PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn dự án
Ngày nay, Năng suất, Chất lượng đã trở thành một yêu cầu cấp thiết đối
với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, các tổ chức chính trị xã hội
ở Việt Nam. Trong hội nhập quốc tế, muốn nâng cao khả năng cạnh tranh, tăng
hiệu quả hoạt động, mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải chọn cho mình một công cụ
quản lý chất lượng phù hợp.
Ở Việt Nam, hoạt động năng suất và chất lượng được khởi xướng từ năm
1995 tại Hội nghị Chất lượng Việt Nam lần thứ nhất đã tạo bước khởi đầu quan
trọng cho việc quảng bá và thúc đẩy các tổ chức/doanh nghiệp áp dụng các hệ
thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất và chất lượng tiên tiến nhằm nâng cao
năng suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Đối với hoạt động của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất
lượng (Trung tâm Kỹ thuật) là lĩnh vực công tác có phạm vi hoạt động rộng,
phức tạp, đòi hỏi độ chuẩn xác cao, số lượng trang thiết bị phục vụ công tác
chuyên môn có số lượng nhiều, giá trị lớn, đa dạng về chủng loại và phải được
bảo quản, sử dụng trong môi trường phù hợp và đúng quy định. Tuy nhiên, trong
quá trình hoạt động còn nhiều bất cập trong việc bố trí mặt bằng, sắp xếp các
chuẩn, thiết bị dụng cụ không thuận tiện, khó kiểm soát, …. Bên cạnh đó, số
lượng tài liệu, hồ sơ liên quan đến chuyên môn, quản lý, điều hành, theo dõi
hoạt động của Trung tâm cũng có số lượng nhiều nhưng chưa được sắp xếp ngăn
nắp, chưa dễ nhận biết dẫn đến tình trạng dễ gây thất lạc, thiếu kiểm soát, kéo
dài thời gian tìm kiếm v.v…
Nhận thấy được nhu cầu cần cải tiến trong hoạt động của Trung tâm Kỹ
thuật nhằm hướng đến việc nâng cao năng suất, chất lượng, nâng cao giá trị hình
ảnh của cũng như uy tín của Trung tâm Kỹ thuật đối với khách hàng và các tổ
chức, cá nhân, dự án “Dự án ứng dụng công cụ 5S vào hoạt động của Trung tâm
Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Vĩnh Long” được thực hiện.
II. Mục tiêu của dự án
1. Mục tiêu chung:
- Cải tiến hoạt động của Trung tâm Kỹ thuật theo hướng nhanh chóng,

2. Kỹ thuật sử dụng:
- Chụp ảnh các khu vực, phòng ban.
- Sử dụng các bảng checklist.
- Phần mềm PowerPoint.

2


PHẦN I: TỔNG QUAN
I. Các khái niệm chính
- Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm
chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường
và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất
lượng và hiệu quả của các đối tượng này.
- Đo lường là việc xác định, duy trì giá trị đo của đại lượng cần đo.
- Chất lượng sản phẩm, hàng hóa là mức độ của của các đặc tính của sản
phẩm, hàng hóa đáp ứng yêu cầu trong tiêu chuẩn công bố áp dụng, quy chuẩn
kỹ thuật tương ứng.
- Chuẩn đo lường là phương tiện kỹ thuật để thể hiện, duy trì đơn vị đo
của đại lượng đo và được dùng làm chuẩn để so sánh với phương tiện đo hoặc
chuẩn đo lường khác.
- Phương tiện đo là phương tiện kỹ thuật để thực hiện phép đo.
- Kiểm định là hoạt động đánh giá, xác nhận đặc tính kỹ thuật đo lường
của phương tiện đo theo yêu cầu kỹ thuật đo lường.
- Tổ chức kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm được chỉ định là tổ chức đáp
ứng các điều kiện theo quy định của Luật đo lường và quy định khác của pháp
luật có liên quan, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, đưa vào danh
sách để tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn, thử
nghiệm phương tiện đo, chuẩn đo lường.
- Năng suất: năng suất là thước đo mức độ hiệu quả của các hoạt động tạo

màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
- Sẵn sàng (S5): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân
thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở
thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích
việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên
tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.
2. Lợi ích của việc áp dụng 5S:
Chúng ta rất dễ nhận ra một đơn vị quản lý yếu kém bởi những đặc trưng
sau đây:
- Có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn
gàng.
- Di chuyển các đồ vật đòi hỏi phải đi lại nhiều, quãng đường xa, không
có ranh giới rõ ràng giữa lối đi và khu vực làm việc.
- Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc.
- Nhiều sai sót trong công việc.
- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài
giờ nhiều.
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn không
được vệ sinh, diện tích bỏ không, tỷ lệ hư hỏng cao.
- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi, thiếu ánh sáng.
- Nơi làm việc không an toàn.
- Những nơi công cộng không sạch sẽ.
- Người lao động không tự hào về cơ quan và công việc của mình.
Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ
không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết
4


