Trang 1
Trang 2
Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn.
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ
Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ
Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của
Trong một tổ chức, luôn có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi
Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu
ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp… Để dàn xếp
KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992:
các mâu thuẫn này cần phải đặt ra quy định để kiểm soát ràng buộc…sao cho cá
nhân không vì lợi ích riêng tư mà làm tổn hại đến lợi ích tập thể, người lao động
không từ bỏ lợi ích cá nhân mà vẫn không làm tổn hại đến lợi ích chủ doanh
Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng
kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và
vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài
1977, các báo cáo của Cohen Commission và FEI (Financial Executive Institute)
đều đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống kế toán và KSNB. Uỷ ban chứng khoán
Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: báo cáo
Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn
Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB
trong các cuộc kiểm toán.
Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992,
khổ KSNB trong ngân hàng
Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh
hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo
cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh).
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công
Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được
quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước.
Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về
Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB
hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công
Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình
thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc
thực hiện và đánh giá KSNB.
Trang 4
tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá
và tham nhũng trong khu vực công.
Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi. Chính vì vậy cần có các kiểm
Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các
soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị
chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển
thất thoát hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm
gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về
tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công.
KSNB của báo cáo COSO.
Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực
Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết
công. Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này. Các nhà
Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất
cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và
lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.
cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi
phạm pháp luật.
Sự liêm chính và giá trị đạo đức:
Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân
Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ.
viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân
Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn
thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà
và kịp thời.
thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai
trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ.
Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc
đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức.
Trang 6
Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm
soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán
và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh
giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của
nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng,
Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành
huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần
viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu
quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm
KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.
được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của
đơn vị không còn đạt được như mong muốn.
Sự liêm
chính và giá
trị đạo đức
Môi trường
kiểm soát
Cơ cấu tổ
chức
Cơ cấu tổ chức
Chính sách
nhân sự
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền
và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn
ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù
hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của
chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo,
Hệ thống báo cáo phù hợp.
động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị
đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động
rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó.
kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ
Đánh giá rủi ro
trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ
Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng
chức, ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát
xảy ra rủi ro.
phòng ngừa và phát hiện rủi ro.
Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tầm quan trọng của rủi ro với tổn thất ước
tính và khả năng xảy ra rủi ro:
Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các
hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Cao
Trọng yếu
Phát triển các biện pháp đối phó
phạm và cũng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm kiệm mà
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh
một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:
né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải
Quyền được phê chuẩn và ra quyết định.
được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị
Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối
chiếu, lập báo cáo thực hiện.
của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro
ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và
đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.
Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc
khách hàng trả…
Giới hạn việc tiếp cận với tài sản
Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký
khắc sẵn (nếu có)
Ghi
chép
Kiểm tra, đối chiếu:
Bảo vệ
tài sản
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. VD:
phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho…Sổ sách được đối chiếu với các chứng
Ngăn ngừa việc ghi
nhận sai để che dấu
tài sản mất mát
Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt
sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận
Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức
năng trên riêng biệt cho từng người. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa
một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB.
Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ
không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà
lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như
Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của
tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện
Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với
quyền hạn và trách nhiệm của họ
Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông
tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu
trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận
định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến
hoạt động của đơn vị. Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: từ internet, từ số
liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập…
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền
thông từ từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa
các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài…
1.2.2.5 Giám sát
Trang 11
Trang 12
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng
các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Môi trường kiểm soát
1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Đánh giá rủi ro
Bảo vệ hữu hiệu tài sản của doanh nghiệp và sử dụng hiệu quả mọi nguồn
Các hoạt động kiểm soát
lực nhất là nhân tố con người. Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí gian
Thông tin và truyền thông
lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền.
Giám sát
Trang 14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
thế nào để đạt hiệu quả cao hơn, làm thế nào để tiết kiệm chi phí… thì HTKSNB
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH
cũng chưa có cơ hội để phát huy vai trò.
2.1 Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có tác động đến hệ
2.1.3 Đào tạo theo hệ thống tín chỉ
thống kiểm soát nội bộ của các cơ sở giáo dục.
2.1.1 Xã hội hóa giáo dục và toàn cầu hóa giáo dục đại học:
Thực hiện theo Quyết định 43/2007/QĐBGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ
trưởng Bộ GD&ĐT, các cơ sở đào tạo sẽ triển khai áp dụng đồng loạt chương trình
Ở nước ta hiện nay, nhu cầu học đại học đang trong giai đoạn gia tăng mạnh
đào tạo theo học chế tín chỉ kể từ năm học 20102011. Do đó yêu cầu phải thay đổi
mẽ. Vấn đề đào tạo theo nhu cầu xã hội đang được quan tâm, các đơn vị giáo dục
công tác quản lý trong hầu hết các hoạt động chủ đạo, vì vậy, tất yếu sẽ có sự thay
đang cố gắng quan tâm đến người học để thu hút đầu vào. Làn sóng du học sinh ồ ạt
đào tạo, thực hiện quản lý hiệu quả…nhằm thu hút người học và nâng cao lợi
pháp cần thiết với hầu hết các đơn vị.
nhuận. Do đó, cần quan tâm cải cách công tác quản lý, quan tâm đến KSNB.
