8/26/2013

/>
PH N II:
QU N LÝ D

PH N II:
QU N LÝ D

ÁN PH N M M

I.

I.
II.
III.
IV.

1.
2.
3.
4.

Khái ni m
Nguyên lý và quy trình qu n lý d án
K n ng, k thu t qu n lý d án
Các y u t quy t đ nh thành công c a
d án

ÁN PH N M M


• D án là riêng bi t, đ c l p
• Có s n ph m c th cu i cùng
• S n ph m ho c môi tr ng d án là duy
nh t
• Mang l i y u t m i cho đ i ng th c hi n

 D án c n đ c qu n lý v i gi đ nh
s x y ra thay đ i.

án ph n m m

• Do đ i ng thành viên g m ít nh t 2
ng i th c hi n
• Gi i h n v th i gian, ngân sách, và
nhân l c
• S n ph m là ph n m m m i ho c
ph n m m có s n đ c c i ti n
• S n ph m ph i góp ph n t o d ng quy
trình nghi p v m i, h u ích, ho c
mang l i l i ích đáng k cho quy trình
nghi p v hi n có.

3

2. Qu n lý d

4

Giá thành + Th i gian+ Ch t l
(Cost + Schedule + Quality)


6

1


8/26/2013

3. Các nhi m v trong qu n lý d

4. Các l nh v c qu n lý d

án

KI M SOÁT (CONTROLLING)
Ai ỗh m đ nh k ỗ ỔỘ

D

? D a ộậo cức ỗiêỘ chỘ n nậo ?

CH
O
(DIRECTING)

án

3

L P K HO CH


i

S n ph m

People
Ti n trình
7

8

1. Gi i quy t bài toán qu n lý d

PH N II:
QU N LÝ D

U VÀO TI N TRÌNH
( c ỗổ ng)

ÁN PH N M M

1.
2.
3.
4.

Project Business Case

án



Loa b

Nhóm u tiên
đánh giá đ
xu t và xem
xét danh m c
đ u t đ cân
b ng r i ro

Hold for
Resources

Quay l i đ
thêm thông tin

Phân quy n
u tiên, tài
nguyên,
qu n lý d
án và đánh
giá ti n đ
11

án

án

Quy ho ch t ng th d
án (k ho ch l thu c)

sai sót trong m ỗ ho c nhi Ộ quá trình s
kéo theo sai sót trên toàn chỘ i toàn b quá
trình

3. Nhi m v c a ng

Ý t ng đ
xu t d án

• T p trung vào s đa
d ng c a các thành viên
trong nhóm và đ ph c
t p c a công vi c:

2

Các yêu c u, ch d n

9

d

Báo cáo kh thi d

1

u vào v t ch t
T

III. K n ng, k thu t qu n lý d án


án

Tính ỗhỘ n ỗh c c a quá trình, Ph ng
pháp lỘ n, ứnh giá và ỗ i Ộ, Ràng
bỘ c, khuôn m Ộ, c s h ỗ ng, N n
ỗ ng ộ n hoá và chính sách

án

Qu n lý d án s d ng r ng rãi các
quy trình đ s n xu t "s n ph m"
(xem m u trên). M t s quy trình
khá ph c t p và có nguy c 10
l i cao.

i qu n lý d

án

• Làm th nào đ
t ng kh n ng:
– T o ra s n ph m
có ch t l ng
– Tôn tr ng l ch trình
th c hi n
– Th a mãn yêu c u
c a khách hàng
– T o kh n ng kinh
doanh

2


8/26/2013

PM = Tâm đi m giao ti p
•
•

•

•

Không ph i là
công vi c bán
th i gian
Ph i bi t chu k
s ng c a d án,
các ti n trình c a
d án và vai trò
c a các ti n trình
này trong vi c
th c hi n các
công vi c các
pha khác nhau
trong chu k
s ng c a d án
Nh n bi t đ c
s ph c t p c a
môi tr ng th c

Lãnh đ o c n ph i có đ

c hình nh rõ ràng v t

ng lai.

