TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
Câu 1. Khái niệm về công sở? nhiệm vụ của công sở? Tại nơi anh chị công tác
nhiệm vụ này được thực hiện như thế nào?
I.

Khái niệm:
1. Công sở là 1 tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến
hành 1 công việc chuyên ngành của nhà nước. Xét về hình thức tổ
chức, công sở là 1 tập hợp có cơ cấu tổ chức, có phương tiện vật chất
và con người được nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Xét trên ý nghĩa tổ chức nhà nước, khái niệm công sở gần với cơ quan
trong hệ thống bộ máy nunhà nước.
2. Công sở hành chính: là tổ chức đặt dưới sự quản lí của nhà nước, thưc
hiện quản lí chung trên từng công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp
luật và chỉ đạo thực hiện các chủ trương kế hoạch. Ví dụ: UBND các
cấp, các sở, các phòng,…
3. Công sở sự nghiệp: là tổ chức đặt dưới sự quản lí của nhà nước, thực
hiện các hoạt động có tính nghiệp vụ riêng biệt, phục vụ cho sản xuất,
kinh doanh và cho sinh hoạt, nói cách khác đó là những đơn vị cơ bản
để thực hiện nhiệm vụ của ngành. Ví dụ: bệnh viện công, trường học
công lập, Học viện hành chính quốc gia cơ sở TP.Hồ Chí Minh,…

II.
Nhiệm vụ của công sở:
• Quản lý công vụ theo pháp luật (1)
• Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan (2)
• Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa các cơ quan với cơ quan
khác (3)
• Thực hiện việc kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ, công chức thuộc cơ
quan theo cơ chế chung và các quy chế khác do cơ quan, đơn vị ban hành
dựa trên các quy định chung của Nhà nước (4)

hiện đồng phục vào thứ 2 và thứ 6. Giảng viên thực hiện giảng dạy theo lịch
của Học viện do Phòng đào tạo cung cấp như: dạy đúng giờ, thời lượng, chất
lượng giảng day,…
(5). Giao tiếp với các tổ chức khác: hải quân miền nam,
(6). Phòng tài vụ kế toán theo dõi hoạt động tận dụng cơ sở vật chất, thực
hiện chi tiêu theo quy chế chi tiêu nội bộ; kiểm tra kế toán và quản lí, kiểm
kê tài sản, công tác thủ quỷ của Học viện.
(7). Tham mưu cho hoạt động của Học viện:
• Phòng Tổ chức-Hành chính: Tham mưu công tác tổ chức, cán bộ, hành
chính tổng hợp, thi đua, bảo vệ nội bộ và quản lí cán bộ,nhân viên.
• Phòng Tài vụ-Kế toán: Tham mưu cho lãnh đạo học viện về tài chính.
• Phòng Quản lí khoa học: Tham mưu cho lãnh đạo học viện về hoạt
động khoa học và đào tạo.
• Phòng Công tác sinh viên: Tham mưu công tác chính trị, tư tưởng, đạo
đức, an ninh.
Câu 2: Các nhiệm vụ của công sở được xác lập trên cơ sở nào ? Mối quan hệ
của các nhiệm vụ ? Theo anh ( chị ) nhiệm vụ nào là quan trọng nhất ? Vì sao?
Dẫn chứng?
Như chúng ta đã biết một nhận định đơn giản và dễ hiểu nhất về công sở là gì?
Công sở được ví như là một phần cứng của máy tính, nó chỉ một cơ sở vật chất,
một địa điểm cụ thể, nhất định, hoạt động của một công sở phải ở trên một địa điểm
cố định.
2


Để hiểu rõ hơn ta cùng đi đến một khái niệm về công sở. Công sở là một tổ chức
được đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc
chuyên ngành của Nhà nước.
Nói cách khác : Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành kiểm soát,
hành chính lá nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực thi công việc đảm bảo