2.1.5 Tự chủ tài chính và tự chủ biên chế
2.1.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục công lập
Nghị định 43/2006/NĐCP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền
Hầu hết các trường công lập chỉ quan tâm đến mặt chất lượng và hoàn thành
tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài
tốt nhiệm vụ đào tạo, chính trị được giao, mặt hiệu quả và tài chính chưa được quan
chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đã thực sự là cánh cửa mở cho các cơ sở
tâm đúng mức. Hiệu suất đầu tư trong giáo dục đại học công lập hầu như ít ai quan
đào tạo công lập về quản lý tài chính và biên chế lao động. Từ đây, các đơn vị đã nỗ
tâm. Một trường đại học quy mô nhỏ, chi phí đơn vị tính trên đầu sinh viên có thể
lực hơn trong việc khai thác nguồn lực sẵn có và thế mạnh của đơn vị mình để tạo
gấp 23 lần so với trường đại học có quy mô lớn nhưng vẫn tiếp tục được duy trì và
Trang 16
dụng có hiệu quả nguồn lực của nhà nước và xã hội để nâng cao chất lượng và tăng
Tháng 5/2003, mở ngành Giáo dục Đặc biệt. Tháng 9/2008 mở thêm 4 mã ngành:
quy mô giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
Quản lý văn hóa, Kinh tế gia đình, Công tác xã hội và Đồ họa.
đại hóa đất nước, thực sự coi phát triển giáo dục là quốc sách hàng đầu; và xây
Tháng 4/2007, đổi tên từ trường Cao đẳng Sư phạm Mẫu giáo Trung ương số
dựng hệ thống các chính sách để tiến tới mọi người ai cũng được học hành với nền
3 thành trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM.
giáo dục có chất lượng ngày càng cao. Để đạt được các mục tiêu trên, đã đến lúc để
2.2.2 Nguồn lực
các đơn vị đào tạo phải tiến hành cải cách quản lý mới và công cụ kiểm soát lại có
2.2.2.1 Giá trị truyền thống
cơ hội phát huy vai trò.
2.1.7 Bộ GD&ĐT phát động chủ đề năm học 20092010
hướng tất yếu của thời đại, biết đón đầu, định hướng chiến lược, tự thân vận động
viên mới ra trường đều có việc làm, và được đơn vị tuyển dụng rất ưa chuộng.
để đổi mới, do đó sẽ có những ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB.
2.2.2.2 Nhân sự
2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương TP. Hồ Chí Minh
2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tiền thân là Trường Sư phạm Mẫu giáo Trung ương số 3 thành lập ngày
25/9/1976, với nhiệm vụ đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung học có khả năng
làm cán bộ quản lý ngành học, giáo viên dạy các bộ môn phương pháp chăm sóc
Cả trường có 160 lao động. trong đó giáo viên là 100 người, nhân viên 60
người, cán bộ quản lý là 35 người. Giảng viên lâu năm có trình độ chuyên môn cao,
được đào tạo từ nước ngoài chuyên về giáo dục mầm non. Giảng viên trẻ đa số
được đào tạo trong nước, luôn có ý thức học tập nâng cao trình độ.
Cơ cấu theo giới tính chủ yếu là nữ, nữ có 125 người, chiếm 78 %,
giáo dục trẻ ở các trường sư phạm mẫu giáo địa phương thuộc khu vực các tỉnh phía
Cơ cấu theo độ tuổi không đều, tập trung vào 2 nhóm chính: nhóm già từ 50
Nam. Từ năm 1977, nhà trường bắt đầu đào tạo giáo viên mẫu giáo hệ 12+1+1. Bên
tuổi trở lên có 66 người, chiếm 42% và nhóm trẻ dưới 35 tuổi là 77 người, chiếm
cạnh đó, Trường đào tạo các khoá bồi dưỡng cấp tốc cô nuôi dạy trẻ (3 tháng, 9
2.2.3.3 Mục tiêu
Mục tiêu tổng quát (giai đoạn 20092020)
Đào tạo nguồn nhân lực cho ngành giáo dục và xã hội theo chuẩn và bồi
dưỡng nâng chuẩn có chất lượng ngang tầm khu vực.
rất hay hư hỏng phải sửa chữa thường xuyên. Bàn ghế, phòng học xuống cấp
Quy mô đào tạo đa ngành và đa cấp đáp ứng nhu cầu xã hội.
nghiêm trọng, phòng làm việc nhỏ hẹp, thiếu phòng làm việc của cán bộ quản lý…
Trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục trẻ em và dịch vụ xã hội,
gây ảnh hưởng đến chất lượng và năng suất lao động.
Chưa có phần mềm quản lý trong hầu hết các bộ phận, ngay cả quản lý tài
chính kế toán, quản lý đào tạo cũng vẫn còn thực hiện thủ công.
2.2.2.4 Tài chính
Trường được Bộ GD&ĐT giao quyền tự chủ từ năm 2003 theo quyết định
915/QĐBGD&ĐTKHTC ngày 28/02/2003. Là đơn vị có thu tự đảm bảo một phần
ứng dụng những phương pháp giáo dục tiên tiến.
Có hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị tiên tiến tạo ra môi trường
sư phạm tốt cho giảng dạy, học tập và sinh hoạt.
Khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Nâng cao thu nhập, ổn định đời
sống người lao động.
Mục tiêu cụ thể (giai đoạn 2009 – 2011)
kinh phí hoạt động. Nguồn thu rất hạn hẹp, là trường sư phạm (không thu học phí)
Nâng cao chất lượng đào tạo
2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường
Phấn đấu cho một xã hội – nơi mà con người, đặc biệt là trẻ em được hưởng
một nền giáo dục đậm chất nhân văn, khoa học, bình đẳng và được thực hiện bởi
đội ngũ đã qua đào tạo cơ bản, có tâm huyết để đưa trường trở thành Học viện đào
tạo nguồn nhân lực giáo dục và dịch vụ xã hội.
2.2.3.2 Sứ mạng
Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương – TP. Hồ Chí Minh là nơi cung cấp
có uy tín nguồn nhân lực cho ngành Giáo dục và cho xã hội, là trung tâm nghiên
cứu khoa học giáo dục trẻ em và các ngành dịch vụ xã hội ở khu vực phía Nam.