Lãnh đ o (nh t thi t khác v i
‘qu n lý’!)
–

Thi t l p đ ng h
và chi n l c)

–

S p x p ng i (t m nhìn giao ti p
và chi n l c b ng l i nói và hành
đ ng)

–

Thúc đ y và t o c m h ng

–

Lãnh đ o có th đ
t t c các c p

Lãnh đ o t p trung vào các ph n ánh liên quan đ n k v ng.



Qu n lý
–
–
–
–
–
–
–
–

•

T p trung vào hi n t i
a d ng
Trông coi
H tr
Gi i quy t v n đ
Phân tích
C u trúc, s p x p
Th c t

–

đ

àm phán v i ng
c tho thu n

–

N i b và bên ngoài

–

Trang tr ng và thân m t
theo chi u d c (c p trên, c p
d i) và chi u ngang (c p ngang
hàng) (Vertical and horizontal)

i khác đ đ t

Ph m vi, chi phí, th i h n, h p
đ ng, nhi m v , ngu n l c v..v.

Gi i quy t v n đ

–

–

án

ng đ n t ch c

S hi u bi t v các đ ng thái
chính th c và không chính th c
c a t ch c (s c m nh & chính tr
- theo ngh a tích c c)

15


án

Các giai đo n

K t thúc d

L p k ho ch qu n lý

nh ngh a và thi t k d

4. Các pha qu n lý d

án

L p k ho ch
qu n lý

4. Các pha qu n lý d

16

S l c k ho ch qu n lý t ng th , trong đó
xác đ nh, l p d toán và th i gian th c hi n
cho các tài nguyên có s n, mua l i hay h p
đ ng con
ánh giá l i nghi p v đ đ m b o là các gi
đ nh và bi n minh ban đ u v n đúng
Xác đ nh chi ti t và ch đ nh th c hi n các ti n
trình qu n lý

• Xác đ nh các m c c n c i ti n
• Rút ra bài h c kinh nghi m

L p k ho ch
qu n lý

án

K t thúc d

L i ích thƯo k ho ch s đ c đánh giá và thƯo
dõi trong su t d án
T i u hóa l i ích là m t trong s các m c tiêu
chính c a ng i qu n lý d án.

Theo dõi và ỔỘ n lý l i ích
QỘ n lý ch ỗ l ng
QỘ n lý ổ i ro
QỘ n lý ộ n đ
Ki m soát thay đ i ồh m vi
QỘ n lý c Ộ hình
Ki m soát tài li Ộ
Xây d ng đ i ng , s h ồ tác và thông tin liên l c n i b
QỘ n lý thay đ i ỗ ch c
Thông tin liên l c bên ngoài
Chi tiêu & K toán
QỘ n lý nhà ỗh Ộ ồh

Phân b
l i ích

nh ngh a và thi t k d

Báo cáo
ki m soát
qu n lý

Huy đ ng

Management
Control
Reporting

Q
A

Theo dõi và ỔỘ n lý l i ích
QỘ n lý ch ỗ l ng
QỘ n lý ổ i ro
QỘ n lý ộ n đ
Ki m soát thay đ i ồh m vi
QỘ n lý c Ộ hình
Ki m soát tài li Ộ
Xây d ng đ i ng , s h ồ tác và thông tin liên l c n i b
QỘ n lý thay đ i ỗ ch c
Thông tin liên l c bên ngoài
Chi tiêu & K toán
QỘ n lý nhà ỗh Ộ ồh

án



K t thúc d
án

Phân b
l i ích

án

Pha / Giai đo n

L pk
ho ch qu n
lý

nh ngh a và thi t k d

4. Các pha qu n lý d

án

K t thúc d

4. Các pha qu n lý d

22

B c tranh t ng th qu n lý d án
Kh i đ ng
d

ỗổềc cẾng ội c

T o ổa ỗậi li Ộ
d ứn ộậ đ a
ho ỗ đ ng
ỔỘ n ỗổ d ứn
vào

QỘ n lý
d ứn

K ỗ ỗhềc
d ứn

T o cẾng b
d ứn

Th c hi n
c l ng

L ồỗ
án

d

Lên l ch
bi Ộ

PH N II:
QU N LÝ D

ÁN PH N M M

I. Khái ni m
II. Nguyên lý và ti n trình qu n lý d
III. K n ng, k thu t qu n lý d án
1.
2.
3.
4.

án

Qu n lý r i ro
Qu n lý ch t l ng
Ki m soát d án và l p báo cáo
Qu n lý c u hinh

IV. Các y u t quy t đ nh thành công c a
d án
24

4


8/26/2013

M đ u

1. Qu n lý r i ro


• T i sao c n qu n lý r i ro ?

