Báo cáo thực tập

Lời nói đầu
Hiện nay, công nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng
nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm
biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại.
Nhận thức được vai trò quan trọng của tin học trong sự nghiệp phát triển
kinh tế - xã hội và sự cấp thiết phải tăng cường nghiên cứu ứng dụng tin học
trong quản lý hành chính nhà nước nói chung và đối với công tác văn thư – lưu
trữ nói riêng, ngay từ năm 1993 Chính phủ đã ra Nghị quyết 49/CP nhằm xác
định một chính sách tương đối toàn diện về phát triển và ứng dụng CNTT với
mục tiêu: “ Xây dựng những nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ
tầng về thông tin cho xã hội, có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông
tin trong quản lý nhà nước và trong những ngành mũi nhọn của đất nước, góp
phần chuẩn bị cho nước ta có vị trí xứng đáng trong khu vực khi bước vào thế
kỷ 21”.
Là một sinh viên Học viện Hành chính, một công chức tương lai, hiểu được
vai trò và sự cần thiết về ứng dụng tin học trong công tác văn thư – lưu trữ là
không thể thiếu.
Sau khi được sự phân công của nhà trường, dưới sự dẫn dắt của Khoa quản
lý nhà nước về Kinh tế. Tôi đã tiến hành thực tập cuối khoá ở Bộ Công nghiệp
từ ngày 12/3 – 12/5/2007. Trong thời gian thực tập với tinh thần học hỏi bản
thân tôi đã thu lượm được nhiều kiến thức thực tiễn rất quan trọng về việc ứng
dụng tin học trong công tác văn thư – lưu trữ. Nó chính là cơ sở để tôi xây dựng
bài báo cáo thực tập với đề tài: “ Vai trò của tin học trong việc nâng cao hiệu
quả quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ”.

1


Báo cáo thực tập

của đất nước, Bộ Công nghiệp đã nhiều lần thay đổi về tổ chức và tên gọi để
phù hợp với nhiệm vụ chính trị của đát nước trong từng giai đoạn:
- Ngày 14 tháng 7 năm 1960, Quốc Hội khóa II, kỳ họp thứ nhất đã phê
chuẩn tách BCN thành hai bộ: Bộ Công nghiệp nặng và Bộ Công nghiệp nhẹ.
- Ngày 11 tháng 8 năm 1969, Ủy ban Thường vụ Quốc Hội (UBTVQH)
ra Nghị quyết số 780-NQ/TVQH chia Bộ Công nghiệp nặng thành hai bộ và
một tổng cục: Bộ Điện và Than, Bộ Cơ khí và Luyện kim, Tổng cục Hóa chất.
- Cũng tại thời điểm này, UBTVQH đã ra Nghị quyết tách ngành Công
nghiệp chế biến thực phẩm ra khỏi Bộ Công nghiệp nhẹ để hợp nhất với Tổng
cục Lương thực thành Bộ Lương thực và Thực phẩm.
- Ngày 22 tháng 11 năm 1981, UBTVQH ra Nghị quyết phê chuẩn chia
Bộ điện và Than thành 2 bộ: Bộ Điện lực, Bộ Mỏ và Than.
- Tháng 12 năm 1983, Hội đồng Nhà nước ra Nghị quyết số 481NQ/HĐNN phê chuẩn việc thành lập Tổ cục Điện tử và Kỹ thuật tin học trực
thuộc Hội đồng Bộ trưởng.

3


Báo cáo thực tập
Đến tháng 3 năm 1988, HộI đồng Nhà nước ra Nghị quyết số 66/NQHĐNN sát nhập Tổng cục Điện tử và Kỹ thuật tin học vào Bộ Cơ khí và Luyện
kim.
- Ngày 16 tháng 2 năm 1987 UBTVQH ra Nghị quyết thành lập Bộ năng
lượng trên cơ sở hợp nhất 2 bộ: Bộ Điện lực và Bộ Mỏ và Than. Cũng tai Nghị
quyết này UBTVQH quyết định đổi tên Tổng cục Địa chất thành Tổng cục Mỏ
và Địa chất.
- Quốc hộI khóa VIII, kỳ họp thứ 7 đã phê chuẩn Nghị quyết số
224/HĐNN ngày 31 tháng 3 năm 1990 của HĐNN về việc đổi tên Bộ Cơ khí và
Luyện kim thành Bộ Công nghiệp nặng để thống nhất quản lý. Nhà nước đối
với các ngành cơ khí luyện kim, điện tử, mỏ, địa chất, dầu khí và hóa chất và
giảI thể ba tổng cục là: Tổng cục Mỏ và Địa chất, Tổng cục Hóa chất và Tổng

phạm vi quản lý của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
công nghiệp;
- Chủ trì thẩm định, thẩm định và phê duyệt các dự án đầu tư trong các ngành
công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật;
- Quản lý về cơ khí và luyện kim;
- Quản lý về điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo;
- Quản lý về dầu khí;
- Quản lý về khai thác khoáng sản;
- Quản lý về hóa chất và vật liệu nổ công nghiệp;
- Quản lý về công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm và chế biến khác;
- Quản lý về phát triển công nghiệp địa phương;
- Quản lý về quản lý công nghiệp trong khu chế xuất;
- Thực hiện hợp tác quốc tế trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi
quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật;