2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức
Trang 19
Trang 20
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đã thể hiện chi tiết, cụ thể trong quy
chế hoạt động của trường, tác giả xin vắn tắt như sau:
ĐẢNG BỘ
Tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội
Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo nhà trường và tổ chức hoạt động
Khoa Sư Phạm Mầm Non
Phòng Đào Tạo
Khoa Sư Phạm Âm Nhạc
Khoa Sư Phạm Mĩ Thuật
CÁC
KHOA
VÀ
BỘ
MÔN
CÁC
PHÒNG
BAN
CHỨC
NĂNG
Khoa Giáo Dục Đặc Biệt
P. Kế Hoạch – Tài
Chính
P. QLKH – Hợp Tác
Q.Tế
P. Công Tác Sinh Viên
Ban Thanh Tra
viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của trường; Lập kế hoạch
Bộ Môn Cơ Bản
TRƯỜNG
MẦM
NON
THỰC
HÀNH
Hội đồng khoa học và đào tạo: tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương
trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa
Ban Giám hiệu:
P. Quản Trị – Thiết Bị
Bộ Môn Lý Luận Chính Trị
thể, tổ chức xã hội đã được xác định.
TRUNG
TÂM
BỒI
DƯỠNG
KHOA HỌC
GIÁO DỤC
THƯ VIỆN
PHÒNG
ĐỒ DÙNG
DẠY HỌC
thực hiện quy chế học sinh sinh viên nội trú. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt
phòng ban góp phần thực hiện mục tiêu đào tạo của trường.
Phòng Tổ chức Hành chính: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý và triển
khai thực hiện công tác tổ chức, hành chính và tổng hợp trong nhà trường.
Phòng Đào tạo: Tham mưu giúp việc cho Ban Giám hiệu trong việc hoạch
định chiến lược phát triển đào tạo, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý
đào tạo các hệ chính quy, hệ vừa học vừa làm đặt trong và ngoài trường.
động của ký túc xá.
Ban Công tác quản lý môi trường và bảo hộ lao động: Giúp Hiệu trưởng
xây dựng kế hoạch, chương trình và giám sát về công tác vệ sinh môi trường
và công tác an toàn – bảo hộ lao động trong nhà trường.
Ban Công nghệ thông tin: Giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý, thu
thập, xử lý dữ liệu và phổ biến thông tin truyền thông trên trang web.
Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện chức
Ban Thanh tra: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra,
năng quản lý, tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn tài chính theo đúng Pháp luật
kiểm tra trong phạm vi quản lý của Hiệu trưởng nhằm bảo đảm việc thi hành
hiện hành, đảm bảo cho hoạt động của trường ổn định và phát triển.
pháp luật, việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, bảo vệ quyền và lợi ích hợp
Phòng Quản trị Thiết bị: Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác
Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế: giúp Hiệu trưởng chỉ đạo,
Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong nhà trường: là mối quan
quản lý hoạt động khoa học & công nghệ và hợp tác quốc tế phục vụ nghiên
hệ phối hợp công tác nhằm thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch chung của trường. Một
cứu đào tạo của trường. Tổ chức và quản lý Trung tâm thông tin thu thập,
số quan hệ tiêu biểu cụ thể:
xử lý và phổ biến thông tin khoa học giáo dục thuộc các chuyên ngành đào
tạo của nhà trường.
Trường Mầm non thực hành: vừa làm chức năng của một trường mầm
non, thực hiện đầy đủ nhiệm vụ chăm sóc giáo dục trẻ theo kế hoạch được
giao, vừa là cơ sở thực hành của trường CĐSPTWTPHCM để tạo môi trường
Các khoa, ngành, tổ bộ môn trực thuộc trường và phòng đào tạo: phối hợp
trong công tác đào tạo: chương trình đào tạo, tổ chức thi, thực hành thực tập,
thỉnh giảng, phân công lịch giảng, thời khóa biểu, tiến độ giảng dạy, biên chế
khóa học, chỉ tiêu tuyển sinh….
Trang 23
Trang 24
Các khoa, ngành, phòng Đào tạo và phòng Công tác sinh viên: phối hợp
Phòng Kế hoạch – Tài chính và phòng Quản trị Thiết bị: phối hợp công tác
chóng bồi dưỡng và phát triển đội ngũ kế cận để thay thế các giáo viên sắp nghỉ
thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, theo dõi quản lý tài sản….
Phòng Quản trị Thiết bị và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác lập
kế hoạch mua sắm tài sản, thực hiện mua sắm, sửa chữa tài sản, khai thác, sử
hưu. Đội ngũ giáo viên có năng lực chuyên môn, năng lực sư phạm tốt sẽ là một
trong những yếu tố góp phần quyết định chất lượng đào tạo của nhà trường.
Nhân viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ, trình độ chuyên môn
dụng và bảo quản tài sản, vệ sinh môi trường…
không đồng đều và đa số làm trái ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng
Mối quan hệ giữa các cấp tổ chức chính quyền và đoàn thể trong
quản lý chưa cao. Trong đó gồm một tỷ lệ cao là sinh viên của nhà trường được giữ
trường: là mối quan hệ phối hợp công tác dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy (trong
lại làm nhân viên trong các phòng ban và giáo vụ các khoa, ngành. Đa số làm việc
phạm vi toàn trường) và các Chi ủy (trong phạm vi từng đơn vị)
dựa vào khuôn mẫu sẵn có do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ
2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM
2.3.2.1. Môi trường kiểm soát
truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen và rộng khắp. Khi
Sự liêm chính và giá trị đạo đức
không khai thác tốt các ứng dụng của internet vào công việc sẽ gây lãng phí thời
Sự liêm chính, giá trị đạo đức và chuyên môn của các thầy cô trong Ban
gian, công sức thậm chí cả tiền bạc.