3


đạo đức cách mạng; bồi dưỡng văn hóa, nghiệp vụ và chăm lo đời sống cán bộ,
công chức, người lao động của Bệnh viện.
Công sở nói chung bao gồm các 7 nhiệm vụ là :
• Quản lý công vụ theo pháp luật.
• Tổ chức nhân sự , phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan.
• Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa các cơ quan với nhau.
• Thực hiện việc kiểm tra theo dõi công việc của cán bộ, công chức của cơ
quan, theo cơ chế chung của cơ quan và các cơ chế khác theo quy định của nhà
nước.
• Tổ chức giao tiếp với nhân dân với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và
các tổ chức xã hội làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ.
• Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân
sách.
• Tham mưu cho các hoạt động chính sách xây dựng pháp luật, các quy chế,
chế định cho cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền.
Đó là những nhiệm vụ chính của công sở trong quá trình hoạt động của mình, đây
là những nhiệm vụ hết sức quan trọng, một công sở không thể tồn tại và phát triển
được khi nó không thực hiện được những nhiệm vụ này. Vậy thì các nhiệm vụ của
công sở được xác lập trên những những cơ sở nào?
• Thứ nhất là cơ sở pháp lý: Công sở được thành lập theo quy định của pháp
luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước. Mọi tổ chức, hoạt động của công
sở là viêc thực hiện các chức năng theo luật định và đều phải thực hiên
đúng và đầy đủ các chức năng đó theo quy định của pháp luật.
Ví dụ:
Chính phủ thống nhất quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn
hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước; bảo đảm hiệu lực của
bộ máy Nhà nước từ trung ương đến cơ sở; bảo đảm việc tôn trọng và chấp hành

hướng tới, mỗi công sở đều hướng tới những mục tiêu khác nhau.
Ví dụ:
Mục tiêu của UBND tỉnh Bình Phước là năm 2014 sẽ thực hiện xóa đói giảm
nghèo, nâng cao thu nhập người dân lên là 2 triệu/ 1 tháng. Như vậy UBND tỉnh
bình phước phải tăng cường , đề ra các nhiệm vụ, biện pháp để đath được mục tiêu
đó. Và những công sở khác với những mục tiêu khác họ sẽ đề ra những nhiệm vụ
khác nhau
Đội ngũ cán bộ công chức thực thi nhiệm vụ tùy thuộc vào từng công sở nhất định,
thì sẽ có những yêu cầu riêng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng công
chức trrong công sở. và để thực thi công vụ đội ngũ này phải qua thi tuyển, tuyển
dụng bổ nhiệm, biên chế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và cơ quan công sở
đó. Do đó công sở pảhi thực hiện nhiệm vụ và phối hợ phân công nhiệm vụ cho
họ.
• Nội quy , quy chế của cơ quan, đây cũng là một cơ sở để xác lập nhiệm vụ
cơ quan , tổ chức . cơ quan phải dựa tren những quy định, quy chế này để thực
hiện, giao nhiệm vụ cho cán bộ công chức những nhiệm vụ hợp lý không được trái
với nội quy cơ quan.
Thực hiện các mục tiêu chung của cơ quan hành chính Nhà nước đó là giải quyết
các vấn đề hành chính, liên quan đến nhân dân, tức là sẽ đại diện cho Nhà nước
thực thi công vụ.
5


 Mối quan hệ giữa các nhiệm vụ:
− Các nhiệm vụ trên có liên quan mật thiết với nhau, thực hiện tốt nhiệm vụ
này là cơ sở để thực hiện nhiệm vụ khác. Tất cả các nhiệm vụ phải được
quản lý công vụ theo pháp luật. việc thực hiện các nhiệm vụ như tổ chức,
phối hợp giữa các bộ phận cơ quan theo dõi kiểm tra, hoạt động của cán bộ
công chức giao tiếp với nhân dân, với các cơ quan trong bộ máy hành chính
nhà nước và tổ chức xã hội, quản lý tài sản của cơ quan, tham mưu trong

