ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------

PHẠM THỊ THU HIỀN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ
CHUẨN HÓA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN
BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƢ THUỘC DIỆN
GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN
VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ học

Hà Nội - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------

PHẠM THỊ THU HIỀN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ
CHUẨN HÓA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN
BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƢ THUỘC DIỆN
GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN
VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG


3- Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu …………………………………………………….................

7

4- Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………………...........................

7

5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………...............

8

6- Phƣơng pháp nghiên cứu…………………………………………………………………...............

14

7- Nguồn tài liệu tham khảo………………………………………………………………….............

15

8- Đóng góp của đề tài………………………………………………………………...............................

15

9- Bố cục của luận văn………………………………………………………………...............................

16

Chƣơng 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG



và chuẩn hoá hồ sơ tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ
viên Ban Bí thƣ…………………………………………………………….
1.3.1- Căn cứ của việc lập danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ …………………… 28
1.3.2- Yêu cầu của việc xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ ……….. 32
1.3.3- Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ...............................

35

Chƣơng 2- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ 39
TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, ỦY VIÊN BAN BÍ
THƢ.

2.1- Trách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc của cá nhân các Uỷ viên Bộ 39
Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ…………………………………………………………………………..
2.1.1- Trách nhiệm, quyền hạn của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí 39
thƣ………………………………................................................................................................................. ....................
2.1.2- Trách nhiệm, quyền hạn của các Ủy viên Bộ chính trị là Chủ tịch 40
nƣớc, Thủ tƣớng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội…………………........................................
2.1.3- Chế độ làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí 40
thƣ..................................................................................................................................................... ................................
2.2- Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong 41
quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí
thƣ……………………………………………………………………………………………………………………….
2.2.1- Về thành phần tài liệu………................................................................................................... ....... 41
2.2.2- Về nội dung tài liệu………………………………………………………………………………… 42
2.2.3- Ý nghĩa tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên 45
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.................................................................................................. ........

3.3.1- Mức độ, cấp độ chuẩn hóa hồ sơ............................................................................................ 76
3.3.2- Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ..................................................................... 78
3.3.3- Phƣơng pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở………………………………………………. 86
3.4- Một số giải pháp để ứng dụng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ
trong thực tiễn……………………………………………………………………………………………………. 88
KẾT LUẬN………………………………………………………………................................................................... 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………..................................... 95
PHỤ LỤC……………………………………………………………………………………………………………..

3

100


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

01

BBT

Ban Bí thƣ

02

BCHTW

Ban Chấp hành Trung ƣơng

03


Cộng sản Việt Nam và là một trong những nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan Văn
phòng Trung ƣơng Đảng. Quyết định số 270-QĐ/TW của Ban Bí thƣ Trung ƣơng
Đảng ngày 6/12/2014 về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định:
“Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ
tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh
đạo chủ chốt của Nhà nƣớc, của các tổ chức chính trị - xã hội…” [15, tr.1] là thành
phần tài liệu của Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Trong nhiều năm qua, với chức năng “giúp Chánh Văn phòng Trung ƣơng
Đảng tham mƣu cho Trung ƣơng Đảng quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam; trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng” [78, tr.1], Cục Lƣu trữ, Văn
phòng Trung ƣơng Đảng đã có rất nhiều cố gắng trong việc thu thập, lập hồ sơ và
quản lý, bảo quản khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Đến nay, Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng
Đảng đã thu thập đƣợc tài liệu của 84 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Khối
tài liệu này đƣợc thu thập và bổ sung hàng năm, với hàng nghìn cặp tài liệu theo quy
định giao nộp hàng năm và theo quy chế thu hồi tài liệu do Ban Bí thƣ quy định. Tuy
nhiên công tác thu thập tài liệu cũng nhƣ chất lƣợng hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ
Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung
5


ƣơng Đảng vẫn còn những tồn tại, hạn chế nhất định: Nhiều Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ
viên Ban Bí thƣ, đặc biệt là Ủy viên Bộ Chính trị đồng thời là thủ trƣởng các cơ quan
nhà nƣớc chƣa giao nộp tài liệu về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng, có
cá nhân giao nộp tài liệu nhƣng số lƣợng quá ít, thành phần tài liệu thiếu không thể
lập một phông lƣu trữ độc lập (cụ thể là tình trạng 18 phông tài liệu chƣa có số phông
hiện đang lƣu tại Lƣu trữ lịch sử). Tài liệu giao nộp trong tình trạng lộn xộn, chƣa
đƣợc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ, thậm chí có trƣờng hợp còn trong tình trạng bó
gói, ẩm mốc. Thành phần tài liệu giao nộp chủ yếu là khối tài liệu do Văn phòng
Trung ƣơng Đảng sao gửi đến hoặc do các cơ quan, các cấp uỷ đảng gửi đến cá nhân

- Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc, phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ, và
chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,
Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Nghiên cứu, đề xuất danh mục hồ sơ và chuẩn hoá một số hồ sơ hình thành
trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
3- Đối tƣợng - phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Với mục tiêu đặt ra, đối tƣợng nghiên cứu là các hồ sơ,
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên
Ban Bí thƣ đang bảo quản tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng; các văn bản quy định về chức
năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các chức danh này; các văn bản của đảng và nhà
nƣớc, của Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Cục Lƣu trữ… quy định, hƣớng dẫn về công
tác lập hồ sơ hiện hành, về lập danh mục hồ sơ.
- Phạm vi nghiên cứu: Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá về mặt nội dung (xác định
thành phần tài liệu) của một số hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ
viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
4- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danh
mục hồ sơ;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị,
Uỷ viên Ban Bí thƣ;
- Khảo sát thực trạng hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban
Bí thƣ tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng;

7


- Xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá thành phần tài liệu của một số hồ sơ
hình thành thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí
thƣ.
5- Lịch sử nghiên cứu

quan cỡ lớn, cỡ trung càng nên làm nhƣ vậy” “Để xây dựng danh mục hồ sơ khoa
học, phù hợp cần các bƣớc điều tra, nghiên cứu, xây dựng phƣơng án, sửa chữa hoàn
thiện” [37,tr.32]. Giáo trình đã đƣa ra phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ, từ việc
xác định đề mục và tiêu đề hồ sơ cho danh mục hồ sơ đến việc mô tả hồ sơ.
Liên quan đến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, trong
đó có các nhà hoạt động chính trị nhƣ các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ
của chúng ta đã đƣợc một số nƣớc trên thế giới quan tâm, ví dụ: Ở Liên Xô (cũ) và
Liên bang Nga (ngày nay) tài liệu của cá nhân, nhất là những cá nhân hoạt động chính
trị đã đƣợc quan tâm từ rất sớm. Ngay từ năm 1923 Đảng Cộng sản Liên bang Nga đã
ra Lời kêu gọi tất cả các đảng viên của Đảng và những ngƣời ngoài Đảng có giữ
những giấy tờ, thƣ từ, tài liệu bút tích và những văn kiện khác của VI.Lê Nin, hãy
đem nộp những tài liệu đó cho Phòng Lƣu trữ của Viện V.I Lênin. Năm 1980, giáo
trình “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ Liên Xô” cũng đã đƣa ra định nghĩa
“Phông xuất xứ cá nhân là phông lƣu trữ bao gồm những tài liệu hình thành trong quá
trình sống và hoạt động của mỗi cá nhân, gia đình hay dòng họ” [44,tr.37]. Trên tạp
chí lƣu trữ của Liên bang Nga, từ những năm 2000, đã có nhiều bài viết về việc thu
thập phông lƣu trữ cá nhân của các nhà hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, trong
đó có các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực chính trị, nhà nƣớc, những ngƣời đã giữ
cƣơng vị là Chủ tịch Hội đồng Bộ trƣởng Liên Xô, Bí thƣ Trung ƣơng Đảng cộng sản
Liên Xô, Bí thƣ tỉnh uỷ, Phó Chủ tịch thứ nhất Xô Viết tối cao Liên bang Nga đồng
thời là Chánh Văn phòng Tổng thống Nga Elsin, các nhà khoa học, các nhà hoạt động
văn học nghệ thuật, các nhà báo nổi tiếng… Các bài viết đã giới thiệu thành phần tài
liệu lƣu trữ của cá nhân đang đƣợc bảo quản trong các lƣu trữ nhà nƣớc Liên bang
Nga, các lƣu trữ của các nƣớc cộng hoà thuộc Liên bang Nga, trong đó có nhiều tài
liệu của cá nhân các nhà hoạt động chính trị, các cá nhân giữ cƣơng vị chủ chốt trong
Đảng Cộng sản Liên Xô, trong bộ máy nhà nƣớc Nga…[40,tr.8]. Ở Ba Lan, phông
lƣu trữ cá nhân các nhà hoạt động văn học nghệ thuật cũng đƣợc tách khỏi bảo tàng,
thƣ viện, nhà thờ để bảo quản và phục vụ khai thác. Ở Trung Quốc, không có các quy
9