Giám hiệu, Đảng ủy nhiều thế hệ đã thật sự là tấm gương sáng để cán bộ giáo viên
Trang 25
Trang 26
Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch – Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ
Đội ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong
pháp luật, trung thực và cần mẫn trong công việc, không sách nhiễu tiêu cực gây
làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi
khó khăn cho các cá nhân, đơn vị trong các thủ tục đề xuất thanh toán và thu chi
Bộ GD&ĐT về việc thanh tra hành chính thì tình hình cập nhật, đọc hiểu và vận
Trong cơ cấu tổ chức không có Ban Kiểm soát mà chỉ có Ban Thanh tra trực
dụng văn bản, quy định mới của nhà nước vào công việc còn chưa tốt ở hầu hết các
thuộc BGH và là công tác kiêm nhiệm. Do đó, vấn đề kiểm soát các hoạt động của
cá nhân, bộ phận. Do đó, đã xảy ra tình trạng sai phạm ngoài ý muốn.
BGH sẽ thiếu tính độc lập, khách quan và ít được quan tâm thực hiện.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Chưa có động thái mạnh để sắp xếp lại lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt
Ban Giám hiệu luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể hiện
động còn cồng kềnh, chi phí bộ máy khá lớn, làm ảnh hưởng đến nguồn kinh phí để
tính dân chủ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng
thực hiện các hoạt động chuyên môn, mua sắm trang thiết bị và các hoạt động khác.
tạo ra khuyết điểm. Tôn trọng dân chủ nên đôi lúc đã tỏ ra dân chủ thái quá, làm
khó tập trung ý kiến để ra quyết định.
Việc phân công phân nhiệm chưa rõ ràng. Chưa có quy định chi tiết cụ thể
nhiệm vụ của từng phòng ban, cũng như bảng mô tả công việc của từng nhân viên.
Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với
trường hoặc thay thế. Tuyển dụng dựa trên yêu cầu thực tế của từng công việc cụ
việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong nhà trường. Trường đã chủ động xây
thể, tuy nhiên lại chưa đưa ra được các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng,
dựng quy chế chi tiêu nội bộ từ năm 2003, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động
không thông báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng để tìm kiếm nhiều
năm 2007 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động.
ứng viên, khi phỏng vấn không tiến hành kiểm tra trình độ chuyên môn tay nghề.
Trang 27
Trang 28
Do đó, xảy ra tình trạng lao động sau khi được tuyển dụng không đáp ứng được
Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xin đề cập đến một số quy trình và hoạt
yêu cầu công việc cụ thể, năng lực kém…nên khi tham gia vào các hoạt động kiểm
động cụ thể liên quan đến mảng quản lý tài chính tài sản và quản lý đào tạo của
soát nội bộ sẽ khó để góp phần đảm bảo hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
của nhà trường. Từ trước đến nay, hầu như chưa sử dụng đến biện pháp kỷ luật,
nghiệm thu hoàn thành bàn giao, hoặc trả theo thời gian nếu công việc mang
chưa có CBGV nào bị xử phạt thích đáng với tác hại do mình gây ra (ngoại trừ đối
tính chất ổn định và trả vào cuối mỗi tháng.
với công tác tuyển sinh) nếu có nói sai, làm sai, thiếu trách nhiệm, thậm chí gian lận
Thu nhập tăng thêm theo nghị định 43/2006/NĐCP (NĐ 43): là khoản chi
cũng chẳng sao, cứ rút kinh nghiệm lần sau là xong. Do đó, với chính sách khen
cho người lao động dựa vào nguồn kinh phí tiết kiệm và cân đối được. Căn
thưởng, kỷ luật của nhà trường hiện nay, không những chưa tạo ra được nhân tố tích
cứ vào chức vụ để xây dựng hệ số cho từng loại đối tượng và quy định cụ thể
cực mà đôi khi còn có tác dụng ngược lại, không khuyến khích người lao động làm
việc có hiệu quả và trách nhiệm, không ngăn chặn được sai sót và gian lận xảy ra
mà còn tạo cơ hội cho sự tắc trách, gian lận sinh sôi và lây truyền. Đây là một trong
những nguyên nhân to lớn ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát tại đơn vị.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Là đơn vị hành chính sự nghiệp, nhiệm vụ trọng tâm là đào tạo giáo viên
trong quy chế chi tiêu nội bộ, trả vào cuối mỗi tháng.
Các khoản phúc lợi: chi vào các dịp lễ, tết: phân phối đều cho tất cả các đối
Bước 3:
Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động: trực tiếp theo dõi, quản lý người
Trưởng P.TCHC xét duyệt đơn đề xuất do bộ phận gửi lên, chuyển nhân
lao động, thông báo hoặc đề xuất cho phòng TCHC mỗi khi có sự thay đổi
viên P.TCHC theo dõi, rà soát tình hình thay đổi nhân sự trong kỳ, sau đó thông
có liên quan đến tình hình nhân sự.
báo cho kế toán tiền lương làm cơ sở tính lương và thu nhập vào trước kỳ trả lương.
Phòng TCHC: theo dõi quản lý nhân sự, điều chuyển, tuyển dụng nhân sự;
phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động, ghi nhận và báo cáo..
Phòng KHTC: tính lương và các khoản thu nhập cho người lao động (gọi tắt
là bảng lương), ghi nhận và báo cáo.
Trưởng Bộ phận
quản lý NLĐ
Chứng từ cụ thể:
Đơn đề nghị, đơn nghỉ phép (đã được TP.TCHC duyệt, lưu tại P.TCHC).
Sổ theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ, hồ sơ cá nhân (lưu tại P.TCHC)
Mô tả quy trình:
Người lao động
P.TCHC ghi nhận và báo cáo, lưu trữ đơn đề xuất vào hồ sơ cá nhân.