các nhiệm vụ đó được thực hiện nghiêm chính đúng mục tiêu chức năng của
công sở. Ví dụ như: Ở UBND tỉnh Bình Phước qua quá trình theo dõi, giám
sát hoạt động của ông chủ tịch tỉnh Trương Tấn Thiệu chúng ta mới phát
hiện được ông làm sai quy định và xử lý theo pháp luật. Qua đó chúng ta
6


quản lý được nguồn ngân sách của công sở, thu thập được thông tin cho tổ
chức và có thể quản lý công vụ theo đúng pháp luật.
− Công tác thu thập thông tin và tổ chức thông tin trong cơ quan và với các cơ
quan khác mới thục hiện quản lý công vụ theo pháp luật, tổ chức hoạt động
giữa các bộ phận giữa các cơ quan, kiểm tra, kiểm soát được công viêc, giao
tiếp, quan lý tài sản, tham mưa xây dựng pháp luật.
Ví dụ: Khi trong một công sở có một văn bản quy pham pháp luật từ cấp
trên chuyển xuống thì cán bộ, công chứ nắm bắt được thông tin thì mới thực
hiện được nội dung văn bản theo đúng quy định, thực hiện tốt được các
nhiệm vụ còn lại.
 Như vậy các nhiệm vụ của thông tin có mối liên hệ rất mật thiết với nhau,
cần thực hiện tốt mỗi nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu của công sở.
− Như chúng ta thấy các nhiệm vụ của công sở thì nhiệm vụ nào cũng rất quan
trong nhưng trong đó nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý công vụ theo
pháp luật vì:

Tất cả mọi cơ quan công sở dều phải thực hiện công vụ theo pháp luật
không được làm trái với quy định của pháp luật.

Tùy theo quy định của pháp luật cơ quan, công sở có những chức năng
nhiệm vụ quyền hạn gì từ đó phải thực hiện đúng chức năng thẩm
quyền của mình.


Các tổ chức mang tính chất công ích, được Nhà nước công nhận thành lập,
chịu sự điều chỉnh của luật hành chính và các bộ luật khác đều có nghĩa là những
công sở.
Là các tổ chức thực hiện cơ cấu điều hành, kiểm soát công việc hành chính,
là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho
bộ máy quản lý nhà nước, là nơi phối hợp hoạt động thực hiện nhiệm vụ được nhà
nước giao. Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu, khiếu nại của công dân.
2.Đặc điểm của công sở.
-Được thành lập bằng luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước.
-Nhân danh quyền lực công để để giải quyết các vấn đề xã hội.
-Có trụ sở và tên gọi thống nhất.
8


-Có nhiệm vụ theo luật định.
-Có biên chế, con dấu, tài khoản để hoạt động.
 Công sở có nhiệm vụ: Quản lí công vụ theo pháp luật; tổ chức hoạt
động phối hợp công việc giữa các bộ phận, các cơ quan, tổ chức thông
tin trong cơ quan; thực hiện kiểm tra theo dõi công việc của cán bộ,
công chức; tổ chức giao tiếp với dân, quản lí tài sản của cơ quan.
II. Pháp nhân công quyền
1. Khái niệm Pháp nhân
Theo Từ điển Bách khoa Việt nam: Pháp nhân là chủ thể của quan hệ pháp
luật dân sự, khác với thể nhân (cá nhân) là một con người, một cá nhân riêng biệt,
pháp nhân là một tổ chức, nhưng không phải là một tổ chức bất kỳ mà chỉ là những
tổ chức có đủ những điều kiện do pháp luật quy định.
Căn cứ điều 84, Bộ luật Dân sự năm 2005, một tổ chức được coi là pháp
nhân khi hội đủ các điều kiện sau:
- Được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, cho phép thành lập,
đăng kí hoặc công nhận;

