UBND TỈNH BẮC NINH
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

--------------------

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

http://qlvbdh.bacninh.gov.vn

Bắc Ninh, tháng 06 năm 2013


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MỤC LỤC

2

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PHẦN 1: GIỚI THIỆU
1. Giới thiệu chung về phần mềm
1.1 Tên phần mềm
Tên phần mềm là “Chương trình quản lý hồ sơ công việc”, đây là phần mềm phục vụ

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.2 Chuyên viên
Chuyên viên là các thành viên trong các phòng của một cơ quan, đây là nhóm đông đảo
nhất và chịu trách nhiệm thực hiện công việc nhiều nhất từ lãnh đạo giao xuống. Mỗi chuyên
viên sẽ có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn khác nhau để giải quyết các công việc cụ thể
của cơ quan.
Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn trước khi
gửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
•

Tạo văn bản đi

•

Gửi lãnh đạo phòng

•

Tạo hồ sơ công việc

•

Gửi văn bản đích danh

2.3 Lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng là bộ phận trưởng các phòng trong các cơ quan, bộ phận này sẽ có
trách nhiệm giao việc, giám sát cũng như quản lý đối với chuyên viên trong phòng mình.



TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG
1. Các thành phần của phần mềm
1.1 Văn bản đến
Văn bản đến là văn bản được chuyển đến từ ngoài hệ thống hay được chuyển từ các đối
tượng khác trong hệ thống đến cho người dùng. Văn bản đến là công văn, tài liệu,…
1.2 Văn bản đi
Văn bản đi là văn bản được tạo lập bởi một người dùng nào đó, sau đó được chuyển
cho các đối tượng khác trong hệ thống hoặc được gửi ra ngoài. Văn bản đi, theo một nghĩa
nào đó là văn bản dự thảo, văn bản dự thảo là đầu vào để trở thành văn bản, công văn đi.
1.3 Văn bản dự thảo
Là văn bản được người dùng soạn thảo và đăng ký vào hệ thống để gửi lên cấp trên phê
duyệt và cho xuất bản hay công bố rộng rãi.
1.4 Văn bản đã ban hành
Văn bản đã ban hành là văn bản đã được các cấp duyệt và được công bố, xuất bản. Văn
bản đã ban hành có hai mức đó là văn bản được ban hành rộng rãi ngoài cơ quan và ban
hành nội bộ trong cơ quan.
1.5 Văn bản đã bút phê
Văn bản đã bút phê là văn bản được chuyên viên gửi lên lãnh đạo duyệt và đã được
duyệt, là bước trước cho văn bản đã ban hành.
1.6 Văn bản không xử lý
Văn bản không xử lý là văn bản đến mà không cần phải xử lý theo nội dung (không có
yêu cầu xử lý), người dùng sẽ có cờ đánh dấu là văn bản không xử lý.

1.7 Văn bản mẫu
Văn bản mẫu là văn bản được soạn sẵn theo cấu trúc và bố cục chuẩn để dùng về sau.

Đối với “Tủ văn bản của phòng” thì chỉ riêng lãnh đạo phòng mới có quyền quản trị tủ văn
bản đó. Để xem các văn bản trong tủ văn bản, chọn tủ văn bản cần xem ví dụ như chọn xem
Tủ văn bản 2012 thì bấm vào
sẽ hiển thị ra các văn bản có trong tủ đó.

7

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.1: Màn hình thư mục trong tủ văn bản cá nhân
Muốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ văn bản, người dùng bấm vào
. Sau khi bấm xong, sẽ xuất hiện màn hình hiển thị danh sách các thư
mục trong tủ hồ sơ. Muốn sửa mục nào, bấm vào mục đó để sửa. Nếu muốn thêm mới một
thư mục, ở màn hình bên phải, tại phần “Thêm mới tủ cá nhân” điền tên thư mục vào phần
“Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm

để thêm mới.