đƣợc xây dựng theo một chế độ nhất định” [28,tr.]. Đề tài còn đƣa ra phƣơng pháp tổ
10


chức xây dựng và thực hiện danh mục hồ sơ, trong đó có phƣơng pháp xây dựng danh
mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức và đã biên soạn 02 danh mục hồ sơ tổng hợp, đó là
Danh mục hồ sơ của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc và 01 danh mục mẫu của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
Năm 1999, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã nghiên cứu đề tài “Xây dựng danh
mục hồ sơ ở Văn phòng Trung ƣơng Đảng” do Đinh Hữu Long làm chủ nhiệm đề tài.
Đề tài đã nghiên cứu xây dựng 02 danh mục hồ sơ mẫu “Danh mục hồ sơ mẫu một
năm tài liệu thuộc Phông Văn phòng Trung ƣơng Đảng”, “Danh mục hồ sơ mẫu một
nhiệm kỳ tài liệu thuộc Phông Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng”. Đề tài đã đƣa ra
khái niệm danh mục hồ sơ nhƣ sau: “ Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống các hồ sơ
dự kiến lập trong năm văn thƣ của các cơ quan kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản
của từng hồ sơ” [43,tr.3]. Đề tài đã đề cập đến các loại danh mục hồ sơ nhƣ: Danh
mục hồ sơ toàn ngành, danh mục hồ sơ tổng hợp, danh mục hồ sơ của từng đơn vị, tổ
chức.
Năm 2002, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã ban hành Danh mục hồ sơ Văn
phòng Trung ƣơng Đảng năm 2002 theo quyết định số 225-QĐ/VPTW ngày
3/4/2002. Danh mục hồ sơ năm 2002 đƣợc xây dựng theo cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Trung ƣơng Đảng.
Năm 2004, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã nghiên cứu và bảo vệ
đề tài “Xây dựng danh mục hồ sơ mẫu các cơ quan Đảng ở Trung ƣơng và tỉnh, thành
phố” do Nguyễn Thị Nhân làm chủ nhiệm. Đề tài đã đƣa ra 03 loại hình danh mục hồ
sơ, đó là: danh mục hồ sơ mẫu, danh mục hồ sơ tiêu biểu, danh mục hồ sơ đơn lẻ
(riêng biệt) và xây dựng các danh mục hồ sơ mẫu, bao gồm danh mục hồ sơ mẫu các
cơ quan đảng cấp Trung ƣơng và cấp tỉnh. Các danh mục hồ sơ mẫu của các ban tham
mƣu giúp việc cấp uỷ từ trung ƣơng đến tỉnh, thành phố đƣợc xây dựng và hệ thống
hoá theo phƣơng án cơ cấu tổ chức.

trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một
nhân vật riêng biệt đƣợc đƣa vào bảo quản trong một kho lƣu trữ nhất định. Phông lƣu
trữ cá nhân thƣờng đƣợc thành lập đối với các nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh
vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật… mà tài liệu hình thành trong quá
trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa
khác” [27,tr.60]. Tại trang 61 của cuốn giáo trình, các tác giả đề cập: Trong thành
12


phần phông lƣu trữ cá nhân, còn gồm cả những tài liệu nói về ngƣời hình thành phông
sau khi ngƣời đó qua đời nhƣ các hồi ký, bài báo, bản nhạc…
Năm 1987 - 1988, Cục Lƣu trữ nhà nƣớc đã nghiên cứu đề tài: “Tiêu chuẩn
thành lập phông lƣu trữ cá nhân thuộc lĩnh vực văn học nghệ thuật”. Đề tài đã đƣa ra
3 tiêu chuẩn cơ bản làm căn cứ để lựa chọn và xác định các cá nhân hoạt động trong
lĩnh vực văn học nghệ thuật đƣợc lập phông lƣu trữ cá nhân và đề tài đã đƣợc ứng
dụng trong thực tiễn. Tài liệu của một số nhà văn, nhà nghiên cứu văn học nghệ thuật
đã đƣợc thu thập và bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III.
Năm 2005, lần đầu tiên tổng thể về công tác thu hồi tài liệu của các cá nhân tiêu
biểu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng đƣợc bàn đến trong Đề án “Nghiên cứu ban hành
Quy chế thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc” (do Văn phòng
Trung ƣơng Đảng và Ban Bảo vệ chính trị nội bộ phối hợp nghiên cứu). Kết quả
nghiên cứu của Đề án đã hình thành một văn bản làm căn cứ pháp lý vững chắc cho
việc thu hồi tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc nói chung và của các Ủy viên
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ nói riêng (Quy chế số 22 của BBT v/v thu hồi tài
liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc đã chuyển công tác khác, nghỉ hƣu,
từ trần, năm 2006).
Năm 2009, Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã có đề tài “nghiên cứu
xác định Phông Lƣu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng
Đảng” (mã số KHBĐ (2006) – 36) do Nguyễn Văn Lanh làm chủ nhiệm). Đề tài đã
đƣa ra 2 tiêu chí để thành lập phông lƣu trữ cá nhân và xác định thành phần tài liệu