các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư
pháp
- Đặc trưng cơ bản của QLNN là bộ máy nhà nước và các cơ quan cưỡng chế (quân
đội, cảnh sát, toà án, nhà tù...) nhằm đưa ý chí của giai cấp thống trị vào đời sống
xã hội. Nhưng trong xã hội xã hội chủ nghĩa quyền lực Nhà nước thuộc về nhân
dân nên ý chí này là ý chí của nhân dân.
Ví dụ: quyền lực nhà nước biểu hiện ở việc ban hành văn bản quản lí nhà nước như
các luật, Nghị quyết, Nghị định,…
Công quyền nhiều khi được hiểu đồng nghĩa với quyền lực nhà nước. Các cơ
quan công quyền, trong ngữ cảnh nói về nhà nước, được hiểu là các cơ quan quyền
lực nhà nước, tức là nhân danh quyền lực nhà nước thực hiện việc công.
Từ trước tới nay chỉ biết khái niệm pháp nhân theo nghĩa của luật tư. Vì vậy,
bất kỳ cơ quan nào có dấu hiệu hình thức “con dấu và tài khoản ngân hàng” thì sẽ
coi là pháp nhân. Theo đó, thì sở Y tế, sở Công thương, sở Nông nghiệp và phát
triển nông thôn là ba pháp nhân khác nhau. Điều này đúng trong các quan hệ luật
tư, với tư cách là một người tiêu dùng (các giao dịch không nhân danh công quyền)
và cần thiết trong các quan hệ dân sự, thương mại. Nhưng trong quan hệ quản lý
nhà nước (nhân danh công quyền), các cơ quan nhà nước thuộc một cấp chính
quyền (ví dụ ba sở nêu trên) sẽ không được xem là đủ tư cách pháp nhân công
quyền; mà nên quan niệm là họ đang hành động nhân danh chính quyền thành phố,
chỉ có thành phố mới là pháp nhân công quyền (tức pháp nhân theo luật công).
Như vậy pháp nhân công quyền là một tổ chức vừa mang đầy đủ những đặc điểm
củ một pháp nhân, vừa hội đủ các yếu tố đặ trưng của các cơ quan công quyền
(Được Nhà nước thành lập theo yêu cầu quản lý Nhà nước và trình tự luật định,
thực hiện quản lý Nhà nước hoặc cung cấp dịch vụ công trên phạm vi được giao,
được Nhà nước trao quyền để thực hiện các nhiệm vụ, chịu sự điều chỉnh của pháp
10


luật hành chính và các luật khác, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, nhân dnah mình tham

• Được thành lập theo Nghị quyết số 03-CP ngày 06 tháng 01 năm
1997 của Chính Phủ về việc thành lập các Quận, Phường mới thược
Tp. Hồ Chí Minh
• Có trụ sở đặt tái số 249, Lương Định Của, Quận 2. Tên gọi “Uỷ ban
11


Nhân dân Phường An Phú”. Mã số thuế 0301480078, có con dấu
riêng.
• UBND Phường An Phú thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên
các lĩnh vực tại địa phương , thực thi các văn bản pháp luật của Quốc
hội, Nghị định của Chính phủ, các quyết định của UBND thành phố và
UBND cấp Huyện.
• UBND phường An Phú thực hiện các nhiệm vụ của UBND cấp
phường quy định tại điều 111- 118 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân
và Uỷ Ban nhân dân năm 2003 phù hợp với điều kiện thực tế (dân cưkinh tế-xã hội) tại phường. UBND phường An Phú co tài sản riêng bao
gồm :trụ sở UBND phường, máy tính và các thiết bị khác phục vụ
công việc ( bàn ghế, tủ,….). UBND phường thực hiện việc thu chi
theo ngân sách, có con dấu riêng, chịu trách nhiệm về các quyết định
của mình.
Ví dụ khác : Trường Học viện Hành chính quốc gia được gọi là một công sở hay
một pháp nhân công quyền vì có đặc điểm sau:
•
•

