1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do thực hiện đề tài
Nƣớc ta đã và đang chuyển đổi phƣơng thức quản lý tài chính đối với các đơn vị
sự nghiệp có thu để tiến tới tự chủ tài chính hoàn toàn. Vì vậy, nhiệm vụ của nhà quản
lý trong các đơn vị sự nghiệp có thu ngày càng nhiều, không chỉ làm nhiệm vụ chuyên
môn nghiệp vụ mà còn phải làm tốt công tác quản lý nhân lực, tài chính.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu để kiểm soát và điều
hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo đạt đƣợc các mục tiêu đề ra với hiệu quả
cao nhất. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc kiểm soát
và hạn chế rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị nhƣ: giảm bớt rủi ro trong
quản lý và bảo vệ tài sản, đảm bảo tính trung thực của các số liệu kế toán, đảm bảo
mọi cán bộ nhân viên tuân thủ nội quy, quy chế hoạt động của đơn vị, đảm bảo sử
dụng tối ƣu mọi nguồn lực...
Có thể nói, ngày nay sự hoạt động của các tổ chức luôn song hành cùng với nó là
sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, đối với các đơn vị sự nghiệp thì kiểm soát nội bộ
vẫn chƣa đƣợc chú trọng.
Trƣờng Cao đẳng Giao thông vận tải (GTVT) III là một đơn vị sự nghiệp có thu.
Hiện nay trƣờng đang trong giai đoạn nâng cấp lên thành trƣờng đại học và tự chủ tài
chính hoàn toàn. Hệ thống kiểm soát nội bộ của trƣờng đã và đang hoạt động với đầy
đủ năm bộ phận cấu thành của hệ thống. Đa số các hoạt động của trƣờng đều đƣợc
xây dựng thành quy trình và đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, có sự kiểm soát định kỳ.
Tuy nhiên, một số hoạt động vẫn chƣa vẫn còn nhiều thiếu sót. Thành phần đánh giá
rủi ro hầu nhƣ không đƣợc chú trọng. Điều này sẽ ảnh hƣởng không nhỏ đến việc
hoàn thành mục tiêu của Nhà trƣờng.
Vì vậy, việc tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường Cao đẳng Giao thông vận tải III” làm luận văn tốt nghiệp sẽ là điều kiện để
hiểu biết thêm về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ cũng nhƣ đánh giá đƣợc thực
trạng và đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nƣớc ở đơn vị công; tác giả sử dụng phƣơng pháp
khảo sát, quan sát kết hợp phỏng vấn để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ
tại trƣờng Đại học Bạc Liêu với những mặt chƣa làm đƣợc, tìm ra nguyên nhân tồn
tại; từ đó đƣa ra đƣợc giải pháp đề nghị giải quyết, xây dựng biểu mẫu, tiêu chí cụ thể
để ứng dụng ngay cho nhà trƣờng.
Phạm Thị Hoàng (2013), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường
Cao đẳng Công nghệ thông tin Tp.HCM”, luận văn thạc sĩ, Trƣờng Đại học Kinh
3
tế Tp.HCM. Luận văn đã khái quát đƣợc lý luận kiểm soát nội bộ theo INTOSAI.
Tác giả nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp định tính, thông qua khảo sát, thống kê dữ
liệu thực tế tại trƣờng kết hợp lý thuyết đã đƣa ra đƣợc những nhận xét, đánh giá, giải
pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng. Các giải pháp
đƣợc xây dựng một cách chi tiết, rõ ràng. Bên cạnh đó, luận văn đã thiết lập lại các
quy trình kiểm soát còn nhiều thiếu sót, đồng thời thiết lập các quy trình kiểm soát
mới phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà trƣờng.
Các đề tài trên đã giải quyết đƣợc một số vấn đề:
- Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo
INTOSAI.
- Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các
đơn vị sự nghiệp có thu.
- Tìm hiểu thực trạng và khảo sát đánh giá đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn
vị nghiên cứu.
