Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 1

LUẬN VĂN
Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ
tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 2



GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 3

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lí văn bản cũng như việc lập hồ
sơ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Ủy ban
nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh nói riêng. Vì vậy đây cũng chính là lý do
và mục tiêu em chọn đề tài: “Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ
tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh” làm báo cáo thực tốt
nghiệp. Giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về công tác văn thư.
Để thực hiện tốt đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp:
Một là, quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá
hoạt động quản lí văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân phường 4 quận 6 Tp.HCM.
Hai là, dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu với tình hình thực tế tại cơ quan.
Ba là, dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những
giải pháp mang tính khả thi.
Bốn là, sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin cho đề tài
này.
Cuối cùng, sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu rõ về vấn đề
Bố cục bài báo cáo gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ
LẬP HỒ SƠ
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4
QUẬN 6, TP. HỒ CHÍ MINH
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ VẤN CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN
ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP. HCM
Do hạn chế về thời gian nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những khiếm
khuyết. Kính mong Quý thầy, cô cùng các anh, chị và các bạn đóng góp ý kiến cho em để
bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 5

1.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi
văn bản
đi

(5)

Kiểm tra
thể thức
hình thức
kỹ thuật
trình bày
Đóng
dấu cơ
quan
Đăng
ký văn
bản đi
bằng
sổ
Đăng ký
văn bản
đi bằng
máy tính
Làm
thủ tục
phát
hành
văn bản
Ghi số
ngày
tháng


Nội dung bên trong sổ gồm:
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày
tháng văn
bản
Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản
Nơi nhận
vản bản
Số lượng
văn bản
Nơi lưu
văn bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn đăng ký
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản
(2) Ghi ngày, tháng vản bản. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
(3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản.
(4) Ghi tên cơ qua, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
(5) Ghi số lượng vản bản phát hành
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản

lạc phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Mẫu sổ : Trang bìa trình bày tương tự như trang bìa của sổ đăng ký vản bản đi, chỉ
khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn bản đi” và không có dòng chữ “từ số…đến
số…”
 Phần đăng ký bên trong :
Ngày tháng Số và ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) Bước 5: Lưu văn bản đi
Văn bản lưu lại văn thư phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
1.3. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến
1.3.1. Khái niệm văn bản đến
- Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn
bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 8

1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký
- Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan và
Chánh văn phòng xem xét.
- Được tổ chức và giải quyết kịp thời
1.3.3. Quy trình quản lý văn bản đến: Gồm có 3 bước
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Trình văn bản đến
Giải quyết văn bản đến
Phân loại sơ bộ
bóc bì văn bản đến
Đóng dấu đến, ghi
số, ngày đến
Đăng ký
Trình văn bản đến
Chuyển giao văn bản
đi
Theo dõi đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 9

 Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ các loại văn
bản trên có dấu chữ ký hiệu độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm chứ không đóng dấu
mật.
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được
đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy
định của cơ quan của pháp luật.
Mẫu dấu “Đến”

Đăng ký văn bản đến bằng sổ
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (nếu có)


Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Số: …………
Ngày: ……
Lưu hồ sơ số: ………

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 10

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
chuyển giải quyết kịp thời.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được theo dõi.
1.4. Khái quát về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
1.4.1. Khái niệm lập hồ sơ
Lập hồ sơ là: Tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đế, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác
của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục theo phương pháp khoa học.


Tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ

Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) Bản danh mục hồ sơ này có….hồ sơ, bao gồm:
………… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
… hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài
………… hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Duyệt
Ngày tháng năm
Thủ trưởng cơ quan
Ký tên và đóng dấu

Phương pháp lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ
Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi nhưng
trong thực tế, hầu như các cơ quan nhà nước đều không lập được bản danh mục việc khác
và giao nộp cho cơ quan theo từng bó, gói hoặc cặp ba giây. Việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó
khăn hơn và ta tiến hành theo trình tự như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi
giải quyết công việc vào hồ sơ.
- Nguồn thu là văn bản đi - đến

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

TÊN CƠ QUAN……………………
HỒ SƠ
Từ ngày….đến….ngày…
Gồm:….tờ
Phông số:……… thời hạn bảo quản:
Mục lục sơ: …….
Hồ sơ số: ……….
Viết chứng từ kết thúc: Hồ sơ gồm có…tờ
Mục lục văn bản có: 2 tờ
Đặc điểm, trạng thái của văn bản trong hồ
sơ…

Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
Người lập:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 13

1.4.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
- Thời hạn giao nộp: Theo quy định tại nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
về công tác văn thư.