Chứng từ cụ thể:
Nhân viên:
Theo dõi thay
đổi nhân sự
trong kỳ
Bảng lương hoặc các khoản thu nhập khác đã được duyệt.
Cơ chế kiểm soát trong quy trình:
Theo dõi kiểm tra: Phòng TCHC theo dõi tình hình biến động nhân sự trong
Thông báo cho
kế toán tiền
lương
Tính bảng
lương
Ký duyệt
bảng lương
kỳ thông qua các đề xuất được gửi từ các bộ phận, sau đó cập nhật thông tin
quản lý nhân sự, kèm với việc mở sổ theo dõi tình hình biến động trong kỳ
và lưu đơn đề nghị vào hồ sơ cá nhân.
Bước 1: Người lao động làm đơn đề xuất khi có yêu cầu liên quan đến công
Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận: các bộ phận tham gia trong quy
tác tổ chức nhân sự (nghỉ phép, ốm đau, thai sản, chuyển công tác, thôi việc…) gửi
trang thiết bị hàng hóa và sửa chữa tài sản trong nhà trường. Quy trình hiện được
nhập thường xuyên cho người lao động, có sự phân công phân nhiệm và phối hợp
thể hiện dưới dạng sơ đồ trong quy chế hoạt động của trường và được cắt ngang đến
công việc giữa các bộ phận trong quy trình.
phần thanh toán (chuyển sang quy trình thanh toán).
Các bước trong quy trình thể hiện tương đối hợp lý.
Tài sản mua sắm và sửa chữa trong quy trình bao gồm tài sản hữu hình và vô
Bảng lương được dán công khai tại bảng thông báo của phòng KHTC, do
hình nói chung, không giới hạn chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại
đó, người lao động được tham giá kiểm tra giám sát hoạt động trả lương và phát
công cụ, dụng cụ lâu bền dùng trong hoạt động chung của nhà trường, ngoại trừ các
hiện sai sót kịp thời.
trường hợp mua sắm hàng hóa chuyên môn đặc thù, giá trị nhỏ dưới 2 triệu đồng,
Hạn chế:
Hiện nay, quy trình chưa được mô tả cụ thể trong quy chế tổ chức và hoạt
do bộ phận trực tiếp mua sắm
Lập kế hoạch kèm dự trù kinh phí mua sắm hàng năm (thuộc công tác lập dự
toán ngân sách).
Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản.
Đặt mua hàng hóa và dịch vụ sửa chữa (hợp đồng)
Giám sát thực hiện hợp đồng
phân phối thu nhập tăng thêm theo năng suất và kết quả công việc. Tuy nhiên, hầu
Giao nhận hàng và nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ sửa chữa.
hết các bộ phận chưa phát huy được quyền này, vẫn trả cào bằng theo đầu người, do
Ghi nhận, báo cáo.
đó chưa động viên khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình và hiệu quả.
Tính và trả lương vào đầu mỗi tháng, nên khi có sự thay đổi nhân sự sau đó
sẽ không kịp thời cập nhật tình hình trong tháng mà phải đợi truy thu truy lĩnh,
không đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí tiền lương trong tháng.
Chưa quy định thời gian cụ thể cho từng công đoạn trong quy trình. Thủ tục
Các bộ phận phối hợp tham gia trong quy trình:
Bộ phận có nhu cầu: đề xuất nhu cầu sử dụng tài sản.
Hiệu trưởng: duyệt kế hoạch, ra quyết định việc mua sắm sửa chữa, ký hợp
đồng & thanh lý hợp đồng
Phòng QTTB: là đầu mối thực hiện mua sắm, phân phối, bảo dưỡng, bảo trì,
hành chính còn chậm trễ, không cập nhật kịp theo tình hình thực tế.
duy tu tài sản trong toàn trường, ghi nhận và báo cáo, tập hợp chứng từ liên
Lưu ý đến các tiêu chí xét chọn: chất lượng, hậu mãi, phương thức thanh toán, giá
(1)Làm giấy
đề nghị nhu
cầu (sử dụng
tài sản, sửa
chữa tài sản)
(3a) Tìm 1
báo giá
(2a) Thụ lý
giấy đề
nghị.
(2b) Phê
duyệt ngân
sách
(2c) Ký duyệt
đơn đề nghị
cả…. sau đó trình Hiệu trưởng quyết định chọn đơn vị cung cấp và ký hợp đồng.
Chứng từ cụ thể:
Báo giá hàng hóa kèm tiêu chuẩn kỹ thuật của các nhà cung cấp tiềm năng.
(3a) Tìm 1
báo giá
Biên bản họp xét chọn đơn vị thực hiện.
của nhân viên phòng QTTB, kế toán tài sản.
Chứng từ cụ thể:
Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận làm đề nghị cung cấp tài
sản hoặc đề nghị sửa chữa gửi phòng QTTB.
Chứng từ cụ thể:
Biên bản nghiệm thu, bàn giao, hóa đơn, biên nhận, phiếu giao hàng…
Bước 6: Kết thúc việc mua sắm, sửa chữa, P.QTTB tập hợp một bộ chứng từ
bản chính hoàn chỉnh và đề nghị P.KHTC thực hiện tiếp công đoạn thanh toán
Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa.
(thuộc quy trình thanh toán), lưu trữ bảo quản một bộ chứng từ (bản sao) liên quan
Chỉ đạo của cấp trên, biên bản đánh giá hiện trạng tài sản cũ…
đến thủ tục mua sắm, ghi nhận và báo cáo (theo dõi tài sản).
Bước 2: Phòng QTTB xem xét và tổng hợp đề xuất của đơn vị, rà soát tài
sản hiện có xem có thể điều phối nếu có, nếu không được mới tính đến việc mua
sắm. Đối với mảng tài sản chung do phòng QTTB quản lý, phòng QTTB làm giấy
Nhận xét, đánh giá:
Ưu điểm:
Nhà trường đang trong giai đoạn ưu tiên đầu tư trang thiết bị, cải thiện điều
đề nghị. Sau đó, khảo sát sơ bộ hàng hóa để ước tính chi phí, phối hợp ý kiến phòng
kiện làm việc cho CBGV, do đó thường tôn trọng ý đề xuất của bộ phận.