- Đƣa ra đƣợc một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn
vị nghiên cứu.
Khoảng trống mà các đề tài chƣa giải quyết:
- Chƣa cập nhật INTOSAI 2013.
Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Đẳng Xây dựng số 2, đồng thời đƣa ra giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động kiểm soát nội bộ tại trƣờng. Luận văn đƣợc nghiên cứu dựa trên phƣơng
pháp khái quát, tổng hợp, phân tích, quan sát, phỏng vấn (sử dụng bảng câu hỏi – dữ
liệu định tính). Tuy nhiên, hạn chế của đề tài này là đã không vận dụng kiểm soát nội
bộ theo INTOSAI.
Các đề tài trên đã giải quyết đƣợc một số vấn đề:
- Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992.
- Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các
đơn vị sự nghiệp có thu.
- Tìm hiểu thực trạng và khảo sát đánh giá đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ tại
trƣờng Cao đẳng Xây dựng số 2.
- Đƣa ra đƣợc một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tại trƣờng.
Khoảng trống mà các đề tài chƣa giải quyết:
- Không hệ thống cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992.
5
- Các giải pháp đƣa ra chƣa đƣợc cụ thể hóa, chỉ mang tính chất tổng quát, chƣa
thiết kế đƣợc mẫu biểu cụ thể nào cho việc quản lý và cho các quy trình hoạt động của
trƣờng.
Nhìn chung, những nghiên cứu của các tác giả trên đều hệ thống hóa đƣợc cơ sở
lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992, cập nhật năm 2004; đi sâu
vào những vấn đề cụ thể về thực trạng cũng nhƣ giải pháp cho hệ thống kiểm soát nội
bộ của từng đơn vị. Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao Đẳng Giao Thông
Vận Tải III đã và đang vận hành nhƣng còn nhiều hạn chế và chƣa đƣợc tác giả nào
nghiên cứu. Vì vậy, tác giả đã đi sâu nghiên cứu nhằm đƣa ra đƣợc những giải pháp
cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
1.1.5.1. Môi trƣờng kiểm soát.
1.1.5.2. Đánh giá rủi ro.
1.1.5.3. Hoạt động kiểm soát.
1.1.5.4. Thông tin và truyền thông.
1.1.5.5. Giám sát.
1.1.5.6. Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.6. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam hiện nay.
1.3. Kinh nghiệm vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tại một số tổ chức công ở
Việt Nam.
Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng Giao
thông vận tải III.
2.1. Tổng quan về Trƣờng Cao Đẳng Giao Thông Vận Tải III.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
2.1.2. Định hƣớng phát triển.
2.1.3. Đội ngũ nhân lực.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức.
2.1.5. Đặc điểm của Trƣờng CĐ GTVT III làm ảnh hƣởng đến việc xây dựng và
vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng Giao
thông vận tải III.
2.2.1. Phƣơng pháp nghiên cứu.
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng Giao
thông vận tải III.
7
2.2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro.
8
- Phƣơng pháp so sánh: nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, thực tế
tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại một số tổ chức công ở nƣớc ta hiện nay, từ đó
so sánh để có thể rút ra những bài học kinh nghiệm ứng dụng vào thực tế cho
Trƣờng Cao Đẳng GTVT III.
- Phƣơng pháp tổng hợp: dựa trên những dữ liệu thứ cấp thu thập đƣợc từ
Trƣờng Cao Đẳng Giao thông vận tải III, tiến hành tổng hợp đƣa ra những thông tin
tổng quát nhất về tình hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao Đẳng
GTVT III.
- Phƣơng pháp phân tích: từ những dữ liệu tổng hợp đƣợc cùng với kết quả
khảo sát thực tế, tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại
Trƣờng Cao đẳng GTVT III.
- Phƣơng pháp khảo sát thực tiễn: thu thập dữ liệu bằng cách phỏng vấn trực
tiếp nhân viên hoặc phát phiếu điều tra để lấy thông tin, tiến hành tổng hợp, xử lý,
phân tích dữ liệu để rút ra những nhận xét từ đó đƣa ra những giải pháp nhằm hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng GTVT III.