Không th lo i
tr h t r i ro

– T t c các d án đ u ph thu c vào r i ro
– Ti n trình s không đúng theo k ho ch
trong m t s giai đo n c a d án

• Khi nào c n qu n lý r i ro ?
–
–
–
–
–

Khi
Khi
Khi
Khi
Khi

l p k ho ch qu n lý
d án s n sàng th c thi
khôi ph c m t d án đã b d
rà xét d án
có s sai l ch l n so v i k ho ch x y ra

Gi m thi u nh h ng
c a các s c không


Phân tích

lý

Giám sát

Xác đ nh m c
ổ i ro ban đ Ộ
c a d án
b

l ồ thành
ộ n b n các
ổ i ro c ỗh

c1

b

c2

– Gi m thi u r i ro: đào t o hu n luy n b sung cho các
LTV
– Lo i b r i ro: h p đ ng thuê khoán chuyên môn v i các
LTV giàu kinh nghi m

Phân tích
nh h ng
ổ i ro

u
t l ng

1.L ồ k
ho ch ch ỗ
l ng

2.Thi ỗ l ồ khung
đ m b o ch ỗ
l ng

ng

3. Ti n hành các
ho ỗ đ ng ki m
soát ch ỗ l ng

4. Tổi n khai
các h aỗ đ ng
hi Ộ ch nh

M c đích

Tho mãn
nhu c u
Ph

ng pháp

l


án là n n t ng đ

– Ki m soát d án: N m b t và qu n lý ti n trình
– L p báo cáo d án: Truy n bá hi u qu nh ng ki n th c
này

• Qu n tr viên d
–
–
–
–
–

L p báo cáo
• Qu n tr viên d
nhóm ph i:

ng nhóm và thành viên

L ng nghe tin nh n chuy n đ n
Ch p nh n tin x u và t t
H tr tích c c các thành viên trong nhóm đ v
tr ng i

–
–
–

án có th :

M c WBS
1

án

Giai đo n

Ph m vi

2

Ho t đ ng

3
Chi ti t đ i d

Quan sát bên ngoài

án

4

Nhi m v

5

B

33





t qua

0

H

1

2

H
phát tri n

m i

Phát tri n

2.1

H

2.2.1

Thi t k

2.2.2

ki m tra ti n đ th
nào?
Có s phân chia rõ
ràng v vai trò
không?
Gói công vi c c n
d tính chính xác
h n không?

6


8/26/2013

Quy trình l p báo cáo và ki m soát d
án

L p k ho ch, thƯo dõi, báo cáo
Các m c tiêu
kinh doanh

k ho ch
công vi c
chi ti t

Báo cáo
các v n đ

Xác đ nh k t qu bàn giao


qu n lý
th c hành

tài chính

Replan/
Rebaseline

thay đ i
phiên b n

k ha ch

v nđ

gi i pháp

K ho ch
ho t đ ng

-đ yđ

ch t l

ng

tham gia c a v n
phòng d án

K ho ch c p nh t

B/c thành viên
nhóm

danh m c nhi m v

U

ban đi Ộ hành
QỘ n lý đ n ộ
kinh doanh

ng nhóm

Khi nào

Các giám đ c d

án
B/c tr

k ho ch công
vi c chi ti t

án

Nêu rõ ràng chu k các s ki n cho vi c l p báo cáo th c tr ng
Xác đ nh các thông tin thông th ng đ c yêu c u v i các m c
đi u hành, qu n lý, nhóm
Thi t l p th i gian bi u cho vi c l p báo cáo yêu c u đ i v i
t ng m c


D

Tái đ nh h
án

l p báo cáo

d li u
ti n trình
k ho ch
qu n lý

bàn

báo cáo và phân tích ti n trình

d li u
nhi m v

Xác đ nh v n đ

K ỗ ỔỘ
giao

rà xét các
KQBG và
n l c

Nhóm và Qu n tr viên d


án

Nhóm
39

4. Qu n lý thay đ i và v n đ phát
sinh

Ki m soát ngu n thay đ i ti m n ng

• Thay đ i là gì ?