Họ tên chức vụ, chữ ký của người phụ trách lưu trữ
Cơ quan nhận hồ sơ
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 14

CHƯƠNG 2
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM
2.1. Quá trình thành lập và phát triển của UBND phường 4, Quận 6, Tp. HCM.
Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 152 Phạm Văn Chí, phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh
UBND phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết định số
178/QĐ - CP ngày 05/7/1973 của Hội đồng Chính phủ, trên sự sát nhập của UBND
phường 1 và một phần của phường 2, UBND phường 4 tồn tại đến ngày nay. Hiện nay thì
UBND phường 4 chưa có phân các ra các phòng ban.
Địa bàn Phường 4 có 05 khu phố, 72 tổ dân phố, có 4008 hộ với 16.477 nhân
khẩu (trong đó KT1 với 3.414 hộ, 15.095 nhân khẩu ; KT2 với 119 hộ, 468 nhân khẩu và
KT3 với 475 hộ, 914 nhân khẩu). Tổ chức bộ máy chính quyền có 43 người trong đó có
11 người tốt nghiệp đại học, 01 cao đẳng, 05 trung cấp, có 11 cán bộ đang theo học các
lớp đại học.
UBND phường phân công 02 Phó Chủ tịch phụ trách riêng từng khối theo lĩnh vực
và quyết định ký trực tiếp đối với các văn bản hành chính thông thường; đối với các
quyết định cá biệt hoặc văn bản quan trọng do đồng chí Chủ tịch phụ trách ký duyệt.
Về thành phần dân tộc thì đa số là người Kinh (chiếm 71, 54%), kế đến là người

khó khăn.
Trong công tác xóa đói giảm nghèo phường 4 đã tập trung mọi nguồn lực để thực
hiện, qua đó đã hoàn thành chỉ tiêu Nghị quyết Đại hội VIII trước thời hạn, phường 4 đạt
chuẩn không còn hộ nghèo có thu nhập bình quân dưới 4 triệu đồng/người/năm trước thời
hạn.
Chất lượng dạy và học được nâng cao, tỷ lệ tốt nghiệp các bậc học hàng năm đạt
trên 99% tốt nghiệp bổ túc PTTH cao hơn tỷ lệ bình quân toàn Thành phố, duy trì hiệu
quả đạt chuẩn quốc gia về chống mù chữ, phổ cập tiểu học và THCS, đến nay toàn
phường đạt chuẩn phổ cập giáo dục bậc Trung học.
Tình hình an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường 4 được giữ
vững không để xảy ra vụ việc phức tạp về an ninh chính trị, khiếu kiện tập thể, số vụ
phạm pháp hình sự giảm dần từng năm, tỷ lệ phá án bình quân hàng năm đạt trên 55%.
Công tác quân sự - quốc phòng địa phường 4 ngày càng được nâng cao về chất
lượng, đáp ứng yêu cầu chỉ tiêu, kế hoạch Thành phố giao cho ; công tác tuyển chọn và
gọi công dân nhập ngũ đạt và vượt chỉ tiêu cao. Đặc biệt công tác phát triển Đảng trong
thanh niên thi hành NVQS được phường 4 chú trọng nên đạt được những kết quả tốt.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 16

Hoạt động khối Nội chính ngày càng nâng cao hiệu quả, đảm bảo phục vụ nhiệm vụ
chính trị địa phương.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ…
được quan tâm đúng mức, nhằm chuẩn hóa cán bộ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình
hình mới.
Khối đại đoàn kết toàn dân tộc tiếp tục được củng cố; chất lượng tổ chức và hoạt động
Mặt trận - Đoàn thể xây dựng lực lượng nòng cốt, đưa các hoạt động phong trào cuộc vận
động… ngày càng đi vào chiều sâu và đạt hiệu quả thiết thực, qua các phong trào hoạt
động công tác tập hợp, phát triển lực lượng đoàn viên, hội viên hàng năm đều đạt và vượt
chỉ tiêu.

phường 4 và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho cấp
lãnh đạo, chỉ đạo.
- Quản lý hành chính nhà nước ở địa bàn phường trên lĩnh vực kinh tế - xã hội, phát
triển đô thị, lập và dự toán về thu chi ngân sách và quyết toán ngân sách Nhà nước
quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai, khoa học, công nghệ - môi trường.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an toàn xã hội
trên địa bàn phường.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền và lợi ích
của công dân. Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác như mại dâm,
ma túy…
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở phường theo quy định của pháp luật.
- Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũ cán bộ, biên
chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp.
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với lãnh
đạo.
2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường 4
 Cơ cấu tổ chức của UBND phường 4 bao gồm:
- Chủ tịch: Phụ trách và điều hành chung mọi hoạt động của cơ quan
- 01 Phó chủ tịch: Phụ trách khối kinh tế
- 01 Phó chủ tich: Phụ trách khối Văn hóa - Xã hội.
-
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 18
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG 4