7. Đóng góp mới của luận văn
Với quan điểm kế thừa các nghiên cứu của các tác giả trƣớc có liên quan đến đề
tài, luận văn sẽ trình bày đƣợc các vấn đề:
- Khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng
GTVT III, từ đó đƣa ra đƣợc một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ tại Trƣờng
- Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng đƣợc xây dựng
một cách cụ thể, chi tiết, phù hợp với thực tế hoạt động của Trƣờng. Bên cạnh đó,
luận văn sẽ xây dựng lại những quy trình mà Trƣờng đang vận hành nhƣng có nhiều
sai sót, hạn chế; đồng thời cũng sẽ xây dựng những quy trình mới mà Trƣờng chƣa có,
phù hợp với yêu cầu quản lý và kiểm soát của Trƣờng.
thủ tục kiểm toán 29 "Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc
10
lập" đã phân biệt kiểm soát nội bộ về kế toán và kiểm soát nội bộ về quản lý.
Đến 1972, CAP tiếp tục ban hành thủ tục kiểm toán 54 “Tìm hiểu và đánh giá
kiểm soát nội bộ” trong đó đƣa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán, đó là đảm bảo
nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện khi đã đƣợc phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi nghiệp
vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản và kiểm kê.
Năm 1973, CAP xét duyệt lại thủ tục kiểm toán 54 và đƣa ra định nghĩa về
kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.
Nhƣ vậy, trong suốt thời kỳ trên, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng
đƣợc mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy
nhiên, trƣớc khi báo cáo COSO 1992 ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới chỉ dừng lại
nhƣ là một phƣơng tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài
chính (Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng Đại học Kinh Tế
Tp.HCM, 2012).
Giai đoạn phát triển
Vào những năm 1970 đến 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ cũng nhƣ các quốc gia
khác trên thế giới phát triển mạnh mẽ làm cho số lƣợng các công ty tăng nhanh
chóng, cùng với đó là sự gian lận cũng ngày càng tăng gây tổn thất lớn cho nền kinh
tế.
Năm 1977, sau vụ Watergate (1973) với các khoản thanh toán bất hợp pháp
cho Chính phủ nƣớc ngoài, Quốc hội Mỹ đã thông qua Luật về chống hội lộ nƣớc
ngoài. Sau đó, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ bắt buộc các công ty phải báo cáo về
kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình (1979).
Sự tranh luận liên quan đến yêu cầu báo cáo về kiểm soát nội bộ của công ty
cho công chúng đã đƣa đến thành lập Ủy ban COSO vào năm 1985 dƣới sự bảo trợ
của 5 tổ chức: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kế
Phát triển theo hƣớng công nghệ thông tin.
Phát triển theo hƣớng kiểm toán độc lập
Phát triển theo hƣớng kiểm toán nội bộ
Phát triển theo hƣớng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể.
Tháng 5 năm 2013, COSO ban hành một bản cập nhật kiểm soát nội bộ để
phản ánh những thay đổi trong thế giới kinh doanh trong vòng 20 năm kể từ khi ban
hành các khuôn khổ ban đầu. Trong khi tiếp tục giữ lấy một nguyên tắc - phƣơng
pháp tiếp cận, bản cập nhật kết hợp nhiều minh họa hƣớng dẫn và giải thích các
khái niệm trong khuôn khổ và đƣợc thiết kế nhằm giúp các tổ chức trong nỗ lực của
12
họ để thích ứng với sự phức tạp và tốc độ thay đổi ngày càng tăng.
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
trong khu vực công.
Trong lĩnh vực công, kiểm soát nội bộ rất đƣợc xem trọng, là một đối tƣợng
đƣợc quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nƣớc. Một số quốc gia nhƣ Mỹ,
Canada đã có những công bố chính thức về kiểm soát nội bộ áp dụng cho các cơ
quan hành chính sự nghiệp (Phan Nam Anh, 2013). Chuẩn mực về kiểm toán của
Tổng kế toán nhà nƣớc Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ
đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp. GAO đƣa ra 5 yếu tố về kiểm soát nội:
Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin - truyền
thông và Giám sát.
Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm
1953. Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các cơ quan kiểm toán tối cao (SAI),
INTOSAI đã góp phần quan trọng trong việc giúp các thành viên hoàn thành nhiệm
vụ của mình. Ngoài ra, INTOSAI còn là diễn đàn về kiểm toán viên nhà nƣớc trên
toàn thế giới, trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới
nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp cũng nhƣ thông
Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh sự liêm chính và giá trị đạo
đức; họ phải cho công chúng nhìn thấy đƣợc nhiệm vụ và sứ mệnh của mình. Hoạt
động của họ phải có đạo đức, kỷ luật, kinh tế và hiệu quả. Chúng phải phù hợp với
nhiệm vụ của họ. Để làm đƣợc điều này, cấp quản lý phải làm gƣơng cho cấp dƣới,
phải phổ biến những quy định về cách ứng xử đến mọi thành viên trong tổ chức.
Năng lực nhân viên
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết
để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cƣơng, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu
cũng nhƣ có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập
hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các nhà quản lý và nhân viên phải đảm bảo một mức độ năng lực cho phép họ
hiểu đƣợc tầm quan trọng của việc phát triển, thực hiện và duy trì một hệ thống
kiểm soát nội bộ tốt và thực hiện nhiệm vụ của mình để hoàn thành các mục tiêu
của kiểm soát nội bộ và nhiệm vụ của đơn vị. Tất cả mọi ngƣời trong một tổ chức
liên quan đến kiểm soát nội bộ đều có trách nhiệm cụ thể của mình.
Do đó, các nhà quản lý và nhân viên phải duy trì và thể hiện một mức độ kỹ
năng cần thiết để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả;
và sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ đủ để hoàn thành trách nhiệm của họ.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo phản ánh thái độ,
quan điểm, quy tắc ứng xử, năng lực cũng nhƣ việc nhà quản lý phải làm gƣơng cho
các nhân viên. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh
hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu
của đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ
của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng kiểm soát nội
bộ là quan trọng thì các thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận đƣợc điều
đó và sẽ tận tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
đƣợc giao (International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).
1.1.5.2. Đánh giá rủi ro
17
Việc đánh giá rủi ro rất quan trọng, nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa
đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng,
đánh giá các rủi ro và xác định biện pháp xử lý phù hợp.
Nhận dạng rủi ro
Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro trong từng hoạt
động và rủi ro toàn đơn vị. Rủi ro đƣợc xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt
động của đơn vị. Một khi đơn vị nhân diện đƣợc rủi ro trong hoạt động của mình thì
nguy cơ không đạt đƣợc mục tiêu sẽ giảm đi đáng kể.
Đối với khu vực công, các cơ quan nhà nƣớc phải quản trị rủi ro ảnh hƣởng
đến mục tiêu giao phó, bao gồm các chỉ tiêu đƣợc giao trong kế hoạch đơn vị.
Đánh giá rủi ro
Sau khi đơn vị đã nhận dạng đƣợc rủi ro cần tiến hành đánh giá rủi ro. Đánh
giá rủi ro là đánh giá khả năng xảy ra rủi ro, đánh giá tầm quan trọng và ƣớc tính
thiệt hại mà rủi ro gây ra. Trên thực tế không thể loại bỏ tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn
rủi ro xảy ra ở mức chấp nhận đƣợc. Nếu rủi ro ảnh hƣởng không đáng kể và ít có
khả năng xảy ra thì không cần quan tâm nhiều. Ngƣợc lại, một rủi ro ảnh hƣởng
quan trọng và khả năng xảy ra cao thì đơn vị phải chú ý.