Hình 1.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân
Nếu muốn sửa một tủ văn bản,bấm chọn tủ cần sửa. Tại phần “Sửa tủ văn bản” điền tên
tủ văn bản mới vào phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm
để sửa lại. Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn

để xóa.

Hình 1.3: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân

Với tủ văn bản cá nhân, mỗi người sẽ có 1 tủ văn bản riêng và chỉ người đó mới nhìn
thấy tủ văn bản của mình. Với tủ văn bản phòng, chỉ các nhân sử trong phòng đó mới nhìn
thấy tủ văn bản.
Để thêm văn bản vào tủ văn bản, tại giao diện danh sách văn bản. Bấm chọn các văn
bản muốn thêm vào tủ ( bấm vào nút checkbox

) rồi bấm vào

hoặc

. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm một cửa sổ mới. Chọn tủ văn bản để
lưu vào và bấm
, nếu không muốn thêm nữa thì chọn
. Sau khi bấm “Lựa
chọn” màn hình sẽ hiển thị ra thông báo đã chuyển thành công, bấm tiếp vào “OK” trên màn
hình đó là đã thêm vào tủ thành công. Trường hợp muốn tạo mới 1 tủ văn bản để thêm văn
bản đó vào thì người dung có thể “Thêm mới tủ văn bản cá nhân”.
9

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.5 : Thêm văn bản vào tủ văn bản
1.15 Tủ hồ sơ
Tủ hồ sơ dùng để lưu các hồ sơ công việc liên quan tới nhân sự. Tủ hồ sơ bao gồm “Tủ
hồ sơ cá nhân” và “Tủ hồ sơ phòng”.
Để sử dụng tủ hồ sơ, tại menu trái , người dùng bấm chọn

Để xem các hồ sơ có trong tủ, người dùng bấm vào các thư mục tương ứng phía bên
trái để xem.

11

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.8 : Danh sách hồ sơ trong tủ
Khi muốn xóa hồ sơ ra khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa rồi bấm
ở phía trên của danh sách.
Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nút
checkbox

) rồi bấm

. Một cửa sổ mới xuất hiện, bấm chọn tủ hồ sơ

cần chuyển sang rồi bấm “Lựa chọn” để lưu. Nếu không muốn chuyển nữa thì bấm
.
Trường hợp chưa có tủ để chuyển sang, người dùng điền thông tin tủ hồ sơ mới vào phần
“Thêm mới tủ hồ sơ cá nhân” rồi bấm “Thêm thư mục” để thêm. Khi đã có tủ hồ sơ rồi, lại
thực hiện như hướng dẫn ở trên để chuyển hồ sơ sang tủ hồ sơ mới đó.

12

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

1.16 Tìm kiếm văn bản
Sau một thời gian sử dụng, số lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên, để hỗ
trợ tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản. Tại mỗi trang
trong mục
,
người dùng đều có thể sử dụng chức năng này.

,

,

Hình 1.11 : Tìm kiếm văn bản đến.
Tùy mục đích của người dùng muốn tìm loại văn bản nào và sẽ nhập thông tin vào để
tìm kiếm. Sau khi nhập xong các từ khóa và các mục, bấm

để tìm văn bản.
14

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.17 Tìm kiếm hồ sơ
Để tìm kiếm hồ sơ cần tìm trong hệ thống nhanh hơn, người dùng có thể sử dụng chức
năng “Tìm kiếm hồ sơ”. Để sử dụng chức năng này, tại menu trái bấm
để
tìm. Màn hình bên phải sẽ hiển thị các thông tin để người dùng tìm kiếm. Người dùng cần
nhập từ khóa tìm kiếm, và điền thêm các thông tin của hồ sơ đó để tìm kiếm chính xác hơn.