Chủ tịch UBND P. Chủ Tịch Khối Kinh Tế

Tài
chính

Địa
chính
xây
dựng

Giao
thông
đô thị
Trật
tự đô
thị

P. Chủ Tịch Khối VH - XH
Xóa
đói
giảm
nghèo

Y tế
Dân
số

sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Quản lý công văn đi - đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu
trữ.
Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng ký công
văn, văn bản đi vào sổ.
Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng
dấu ban hành.
Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói
công văn trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của UBND phường 4, thì cán bộ văn thư phải
thực hiện tốt những nhiệm vụ trên.
Chính vì thế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý văn bản đi - đến và
công tác lập hồ sơ của UBND phường 4 đã có những bước phát phát triển to lớn. Nhờ
vào sự nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp
nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.
Cũng chính vì điều đó mà công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ trong
UBND phường 4, ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải cách
hành chính nhà nước, trong đó công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ là một trong
những trọng tâm tập trung đổi mới.
Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để
gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc
người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng
ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 20

- Trong năm 2010 UBND phường đã ban hành 1268 văn bản (cụ thể Công văn 295,
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 21

CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ
LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM
3.1. Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi - đến tại UBND phường 4
- Khái quát chung về công tác văn thư là: Hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan.
- Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động
của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với UBND phường 4 nói riêng.
Phường 4 có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi - đến và lập hồ
sơ của cơ quan. Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành
thạo trong quá trình giải quyết công việc.
- Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành
và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt của cơ
quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về chính
trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa,…
- Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến hiệu quả
công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác quản lý
công văn, phường 4 cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối,
giải quyết. Theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản
lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ.
3.1.1. Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND phường 4

- Phần lớn các văn bản của UBND đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn có một số
ban ngành, đoàn thể thì các phòng ban đó tự soạn thảo. Nhưng trước khi các văn bản
được phát hành thì các văn bản đó phải được tập trung tại văn thư, để cán bộ văn thư
kiểm tra về hình thức, thể thức và kỷ thuật trình bày…
 Ghi số, ngày tháng của văn bản:
 Ghi số của văn bản:
- Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản
 Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm quyền ký và
đóng dấu.
- Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn 02 thì phải thêm số “0”
trước số đó.
Kiểm tra
văn bản
Đóng
dấu
Đăng
ký văn
Làm thủ tục chuyển
phát và theo dõi

Lưu văn
b
ản đi

Kiểm tra
hình thức
thể thức kỹ
thuật trình
bày

ản bản

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 23

- Nhưng nhìn chung việc đánh số của UBND phường 4 là đúng thể thức, số ký hiệu đầy
đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản có tháng nhỏ hơn 02 thì thêm số “0”
nhưng trong một số văn bản ở UBND phường 4 vẫn còn nhiều sai sót về thể thức
trình bày. (Đính kèm phụ lục 1)
- Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ ký
của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản là bao
nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu văn bản đi ở UBND phường 4 cán bộ văn thư đã kiểm tra số, chữ ký
của người ký có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định
hay chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại.
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản cũng như
nội dung để ta đóng dấu giáp lai như: Có một số văn bản đặc biệt như quy phạm pháp
luật hay bên Địa chính…thì nội dung văn bản 02 trang trở lên được đóng dấu giáp lai,
dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản. Còn đối những văn bản hành
chính thông thường thì không cần đóng dấu giáp lai. (Đính kèm phụ lục 3)
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, ký hiệu
ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu…nhằm làm cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lý văn bản của cơ quan, giúp cho việc quản lý
và tra tìm văn bản một cách dể dàng, nhanh chóng.
- Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào nhằm tạo
điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng văn bản trong năm. Thực tế
hiện nay UBND phường 4 chưa có phần mềm quản lý văn bản cho nên việc quản lý

Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký bên trong sổ của UBND phường 4.
Ngày Số Nội dung Người vào sổ
04/01/2011 01 Công văn bổ nhiệm ngạch công chức Đỗ Thị
Tuyết Mai
Hạ
06/01/2011 05 Xác minh nhà đất 178/7 PVC ĐC

Bước 4: Chuyển phát và theo dõi chuyển phát
- Sau khi đăng ký văn bản xong thì làm thủ tục chuyển phát. Bì thư của UBND phường
4 là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax. Để văn bản vào

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2011
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 25

bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa bì cho phù hợp sau đó
gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng và bí
mật.
- Đối với văn bản thông thường cán bộ văn thư tại UBND phường 4 sẽ bỏ bì thư cẩn
thận, bên ngoài có ghi rõ địa chỉ cơ quan hoặc cán nhân gửi và nhận
Mẫu bì: (Đính kém phụ lục 5)