Để đánh giá rủi ro một cách có hệ thống, cần phải xây dựng các tiêu chí đánh
giá, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, từ đó nhà lãnh đạo phân bổ nguồn lực để đối
phó rủi ro.
Phát triển các biện pháp đối phó
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né
rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro.
- Phân tán rủi ro: chuyển một phần hay toàn bộ hậu quả do rủi ro gây ra từ tổ
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng
theo hƣớng dẫn, trong giới hạn đƣợc quy định bởi ngƣời lãnh đạo và pháp luật.
Phân chia trách nhiệm
Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có ngƣời nào đƣợc giao quá nhiều trách
nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trƣờng dễ xảy ra gian lận. Một ngƣời
không thể nào khách quan để thấy đƣợc hết các sai phạm. Nếu các chức năng tập
trung ở một ngƣời sẽ phát sinh tiêu cực, ngƣời tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện
quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận
thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt cho từng ngƣời. Tuy
nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm ngƣời này sẽ làm giảm hoặc phá
19
hủy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trƣờng hợp đơn vị có quy mô nhỏ với ít công việc, việc phân chia trách nhiệm
gây lãng phí nhân lực, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết đƣợc rủi ro và sử dụng
biện pháp kiểm soát khác nhƣ luân chuyển nhân viên để đảm bảo rằng một ngƣời
không xử lý nhiều nghiệp vụ trong thời gian dài.
Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp
đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các
mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu
các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các
khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những ngƣời có liên quan đến
nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ
truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị... mà
còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:
soát nội bộ vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt
động, đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị.
Truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Các kênh truyền thông gồm
truyền thông từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới phản hồi lên cấp trên, trao đổi
giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tƣợng bên ngoài
(International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).
1.1.5.5. Giám sát
Giám sát là quá trình mà ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng của hoạt động
kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận
hành đúng nhƣ thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với
từng giai đoạn không. Để đạt đƣợc kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động
giám sát thƣờng xuyên hoặc định kỳ.
- Giám sát thƣờng xuyên: đƣợc thiết lập cho những hoạt động thông thƣờng và
lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính
chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng
ngày. Giám sát thƣờng xuyên đƣợc thực hiện trên tất cả các yếu tố của kiểm soát nội
bộ, liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tƣợng vi phạm luật
pháp, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống
21
- Giám sát định kỳ: thƣờng đƣợc thực hiện định kỳ hay trong các tình huống
đặc biệt. Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi
ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thƣờng xuyên. Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ
sự đánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo kiểm soát nội bộ
đạt kết quả nhƣ mong muốn dựa trên các phƣơng pháp và thủ tục kiểm soát.
Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo kiểm soát đƣợc hoạt động
nhƣ dự định và đƣợc sửa đổi cho thích hợp với những điều kiện thay đổi. Giám sát
không có một khuôn khổ nào có thể hoàn hảo.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc tiến hành bởi con ngƣời, vì vậy tổn thất vẫn
có thể xảy ra liên quan đến yếu tố con ngƣời nhƣ sự thiếu thận trọng, sự xao lãng
trong công việc hay có thể sai lầm trong việc xét đoán, hiểu sai các hƣớng dẫn của
cấp trên. Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát là do ngƣời quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra
việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi ngƣời quản lý cấp cao cố tình gian lận,
họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
- Bên cạnh đó, việc phân công nhiệm vụ không phù hợp hay sự thông đồng
của các cá nhân trong đơn vị cũng có thể phá vỡ hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hệ thống kiểm soát thƣờng chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát
sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thƣờng xuyên, do đó những sai phạm
trong các nghiệp vụ này thƣờng hay bị bỏ qua.
- Điều quan trọng nhất là sẽ không thích hợp khi thực hiện một chính sách
kiểm soát mà trong đó chi phí thực hiện hoạt động kiểm soát vƣợt quá lợi ích dự
kiến đạt đƣợc một cách hợp lý.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc xây dựng trên cơ sở dự đoán rủi ro, vì vậy
không thể dự đoán đƣợc tất cả các sai sót, gian lận cũng nhƣ sai phạm bất thƣờng có
thể xảy ra.