được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử
dụng, máy móc, thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt

2. Trong nước:
Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật
(Vyniko). Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có
nhiều lợi ích như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải
mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt,
tạo hình ảnh tốt cho công ty.
Tháng 04/2009, Trung tâm Neptech (Trung tâm thiết kế - chế tạo thiết bị
mới) phối hợp với Hiệp hội Nhựa TP.HCM tổ chức Hội thảo Doanh nghiệp và
5


5S đã thu hút gần 100 doanh nghiệp tham gia. Thông qua hội thảo cho thấy việc
áp dụng các biện pháp cải tiến 5S là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp
trong tình hình hiện nay.
Ngoài ra một số đơn vị cũng áp dụng công cụ 5S thành công và mang lại
hiệu quả như: Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh Bình Dương, Công
ty Cổ phần TRAPHACO, Công ty Điện lực Ninh Thuận, Công ty Cổ phần Vàng
Bạc Đá Quý Phú Nhuận (PNJ),...
Ở tỉnh Vĩnh Long các doanh nghiệp đã áp dụng công cụ 5S như: Công ty
Cổ phần Phát Triển Kỹ Thuật Vĩnh Long (Bioted), Công ty Cổ phần in Nguyễn
Văn Thảnh, Công ty hóa dầu Mê Kông, DNTN Nước chấm Hòa Hiệp, Công ty
cổ phần tư vấn xây dựng Vĩnh Long, Công ty TNHH MTV On Oanh,….
Trong đó DNTN Nước chấm Hòa Hiệp là điển hình tiêu biểu cho việc áp
dụng thành công công cụ 5S, bước đầu đã mang lại một số hiệu quả hữu hình và
vô hình. Hiệu quả hữu hình có thể nhận thấy được thông qua việc giảm khoảng
5,5% các lãng phí hàng đổi trả trong quá trình giao nhận sản phẩm và gia tăng
năng suất quá trình chiết, đóng gói lên 31,2 % thông qua quá trình cải tiến việc
chiết, đóng gói. Các hiệu quả vô hình bao gồm thực hiện chương trình 5S làm
cho xưởng sản xuất trở nên sạch đẹp, ngăn nắp, gọn gàng. Các nguyên liệu,
thành phẩm, nhãn, bao gói, vật dụng đều dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. Ngoài ra,

độ hợp đồng lao động. Cơ chế hoạt động của Trung tâm Kỹ thuật thực hiện theo
Nghị định số 115/2005/NĐ-CP ngày 05/09/2005 của Chính phủ quy định cơ chế
tự chủ, tự chịu trách nhiệm của tổ chức khoa học và công nghệ công lập.
Đặc điểm hoạt động của Trung tâm Kỹ thuật là lĩnh vực Khoa học công
nghệ về TCĐLCL theo quy định pháp luật về TCĐLCL gắn liền với thực tiễn
sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước phát triển
kinh tế trong hội nhập quốc tế.
2. Các lĩnh vực hoạt động chính:
2.1. Kiểm định phương tiện đo, chuẩn đo lường:
Trung tâm Kỹ thuật đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
chỉ định thực hiện kiểm định phương tiện đo và chuẩn đo lường theo Quyết định
1727/QĐ-TĐC ngày 08/09/2014 thuộc các lĩnh vực như sau:
a) Lĩnh vực kiểm định phương tiện đo:
TT

Tên phương tiện đo

Phạm vi đo

Cấp/độ
chính xác

1

Cân phân tích

Đến 5 kg

1


4

6

Cân treo thép lá đề

Đến 200 kg

4

7

Quả cân

Đến 20 kg

Đến M1

8

Phương tiện đo dung tích
thông dụng:

Đến 200 L

0,5%

Ghi chú

Ban đầu,


(2;5)%

Đến 200 bar

Đến 1%

Đến 300 mmHg

± 3 mmHg

10

Cột đo xăng dầu

11

Đồng hồ nước lạnh đường
kính (15÷25) mm; cấp A,B

12

Áp kế kiểu lò xo

13

Huyết áp kế

14



Cấp/độ
chính xác

Đến 20 kg

M1

Ghi chú

2.2. Tư vấn và đào tạo:
- Tư vấn và đào tạo xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý như: Chất
lượng - TCVN ISO 9001:2008, An toàn thực phẩm - TCVN ISO 22000:2007,
An toàn Thông tin - TCVN ISO 27001:2009, Quản lý phòng thí nghiệm - TCVN
ISO/IEC 17025:2007,…
- Tư vấn và đào tạo thực hành các công cụ cải tiến năng suất chất lượng:
5S, Kaizen, các công thống kê, …
- Tư vấn xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở sản phẩm hàng hóa.
- Phối hợp đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về tiêu chuẩn, đo
lường, chất lượng.

8


PHẦN II: NỘI DUNG THỰC HIỆN
I. Khảo sát thực trạng của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất
lượng
1. Thực trạng phòng Hành chính tổng hợp:
Hiện tại Phòng Hành chính tổng hợp có 2 phòng làm việc bao gồm phòng
Hành chính – Tài vụ và phòng Văn thư – Thủ quỹ, số lượng viên chức và người

dạng, còn để chồng lên nhau.

9


- Trên bàn làm việc còn rất nhiều thứ
không sử dụng.
- Vật dụng cá nhân còn để nhiều trên
bàn.

- Đổ dùng cá nhân để tại nơi làm việc.
- Nước uống, dụng cụ đun nước để trên
sàn nhà.

- Nhiều thứ không sử dụng để tại nơi
làm việc: thùng giấy, máy tính hỏng,
giấy báo cũ,…
- Dụng cụ vệ sinh để chưa ngăn nắp.

- Tài liệu, hồ sơ chưa có nhãn nhận
dạng, chưa sắp xếp để dễ quan sát, dễ
lấy ra và trả lại.
- Để lẫn dụng cụ với tài liệu, hồ sơ.

10


- Nơi chứa các biểu mẫu chưa có nhãn
nhận dạng, chưa phân loại riêng nơi
chứa từng loại biểu mẫu.

nhiều hơn mức cần thiết, chưa được để sát mặt bàn gây cản trở lối đi, có nhiều
bụi bám.
- Các thiết bị, dụng cụ, dụng cụ vệ sinh để lẫn lộn với nhau gây khó khăn
cho việc tìm kiếm để sử dụng, nhiều khi tìm không thấy. Ốc, vít dùng để phục
vụ công tác kiểm định chưa được phân loại, chưa loại bỏ những cái đã hư hỏng,
vì vậy khi muốn sử dụng thì phải tìm rất lâu mới tìm được thứ mình muốn dùng.

11


- Có nhiều thứ không cần thiết nằm ở nơi làm việc như: ấm đun nước
hỏng, chì cũ, nylon, báo cũ, kiếng bể dây dẫn không sử dụng, ốc, vít, máy móc,
thiết bị hỏng, không sử dụng,….
- Các chuẩn kiểm định chưa được để riêng từng loại, chưa có nhãn nhận
dạng rõ ràng, chưa sắp xếp hợp lý. Chưa phân loại ra các chuẩn còn sử dụng và
các chuẩn hư hỏng, không còn sử dụng.
- Các phương tiện đo của khách hàng chưa để ngăn nắp.
- Trần, tường, cửa sổ, cửa ra vào, rèm che chưa được vệ sinh, bụi bám
nhiều, có mạng nhện.
Bảng 2: Hình ảnh thực trạng Phòng Kỹ thuật
Hình ảnh

Diễn giải

- Bàn để công tơ điện của khách hàng
chưa có nhãn nhận dạng.
- Trên bàn còn để rất nhiều thứ không
sử dụng, dụng cụ chưa được phân loại.

Công tơ điện của khách hàng để chưa

Dụng cụ sử dụng và không sử dụng để
lẫn với nhau.

- Bình nước chưa được sắp xếp ngăn
nắp.
- Ba lếch để đồng hồ nước và bình
nước để lẫn với nhau.