Kiểm soát chi tiêu.
bị động về khả năng tài chính …
Quyết định chi tiêu.
Quy trình hiện chưa thật sự xem trọng các bước xác định và đánh giá nhu
cầu sử dụng tài sản, sự cần thiết phải mua sắm tài sản, đánh giá tính năng kỹ
Thực hiện việc chi tiêu.
Báo cáo và ghi nhận, đồng thời theo dõi thanh toán, tạm ứng và công nợ.
thuật, công suất thiết kế…phù hợp với nhu cầu, chưa cân đong đo đếm giữa
Các hoạt động liên quan đến quy trình:
chi phí bỏ ra và lợi ích khai thác từ tài sản, dẫn đến tình trạng hàng mua về
Thu thập chứng từ và đề nghị thanh toán.
không khai thác sử dụng được, hoặc sử dụng không đạt hiệu quả. (VD: tình
Kiểm tra kiểm soát chứng từ, nghiệp vụ phát sinh.
trạng mua máy in chữ nổi, trên 100 triệu đồng, nhưng lại không sử dụng vì
Lập lệnh thanh toán (phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng, phiếu chuyển
tốc độ in rất chậm, gây tiếng ồn lớn, và cũng rất ít cơ hội để sử dụng nó (cả
trường không quá 5 sinh viên khiếm thị), gây lãng phí).
quyết các khoản nợ của đơn vị, phát sinh trong quá trình mua sắm hàng hóa dịch
o
Trưởng P.KHTC: kiểm tra chế độ chi tiêu, xét duyệt lệnh thanh toán.
vụ, phục vụ nhu cầu duy trì hoạt động của đơn vị, chủ yếu bao gồm các khoản thanh
o
Thủ quỹ (ngân hàng, kho bạc nhà nước): chi trả tiền.
toán tiền lương, tiền thưởng, thù lao giảng dạy, trội giờ, các hoạt động đoàn thể,
o
Kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết: hạch toán kế toán, ghi sổ chi tiết, theo
hoạt động phong trào, hợp đồng thuê khoán, mua sắm hàng hóa, tiếp khách...
Quy trình thanh toán là giai đoạn tiếp theo của các quy trình có phát sinh chi
dõi công nợ, theo dõi tài sản…
Chủ tài khoản (Hiệu trưởng): ký duyệt lệnh thanh toán.
phí phải trả (quy trình tiền lương, quy trình mua sắm sửa chữa…) được cắt rời để
Quy trình thanh toán được mô tả như sau:
thực hiện riêng chức năng thanh toán. Quy trình này đã được xây dựng dưới dạng
(2)
(4b)
(3b)
Thủ quỹ,
Ngân hàng
Kho bạc NN
(Thu chi, chuyển
tiền
(4a)
(5)
Kế toán thanh
toán
( Kiểm soát
Lập lệnh TT)
Hiệu trưởng
(Ký duyệt
lệnh TT)
phát sinh theo chứng từ khai báo đúng sự thật và phù hợp với các quy định
của pháp luật nhà nước và quy định của nhà trường. Trường hợp không có
trong quy định phải làm đơn giải trình trình bộ phận, phòng ban chức năng
(3a)
toán kiểm soát. Nếu chứng từ đạt yêu cầu, KTTT đồng ý chuyển sang lập lệnh thanh
toán, nếu chứng từ chưa rõ ràng, còn thiếu sót, KTTT trả lại bộ phận đề nghị bổ
sung, sửa chữa hoặc từ chối thanh toán đối với các trường hợp phát hiện sai phạm,
chứng từ không hợp lệ….
KTTT thực hiện kiểm soát chứng từ thanh toán, nội dung kiểm tra bao gồm:
thanh toán, kèm bộ chứng từ chuyển trưởng P.KHTC và Hiệu trưởng xét duyệt.
Lệnh thanh toán, gồm: phiếu chi, phiếu thu trong các trường hợp thu tiền thanh toán
tạm ứng còn thừa, bảng kê thanh toán tạm ứng nếu tiền tạm ứng và thanh toán vừa
khớp, chứng từ chuyển khoản: ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách…
Lệnh thanh toán kèm bộ chứng từ gốc do KTTT chuyển trưởng phòng KH
TC xem xét kiểm tra, ký duyệt.
Các lệnh thanh toán kèm bộ chứng từ gốc đã được trưởng phòng KHTC
thông qua, KTTT trình Hiệu trưởng ký duyệt.
Nếu chứng từ không được Trưởng phòng KHTC hoặc Hiệu trưởng xét
duyệt, KTTT sẽ trả về lại bộ phận để bổ sung các thiếu sót hoặc từ chối
thanh toán đối với các trường hợp sai phạm, chứng từ không hợp lệ.
Bước 4: Lệnh thanh toán kèm bộ chứng từ sau khi Hiệu trưởng ký duyệt,
KTTT sẽ chuyển sang Thủ quỹ thực hiện thu chi tiền hoặc chuyển kho bạc, ngân
hàng thực hiện chuyển khoản thanh toán cho người thụ hưởng.
Thủ quỹ ký vào phiếu thu chi sau khi thu phát tiền xong.
Chứng từ chuyển khoản được kho bạc hoặc ngân hàng ký xác nhận thanh
toán hoặc gửi kèm giấy báo nợ xác nhận nghiệp vụ đã chuyển khoản.
