LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quý thầy cô trường Cao đẳng Sư
phạm Trung ương đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua
để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này. Và hơn hết em xin chân
thành cảm ơn cô giáo Đoàn Minh Ngọc người đã nhiệt tình hướng dẫn cho em
trong quá trình thực tập. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban
lãnh đạo văn phòng Hội Luật gia Việt Nam, anh Trần Đức Long - Chánh văn
phòng, anh Phạm Quang Hòa - Thư ký chủ tịch - Trưởng phòng Phòng Tổ
chức Hành chính, chị Cao Thị Xuân - Cán bộ văn phòng cùng tập thể cán bộ
nhân viên Hội Luật gia Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm
hiểu, thu thập thông tin về Hội và nghiệp vụ Quản trị Văn phòng áp dụng.
Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả năng nghiên cứu và kinh
nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót.
Báo cáo là sự tìm hiểu của em về nghiệp vụ Quản trị Văn phòng của Hội Luật
gia Việt Nam đồng thời cũng là những suy nghĩ, ý kiến của em trong quá trình
thực tập. Hy vọng bản báo cáo sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy
cô hướng dẫn thực tập, các thầy cô trong khoa cùng toàn thể các bạn để em có
điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho lần thực
tập sau và công tác về sau.
Em xin chân thành cảm ơn!
1
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay bất cứ một cơ quan tổ chức nào cũng phải có văn phòng để phục
vụ cho hoạt động quản lý của mình.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công
việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu
tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo,
nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo.
Quản lí hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã
hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành và chấp hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong

đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạt
động quản lí ở các cơ quan hành chính nhà nước”
Em xin chân thành cảm ơn Phòng Đào tạo, các thầy cô giáo hướng dẫn của
Khoa Quản lý - Văn thư và các bác, các cô chú, anh chị Văn phòng Hội luật
gia Việt Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo này.
3
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM
A- KHÁI QUÁT THỜI GIAN THỰC TẬP
- Nơi thực tập: Hội Luật gia Việt Nam
- Thời gian thực tập: Từ ngày 17/10/2011 đến ngày 13/11/2011
- Quá trình thực tập:
Thời gian Công việc Người hướng dẫn
Tuần 1
(Từ ngày 12/3
đến ngày
16/3/2012)
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Hội Luật gia Việt Nam.
- Đánh máy.
- Phô tô tài liệu.
- Anh Trần Đức
Long- Chánh văn
phòng.
- Anh Phạm Quang
Hòa - Trưởng phòng
tổ chức hành chính.
Tuần 2

Tuần 5
(Từ ngày 9/4 đến
ngày 13/3/2012
- Đánh máy, phô tô tài liệu.
- Đóng dấu.
- Làm thẻ hội viên
- Anh Đàm Thanh
Tuấn – Cán bộ Văn
phòng.
Tuần 6 (Từ ngày
16 đến
20/4/2012)
- Tổng kết quá trình thực tập - Anh Đàm Thanh
Tuấn – Cán bộ Văn
phòng
B. KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT
GIA VIỆT NAM.
I – KHÁI QUÁTCHUNG VỀ HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM
Hội Luật gia Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ
chức thống nhất, tự nguyện của các luật gia trong cả nước, là thành viên của
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam,
sự quản lý của Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Hội Luật gia Việt Nam tham gia các tổ chức luật gia quốc tế có hoạt
động phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội.
1. Hoàn cảnh ra đời.
Hội Luật gia Việt Nam được thành lập năm 1955 (theo Nghị định số
130/NV/DC/NĐ ngày 04 tháng 04 năm 1955 của Bộ Nội Vụ) sau thắng lợi
của cuộc kháng chiến chống thực dân pháp (1946- 1954), giải phóng miền
Bắc khỏi ách đô hộ của nước ngoài.
5

Quy mô hội viên của Hội Luật gia Việt Nam tăng rất nhanh trong những
năm gần đây. Từ năm 2005 đến đầu năm 2010, số lượng hội viên tăng từ
31.000 lên hơn 40.000 hội viên, bao gồm hầu hết các cán bộ đã và đang làm
công tác pháp luật như thẩm phán, kiểm sát viên, công an, chuyên viên pháp
lý và luật sư.
3. Biểu tượng của Hội luật gia Việt Nam