- Dụng cụ kiểm định đồng hồ nước còn
để lẫn với nhau.
- Có nhiều thứ không sử dụng.

14


- Trên bàn còn để những vật dụng
không sử dụng cho công việc như:
dụng cụ ăn uống, nylon, nước rửa,…
- Bình đong để dưới bàn gây khó khăn
cho việc quan sát, lấy ra và trả lại khi
cần.

- Chìa khòa các phòng để lẫn với nhau,
chưa có ký hiệu để nhận dạng.
- Chưa có nơi để chìa khóa cố định.

Dụng cụ, chuẩn kiểm định còn để khắp
mặt bàn, không ngăn nắp.

Nguồn: Thực tế tại Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL


Phía trên tủ còn để nhiều thứ không sử
dụng.

16


Dụng cụ vệ sinh chưa để ở nơi riêng.

- Chưa có nhãn nhận dạng trên tủ để tài
liệu, hồ sơ.
- Còn nhiều tài liệu, hồ sơ không sử
dụng.

- Chưa có nhãn nhận dạng tài liệu, hồ
sơ và nơi chứa tài liệu hồ sơ.
- Còn nhiều tài liệu, hồ sơ hết hạn,
không sử dụng.

Nguồn: Thực tế tại Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL
4. Thực trạng khu vực công cộng:
- Phòng họp có mạng nhện, bụi bám, các nghế ngồi chưa được sắp xếp
ngay ngắn sau khi sử dụng; cửa ra vào, cửa sổ chưa được vệ sinh.
- Nhà vệ sinh còn dơ bẩn, không có đầy đủ dụng cụ vệ sinh.
- Lối đi xung quanh còn có rác, mạng nhện, nền nhà còn bụi bẩn.
- Nhà để xe chưa có kẻ vạch phân định vị trí để, dẫn đến tình trạng mỗi
người để xe một kiểu gây mất thẩm mỹ, mất an toàn, chiếm diện tích.

17


đang sử dụng nhằm tránh sử dụng chuẩn bị hỏng. Sắp xếp các chuẩn theo loại để
dễ dàng kiểm soát, tìm kiếm khi có nhu cầu sử dụng. Tạo môi trường gọn gàng,
ngăn nắp, sạch sẽ, dễ dàng quản lý, kiểm soát các thiết bị chuẩn, bảo trì, vệ sinh
dễ dàng góp phần nâng cao tuổi thọ của thiết bị chuẩn tránh được các hư hỏng
không đáng có xảy ra.
Bảng 5: Hình ảnh thực trạng Phòng chuẩn

Phía trên tủ còn để nhiều thứ không sử
dụng, không có nhãn nhận dạng.

Còn nhiều thứ không sử dụng, không
có nhãn nhận dạng.

19


Các chuẩn chưa được sắp xếp ngăn
nắp, chưa có nhãn nhận dạng.

Các chuẩn, dụng cụ chưa được để riêng
từng loại, còn để chồng lên nhau.

Các chuẩn chưa được sắp xếp hợp lý,
chưa có nhãn nhận dạng.

Vật dụng không sử dụng còn để ở
phòng chuẩn.

Nguồn: Thực tế tại Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL
II. Giải pháp áp dụng công cụ 5S

- Thư ký

P.TP HCTH
(Ủy viên – Phụ trách
bộ phận HCTH)

Nhân viên Phòng
Kỹ thuật

Nhân viên Phòng
HCTH

2.2. Quy chế áp dụng 5S: quy định về trách nhiệm, quyền hạn, chế độ,
nguyên tắc làm việc liên quan đến hoạt động 5S, bao gồm:
- Quy định cơ cấu tổ chức của bộ máy điều hành 5S.
- Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi của Ban 5S và các thành viên
khác của Trung tâm.
- Quy định cách thức giải quyết công việc trong thực hiện 5S.
- Quy định chế độ kiểm tra, đánh giá và cải tiến hiện trường.
- Quy định chế độ khen thưởng và đánh giá kết quả thi đua.
3. Tuyên bố áp dụng 5S và phát động tổng vệ sinh:
Giám đốc Trung tâm tuyên bố áp dụng 5S và phát động thực hiện tổng vệ
sinh cơ quan.
21


Nhận thức được sự hữu hiệu của 5S, toàn bộ lãnh đạo, viên chức và người
lao động của Trung tâm Kỹ thuật đều tham gia. Ban 5S đã phân công nhiệm vụ
cụ thể cũng như chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết để tiến hành tổng vệ sinh.
4. Thực hiện “Sàng lọc”:

Các đồ vật thường
dùng

Phải để gần người sử
dụng

Các đồ vật thỉnh
thoảng dùng

Có thể đặt khá xa

Các đồ vật không hề
dùng nhưng phải lưu
giữ

Phải để ở kho riêng
có nhãn mác rõ ràng
22


Ba yếu tố chính khi tiến hành sắp xếp:
Mọi người có thể

Thấy

Lấy ra

Cái gì?

