Quản lý dự án CNTT: nên theo cách nào?
Những vấn đề của quản lý dự án CNTT
Dự án là tập hợp các hoạt động và hạng mục, được lập ra nhằm đạt một số kết quả nhất
định, trong một giới hạn về thời gian, nguồn lực tài chính, nhân sự. Khác với dự án xây
dựng (XD) hay mua sắm mà kết quả có thể được mô tả bằng sơ đồ, bảng vẽ cụ thể; mục
tiêu cuối cùng của dự án ứng dụng CNTT rất khó hình dung vì là sản phẩm, quy trình phi
vật thể, sử dụng trí tuệ của con người, chỉ cho kết quả khi được áp dụng thực tiễn.
Những năm qua, trừ một số dự án CNTT có nội dung “cứng” (như XD hạ tầng, mua sắm
thiết bị phần cứng), rất nhiều dự án CNTT có nội dung “mềm” (như XD phần mềm (PM),
tạo lập website, cơ sở dữ liệu, tin học hóa các quy trình quản lý (QL)…) sử dụng ngân sách
đã bị rơi vào tình trạng bế tắc ngay từ khi chuẩn bị, trình phê duyệt, cho tới các bước triển
khai, đánh giá hiệu quả, nghiệm thu và thanh quyết toán.
Để phá vỡ bế tắc trong triển khai dự án CNTT, các cơ quan QL nhà nước ở cấp cao nhất
đang xem xét áp dụng các quy định mới về dự án CNTT, hướng dẫn thủ tục lập và phê
duyệt dự án CNTT dựa trên các định mức và bảng dự toán chuyên ngành. Các bộ ngành và
địa phương trong khi chờ đợi hướng dẫn chung đã phải tự thân “vận dụng” một số quy
định khá lỗi thời (như nghị định 52) hoặc nghị định 16 (mới ban hành) để áp dụng cho
công tác QL dự án CNTT.
Bài viết “triển khai dự án ứng dụng CNTT: Vì sao bế tắc” đăng trên TGVT-PCW B số
01/2006, đã đề cập khá chính xác một số bất cập trong cơ chế QL dự án CNTT hiện nay,
nhưng xem ra bản chất của vấn đề này vẫn chưa được làm sáng tỏ (nếu chỉ dừng lại ở
việc chọn phương thức QL dự án CNTT theo kiểu “tiền kiểm” hoặc “hậu kiểm”).
Tại Tp.HCM, sau một thời gian XD khá nhiều dự án ứng dụng CNTT có quy mô, gây nhiều
tranh cãi, hiện nay cơ quan QL chuyên ngành đã ngưng XD dự án theo định mức, chuyển
phần lớn dự án thành các công việc và hạng mục, sử dụng ngân sách thường xuyên. Tuy
nhiên khi đánh giá cách làm theo kiểu “hậu kiểm” này, tác giả bài viết nói trên lại cho rằng
“chỉ [nên] áp dụng cho các dự án nhỏ gọn… đối với các dự án lớn được “xẻ nhỏ” đến tận
cấp quận, huyện thậm chí phường, xã… thì cách làm này xem ra không ổn về lâu dài.
Việc chia các dự án manh mún ra sẽ khó QL, dẫn tới vấn đề tương thích khi phải tích hợp
các ứng dụng và nhất là sẽ lãng phí, trùng chéo vô kể”.
Nhưng có thể tác giả đã tự mâu thuẫn với chính mình khi đề nghị cần sớm “áp dụng chế

lập của các công trình XD, khi khách hàng chỉ bắt đầu sử dụng kết quả của dự án đã hoàn
tất và được nghiệm thu.
2. Khó trù liệu những thay đổi.
Thực tế là khách hàng (chủ đầu tư dự án hoặc cơ quan phê duyệt) đổi khi suy nghĩ rất sai
lầm rằng hoàn chỉnh một PM không có gì ghê gớm, nhà thầu nên kết thúc nó nhanh chóng,
chỉ cần vài ngày hay vài tuần, với chi phí tối thiểu hoặc cần giảm giá tối đa. Ngược lại,
trong XD cơ bản, khách hàng luôn muốn ngôi nhà của họ được XD kiên cố. Việc rút ngắn
thời gian hoặc thay đổi nguyên vật liệu cấp thấp hơn rất ít khi được cấp nhận do kinh phí
XD đã được “tiền kiểm" và cố định, rút ngắn thời gian hay sử dụng vật liệu khác cũng đồng
nghĩa với việc rút ruột công trình, làm giảm chất lượng.
Công nghệ trong lĩnh vực CNTT thường thay đổi nhanh chóng, một số công nghệ có thể
có lỗi thời điểm triển khai, cài đặt. Những dự án kéo dài hơn 6 tháng cần phải trù tính việc
nâng cấp cả phần cứng lẫn PM. Điều này đòi hỏi chủ đầu tư dự án phải chuẩn bị thời gian
và tài chính để duy trì thiết bị hoạt động đồng bộ.