5


Báo cáo thực tập
- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng
tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong các ngành công nghiệp thuộc phạm
vi quản lý của Bộ;
- Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo thực hiện cơ chế
hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong ngành công nghiệp thuộc phạm vi
quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối
với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ;
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu
phần vốn Nhà nước tại các doanh nghiệp có vốn Nhà nước trong các ngành
công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ, kể cả Tổng Công Ty Dầu khí Việt
Nam và Công Ty Điện tử và Tin học Việt Nam theo quy định của Pháp luật;

- Vụ Năng lượng và Dầu khí;
-Vụ Công nghiệp Tiêu dùng và Thực

nghiệp;
- Viện NC Cơ khí;
- Viện NC mỏ và luyện kim;

phẩm;
- Vụ Kế hoạch;

- Viện NC Điện tử - Tin học - Tự động

- Vụ Tài chính – Kế toán;
- Vụ Khoa học – Công nghệ

hóa
- Viện NC Công nghiệp Thực phẩm;
- Viện NC Dầu TV-Tinhdầu-Hương liệu-

- Vụ Hợp tác Quốc tế;
- Vụ Pháp chế;
- Vụ Tổ chức cán bộ;
- Cục Công nghiệp địa phương
- Cục điều tiết điện lực;
- Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp;
- Thanh tra;
- Văn phòng.

mỹ phẩm;
- Trung tâm Tin học;

tin trong phạm vi toàn cầu.
- Trong quản lý kinh tế - xã hội:
Đây là lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của tin học trong thực tiễn.
Theo số liệu thống kê, có từ 70%-80% các nhà tin học trên thế giới hiện đang
làm việc trong lĩnh vực tin học quản lý, nhằm liên tục cung cấp những công cụ

8


Báo cáo thực tập
thông minh và tiện lợi cả về phần cứng và phần mềm phục vụ cho mọi nhu cầu
khác nhau trong quản lý.
Vấn đề quan trọng nhất trong các quá trình chính là quá trình xử lý thông
tin. Bởi vì thực chất của quản lý (lãnh đạo) là thực hiện các quá trình xử lý
thông tin để tạo ra sản phẩm là các thông tin điều khiển( các quyết định ).
Đặc điểm về thông tin trong lĩnh vực quản lý là khối lượng khổng lồ, đòi
hỏi tốc độ xử lý cao, khả năng lưu trữ lớn và nhu cầu truyền dẫn không được
hạn chế cả về không gian lẫn thời gian. Những tiến bộ của CNTT ngày nay đã
và đang cung cấp cho lĩnh vực quản lý nhiều phương tiện hết sức thuận lợi,
phục vụ nhu cầu giao tiếp, lưu trữ thông tin và khả năng thực hiện các quy trình
điều khiển tự động. Những hệ thống máy tính hiện đại với tốc độ hàng tỷ phép
tính/giây cho phép xử lý một khối lượng thông tin khổng lồ trong một thời gian
tương đối ngắn.
- Trong quản lý hành chính nhà nước:
Tin học nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước trong mọi
lĩnh vực đời sống xã hội, đảm bảo cho hoạt động quản lý giữa các cơ quan, các
địa phương được thống nhất, thông suốt, nhanh chóng và chính xác.
Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa rất quan trọng và
quyết định đối với sự phát triển của toàn xã hội trên tất cả các mặt: sản xuất,
tiêu dùng, cung cấp dịch vụ, năng cao dân trí…

nhỏ, chi phí mua sắm thiết bị cao... Thì ngày nay, các rào cản đó đã dần đựơc
vượt qua. Các thiết bị thông dụng giá thấp, có khả năng cho phép quét khoảng
150-200 trang tài liệu A4/giờ, cho phép lưu trữ một trang văn bản A4 với kích
thước file chỉ còn khoảng 30KB ( trước 200KB).
Đặc biệt công nghệ bảo mật trên mạng cũng được cải tiến nhiều, đảm bảo
việc phân truyền truy cập đến đúng đối tượng được khai thác tài liệu.