•

•

Có quyết định thành lập theo nghị định số 130-CP của Chính phủ quyết định

Công sở cũng là pháp nhân do công sở mang đầy đủ các đặc điểm chung của Pháp
nhân. Nhưng là pháp nhân công quyền vì dưới góc độ công việc, cách thức thành
lập và lĩnh vực hoạt động,công sở cũng mang đầy đủ những đặc trưng của cơ quan
công quyền. Bởi vậy, công sở có đầy đủ điều kiện để là một pháp nhân công quyền.
Câu 4: Nhận thức của anh chị về công sở hành chính ? Phân biệt công sở hành
chính với công sở sự nghiệp và cơ sở tư nhân ? Lấy dẫn chứng minh họa.
Công sở hành chính là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước, thực hiện quản lý
chung hoặc trên từng lĩnh vực công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ
đạo thực hiện các chủ trương kế hoạch của nhà nước.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân cấp Huyện là một công sở hành chính
Đặc điểm của công sở hành chính
1.
2.
3.
4.
5.

Được thành lập bằng luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước
Nhân danh quyền lực công để giải quyết các vấn đề xã hội
Có trụ sở và tên gọi thống nhất
Có nhiệm vụ theo luật định
Có biên chế, con dấu, tài khoản để hoạt động

Nhiệm vụ của công sở hành chính
Nhiệm vụ chung đối với mọi công sở là quản lý và thực thi công vụ hoặc cung cấp
dịch vụ công. Nhiệm vụ chung này có thể cụ thể hóa thành những nhiệm vụ cơ bản
sau đây:
1.
2.
3.

Công sở hành chính

1.Cơ sở
thành lập
và căn cứ
pháp lý

Theo luật định, do cơ
quan nhà nước thành
lập. Hoat động chủ
yếu theo luật Hành
chính

Công sở sự nghiệp

Theo qui định của
pháp luật, do cá nhân
hoặc cơ quan nhà
nước có thẩm quyền
quyết định thành lập.
Và tùy theo từng
Ví dụ: Ủy ban nhân
dân cấp Huyện do hội ngành mà có các văn
bản quy phạm pháp
đồng nhân dân cấp
Huyện thành lập dựa luật quy đinh.
trên luật tổ chức hội
Ví dụ: Đại học Quốc
đồng nhân dân và ủy gia Thành phố Hồ Chí
ban nhân dân

Luật doanh
nghiệp, Luật dân
sự, Luật lao
động…
Ví dụ: Tập đoàn
Vingroup-CTCP
do tư nhân thành
lập kinh doanh bất
động sản hoạt
động chủ yếu dựa
trên luật kinh
doanh, luật lao
động, luật doanh
nghiệp…
Hoạt động chủ yếu
vì lợi nhuận
Ví dụ: Công ty Cổ
phần FPT thực
hiện mở rộng thị
trường sang Lào
để tăng doanh thu


cho nhân dân và vì lợi
ích kinh tế là tạo ra
nguồn thu trong hoạt
động khám chữa bệnh.
3.Tính
quyền lực
nhà nước

vì mục đích kinh
doanh

4.Phạm vi
hoạt động

Hoạt động trên tất cả
các lĩnh vực của đời
sống xã hội
Ví dụ: Ủy ban nhân
dân cấp Huyện quản
lý tất cả các mặt của
đời sống xã hội như
kinh tế, chính trị, văn
hóa, giáo dục.. trên
địa bàn Huyện

Hoạt động trên những
ngành, những lĩnh vực
cụ thể do nhà nước qui
định.
Ví dụ: Trường Học
viện Hành chính Quốc
gia hoạt động trong
lĩnh vực giáo dục theo
qui đinh của nhà nước

Hoạt động theo
ngành lĩnh vực mà
tư nhân lựa chọn


Sử dụng nguồn lực
của một người
hoặc là tự huy
động đóng góp.

15


Ví dụ: UBND các
cấp đều phải hoạt
động bằng ngân sách
nhà nước

động cung cấp dịch vụ Ví dụ: Công ty cổ
công của công sở.
phần hoạt động
Ví dụ: Hoạt động của bằng vốn cổ phần
của các cổ đông.
bệnh viện công một
Hoạt động trong
phần dựa vào ngân
phạm vi vốn điều
sách nhà nước, một
lệ của công ty
phần dựa vào nguồn
thu từ hoạt động khám
chữa bệnh cho nhân
dân.



