(loại mật) thực hiện theo hướng dẫn phụ lục II.
Mẫu số và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn phụ
lục III.
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản:

những đơn vị, cá nhântham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá
nhân.
Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên
lề trái của văn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản. Trong những trường hợp cần thiết, ý kiến phân phối, giải quyết được
ghi hoặc cập nhật vào phiếu riêng(Phụ lục IV).

VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Sau khi có ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn bản đến
được đăng ký bổ sung vào cột 7 sổ đăng ký văn bản đến(Phụ lục II) hoặc
các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.
b)Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn
cứ ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ
quan, tổ chức cùng như trong các đơn vị đều phải bảo đảm những yêu cầu
sau:
- Nhanh chóng: văn bản đến (loại khẩn) phải được chuyển giao ngay cho
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Đúng đối tượng: văn bản đến (loại mật) phải được chuyển đến tận tay
người nhận.
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu
“Thượng khẩn” và “Hoả tốc” phải ghi rõ thời gian nhận.
Văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giả quyết văn bản theo thời hạn đã được quy định.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và thường
xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm tổng số văn bản đến; văn
bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết để báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Mẫu
sổ và cách ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VI.
- Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách
nhệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
2.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
2.2.1.Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và
nagỳ, tháng của văn bản.
a)Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Căn cứ quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể
thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

tiếp theo để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo
cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b)Ghi số và ngày, tháng văn bản
Tất cả văn bản đi do cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp có quy định khác

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Văn bản đi (loại mật) cũng được đánh số theo hệ thống đối với văn bản
đi của cơ quan, tổ chức.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban
thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn
bản được thông qua.
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành
chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và đăng ký vào sổ.
-Việc ghi sổ và ngày tháng văn bản được thực hiện theo quy định của pháp
luật hiện hành.
2.2.2.Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
a)Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản đóng dấu cơ quan trên
phụ lục kèm theo văn bản chính được tực hiện theo quy định tại Điều 6 của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngỳa 08/04/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do
gnười đứng đàu cơ quan, tổ chức quyết định. Dấu được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ
giấy, mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 giấy liền kề.
b)Đóng dấu độ mật, khẩn
Việc đóng dấu các độ khẩn(“Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”) trên
văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc đóng dấu các độ mật(“Tuyệt mật”, “Tối mật “, “Mật”) dấu “Tài
liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2002/ của Bộ Công an.
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành .

một năm (hoặc một nhiệm kỳ) có thể lập các sổ sau:
* Sổ đăng ký các loại văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và các quyết
định (cá biệt) chỉ thi (cá biệt)
* Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại
thường)
* Sổ đăng ký công văn hành chính (loại thường)
* Sổ đăng ký các loại văn bản đi (loại mật)
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

- Đăng ký văn bản đi
Mẫu số và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản
đi (loại mật), được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VII.
b)Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý văn
bản
Yêu cầu chung đối việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thực
hiện theo Bảng hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trũ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày
19/11/1999/của Cục Lưư trữ Nhà nước (hay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước).
Việc đăng ký cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đi vào cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương
trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cụng cấp chương
trình phần mềm đó.
2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a)Làm thủ tục phát hành văn bản
-Lựa chọn bì

b)Chuyển phát văn bản đi
-Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ hàng năm,
hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do
văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân ), các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển
giao văn bản.
Những cơ quan, tổ chức lớn có số lượng văn bản đi được chuyển trong
nội bộ hàng năm, hàng ngày nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực
hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ và việc vào
sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX.
Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản đi được
chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày ít và việc chuyển giao văn
bản được thực do văn thư trực tiếp thực hiện, nên sử dụng sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản trong nội bộ, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận”
vào sau cột “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản đi trong nội bộ, người nhận văn bản cũng
phải ký vào sổ.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

- Chuyển phát trực tiếp, do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện
Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cũg phải
đưng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận
vào sổ. Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục
IX.


Văn bản đi được lưu tại văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Những văn bản đi được đăng ký và đánh số chung được sắp xếp chung,
được đăng ký và đánh số riêng theo từng loại hoặc theo từng nhóm nhất
định thì được sắp xếp riêng theo đúng thứ tự của văn bản.
Tại văn thư phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu. Văn
thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử
dụng bản lưu mà mình quản lý theo đúng quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của cơ quan,tổ chức.
Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục XI.
Các tập lưu văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đi được giao nộp và lưu
trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật để bảo vệ bí
mật nhà nước.

VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHƯƠNG III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN
BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN THUẬN
THÀNH.
I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN.
Hình thức tổ chức công tác văn thư của cơ quan UBND huyện là hình thức
văn thư hỗn hợp, nghĩa là vừa có văn thư trung tâm vừa có văn thư đơn vị.
Văn phòng UBND là đầu mối trung tâm cho quá trình chuyển giao văn bản,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo UBND huyện như: Thu thập, tổng
hợp các thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng. Tất cả các

các sổ sau:
* Sổ 1: Đăng ký văn bản của cấp trên;
* Sổ2: Đăng ký văn bản của cơ quan ngang cấp;
* Sổ 3: Đăng ký văn bản của cơ quan trực thuộc huyện;
* Sổ 4: Đăng ký văn bản mật.
1.2. Mẫu sổ công văn mẫu quy định của Cục Lưu trữ nhà
nước.
Nơi
Ngày
tháng
đến

Số
đến

Nơi

gửi

số

ký Ngày

công

hiệu công tháng của nhận

văn

văn

Huyện

CT-UB

07

UBND

01/CĐ-

02.01.20

Huyện

UB

07

Đ/c
Chủ
tịch
Đ/c
Chủ
tịch

Chỉ

thị

tăng

- Công văn thường.
Các văn bản quy phạm pháp luật thì quy trình soạn thảo và ban hành có
phức tạp hơn các văn bản thông thường.
Ở UBND huyện khi ra các văn bản quy phạm pháp luật thì các văn bản đó
thuộc lĩnh vực nào của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ soạn thảo. Sau
khi phòng đó soạn thảo xong, văn bản phải được thẩm định về mặt pháp lý
và tính hợp pháp của văn bản. Dù văn bản có gấp đến mức độ nào cũng phải
được qua kiểm duyệt. Nếu văn bản đó đã qua kiểm duyệt thì sẽ được
chuyển sang bộ phận văn thư trung tâm để kiểm tra về mặt thể thức văn
bản. Văn bản đó sẽ được vào sổ, ghi số thứ tự theo quy định của từng loại
văn bản và được nhân bản theo đúng số lượng ghi trên nơi gửi của văn bản,
sau đó làm thủ tục gửi đi. Các loại văn bản đi hiện tại của UB sẽ được đưa
vào máy vi tính lưu trữ và tra cứu, sau đó sẽ được in ra theo đúng mẫu quy
định của Cục Lưu trữ Nhà nước. Bản chính được lưu trữ tại văn thư trung
tâm 01 bản, 01 bản tại nơi soạn thảo văn bản, 01 bản tại nơi kiểm duyệt văn
bản (nếu là văn bản quy phạm pháp luật)
Quá trình soạn thảo một văn bản hành chính thông thường đơn giản hơn
quá trình soạn thảo một văn bản quy phạm pháp luật.
Ở quá trình soạn thảo và ban hành văn bản thông thường của UBND huyện
thì người chuyên viên phụ trách công việc nào thì soạn thảo văn có liên
quan.Sau khi soạn thảo văn bản xong chuyên viên đó sẽ thông qua văn thư
của đơn vị mình để kiểm tra về mặt thể thức, kiểm tra xong văn bản đó sẽ
được chuyển cho văn thư trung tâm. Cán bộ văn thư trung tâm kiểm tra thể
thức lần cuối, rồi đánh số, vào sổ, đóng dấu sau khi được Chánh văn phòng
kiểm duyệt văn bản, cuối cùng văn bản đó được bỏ vào bì và chuyển đến
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH



nhận

nhận

CV

bản lưu

CV
Quyết
04.1.
2007

28/
QĐUB

và tặng quà
chính

Đ/c

tượng Trọng
sách

nhân dịp tết
QĐ gắn biển
04.0

39/ công



Đơn vị

UBND
các xã,
thị trấn

Văn
thư

+

LDTB

28

xã hội.

Các
Đ/c
Trọng

doanh

Văn

nghiệp

thư các


văn bản đi, văn bản đến của văn phòng rất tiện lợi và hiệu quả, giúp xử lí
được khối lượng rất lớn văn bản. vì thế mà tình trạng chậm trễ và lộ thông
tin văn bản đã giảm đáng kể.
- Phòng có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao,thái độ
làm việc nghiêm túc,do đó việc quản lí văn bản đến văn bản đi được thực
hiện rất nghiêm túc, đúng các công đoạn của từng thể loại văn bản, không
có văn bản gửi vượt cấp,quản lí văn bản “mật” cũng được thực hiện rất
tốt,không để xảy ra sai sót đáng tiếc nào.
- Văn bản được kiểm tra kĩ lưỡng, do đó tình trạng văn bản sai thể thức
trình bầy trươc khi gửi đi cũng như vào sổ đã giảm đáng kể.

VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

II. Những mặt tồn tại và nguyên nhân:
Văn phòng chưa ban hành quy chế về quản lí và ban hành văn bản cụ
thể của văn phòng mà công tác này chỉ dựa vào các quy định của pháp luật
hiện hành.
Mọi văn bản đến, đi chưa tập trung hoàn toàn vào một đầu mối bộ
phận văn thư cơ quan.Tình trạng văn bản chưa qua văn để đăng kí vẫn còn
xảy ra. Nhiêu phòng, ban ngành mang văn bản gặp trực tiếp trình lãnh đạo
kí mà không qua văn thư, vì vậy Văn phòng không quản lí hết được đầu vào
của văn bản.
Do áp dụng quản lí bằng máy vi tính cần sự cập nhật thường xuyên
trong quy trình chu chuyển văn bản nên đã kéo dài thời gian và qua nhiều
khâu trung gian trong quy trình này.