tổ chức chƣa có công trình, bài viết nào nghiên cứu đến việc xây dựng danh mục hồ
sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, nhất là cá nhân hoạt
động chính trị. Đối với tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hiện
đang lƣu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng việc nghiên cứu chủ yếu tập trung vào các vấn
đề nhƣ công tác tác sƣu tầm, thu thập, bổ sung, quản lý hoặc về đối tƣợng, tiêu chuẩn
thành lập phông cá nhân, chƣa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu về xây dựng
danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Tuy nhiên, các công trình nêu trên là
những tƣ liệu nghiên cứu bổ ích, gợi mở nhiều vấn đề, là cơ sở quan trọng cho tác giả
nghiên cứu đề tài luận văn của mình.

14


6- Phƣơng pháp nghiên cứu:
- Phƣơng pháp khảo sát thực tiễn: Đƣợc sử dụng trong quá trình tìm hiểu hệ
thống các văn bản có liên quan đến công tác hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính
trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ; Khảo sát tình hình thực tiễn khối lƣợng, thành phần, chất
lƣợng hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên
Ban Bí thƣ khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Đƣợc sử dụng để phân tích thực trạng công
tác lập hồ sơ hiện hành, các căn cứ và yêu cầu khi xây dựng danh mục hồ sơ.
- Phƣơng pháp hệ thống: Đƣợc sử dụng khi sắp xếp các hồ sơ trong Danh mục
hồ sơ và thành phần tài liệu trong một số hồ sơ.
Ngoài ra, tác giả sẽ kết hợp một số hình thức khác nhƣ phỏng vấn, trao đổi xin
ý kiến các chuyên gia trong lĩnh vực khoa học lƣu trữ, các trợ lý, thƣ ký, các cán bộ
lƣu trữ có kinh nghiệm tại Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
7- Nguồn tài liệu tham khảo:
- Các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và
lƣu trữ cá nhân nói riêng.

các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Là phƣơng tiện cũng nhƣ công cụ để
quản lý và hƣớng dẫn văn phòng các lãnh đạo về lập hồ sơ trong quá trình giải quyết
công việc.
- Ngoài ra kết quả của đề tài còn là tài liệu tham khảo cho các sinh viên, học
viên chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng chƣa có điều kiện tiếp xúc thực
tế.
9- Bố cục của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1- Một số vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ
và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương
Nội dung: Tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học, cơ sở pháp lý của lập
Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ; nguyên tắc, yêu cầu xây dựng Danh mục hồ sơ
và việc chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ;
16


Chƣơng 2- Thực trạng công tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động
của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư
Nội dung: Trình bày sơ lƣợc chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ
viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ để làm nổi bật vai trò, vị trí của các cá nhân
này trong hoạt động chung của Đảng và của dân tộc; đồng thời từ khảo sát thực trạng
lập hồ sơ hiện hành để khẳng định sự cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ và
chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
Chƣơng 3- Xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá
trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương
Nội dung: Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý đã đề cập ở chƣơng 1 và
thực trạng công tác lập hồ sơ ở chƣơng 2, tác giả nghiên cứu xây dựng quy trình lập
danh mục hồ sơ và phƣơng pháp chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, đồng thời nghiên cứu
một số giải pháp để triển khai Danh mục hồ sơ trong thực tiễn đạt hiệu quả.

bản về một vấn đề nhất định hoặc một phạm vi hoạt động của cơ quan đƣợc đóng vào
tấm bìa riêng”[68,tr.35].
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ sơ nhƣ sau “Thông
tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và lƣu giữ để làm bằng chứng và thông
tin theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [67,tr.5] .
Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công
tác văn thƣ cho rằng “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về
một vấn đề, sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự
việc đó hoặc đƣợc kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng
loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [64,tr.333].
18