Có thể diễn ra trong
công sở hoặc ngoài
công sở

Tùy vào vào
ngành nghề, lĩnh
vực hoạt động

Ví dụ: Trường ĐH
Mở có cơ sở chính ở
Ví dụ: Công dân
97 Võ Văn Tần, Quận
muốn sao y chứng
3 và 6 cơ sở khác .
thực các loại giấy tờ
Sinh viên tại trường
thì phải đến thực hiện này phải học ở cơ sở
tại UBND xã, phường chính và các cơ sở
của mình .
khác , tùy theo lịch
học của trường.

Ví dụ : ngành dầu
khí thì thường
đóng tại nơi có
nhiều dầu chẳng
hạn tập đoàn dầu
khí Vũng Tàu


quan hệ

rõ ràng trong luật

có thể linh động hơn

một giám đốc và
một nhân viên.
Thủ tục đơn giản,
khách hàng được
phục vụ rất nhanh
chóng.

Ví dụ: Đến ủy ban
nhân dân đăng kí
quyền sử dụng đất
phải tuân thủ các qui
định về hồ sơ, các
giấy tờ có liên quan..

Ví dụ: Thủ tục nhập
học ở các trường có
thể rút ngắn bớt các
khâu tùy theo sự quản
lý của trường

Giữa các công sở
hành chính thì có mối
quan hệ quyền lực với
nhau.

chức – phối hợp công việc giữa các bộ phận, tổ chức công tác thông tin trong cơ
quan và giữa cơ quan này với cơ quan khác,…) và nhiều mục đích – yêu cầu (Vd:
không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả họat động của công sở, chấp hành đúng
pháp luật, có khả năng phát triển bền vững, hiện đại hóa – hoạt đông khoa học –
nâng cao trình độ lãnh đạo…). Thực tế cho thấy, để đạt được những nhiệm vụ, mục
đích – yêu cầu đó, công sở cần có những nguyên tắc hoạt động cho riêng mình
trước những diễn biến phức tạp của môi trường xung quanh. Đó chính là một định
hướng vững chắc cho sự tồn tại và phát triển của công sở.
Mỗi loại công sở cá biệt sẽ có hệ thống những nguyên tắc khác nhau tùy theo trình
độ phát triển, quy mô, địa bàn hoạt động…
Công sở tổ chức và hoạt động trên những nguyên tắc sau:
• Công khai
• Liên tục
17


• Phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm của từng cá nhân,
từng bộ phận trong công sở
• Dân chủ hóa trong công việc
• Tuân thủ pháp luật
I.Nguyên tắc công khai
1. Khái niệm
• Công khai là một trong những nguyên tắc cần thiết và qun trọng hàng đầu bất
kì một tổ chức nào.
• Công khai có nghĩa là cho mọi người biết, không giấu diếm.
VD: Một Giám đốc tại một Sở Y tế nọ thì hằng năm ông ta cần công khai cho
mọi người trong cơ quan biết được tài sản thu nhập được của ông này.
2. Hình thức tổ chức
• Thông qua việc xây dựng kế hoạch: VD: Các trường đại học công khai kế
hoạch tuyển sinh đại học và các kế hoạch có liên quan để giúp cho các sĩ tử