Trang 39
Trang 40
Bước 5: Chứng từ khi đã xác nhận thanh toán xong được chuyển cho Kế
thức tuân thủ còn chưa tốt, kỷ luật trong nhà trường chưa cao, nội quy thì có
đối chiếu kế hoạch, dự toán, hợp đồng, tiến độ, hóa đơn, phiếu giao nhận…
nhiều nhưng chưa có tiền lệ xử phạt thích đáng nên mọi người cứ làm ẩu, cứ
Phân công phân nhiệm: quy trình có sự tham gia của nhiều cá nhân, tổ chức,
tách bạch được chức năng đề xuất, lập phiếu, chi tiền, xét duyệt. Tuy nhiên
cố ý làm sai, khi nào bị phát hiện thì làm lại.
Khối lương công việc quá tải đối với kế toán thanh toán: vừa làm công tác
nên tách công tác kiểm soát chi ra khỏi kế toán thanh toán.
kiểm soát chi, vừa lập phiếu thanh toán, vừa làm chứng từ rút vốn và giao
Chú ý đến các khoản chi với số tiền lớn, các khoản chi đột xuất, chi tiếp
dịch với ngân hàng, kho bạc. Áp lực phải kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai
khách, đối ngoại. Thủ quỹ theo dõi tồn quỹ và niêm phong vào cuối mỗi
sót, gian lận,... áp lực tâm lý cá nhân trước những mâu thuẫn nảy sinh trong
ngày, định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm quỹ có sự chứng kiến của trưởng
công việc khi phải giải thích, tranh luận, bàn cãi, bác bỏ, từ chối những đề
phòng KHTC. Đảm bảo hạn mức quỹ tiền mặt tối thiểu tại đơn vị.
vững chế độ, quy định chi tiêu, thực hiện kiểm soát tốt.
thập và xử lý chứng từ thường không trôi chảy, gặp vướng mắc, sai sót.
Quy chế chi tiêu nội bộ chưa khái quát và dự tính hết được các nội dung chi
tiêu, nên khi phát sinh nội dung chi ngoài quy chế, thủ tục thanh toán thường
Hạn chế và nguyên nhân hạn chế:
Do năng lực thu thập, tổng hợp chứng từ đề nghị thanh toán của các cá nhân
không đồng đều, những cá nhân tham gia không thường xuyên thường cảm
thấy công việc này khó khăn, rắc rối và hay mắc sai sót, chứng từ phải làm đi
làm lại nhiều lần, vừa mất công lại cảm thấy không được hài lòng.
chậm và gặp rắc rối hơn.
(4)
Hoạt động quản lý tài sản:
Tài sản ở đây bao gồm tài sản hữu hình và vô hình nói chung, không giới hạn
chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại công cụ, dụng cụ lâu bền dùng
Trang 41
trong hoạt động của nhà trường. Tài sản của trường phần lớn là tài sản cũ, đã mua
sắm từ lâu, nên luôn cần phải duy tu sửa chữa thường xuyên.
Hoạt động quản lý tài sản là chuỗi công việc liên quan đến quá trình đầu tư,
bảo quản và khai thác sử dụng tài sản của nhà trường.
Quản lý tài sản hiện là vấn đề rất quan tâm của ban lãnh đạo nhà trường.
Hiện trường chưa có một quy trình cụ thể quy định và hướng dẫn công tác quản lý
Khai thác sử dụng, bảo quản, kiểm kê tài sản.
và kế toán tài sản làm cho thông tin về điều chuyển thường không kịp thời
Ghi nhận và báo cáo.
dẫn đến sai lệch trong ghi chép của kế toán tài sản, hoặc bộ phận sử dụng tài
Phân chia trách nhiệm quản lý:
Tài sản thuộc các bộ phận trực tiếp sử dụng và quản lý.
Tài sản chung khác do phòng QTTB quản lý.
sản quên ghi nhận sự việc điều chuyển gây ra tình trạng sai sót và khập
khiễng giữa số liệu các bên liên quan…thể hiện rất rõ qua mỗi lần kiểm kê.
Vấn đề khai thác sử dụng tài sản: đa số tài sản sử dụng hợp lý và tiết kiệm,
Bộ phận trực tiếp quản lý và sử dụng tài sản chịu trách nhiệm bảo quản về
khai thác sử dụng tốt. Tuy nhiên, vẫn có một số tài sản mua sắm mà không
vật chất, vệ sinh lau chùi, vận hành đúng thao tác, khai thác sử dụng hiệu quả, nếu
thật sự phù hợp và tiện ích đối với người sử dụng do đó không phát huy tốt
phát hiện hỏng hóc phải thông báo cho phòng QTTB biết để kịp thời sửa chữa, đồng
hiệu quả khai thác sử dụng: Ví dụ: bố trí ghế đơn có tấm mặt bàn để viết mà
thời cập nhật ghi chép sổ tài sản tại đơn vị về những thay đổi nếu có.
xử phạt, quy trách nhiệm cụ thể.
Singapore, Hà Lan) để hoàn thiện chương trình.
Quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo (CTĐT):
Các bộ phận tham gia trong quy trình:
CTĐT và quy trình xây dựng CTĐT của trường hiện nay:
BGH: chỉ đạo, đôn đốc thực hiện, ký ban hành chương trình.
Ban lãnh đạo nhà trường rất quan tâm đến việc xây dựng CTĐT. CTĐT của
Khoa: Lập kế hoạch thực hiện, xây dựng CTĐT, chương trình chi tiết học
trường được xây dựng trên cơ sở chương trình khung do Bộ GD&ĐT ban hành.
CTĐT tạo của 4 ngành: Sư phạm Mầm non (SPMN), Sư phạm Âm nhạc
phần.
Bộ môn trực thuộc: biên soạn chương trình chi tiết học phần.
(SPAN), Sư phạm Mỹ thuật (SPMT), Giáo dục Đặc biệt (GDĐB) là sản phẩm của 7
Hội đồng thẩm định: thẩm định chương trình.