Ở đâu?

sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo chiều đứng để dễ nhận biết, dễ lấy.
- Quy định nơi để văn phòng phẩm và dán nhãn để nhận biết.
- Thiết bị, máy móc văn phòng: phải xác định nơi đặt sao cho thuận tiện
trong công việc không gây cản trở, cố định vị trí bằng băng keo màu vàng hoặc
sử dụng keo 2 mặt để dán cố định.
- Vật dụng cá nhân: quy định nơi để vật dụng cá nhân. Không để ở nơi
làm việc, gây cản trở cho công việc.
- Bàn, ghế: để ngăn nắp, thuận tiện, không cản trở lối đi.
- Sàn nhà: phải thông thoáng, không để vật dụng cản trở lối đi.
23


- Các chuẩn kiểm định: phải có số nhận dạng, có danh mục các chuẩn và
thời hạn kiểm định/hiệu chuẩn các chuẩn. Quy định nơi đặt các chuẩn riêng lẻ
từng loại, phân cách bằng băng keo màu vàng và có số nhận dạng tương ứng với
chuẩn. Sắp xếp sao cho thuận tiện, dễ lấy ra và trả lại.
- Phương tiện đo của khách hàng: kẻ vạch quy định khu vực để phương
tiện đo của khách hàng bằng băng keo màu vàng, không cản trở lối đi.
- Các thiết bị, dụng cụ: xác định số lượng cần thiết từng loại, quy định
khu vực lưu giữ, tốt nhất là treo chúng lên bảng sao cho dễ sử dụng, gần nơi
thao tác.
- Các loại vật tư: để riêng ra từng loại, có nhãn nhận dạng.
c) Khu vực công cộng:
- Dụng cụ vệ sinh: quy định vị trí đặt bằng băng keo màu vàng.
- Dụng cụ phòng cháy, chữa cháy: quy định vị trí đặt bằng băng keo màu
vàng và đặt ở vị trí thuận tiện, dễ thấy, dễ lấy.
- Nhà xe: kẻ vạch quy định vị trí đậu xe bằng sơn màu trắng.
5.2. Thực hiện “Sắp xếp”:
Sau khi loại bỏ các vật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc, dựa trên
hướng dẫn thực hiện 5S và nguyên tắc sắp xếp này, các phòng ban thảo luận,

7.1. Xây dựng Quy định 5S cho từng phòng của Trung tâm Kỹ thuật:
- Quy định các yêu cầu về thực hiện 5S đối với từng đối tượng đồ vật của
từng khu vực.
- Quy định người chịu trách nhiệm của từng khu vực.
Cụ thể:
- Quy định 5S Phòng Hành chính – Tổng hợp:
+ Khu vực Hành chính – Tài vụ.
+ Khu vực Văn thư – Thủ Quỹ.
+ Khu vực phòng họp.
+ Khu vực công cộng.
- Quy định 5S Phòng Kỹ thuật:
+ Khu vực kiểm định Công tơ điện.
+ Khu vực kiểm định Cân thông dụng.
+ Khu vực kiểm định Đồng hồ nước – Dung tích.
+ Khu vực kiểm định Cân phân tích – Cân kỹ thuật.
+ Khu vực Phòng chuẩn.
- Quy định 5S Phòng Tư vấn.
7.2. Xây dựng Tiêu chuẩn 5S cho từng phòng của Trung tâm Kỹ
thuật:
Tiêu chuẩn 5S là tiêu chí để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện 5S tại từng
khu vực, bao gồm các tiêu chí về sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng.
Cụ thể:
- Tiêu chuẩn 5S Phòng Hành chính – Tổng hợp:
+ Khu vực Hành chính – Tài vụ.
+ Khu vực Văn thư – Thủ Quỹ.
+ Khu vực phòng họp.
+ Khu vực công cộng.
25