Hầu hết các dự án CNTT còn bị chậm bởi vô số nguyên nhân không thể đoán trước.
Thường là do thay đổi trong cách QL, tổ chức, tài chính, thay đổi mức ưu tiên, công nghệ,
nhận thức, quy trình và nhu cầu… Việc thêm vào các chức năng mới đồng nghĩa với việc
phải tổ chức lại cơ sở dữ liệu và thay đổi giao diện. Nhà thầu không còn lựa chọn nào khác
ngoài việc phải đồng ý với chủ đầu tư. Đôi khi họ phải làm theo những thay đổi do khách
hàng đưa ra, nhưng không được tăng chi phí và thời gian.
Trong dự án XD, bất cứ thay đổi mang tính kỹ thuật nào cũng được kiểm soát bởi các thủ
tục hợp đồng. Các sự thay đổi liên quan đến bảng mô tả chi tiết kỹ thuật đều dẫn đến kết
quả là tăng chi phí và thời gian XD. Nhưng điều này khó định lượng được trong các dự án
CNTT, khi mà các hợp đồng không thể trù liệu tất cả những thay đổi vốn là bản chất của
dự án.
3. Quy trình xoáy trôn ốc.
Các giai đoạn triển khai một dự án XD luôn là tuyến tính, giới hạn của các giai đoạn luôn
được xác định khá rõ ràng. Ví dụ, trong XD nhà cao tầng, các giai đoạn phác thảo kiến
trúc, thiết kế kỹ thuật và thi công, bảng mô tả chi tiết vật liệu, thi công XD luôn gối đầu
nhau và có những giới hạn khá chính xác.

toán, thực nhanh thực chi, thường đặt nặng vấn đề kiểm soát dự toán và thanh quyết toán
tài chính theo hướng tiết kiệm tối đa, nhưng khó đánh giá được kết quả cuối cùng vì thiếu
các bước thẩm định, phê duyệt dự án theo các tiêu chí cụ thể làm căn cứ.
Kinh nghiệm của các quốc gia phát triển cho thấy QL theo kết quả đầu ra có nhiều ưu việt
hơn phương pháp QL theo dự toán đầu vào, nhưng đòi hỏi bộ máy QL phải chuyên nghiệp
hơn, có kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn cao hơn. Đó là một trong những đột phá của cải
cách hành chính (CCHC). Một khi bộ máy QL chưa đủ mạnh, chưa đến tầm, thì việc XD,
thẩm định, phê duyệt và triển khai dự án chắc chắn không đạt hiệu quả cao, thậm chí làm
ngưng trệ công việc. Bên cạnh đó, vướng mắc về thủ tục, định mức, quy trình … làm cho
phương pháp QL dự án theo kết quả đầu ra, dù phù hợp với định hướng CCHC tiên tiến, lại
không thể triển khai suôn sẻ được.
Phải chăng việc từ bỏ cách làm lớn để quay về cách làm nhỏ lẻ, phân tán dường như phù
hợp với trình độ tổ chức, bộ máy và con người hiện nay ? Nhưng nếu vậy thì bao giờ chúng
ta mới cải cách và XD được một nền hành chính điện tử? Phải chăng các ngành ngân hàng,
tài chính, hải quan …đang thành công trong ứng dụng CNTT và XD được hệ thống thông tin
QL đồng bộ, hiệu quả vì họ đã áp dụng được quy trình QL dự án tiên tiến (với sự giúp đỡ từ
các dự án vay vốn quốc tế và chuyển giao kinh nghiệm QL dự án CNTT tiên tiến từ nước
ngoài) ?
Chỉ bằng thời gian và tổng kết các bài học kinh nghiệm của chính mình, chúng ta mới có
thể trả lời được các câu hỏi trên! Thực tiễn 10 năm ứng dụng CNTT (1995-2005) có lẽ cũng
đủ để giới lãnh đạo ngành rút ra bài học kinh nghiệm thành công và thất bại. Mong muốn
hiện nay là những người có trách nhiệm QL ngành (đương chức hay đã nghỉ hưu) cùng ngồi
lại xem xét và đánh giá hiện trạng. Cơ quan QL nhà nước ở cấp cao nhất nên sớm vào
cuộc, có kết luận và đưa ra định hướng rõ ràng, tránh tình trạng lúng túng “vòng vo tam
quốc” trong QL triển khai các dự án CNTT, nếu không các ứng dụng CNTT sẽ còn bị bế tắc
hoặc rơi vào tình trạng “tránh vỏ dưa gặp vỏ dừa” như hiện nay.
Hoàng Lê Minh