Biểu tượng Hội Luật gia Việt Nam hình tròn có hai đường viền màu xanh
đậm, phía trên là hình tượng cờ đỏ sao vàng năm cánh, dưới có dòng chữ
“Hội Luật gia Việt Nam”; ở giữa có hình tượng cán cân công lý đặt trên
7
quyển sách mở có hàng số “1955” (năm thành lập Hội Luật gia Việt Nam); ở
đường vòng cung có hình tượng hai bông lúa vàng.
II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM
1. Chức năng.
Hội Luật gia Việt Nam đoàn kết, tập hợp rộng rãi các luật gia đã và đang
làm công tác pháp luật trong cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức văn hoá, tổ chức giáo
dục, đơn vị vũ trang nhân dân, tự nguyện hoạt động cho sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ quyền tự do, dân chủ của nhân dân, góp phần xây
dựng nền khoa học pháp lý, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa
Việt Nam vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn
minh.
Hội Luật gia Việt Nam mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các tổ
chức luật gia trên thế giới và các tổ chức khác theo nguyên tắc tôn trọng độc
lập, chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ của mỗi nước vì mục đích chung là hoà
bình, hợp tác và phát triển.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.

Điều lệ Hội; Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Hội và hội viên phù hợp với
tôn chỉ, mục đích của Hội;
9
13. Quản lý, sử dụng tài sản, tài chính của Hội theo quy định của pháp luật và
Điều lệ Hội.
3. Cơ cấu tổ chức của Hội Luật giaViệt Nam.
Điều 8. Tổ chức của Hội Luật gia
1. Hội Luật gia Việt Nam được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở bao gồm:
a) Hội Luật gia Việt Nam;
b) Hội Luật gia tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là
Hội Luật gia cấp tỉnh);
c) Hội Luật gia huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung
là Hội Luật gia cấp huyện);
d) Chi hội Luật gia cơ sở.
2. Việc thành lập, phê duyệt điều lệ các Hội Luật gia ở địa phương do Chủ
tịch Ủy ban nhân dân địa phương ra quyết định theo quy định của pháp luật.
3. Việc thành lập các Chi hội Luật gia trực thuộc Trung ương Hội do Ban
Thường vụ Hội Luật gia Việt Nam quyết định thành lập.
4. Việc thành lập Chi hội Luật gia cơ sở do Ban Thường vụ Hội Luật gia cấp
trên trực tiếp quyết định thành lập.
Điều 9. Cơ quan lãnh đạo của Hội Luật gia:
1. Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội Luật gia Việt Nam là Đại hội đại biểu
toàn quốc. Cơ quan lãnh đạo ở mỗi cấp Hội Luật gia là Đại hội đại biểu hoặc
Đại hội toàn thể hội viên.
2. Đại hội cấp nào do Ban Chấp hành cấp đó triệu tập. Đại hội được tiến hành
khi có hai phần ba số đại biểu được triệu tập có mặt.
10
3. Giữa hai kỳ Đại hội, cơ quan lãnh đạo của các cấp Hội là Ban Chấp hành
do Đại hội bầu ra.
4. Đại hội có thể họp bất thường khi có ít nhất hai phần ba số ủy viên Ban

• Thúc đẩy và ứng dụng CNTT vào cải cách các thủ tục hành chính.
• Hình thành cơ chế một cửa trong các cơ quan hành chính sự nghiệp.
 Điều này làm cho hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt.
• Tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực, chi phí.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động hơn.
• Thực hiện một trong những nội dung cải cách hành chính của Nhà
nước.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn có những khó khăn mà hầu như các
cơ quan nói chung còn gặp phải như:
* Khó khăn:
 Cơ sở vật chất của nhiều cơ quan vẫn chưa được trang bị đầy đủ khiến
hiệu quả công việc kém, mất thời gian.
 Trình độ của các cán bộ văn phòng còn nhiều hạn chế, việc đào tạo
nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên văn phòng còn thiều điều kiện ảnh
hưởng đến năng suất và tiến độ làm việc của cơ quan.
13
 Việc thực hiện cơ chế một cửa trong nhiều cơ quan chưa áp dụng triệt để
còn quan liêu, hách dịch, gây khó khăn cho dân.
 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn chậm
cải tiến.
 Việc soạn thảo và ban hành văn bản ở các doanh nghiệp hay một số cơ
quan nhà nước chưa thực hiện nghiêm chỉnh, còn sai về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản chất lượng văn bản kém, uy tín cơ quan bị giảm sút.
6. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của Hội luật
gia Việt Nam nói riêng ( Đơn vị thực tập)
Cũng như ở văn phòng các cơ quan nói chung thì văn phòng Hội luật gia Việt
Nam riêng cũng có những mặt thuận lợi và tồn tại những mặt khó khăn như
sau:
* Thuận lợi
 Nét nổi bật nhất trong chỉ đạo, điều hành các mặt công tác Hội trong

