Chương 3
QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU
TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC


I. Quy trình văn bản Đi - Đến
1. Quy trình văn bản đến
- Kiểm tra văn bản. (btap)
- Đăng ký văn bản đến (sodangky)
- Chuyển giao văn bản đến (vb)
- Lưu văn bản đến (vande, tenvb)
Lưu ý tài liệu điện tử


2. Quy trình văn bản đi
- Kiểm tra văn bản
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)
- Đăng ký vao sổ văn bản
- Làm thủ tục chuyển giao
- Lưu văn bản

Lưu ý tài liệu điện tử


I. Quản lý văn bản đi – đến
1. Quy trình văn bản đến
- Kiểm tra hồ sơ văn bản.
- Đăng ký văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Lưu văn bản đến
Quy trình quản lí tài liệu điện tử

- Hồ sơ đối tác, khách hàng
- Hồ sơ kế toán
- Hồ sơ kỹ thuật
- Hồ sơ sản phẩm…


Phân theo tính chất hồ sơ chia thành
- Hồ sơ mật
- Hồ sơ quan trọng
- Hồ sơ thường sử dụng
- Hồ sơ không quan trọng (có thể bỏ sau khi
giải quyết công việc)


- Phương pháp lập hồ sơ
- Tập

hợp văn bản
- Sắp xếp văn bản
- Viết tiêu đề hồ sơ


II. QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU
1. Vai trò của quản lí hồ sơ tài liệu
1.1. Quản lý hồ sơ là gì ?
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét
lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối
hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động
của một tổ chức


+ Dễ dàng thực hiện
+ Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
Nhược điểm
Trùng lắp hồ sơ trong các bộ phận.


• Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện

nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.
• Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung
• Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
• Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối
thiểu và tạm thời.


- Quản lý HS – TL tập trung tại VP
• Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết

bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do
có nhân viên chuyên trách thực hiện.


2. Phương pháp phân loại hồ sơ, tài liệu
tại các phòng ban.
- Theo vần, mẫu tự
- Theo số hồ sơ
- Kết hợp giữa chữ và số
- Theo nội dung chủ để
- Theo địa danh
- Theo thời gian

Ưu điểm
- Mở rộng vô hạn hệ thống lưu trữ. Ví dụ một công ty
hiện thời có hồ sơ của 20 khách hàng được lưu trữ theo
số. Năm sau nếu tăng thêm 100 khách hàng thì hồ sơ
khách hàng có thể dễ dàng mở rộng.
- Bảo mật thông tin.
Nhược điểm
- Tốn thời gian công sức để tạo thư mục cho các hồ sơ.
- Khó tra tìm (nếu số thứ tự của hồ sơ, tài liệu không
chuẩn)


2.3.Kết hợp giữa chữ và số
Cho phép nhận dạng hai tham số cùng lúc. Ví dụ hóa
đơn của công ty Xuân Hạ có thể lưu mã là XH – 01, XH – 02
… trong số hồ sơ dành riêng cho “hóa đơn” các công ty có
nhiều hồ sơ thường dùng các chữ số có các hiệu quy ước sãn.
Ví dụ Fin – 200 là hồ sơ liên quan đến tài chính, …


Tiếp (2.3…)
Ưu điểm
- Hồ sơ, tài liệu về một nội dung, mộ vấn đề được bảo quản tập
trung.
- Bảo mật được thông tin trong hồ sơ.
- Phù hợp lưu trữ ở các doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực kinh
doanh.
Nhược điểm
Tốn nhiều thời gian công sức để thiết kế hệ thống