quan trọng của hoạt động.
• Dựa theo quan niệm quản lý điều hành là một quá trình phối hợp. Khi thực
hiện các nhiệm vụ, chức năng được giao, sự phối hợp được thực hiện nhờ các
qui chế hoạt động của công sở trong quá trình phát triển của mình, các qui
chế về hoạt động của công sở không được tùy tiện thay đổi . Trong trường
hơp các qui chế cũ không còn thích hợp, đòi hỏi phải có sự thay đổi thì
nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý là phải làm thế nào để công việc không
bị gián đoạn .
Ví dụ: khi thủ trưởng đưa ra một quyết định giải quyết công việc, thì quyết định
đó phải được truyền đạt một cách nhanh chóng xuống tất cả các phòng ban và tất cả
các thành viên trong phòng ban đó, để công việc được giải quyết một cách nhanh
chóng.
2. Biểu hiện
• Liên tục trong quan hệ điều hành.
VD: Nhiệm vụ của giám đốc giao cho nhân viên cấp dưới phải lien tục qua
các khâu từ giám đốc xuống trưởng phòng tới nhân viên. Có như vậy công
việc mới hoàn thành một cách nhanh chóng.
• Liên tục của từng công việc, của công sở và từng bộ phận trong đó.
VD: Các công việc của từng bộ phận phải thực hiện lien tục trong các khâu như
vậy thì công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng
• Liên tục trong kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh mục tiêu sao cho thích hợp
VD: Các khâu kiểm tra của giám đốc phải luôn lien tục, thường xuyên tránh tình
trạng ù lì công việc của nhân viên.
III. Phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm của từng cá
nhân, từng bộ phận trong công sở
• Đây cũng là một nguyên tắc khá quan trọng. Phải phân công rõ như thế để
các thành viên nhân thức được, hiểu được công việc của mình và nhằm thúc
đẩy mọi ngừơi hoạt động có hiệu quả hơn.
19


tự nguyện đẻ đạt được hiệu quả cao nhất.
• Trường hợp ngược lại, dễ thấy khi nguyên tắc dân chủ không được áp dụng
sẽ dẫn đến tình trạng rối loạn trong hoạt động công sở, các cá nhân bộ phận
sẽ không nắm được cụ thể chương trình – kế hoạch hoạt động và sẽ khó triển
khai thực hiện nếu như định hướng đó không phù hợp với đặc thù đơn vị
mình, hơn thế cảm giác bất mãn vì thiếu tính dân chủ trong hoạt động cũng
20


khiến nảy sinh nhiều mâu thuẫn dẫn tới giảm hiệu quả hoạt đọng của công sở
nói chung.
• Hiện nay nguyên tắc dân chủ tại các công sở ở Việt Nam đang phát huy ngày
càng cao. Các kế hoạch - quyết định của công sở được đưa ra ở các kỳ họp
giao ban, họp định kỳ và theo chuyên đề để cung bàn luận và đưa ra ý kiến.
Tuy nhiên trong một số vấn đề nhạy cảm của công sở như tài chính, nhân sự
việc dân chủ hóa chỉ được thể hiện ở mức độ vừa đủ để đảm bảo tính hiệu
quả trong hoạt động công sở
V. Nguyên tắc tuân thủ pháp luật
• Việc hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật được áp dụng bắt buộc cho
mọi cá nhân, tổ chức tại Việt Nam, và nguyên tắc này cũng không là một
ngoại lệ đối với công sở.
• Trong môi trường công sở, nguyên tắc tuân thủ pháp luật đưa ra những yêu
cầu cụ thể thông qua việc hoạt động đều phải tuân theo pháp luật được thể
hiện qua các quy định, thể hiện qua các quy chế cụ thể, các hành vi điều hành
tại công sở đều phải đúng với các quy định của nhà nước.
• Nguyên tắc này được xem là nguyên tắc bắt buộc đối với mọi thành viện- bộ
phận trong công sở nói riêng cũng như toàn công sở nói chung, do đó kèm
theo đó là các hình thúc chế tài đối với các hành vi vi phạm các quy chế
được đặt ra
Ví dụ: Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007, quyết định ban hành