10


Báo cáo thực tập
Tóm lại việc hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp cho những
cán bộ làm công tác này có công cụ thực hiên tốt hơn công việc của mình trong
công tác quản lý văn bản cũng như việc lập hồ sơ lưu trữ, giúp việc điều hành
mọi việc trong Bộ được tốt hơn và mang lại hiệu quả cao hơn.

CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG
VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP.

11


Báo cáo thực tập
I. QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG, NHÀ NƯỚC VÀ BỘ CÔNG NGHIỆP
VỀ VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC.
1 - Đề án Tin học hóa hành chính Nhà nước 2001-2005.
1.1 Mục tiêu chung:
- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý của các cơ quan Hành
chính Nhà nước, đến cuối năm 2005, đưa hệ thống thông tin điện tử của Chính

chương trình cải cách hành chính Nhà nước.
1.3 Các nhóm đề án mục tiêu.
- Nhóm đề án 1: Tin học quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ .
- Nhóm đề án 2: Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước của UBNN
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Nhóm đề án 3: xây dựng hệ thống các CSDL quốc gia và các hệ thống
CSDL chuyên ngành phục vụ tin học hóa quản lý, điều hành.
- Nhóm đề án 4: Đào tạo cán bộ, công chức hành chính Nhà nước .
- Nhóm đề án 5: Nâng cấp mạng tin học diện rộng của Chính phủ
(CPNET), đảm bảo cho mạng này đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống tin học
của các cơ quan hành chính Nhà nước .
- Nhóm đề án 6: xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn, bảo mật cho mạng
tin học quản lý Nhà nước trong các cơ quan hành chính Nhà nước .
Trên cơ sở đề án thành phần này các Bộ, tỉnh lập danh sách dự án sẽ đưa
vào thực hiện từ năm 2002, 2003 có tính đến thứ tự ưu tiên của các dự án đó để
đưa vào kế hoạch 2003 của Bộ.
Các Bộ phải dưa ra các dự án Tin học hóa dự kiến thực hiện năm 2003
vào danh sách dự án ưu tiên trong kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, dành kinh
phí cho các dự án CNTT theo tinh thần Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000
của Bộ chính trị và thông tư hướng dẫn số 99/2001/TT-BTC ngày 05/12/2001
của Bộ tài chính.
13


Báo cáo thực tập
Có thể nói Đề án 112 là cơ sở để Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ tiến hành tin học hóa.
2 - Quan điểm về tin học hóa quản lý Nhà nước của Bộ Công nghiệp.
Thực hiện đề án Tin học hóa quản lý HCNN (Đề án 112) và thực hiện

điều hành của Thủ tướng Chính phủ, nối kết thông tin với một số Bộ và UBND
các tỉnh trọng điểm.
Mặc dù việc ứng dụng tin học tại Văn phòng Chính phủ giai đoan đầu
còn sơ khai, nhưng được sự quan tâm chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, công
tác tin học hoá quản lý nhà nước tại Văn phòng Chính phủ đã đặt nền móng cho
công tác quản lý và điều hành trong các cơ quan HCNN trên phạm vi cả nước.
Cuối năm 1997, Việt Nam đã tham gia mạng INTERNET nhiều thông tin
khai thác trên mạng đã góp phần đáng kể về thông tin, tư liệu, giúp cho công tác
chỉ đạo điều hành của Chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và UBND các tỉnh, thành phố được thuận lợi và nhanh chóng.
Năm 1999, Văn phòng Bộ Công nghiệp đã bắt đầu tiến hành việc tin học
hoá đối với công tác văn thư – lưu trữ nhưng mới dừng lại ở mức độ lưu trữ
trong máy tính của bộ phận văn thư thuộc phòng hành chính của Văn phòng Bộ.
Cuối năm 2003, hệ thống quản lý công văn đến – đi đã được nâng cấp
thành hệ thống phân công và theo dõi quá trình giải quyết công văn. Thay vì
thông tin về các văn bản chỉ được biết đến ở phòng hành chính, ngày nay thông
tin đã đến với hơn 400 cán bộ, công chức trong Bộ.
Cho đến nay, hệ thống mạng tin học cục bộ tại 64 tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương và hầu hết các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ đã được thiết lập. Hệ thống này bao gồm cả các hệ thông tin tác nghiệp,