Trong Nghị định của Chính phủ số 110/2004/ND-CP ngày 8-4-2004 về công
tác văn thƣ khái niệm về hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Hồ sơ là một tập văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc
có một (hoặc một số) đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi;
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức
hoặc của một cá nhân” [22, tr.2]. Và gần đây, tại văn bản pháp lý cao nhất của Nhà
nƣớc, Luật Lƣu trữ đã định nghĩa “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, tổ chức, cá nhân” [63, tr.2].
Nhƣ vậy, qua một loạt các khái niệm nêu trên cho ta thấy quan điểm, cách hiểu,
cách nhìn về hồ sơ cơ bản là tƣơng đối thống nhất, nhất là ở Việt Nam từ khái niệm
đƣợc đề cập ở từ điển, giáo trình giảng dạy ở trƣờng đại học cho đến các văn bản
pháp quy của nhà nƣớc đều cho rằng hồ sơ là một hoặc nhiều tài liệu mà hình thức,
nội dung của các các tài liệu trong đó có những đặc điểm tƣơng đồng nhƣ cùng về
một vấn đề, một sự việc hoặc cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành

sự định hƣớng về mặt giá trị tài liệu, quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ, là cơ sở để
các cơ quan, đơn vị, cá nhân căn cứ vào đó để lập hồ sơ các công việc mà mình đã
giải quyết trong năm, mặt khác giúp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân quản lý chặt chẽ
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình.
1.1.3- Lập hồ sơ:
Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 “Lập hồ sơ là
quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ trong khi giải quyết công
việc theo các nguyên tắc và phƣơng pháp quy định” [24,tr.43].
“Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô,
Matxcơva thì lập hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Lập hồ sơ là tập hợp những công
văn vào hồ sơ theo đúng với bảng danh mục” [68,tr.38].
Còn trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của Phó Giáo sƣ
Vƣơng Đình Quyền thì “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá
trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc
20


hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo
phƣơng pháp khoa học” [64,tr.337].
Theo Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội
thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phƣơng pháp nhất định” [63,tr.2].
Nhƣ vậy, lập hồ sơ trƣớc hết phải khẳng định đó là một công việc rất quan
trọng, công việc đó là tập hợp và sắp xếp các tài liệu hình thành trong quá trình giải
quyết công việc của một cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ và sắp xếp chúng theo
một trật tự khoa học nhất định có thể là theo vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm
khác nhau của tài liệu.
1.1.4- Chuẩn hoá hồ sơ:
Để hiểu đƣợc khái niệm chuẩn hóa hồ sơ, chúng ta phải hiểu một số khái niệm

chất là một, đều là quá trình làm cho cái gì đó trở thành chuẩn mực hay nói cách khác
đều là quy trình tạo lập và áp dụng các chuẩn, tiêu chuẩn vào một đối tƣợng. Vì vậy,
trong đề tài nghiên cứu này chúng tôi coi 2 khái niệm này là một và có thể sử dụng
thay thế nhau.
- Khái niệm chuẩn hóa hồ sơ.
Tác giả Nguyễn Thị Kim Liên, trong Luận văn thạc sỹ “Xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng Chính phủ” đã mạnh dạn
đƣa ra khái niệm về tiêu chuẩn hóa hồ sơ nhƣ sau “Tiêu chuẩn hóa hồ sơ là khái niệm
dùng để chỉ việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn của hồ sơ vào thực tế lập hồ sơ của
các cơ quan, tổ chức” [42,tr.20]. Về cơ bản chúng tôi đồng tình với nội dung khái
niệm Tiêu chuẩn hóa hồ sơ mà tác giả Nguyễn Thị Kim Liên đƣa ra. Mặc dù đã có sự
lý giải ở trên là hai khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa đều là một và có thể sử
dụng thay thế nhau, tuy nhiên đối với đối tƣợng là hồ sơ chúng tôi thấy sử dụng khái
niệm “chuẩn hóa hồ sơ” là phù hợp hơn cả. Dựa trên khái niệm của tác giả Kim Liên,
chúng tôi bổ sung để đƣa ra khái niệm về chuẩn hóa hồ sơ nhƣ sau: “Chuẩn hóa hồ sơ
là quá trình xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn của hồ sơ vào thực tiễn việc lập hồ sơ
tài liệu của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân để làm cho chúng trở thành hồ
sơ mẫu cả về hình thức và nội dung”.
22