Tất cả những văn bản chưa được xem bởi những người có thẩm quyền trong hệ thống
là những văn bản có màu đỏ in đậm.
Khi người dùng nhấn vào văn bản để mở văn bản đó ra, thì trạng thái của văn bản
chuyển thành “Đã đọc” và sẽ không có màu đỏ in đậm nữa.
Trong trường hợp người dùng mở văn bản đó ra nhưng chưa kịp đọc hoặc văn bản chưa
được xử lý, người dùng có thể thay đổi trạng thái “Đã đọc” hoặc “Chưa đọc” của văn bản
bằng cách chọn văn bản đó và nhấn
muốn đánh dấu, người dùng chọn

hoặc
hoặc

. Những văn bản quan trọng
để bỏ đánh dấu.

17

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.3 : Danh sách các văn bản đến đã được tạo
2.2 Chuyển lãnh đạo cơ quan
Khi bộ phận văn thư đã lưu văn bản đến vừa tiếp nhận. Các văn bản sẽ được hiển thị
trong danh sách các văn bản đến. Để chuyển văn bản đến vừa tạo cho lãnh đạo cơ quan xem.
Người văn thư cần bấm vào văn bản đó.

Hình 2.4 : Mở một văn bản đến

19

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.7 : Màn hình thông báo hủy thành công văn bản.
Văn bản bị hủy sẽ được chuyển tới thư mục

.

2.4 Cất văn bản
Đây là chức năng dành cho các văn bản chỉ đọc, không cần xử lý gì đối với các văn bản
này.Ví dụ các văn bản luật …
Để thực hiện cất văn bản, văn thư cần bấm vào nút
sẽ được cất và màn hình sẽ chuyển về danh sách các văn bản đến.
Văn bản sau khi được cất sẽ được lưu tại tủ văn bản
2.5 Thêm mới văn bản đi

. Sau khi bấm, văn bản
.

Sau khi hồ sơ công việc hoàn thành, văn bản dự thảo được lãnh đạo ký duyệt và chờ
được phát hành tới các phong ban đơn vị.
Để phát hành văn bản tới các đơn vị, ở menu phía bên trái, văn thư chọn
. Sau đó nhập đầy đủ thông tin cho văn bản. Chú ý với những trường
có (*) không được để trống. Tiếp đó bấm
để thêm mới. Người dùng có thể sử



TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.8 : Màn hình danh sách văn bản đã ký duyệt.
Khi bấm vào nút

, sẽ hiển thị màn hình để tiến hành cấp số cho văn bản. Sau

khi điền đầy đủ các nội dung cần thiết, văn thư bấm nút
số cho văn bản. Nếu không nhập lại thông tin cho văn bản bấm chọn
Chú ý với những trường có (*) không được để trống.

để xác nhận cấp
để nhập lại.

22

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.9 : Chức năng cấp số cho văn bản.
Sau khi bấm nút
sẽ có màn hình thông báo thành công và tự động
chuyển về trang danh sách văn bản chờ phát hành.
2.7 Phát hành văn bản đi

Hình 2. 11: Màn hình chi tiết văn bản đi
Sau khi chọn “phát hành văn bản” trên màn hình sẽ xuất hiện một cửa sổ mới. Văn thư
sẽ chọn phòng ban và nhân sự để gửi văn bản, tiếp đó nếu muốn gửi trực tiếp qua đường mail
thì văn thư cần nhập tài khoản mail của người nhận vào (chú ý các tài khoản mail cách nhau
bởi dấu phẩy).
Khi nhập email, hệ thống hỗ trợ hiển thị các email đã nhập lần trước đó, người dùng có
thể đánh một số ký tự có trong email, hệ thống sẽ hiển thị các email có các ký tự đó. Người
dùng lựa chọn email trong danh sách hiển thị ra để gửi.
Ngoài ra, nếu muốn gửi sang các sở hoặc đơn vị khác thì văn thư sẽ phải chọn tiếp ở
mục “Gửi văn bản theo đường liên thông”.
Cuối cùng, khi đã nhập đầy đủ các thông tin như phòng ban để gửi, các email muốn gửi
và các sở ban ngành, bấm

để phát hành văn bản đi.

25

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]