"Cơ cấu hình thức và nôôi dung của công văn hướng dẫn các cấp dưới
thực hiêôn văn bản pháp luâ tô của cấp trên, yêu cầu cấp dưới triển khai
thực hiêôn những công viêôc đã giao"
Với tư cách là văn bản hành chính, công văn được các cơ quan nhà
nước sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Trong bài cá nhân
này, em xin trình bày đề số 20: “Cơ cấu hình thức và nội dung của
công văn hướng dẫn cấp dưới thực hiện văn bản pháp luật của cấp
trên, yêu cầu cấp dưới triển khai thực hiện những công việc đã
giao”.
1. Khái niệm:
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp
chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với
công dân.
Công văn hướng dẫn: Trong phạm vi chức năng của mình, các cơ
quan nhà nước có thể sử dụng công văn để hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới nhằm tạo ra sự thống nhất trong
áp dụng pháp luật. Việc hướng dẫn thường phát sinh khi có công
văn của cơ quan cấp dưới hỏi về một việc cụ thể phát sinh trong
thực tiễn nhưng cũng có thể do cấp trên chủ động ban hành khi
nhận thấy một việc nhất định đã có quy định pháp luật nhưng còn
có những điểm chưa rõ, có thể tạo ra những cách hiểu khác nhau.

Công văn đôn đốc: Dùng để nhắc nhở các cơ quan, đơn vị cấp dưới
thực hiện những hoạt động cụ thể là biện pháp giúp cho cơ quan
nhà nước chỉ đạo, điều hòa, phối hợp, bảo đảm được tính liên tục,


sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các đối tượng có liên quan
trong những hoạt động đó.
2. Xây dựng bố cục một công văn:

Cách viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết. Phải sử
dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận
chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:


+ Công văn hướng dẫn: nội dung của công văn có vai trò định
hướng cho cấp dưới trong việc lựa chọn văn bản quy phạm pháp
luật để áp dụng hoặc giải thích, hướng dẫn về nội dung thiếu cụ
thể trong những văn bản có liên quan. Tuy nhiên, trong công văn
chỉ nên đưa ra những hướng dẫn trên cơ sở tinh thần của những
văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực pháp luật mà không
được đặt ra các quy định mới, vì chức năng này thuộc về các văn
bản quy phạm pháp luật. Trong trường hợp hoạt động chuyên môn,
nghiệp vụ được hướng dẫn có liên quan tới nhiều văn bản quy
phạm pháp luật khác nhau thì trong quá trình hướng dẫn đối với
từng nội dung cụ thể, có thể chiếu dẫn tới những phần văn bản
quy phạm pháp luật có liên quan, đồng thời cũng nêu tinh thần
căn bản của phần văn bản được chiếu dẫn mà không nên nói
chung chung.
+ Công văn đôn đốc: Trong công văn cần xác định rõ những việc
cấp dưới phải tiếp tục thực hiện và thời gian thực hiện; nếu trên
thực tiễn đã phát sinh những lệch lạc, thiếu sót thì có thể nêu rõ
để uốn nắn, nhắc nhở. Khi xác định những việc cần nhắc nhở đối
với cấp dưới, một mặt cần bám sát chức năng, nhiệm vụ của cấp
dưới, tránh đưa ra những lưu ý không phù hợp đối với cơ quan, đơn
vị nhận công văn; mặt khác, cũng cần xuất phát từ thực tiễn để
xác định những việc cấp dưới chưa thực hiện đúng hoặc chưa đầy
đủ so với những nhiệm vụ mà cấp trên đã giao trong văn bản trước
đó, tránh cách viết giáo điều, xa rời thực tế.