15


Báo cáo thực tập
quản lý hồ sơ công việc và các kho dữ liệu phục vụ nghiên cứu, trợ giúp quá
trình ra Quyết định điều hành.
Tuy nhiên, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý hiện nay ở các
cơ quan hành chính nhà nước và đặc biệt là cơ quan hành chính địa phương còn
chậm, chưa đồng bộ, dẫn đến nhiều lúng túng trong lĩnh vực này và kết quả đạt

tài liệu hình thành và khối tài liệu hình thành.
- Xem xét đặc điểm khai thác tài liệu của Bộ và thống kê rõ nhu cầu
khai thác trong việc quản lý và tra tìm tài liệu.
- Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
- Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản.
Các biểu mẫu đã sử dụng ở Bộ Công nghiệp như sau:
Đối với văn bản đi:
+ Số đăng ký gửi đi.
+ Ngày tháng.
+ Số, ký hiệu.
+ Tên loại.
+ Người ký.
+ Đơn vị soạn thảo.
+ Mức độ mật.
+ Nơi nhận.
+ Trích yếu.
+ Phân loại theo nội dung.
+ Trả lời văn bản số.
+ Lưu hồ sơ số.
Đối với văn bản đến: nội dung trong biểu mẫu cũng được ghi tương tự
và có thể bổ sung tuỳ theo yêu cầu khai thác thông tin đầu ra của cơ sở dữ liệu.
- Nhập tin vào máy, chạy thử.

17


Báo cáo thực tập
Trong văn thư có thể lập hai cơ sở dữ liệu: một cơ sở dữ liệu văn bản
đến và một cơ sở dữ liệu văn bản đi. Riêng cơ sở dữ liệu văn bản đi ngoài các
thông tin đăng ký tóm tắt văn bản đi, còn có thể lưu nguyên văn bản sau khi

Enterprise: chứa đầy đủ các đặc trưng của SQL Server và có thể chạy tốt
trên hệ thống lên đến 32 CPUs và 64 GB RAM. Thêm vào đó nó có các dịch vụ
giúp cho việc phân thích dữ liệu rất hiệu quả
Standard: rất thích hợp cho các công ty vừa và nhỏ vì giá thành rẻ hơn
nhiều so với Enterprise Edition, nhưng lại bị giới hạn một số chức năng cao cấp
khác, phiên bản này chạy trên máy chủ tạo báo cáo của Bộ.
- Chọn phần mềm ứng dụng: khi lựu chọn phần mềm phải chú ý đến các
yếu tố: đặc điểm của ký tự của tài liệu lưu trữ, đăc điểm nhu cầu khai thác.
- Thiết kế và biên mục biểu ghi: căn cứ vào quy định của biểu mẫu và
quy định thống nhất về mặt biên mục, người biên mục đọc, nghiên cứu trực tiếp
tài liệu lưu trữ để biên mục chính xác lên biểu ghi.Các thông tin tóm tắt của một
hồ sơ lưu trữ để đưa vào biểu ghi gồm:
+ Địa chỉ tra tìm.
+ Ký hiệu phân loại thông tin.
+ Tiêu đề hồ sơ.
+ Tóm tắt nội dung hồ sơ.
+ Từ khoá hoặc mẫu tra tìm.
+ Thời gian của tài liệu trong hồ sơ.
+ Địa điểm sự kiện.
+ Loại giá trị.
+ Tác giả của tài liệu.
+ Ngôn ngữ.
+ Tình trạng vật lý.
+ Ngày cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
+ Họ tên người biên mục.
19


Báo cáo thực tập
Biểu ghi là tờ phiếu ghi tổng hợp các nhóm thông tin của 1 đơn vị tài liệu,

và kịp thời hơn. Đồng thời giúp lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan
Bộ tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện đối với từng văn bản
đã ban hành.
- Cung cấp thông tin đầy đủ hơn để Bộ giải quyết các công việc có chất
lượng hơn, chỉ đạo và tháo gỡ kịp thời những khó khăn đối với các doanh
nghiệp trong phạm vi quản lý của Bộ.
- Việc ứng dụng tin học giúp cho các đơn vị trực thuộc Bộ cũng có thể
truy cập một phần thông tin xử lý công việc, ví dụ như: văn bản của họ gửi tới
Bộ đã được giải quyết tới đâu. Từ đó tạo môi trường bình đẳng trong giải quyết
công việc cũng như tăng cường tính kiểm tra từ phía các đơn vị cấp dưới đối với
đơn vị cấp trên, nhằm hoàn thiện hơn các quy trình nghiệp vụ của Bộ.
- Về phía nhân viên, có môi trường làm việc thuận lợi, có thể cộng tác,
trao đổi thông tin với nhau được nhiều hơn. Từ đó giúp giải quyết công việc
chất lượng hơn, giảm bớt các chi phí và thời gian hội họp.
- Đặc biệt việc ứng dụng các phần mềm trong công tác văn thư, lưu trữ đã
giúp cho các nhân viên giảm được cường độ lao động.
- Nhờ chương trình quản lý công văn mà cán bộ, lãnh đạo có thể theo dõi
dễ dàng, thuận tiện quy trình chu chuyển và xử lý văn bản từ đầu đến cuối.
- Hơn nữa, với sự góp mặt của máy tính đã làm cho khả năng tra tìm văn
bản một cách nhanh chóng, chính xác. Góp phần nâng cao chất lượng công việc
của người sử dụng, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo việc tra tìm thông tin
một cách kịp thời và đầy đủ theo yêu cầu của người sử dụng.
- Tin học đã hỗ trợ đắc lực cho những chuyên viên soạn thảo có thể sử
dụng, bổ sung, chuyển đổi trong các đoạn văn bản 1 cách dễ dàng, không tốn
thời gian và có thể lưu giữ trong bộ nhớ máy tính.