- Những thay đổi của tổ chức nhƣ thay đổi về mục tiêu, quan điểm quản lý và
điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.
Những hạn chế này chính là nguyên nhân khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ
không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ có thể đảm bảo hợp lý trong việc đạt đƣợc các
mục tiêu của đơn vị.
1.2. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam hiện nay
1.2.1. Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu.
Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị sự nghiệp công lập có nguồn thu sự nghiệp
công lập có nguồn thu sự nghiệp, do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền thành lập, là
đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo
quy định của Luật kế toán.
Nguồn tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu gồm:
môn, chi hoạt động tổ chức thu phí, lệ phí, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ,
chi mua sắm dụng cụ thay thế, sửa chữa thƣờng xuyên cơ sở vật chất, các khoản
khác theo quy định của pháp luật, chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp
Nhà nƣớc, cấp bộ, ngành; chƣơng trình mục tiêu quốc gia, chi thực hiện nhiệm vụ
đặt hàng của Nhà nƣớc; chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có vốn nƣớc ngoài theo
24
quy định, chi thực hiện tinh giản biên chế do Nhà nƣớc quy định, chi đầu tƣ phát
triển, chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất đƣợc cấp có thẩm quyền giao (Bộ môn
Kế toán công, Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng Đại học Kinh Tế Tp.HCM, 2012).
1.2.2. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị sự nghiệp có thu.
Thực tế vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ ở các đơn vị sự nghiệp có thu
hiện này còn nhiều yếu kém. Một số tổ chức còn mơ hồ về hệ thống kiểm soát nội
bộ. Một số khác nhầm lẫn về mặt chức năng giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội
bộ. Nhiều tổ chức không hiểu rõ sự tƣơng quan của hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ
thống phòng ban chức năng và quy trình hoạt động của tổ chức. Nhiều tổ chức gọi
tên và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ bằng những tên gọi khác và mang những ý
nghĩa khác...
Tất cả các vấn đề trên cần phải đƣợc giải quyết thông qua việc hiểu rõ và nhận
thức đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ, các thành phần, phƣơng pháp xây dựng,
phƣơng pháp đánh giá...một cách bài bản và hệ thống.
Đối với mục tiêu về hoạt động
Mục tiêu hoạt động của các đơn vị sự nghiệp không phải là việc tối đa hóa lợi
nhuận mà là tối đa hóa lợi ích cộng đồng thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn lực
của Nhà nƣớc. Theo đó, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực này để
đảm bảo rằng:
- Việc thực hiện các hoạt động của đơn vị đúng phƣơng pháp, đảm bảo tính
hữu hiệu, hiệu quả và quan trọng là phải đạt đƣợc tính nhân văn trong các hoạt động
đến các hoạt động kiểm soát sẽ dẫn đến tổn hao nguồn lực vào những thủ tục kiểm
soát không cần thiết trong khi lại bỏ sót những rủi ro quan trọng”. Các đơn vị công
thƣờng không xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh nhƣng các yếu tố
trong hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn tồn tại mờ nhạt, mang tính chất tự phát.
Hầu hết các trƣờng cao đẳng và đại học hoạt động và quản lý dựa trên các quy
định của Bộ giáo dục và đào tạo. Nếu các trƣờng thực hiện theo đúng các quy định
ban hành thì sẽ có cơ chế quản lý tốt. Nên phần này tác giả chỉ nêu những sự kiện
liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nƣớc ở khu vực công. Mục đích của
tác giả là từ những hạn chế, khuyết điểm của các trƣờng sẽ giúp cho trƣờng Cao
đẳng Giao thông vận tải III chấn chỉnh lại việc quản lý của trƣờng tốt hơn, tránh xa
những yếu kém đó và sẽ kế thừa những mặt tốt của các trƣờng có cơ chế quản lý tốt.
Copyright: Tài liệu đại học ©