hỗ trợ doanh nghiệp).
 Chế độ kiêm nhiệm đã giúp cho Hội tạo dựng được vị thế và mối quan
hệ, thuận lợi trong nhiều mặt hoạt động, nhưng nhược điểm là phần lớn các
đồng chí kiêm nhiệm quá bận với công việc của cơ quan mình nên rất
hạn chế trong việc tham gia các công việc của Hội nhất là các việc cụ thể,
tham dự các cuộc họp, đi kiểm tra công tác Hội. Đây cũng là một trong
những hạn chế dẫn đến các cuộc họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ,
Ban Thường trực không duy trì được đều và đủ số lượng dự họp như quy định
của Điều lệ dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của các ban chuyên
môn trong cả nhiệm kỳ vừa qua.
15
 Về phương pháp điều hành công việc của văn phòng Hội luật gia Việt
Nam cũng có những hạn chế, thể hiện trên hai mặt:
+ Sự phân công, phân nhiệm của từng Uỷ viên Ban Thường vụ,
Ban Thường trực chưa rõ ràng, chế độ kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc
công việc của đồng chí Chủ tịch Hội không thường xuyên, có việc còn nể
nang, ôm đồm.
+ Tuy không có những biểu hiện tham nhũng, tiêu cực hoặc tư tưởng
muốn giữ độc quyền thông tin, nhưng chế độ thông tin, thông báo kịp
thời cho Ban Thường vụ, Ban Thường trực còn nhiều thiếu sót dẫn đến sự
hiểu nhầm trong một vài việc cụ thể, ngoài ra vẫn còn những bất cập
về năng lực làm việc và trách nhiệm với công việc. Đây là trách nhiệm
trong điều hành công việc của Chủ tịch Hội, Tổng Thư ký với cơ quan
giúp việc là Văn phòng Trung ương Hội.
 Nhìn chung, có thể khẳng định, trong nhiệm kỳ vừa qua, lãnh đạo
Hội đã đảm bảo sự đoàn kết nội bộ, tận tuỵ với công việc, sáng tạo, năng
động trong điều hành công tác với một khối lượng công việc ngày càng
đa dạng, phức tạp. Tuy nhiên, do “ Lực bất tòng tâm” với nhiều mặt
hạn chế như trên nên có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc .
 Như vậy Công tác văn phòng là một hoạt động vô cùng quan trọng trong

hoạt động của Hội.
2 - Chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chương trình, kế
hoạch hoạt động của Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Tổng Thư Ký theo tuần,
tháng, quý và năm:
17
- Chuẩn bị các văn bản, báo cáo hoặc bài phát biểu của bài phát biểu của lãnh
đạo TW Hội khi có yêu cầu.
- Tổng hợp và làm báo cáo hàng tuần, tháng, quý, năm về hoạt động của Hội
theo yêu cầu của Tổng Thư Ký.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo lấy ý kiến góp ý phản biện các dự
thảo văn bản pháp luật theo chương trình xây dựng pháp luật của Quốc hội,
Chính phủ hoặc của các Bộ, Ban ngành.
- Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo TW hội và chịu trách nhiệm tổ chức thực
hiện các đề án, đề tài khoa học theo quyết định của lãnh đạo TW Hội.
- Giúp các ban chuyên môn của Hội thực hiện chức năng phản biện xã hội của
Hội trong trong xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa.
3- Thực hiện chức năng là cơ quan tham mưu cho lãnh đạo TW Hội trong
việc quản lý và chỉ đạo việc cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tấn báo
chí theo quy định của pháp luật; thường xuyên chỉ đạo định hướng nội dung
tuyên truyền về các mặt công tác của Hội Luật gia Việt Nam; chủ trì xây dựng
và quản lý trang web của Hội.
4- Thống nhất quản lý, chỉ đạo hướng dẫn chế độ công tác văn thư lưu trữ
hành chính theo quy định của Nhà nước; tiếp nhận, phân loại, xử lý, lưu giữ
các công văn, tài liệu từ Hội Luật gia đến các Bộ, Ban ngành TW, địa
phương.
5- Tổ chức công tác hành chính quản trị phục vụ cho các hoạt động của lãnh
đạo TW Hội, quản lý, sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, các phương tiện làm
việc của Hội. Bảo đảm các chế độ về kế toán, thủ quỹ, chế độ tiền lương, phụ
cấp, tiền công và các chế độ chính sách khác. Theo dõi và quản lý sử dụng tài
sản; tổ chức duy trì trật tự, nội vụ, nơi làm việc, phục vụ lãnh đạo TW Hội