– B t c ho t đ ng nào thay đ i ph m vi, k t qu bàn giao,
ki n trúc c b n, chi phí, l ch trình c a m t d án

• T i sao c n ph i qu n lý thay đ i và v n đ phát sinh
?
– Thay đ i và v n đ phát sinh là 2 lý do th
th t b i

ng làm d

40

Các báo cáo và biên b n hi n tr ng làm theo quy đ nh c a VPDA

XỘ ỗ hi n nhà
cung c ồ
ồh n m m

Các ỔỘy ỗ
đ nh ộ
chính sách
và nghi ồ
ộ

Ki m tra
•
nộ
• Kh i
• Tích h ồ
• Ch ồ ỗhỘ n

Tinh ch nh
mã ngỘ n
• Khách quan
• Ch quan

Các ngỘ n c
ỗh c a d án
ChỘy n đ i

41

LỘ ỗ pháp

Rà xét
ki m soát
ch ỗ l ng


th
d ng
43

K thu t và quy trình qu n lý c u hình
• Cung c p m t kho ch a an toàn đ i v i các k t
qu bàn giao
• Cho phép vi c ki m soát và ti t l có nguyên t c
các k t qu bàn giao thông qua vòng đ i c a nó,
v i đ y đ các d u tích l ch s , đ m b o phiên
b n đúng và c p nh t, đã đ c ki m tra và phát
hành
• Ki m soát thay đ i cu các k t qu bàn giao,
đ m b o các k t qu này đ c l u thƯo đúng th
t
• Cung c p vi c l p báo cáo v hi n tr ng c a các
k t qu bàn giao và nh ng thay đ i c a chúng

44

Ki m soát phiên b n

0.1

0.2

0.n

1.1



Backup / l u gi

PH N II:
QU N LÝ D

ÁN PH N M M

(5)

B sung kho n
m c m i (1)

I.
II.
III.
IV.

Các báo cáo
Ki m soát
(6)
47

Khái ni m
Nguyên lý và quy trình qu n lý d án
K n ng, k thu t qu n lý d án
Các y u t quy t đ nh thành công c a
d án

48

?
?

– Bàn giao h th ng đúng h n
– Hoàn thành d án v i kinh phí đ c c p
– H u nh không dùng đ n sau khi nghi m thu

• T i sao các d án l i th t b i ?
•
i u gì khi n m t d án thành công ?

• H th ng B
– Tr h n
– C n thêm v n đ u t đ hoàn thành d
– ã đ c s d ng h n 10 n m

án

49

D

án nào là th t b i ?

• M td

D
án, và/ho c

án mà:

án, và/ho c

lý do khác: 18%

thi u k n ng
chuyên môn: 15%
thi u thông tin: 21%
Không rõ
các m c tiêu: 18%

qu n lý d án
không t t: 32%

qu n lý d án
không t t: 48%

Không ph i
h p đ ng b : 21%
51

Nguyên nhân th t b i c a ProjƯct
•
•
•
•
•
•
•
•
•

10

20

30

40

50

60

70

80
áp

53

90

%

ng

54

9




M c2

án

Thành công qu n lý d

Y u t thành công c a d

M c1

án

55

10 quy t c vàng
•

Qu n lý d
–

án thành công chính là v n đ v con ng

nh ng không đ

Nguyên t c 5W2H (BoƯhm)

Khám phá các ngu n h tr và ch ng đ
S hi n di n có th là d i trá - xem xét l ch trình n đ ng sau
Ph i hi u r ng nh ng con ng i khác nhau thì có nh ng cách nhìn

•
•

i

c quên qu n tr

•
•
•

–

56

hãy đ t mình vào đ a v c a h

57

58

K t lu n
• Qu n lý d án ph n m m là ho t đ ng bao trùm
các ho t đ ng s n xu t ph n m m.
• B n l nh v c chính là 4P: People, Product,
Process, Project
• Nhân t chính là Con ng i. Các k thu t khác
nhau v giao ti p và ph i h p đ c dùng đ h
tr công tác nhân s .
• Qu n lý d án nh n m nh công tác đánh giá,