21


Báo cáo thực tập

Báo cáo thực tập

CHƯƠNG III : PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP
I – Phương hưóng phát triển:
1 . Đối với phần mềm:
- Cần khắc phục được hiện trạng xử lý thủ công.
- Giảm thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thông tin.
- Tiết kiệm chi phí sao lục, nhân bản văn bản.
- Thống nhất các biểu mẫu tổng hợp, phân tích và các báo cáo tình trạng
giải quyết văn bản.
- Thống nhất hệ thống chỉ tiêu trong việc tổng hợp tình hình giải quyết
văn bản.
- Chuẩn hoá công tác báo cáo giữa các cấp.
2 . Đối với nhu cầu của cải cách hành chính:
- Thực hiện quá trình mô hình hoá hệ thông thông tin trên cơ sở xác định
các vị trí thao tác nghiệp vụ.
- Hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu phục vụ việc phân loại văn bản, xây
dựng các biểu mẫu chuẩn cho việc tiếp nhận, chuyển tiếp, hướng dẫn, giải quyết
văn bản.
- Chuẩn hoá quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản. Các quy trình
phải đảm bảo tính hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng.
- Lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình giải quyết văn bản, giải quyết
công việc của các đơn vị, của từng chuyên viên.
- Lãnh đạo có thể quản lý và kiểm tra hình thức giải quyết văn bản đến
của từng đơn vị, chuyên viên.
- Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ văn bản ở mức cao nhất.
23




Báo cáo thực tập
3 . Đổi mới trang thiết bị:
- Các trang thiết bị tin học thay đổi tưng ngày, để việc ứng dụng tin học
ngày một tốt hơn Bộ cần đầu tư về tài chính để từ đó có thể nâng cấp hoặc thay
mới trang thiết bị đã lỗi thời phục vụ cho việc quản lý có kết quả cao hơn.
- Bộ cần hoàn thiện chương trình phần mềm “ Quản lý công việc – văn
thư – lưu trữ” để đảm bảo việc nhập dữ liệu nhanh và chính xác.
- Nâng cấp trang thiết bị máy tính với bộ nhớ tối thiểu 512MB RAM, và
ổ cứng 80GB để việc soan thảo văn bản được nhanh chóng và nâng cao hiệu
quả cho việc lưu trữ tài liệu trong Bộ.
- Để giảm chi phí, phát huy được trí tuệ của nhiều đơn vị trong công tác
văn phòng có thể tổ chức xây dựng những hệ thống thông tin cho công tác văn
phòng dùng chung cho nhiều đơn vị. Như thế sẽ tạo môi trường thống nhất về
hệ thống thông tin văn phòng, dễ trao đổi với nhau, dễ cho việc quản lý văn
bản.Hơng nữa những hệ thống này có điều kiện nâng cấp thường xuyên đáp ứng
việc không ngừng cải tiến, đổi mới lề lối làm việc của văn phòng, chia sẻ kiến
thức và kinh nghiệm giữa những người làm công tác văn phòng nói chung và
làm công tác văn thư – lưu trữ nói riêng.
4 . Đào tạo con người:
- Trước hết phải làm thay đổi nhận thức của cán bộ công chức về vai trò
quan trọng của việc tin học hoá đối với công tác văn thư – lưu trữ, nó góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý của Bộ nói riêng và đối với sự phát triển kinh tế - xã
hội của toàn đất nước nói chung.
- Hiện nay, văn phòng Bộ chỉ có duy nhất một người có đúng chuyên
ngành văn thư – lưu trữ. Vì vậy để công tác này được thực hiện tốt hơn thì Bộ
cần :
+ Tuyển thêm người có đúng chuyên ngành