cơ quan, tổ chức ở TW, Chi hội và các đơn vị trực thuộc TW Hội; Phản ánh
kịp thời tình hình hoạt động của các đơn vị nói trên nhằm giúp Ban Thường
trực và Tổng thư ký theo dõi, kiểm tra, giám sát.
6. Bảo đảm mối liên hệ giữa TW Hội với các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà
nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức kinh tế, xã hội liên quan đến
hoạt động của Hội.
7. Là cơ quan đại diện và bảo về quyền lợi cho cán bộ, nhân viên thuộc biên
chế và quản lý của Văn phòng TW Hội.
8. Thực hiện quản lý, điều hành các công việc khác theo chức năng nhiệm vụ
của Văn phòng.
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng và lề lối làm việc của văn phòng.
2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
- Văn phòng TW Hội do Chánh văn phòng phụ trách và các Phó Chánh văn
phòng giúp việc.
- Mỗi phòng do Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng kiêm Trưởng
phòng phụ trách và có các Phó trưởng phòng, chuyên viên giúp việc.
 Hội Luật gia Việt Nam gồm có 3 phòng chính:
 Phòng Tổ chức- Hành chính
 Phòng Nghiên cứu tổng hợp
 Phòng quản trị tài vụ
20
+ Phòng tổ chức hành chính gồm có:
 01 Chánh văn phòng: Trần Đức Long
 01 Trưởng phòng: Phạm Quang Hòa
 03 Chuyên viên: - Đàm Thanh Tuấn
- Bùi Minh Giang
- Nguyễn Thanh Hoàng
 01 cán bộ văn thư: Lê Thị Xuyến
 01 cán bộ văn phòng: Cao Thị Xuân
+ Phòng Nghiên cứu tổng hợp gồm có:

Phòng nghiên cứu -
Tổng hợp
Phòng Quản trị -
Tài vụ
- Văn phòng TW Hội làm việc theo chế độ thủ trưởng và thực hiện Quy chế
dân chủ trên cơ sở Nghị định số 71/1998-CP của Chính phủ ngày 09/7/1998.
Điều 2. Chế độ làm việc
Hàng tháng Ban lãnh đạo họp một lần vào ngày cuối của tháng với nội dung:
2.1. Nghe báo cáo những công việc đã thực hiện trong tháng; định hướng
những công việc của Hội trong tháng tiếp theo;
2.2. Quyết định những công việc đột xuất trong tháng;
2.3. Trong trường hợp có những công việc quan trọng và cần thiết, Ban lãnh
đạo sẽ tiến hành họp bất thường;
Điều 3: Cơ chế làm việc
3.1. Tất cả các công việc đều được bàn bạc tập thể và được thông qua bằng
hình thức nhất trí;
3.2. Mỗi thành viên trong Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm chỉ đạo và giám sát
các công việc được phân công;
3.3. Ông Chủ tịch và Ông Tổng thư ký chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện
những công việc do Ban lãnh đạo quy định.
Điều 4. Văn phòng Trung ương Hội chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai thực
hiện các công việc được giao và phải báo cáo kết quả thực hiện cho Ban lãnh
đạo.
Điều 5. Đối với những nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, Ban lãnh đạo có trách
nhiệm báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Đảng đoàn Hội luật gia Việt Nam,
Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội.
Điều 6. Ban lãnh đạo có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc chỉ đạo hoạt
động trước Hội nghị Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội.
23
2.3. Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn

- Tổ chức, điều hành các hoạt động hằng ngày của Văn phòng Hội;
- Quản lý hồ sơ, tài liệu giao dịch của Hội;
- Xây dựng các quy chế hoạt động của Văn phòng, quy chế quản lý tài chính,
tài sản của Hội trình Ban Chấp hành phê duyệt;
- Định kì báo cáo cho Ban Chấp hành về các hoạt động của Hội;
- Lập các báo cáo hàng năm, báo cáo nhiệm kì của Ban Chấp hành;
- Quản lý danh sách, hồ sơ và tài liệu về các hội viên và các tổ chức trực
thuộc;
- Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành và trước pháp luật về các hoạt động
của văn phòng Hội;
Để giúp Tổng thư ký thực hiện một số công việc nêu trên, có Phó Tổng thư
ký.
 Chánh Văn phòng có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Tổ chức điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Văn phòng;
- Tham dự, tiếp thu ý kiến, bảo mật thông tin các cuộc họp của Ban Thường
trực, Ban Thường vụ TW Hội;
25