Đề tài:

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng
đến hiệu quả truyền thông và giải
pháp nâng cao hiệu quả truyền
thông


Tóm tắt nội dung:
Phần 1: Sơ lược về truyền thông trong tổ chức.
Phần 2: Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông.
Phần 3: Giải pháp nâng cao hịêu quả truyền thông.


PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG
TRONG TỔ CHỨC
1. Khái niệm về truyền thông:
- Truyền thông là quá trình truyền đạt
thông tin từ người này đến người khác một
cách trực tiếp hoặc thông qua các phương
tiện, thiết bị thông tin.
- Truyền thông thường gồm ba phần
chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu.


PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG
TRONG TỔ CHỨC
2. Chức năng của truyền thông:
Truyền thông có 4 chức năng:
- Chức năng kiểm soát
- Chức năng động viên

- Lặp lại
- Trọng tâm


1. Quá trình truyền thông:
b. Người nhận:
- Người nhận là người tiếp nhận và giải mã (hoặc biên dịch)
thông điệp của người gửi. Giải mã là chuyển dịch thông điệp sang
một hình thái có ý nghĩa cho người nhận.
- Một trong số các yêu cầu chính của người nhận là khả năng
lắng nghe. Các nghiên cứu chỉ ra rằng hầu hết mọi người có thể nhớ
khoảng 50% những gì người nào đó nói với họ. Điều đó giải thích
tại sao truyền thông hữu hiệu thường bao gồm việc sử dụng một vài
phương tiện truyền thông, chẳng hạn như các báo cáo, bản ghi nhớ,
bản tin và thư điện tử, cùng với điện thoại, trao đổi mặt đối mặt và
các bài phát biểu.


1. Quá trình truyền thông:
c. Thông điệp: Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời
(nói và viết) và các hàm ý không bằng lời đại diện cho thông tin mà
người gửi muốn chuyển tải đến cho người nhận.


1. Quá trình truyền thông:
d. Kênh truyền thông: Kênh là đường truyền tải thông điệp
từ người gửi đến người nhận. Sự phong phú thông tin là khả năng
truyền tải thông tin của kênh. Để lựa chọn mức độ phong phú

thông tin, các cá nhân phải lựa chọn kênh truyền thông phù



2. Tác động của công nghệ thông tin:
- Thư điện tử:
- Internet:


2. Tác động của công nghệ thông tin:
- Hội nghị qua đa phương tiện (Teleconference):


3. Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả:
a. Những rào cản đối với tổ chức:
- Cấp bậc quyền hạn và vị thế.
- Chuyên môn hóa
- Các mục tiêu khác biệt
b. Những rào cản cá nhân:
- Ngữ nghĩa học.
- Cảm xúc


3. Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả:
c. Loại bỏ các trở ngại:
- Quy định dạng thông tin
- Khuyến khích phản hồi
- Đơn giản hóa ngôn ngữ
- Lắng nghe một cách tích cực.
- Kiềm chế những cảm xúc tiêu cực.
- Sử dụng những hàm ý không bằng lời.
- Sử dụng hệ thống thông tin mật.

trọng nhất
- Tổ chức các hoạt động ngoại khóa hằng quý cho nhân viên.


PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TRUYỀN THÔNG
3. Giải pháp từ phía người gửi:
- Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải được phân công rõ ràng.
- Ngôn ngữ đơn giản
- Làm tăng sự phản hồi
- Sắp đặt dòng thông tin
- Sự lặp lại
- Đúng lúc
- Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ
- Sử dụng các câu chuyện, phép so sánh và hình ảnh
- Hiểu khán giả của mình


PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TRUYỀN THÔNG
4. Giải pháp từ phía người nhận:
- Chú ý lắng nghe
- Nghe hết vấn đề rồi mới phán quyết
- Hỏi lại những điều không hiểu hoặc không rõ
- Ghi chép, tóm tắt những gì nghe được
- Không để cảm xúc quyết định suy nghĩ