được nguyên tắc công khai – tức mọi thành viên và bộ phận đều hiểu được công
việc của mình nhưng lại không có được tính liên tục thì chính tính gián đoạn –
không liên tục của công việc đó sẽ là nguyên nhân phá hỏng tính công khai trong tổ
chức hoạt động công sở. Một công sở không thể xem là có tính công khai được khi
sự công khai đó là nhất thời, theo giai đoạn, lúc thì công khai, lúc lại mập mờ
không phân định rõ, không có sự họat động phát triển thường xuyên đối với từng
bộ phận cũng như không có sự đánh giá – kiểm tra liên tục về sự phát triển của toàn
bộ những hoạt động này. Chính những thời điểm gián đoạn không liên tục đó là
thời điểm công sở không thực hiện nguyên tắc công khai.
Mối quan hệ với nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của
từng cá nhân, từng bộ phận:
Công khai là cơ sở xác lập rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân,
từng bộ phận. Chỉ khi mọi bộ phận nắm được công việc của nhau và của bản thân,
công sở có cơ chế giúp từng thành viên nắm rõ được những vấn đề này thì việc việc
phân công nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm mới được thực hiện dễ dàng. Khi đã
công khai, việc phân công – phân nhiệm và phân định quyền hạn mới được thực
hiện dễ dàng trên cơ sở phù hợp với công việc mà mỗi bộ phận, mỗi thành viên
trong công sở đã biết từ ban đầu. Nhà quản lý sẽ dễ dàng xác định được phần việc
nào thích hợp với bộ phận nào để phân công và giao quyền. Ngược lại, mỗi bộ
phận cũng xác định trước khả năng phần việc nào thích hợp với mình để chuẩn bị
sẵn tâm thế, do đó sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động cao hơn và phản hồi khi được
22


phân công đảm nhận phần việc không thích hợp với bộ phận mình.
Song song đó, thực hiện nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách
nhiệm của từng cá nhân, bộ phận cũng tạo điều kiện thuận lợi cho nguyên tắc công
khai được thực hiện triệt để. Mỗi bộ phận đều nhận được các đầu việc cụ thể, đều
biết rõ quyền hạn mình giới hạn ở phạm vi nào, còn các phần việc khác được giao
cho bộ phận nào, mình được làm gì và không được làm gì theo sự phân công của

23


công việc liên quan đến chức năng của cơ quan, công sở.
Ví dụ:
Kỹ thuật tổ chức một phòng làm việc.
Kỹ thuật soạn thảo một văn bản.
Kỹ thuật điều hành một cuộc họp.
Kỹ thuật chuẩn bị một chương trình làm việc.
Kỹ thuật truyền đạt một quyết định quản lý
Kỹ thuật giao tiếp,…
II.

Đặc điểm kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay.

1. Kỹ thuật điều hành không ngừng được đổi mới hiện đại hóa nhằm đáp
ứng nhu cầu xử lý thông tin.
Thế kỷ XXI, “siêu thông tin” với tốc độ bão táp đang tác động hầu hết các
lĩnh vực đời sống con người.
 Muốn nhận thức đúng và sử dụng được các thông tin đó thì phải biết cách
xử lý thông tin thích hợp.
Sự bùng nổ thông tin tác động mạnh đến nhiều phương diện trong quản lý
nhà nước, đặc biệt là kỹ thuật điều hành.
 Nếu không xử lý kịp khối lượng khổng lồ thông tin thì sẽ gặp khó khăn và
thậm chí mất phương hướng.
Như vậy:
o Sự gia tăng các dòng thông tin và tính đa dạng của chúng đòi hỏi
phải có những thay đổi trong hoạt động của cơ quan, phải thay đổi
công nghệ để kịp thời xử lý mọi thông tin có liên quan đến các
quyết định trong quản lý.

 Các biện pháp nghiệp vụ thay đổi sao cho:
 Vừa hiệu quả.
 Người dân vừa được thấy tôn trọng thực sự.
Thay đổi một hình thức phục vụ thích hợp chính là tìm những biện pháp kỹ
thuật mới để điều hành công việc hữu hiệu.
Ví dụ:
Số lượng website của sở ban ngành, quận huyện đã được xây dựng và tích hợp trên
HCM Cityweb: 78 website. Các trang Web này không chỉ cung cấp thông tin kinh
tế-xã hội, văn hóa trên địa bàn, tình hình hoạt động của các lĩnh vực kinh tế, văn
25