đề tài khoa học công nghệ cấp Bộ được xây dựng với sự tham gia của các giáo viên,
Phòng Đào tạo: tổ chức thực hiện chương trình đào tạo.
Theo báo cáo tự đánh giá để đăng ký kiểm định chất lượng của trường tháng
3/2009, chương trình đào tạo của trường đều đi từ kiến thức đại cương đến chuyên
(3)Thẩm định
CT ĐT
(2) Xây dựng
CT ĐT
nghiệp, từ những kiến thức nền tảng, cơ bản đến chuyên sâu; có cấu trúc hợp lý, hệ
thống giữa các khoa, giữa phần đại cương và chuyên nghiệp cũng như giữa các học
phần với nhau, đáp ứng được yêu cầu về chuẩn kiến thức, kỹ năng đào tạo trình độ
(5)XD CT chi
tiết học phần
(4) Ban hành
CT ĐT
cao đẳng cho cả 04 khoa: SPMN, SPÂN, SPMT và GDĐB.
(6)Thẩm định
CTchi tiết HP
Các học phần, môn học trong CTĐT có đủ đề cương chi tiết, tập bài giảng
hoặc giáo trình, tài liệu tham khảo đáp ứng mục tiêu học phần, môn học.
Chương trình đào tạo được thiết kế theo hướng đảm bảo liên thông với các
trình độ đào tạo và chương trình đào tạo khác.
Hàng năm, chương trình đào tạo được bổ sung, điều chỉnh dựa trên cơ sở văn
bản pháp lý, chủ trương, đường lối, định hướng phát triển kinh tế xã hội của địa
Quyết định thành lập hội đồng thẩm định chương trình chi tiết
Kế hoạch tổ chức xây dựng chương trình.
Biên bản họp hội đồng, biên bản nhận xét của các thành viên hội đồng.
Bước 2: Thực hiện xây dựng chương trình đào tạo (chương trình tổng thể).
Các khoa phân công giáo viên phụ trách việc xây dựng chương trình và giám sát đôn
đốc thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch.
Chứng từ cụ thể:
Chương trình chi tiết các học phần đã được thẩm định
Bước 7: Hiệu trưởng ra quyết định phê duyệt chương trình đào tạo. Công bố
rộng rãi đến từng bộ phận và đăng tải trên trang web của trường.
Chứng từ cụ thể:
Bảng phân công nhiệm vụ giáo viên phụ trách.
Quyết định ban hành chương trình
Sản phẩm chương trình đào tạo (chương trình tổng thể).
Chương trình đào tạo các ngành và chương trình chi tiết các học phần đã
Bước 3: Thẩm định chương trình đào tạo. Chương trình được xây dựng phải
thông qua hội đồng thẩm định, nếu đạt yêu cầu sẽ chuyển sang bước 4, không đạt trả
về bước 3 yêu cầu chỉnh sửa hoàn thiện.
Chứng từ cụ thể:
Quyết định thành lập hội đồng thẩm định.
Biên bản họp hội đồng, biên bản nhận xét của các thành viên hội đồng.
thực hiện các chương trình chi tiết các học phần.
trưởng đoàn, từ đó chỉnh sửa, bổ sung chương trình nhằm đáp ứng linh hoạt nhu cầu
Chứng từ cụ thể:
Kế hoạch xây dựng chương trình chi tiết.
Bảng phân công nhiệm vụ giáo viên phụ trách.
nhân lực của thị trường lao động
Chứng từ cụ thể:
Phiếu góp ý, bảng tổng hợp kết quả khảo sát, biên bản họp rút kinh nghiệm.
Trang 47
Báo cáo tổng kết
Trang 48
Các hoạt động:
Nhận xét:
Quản lý hoạt động giảng dạy của giáo viên
Ưu điểm:
Đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên:
Chương trình đào tạo có mục tiêu rõ ràng, cụ thể, cấu trúc hợp lý, được thiết kế
kiểm tra, đánh giá hoạt động giảng dạy của giáo viên và thăm dò ý kiến sinh
viên, phân tích kết quả học tập của sinh viên
Cơ chế kiểm soát:
Quản lý hoạt động giảng dạy của giáo viên:
Phòng Đào tạo phối hợp với khoa, bộ môn quản lý đề cương, bài giảng, giáo
trình, tài liệu của giáo viên và yêu cầu giáo viên cung cấp cho phòng Đào tạo
và sinh viên làm tài liệu học tập.
Phòng Đào tạo quản lý giờ giấc lên lớp của giáo viên thông qua sổ theo dõi
giảng viên, sổ đầu bài các lớp, đối chiếu với thời khóa biểu...nhằm đảm bảo
giáo viên giảng dạy đúng lịch trình, giảng đủ số tiết, cung cấp đủ kiến thức
như yêu cầu của chương trình chi tiết.
Đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên:
Nhà trường đang trong giai đoạn chuẩn bị triển khai xây dựng chương trình
Giảng thử: Khoa, bộ môn, phối hợp với phòng Đào tạo tổ chức hội đồng cho
theo học chế tín chỉ, trong khi giáo viên, CBQL còn chưa cập nhật đầy đủ kiến thức
giáo viên giảng thử, nếu giảng dạy đạt yêu cầu sẽ được công nhận chính thức
về đào tạo tín chỉ, do đó, nếu không có biện pháp kịp thời, sẽ rất khó để triển khai
là giáo viên và được tham gia giảng dạy. Chất lượng giảng dạy được hội
và xây dựng chương trình đào tạo mới có chất lượng.
(6)
Hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy.
lớp, giáo trình tài liệu, phương pháp giảng dạy, nội dung bài giảng, thái độ
nhân, tổ chức khác, chứng từ kế toán…hoặc các thông tin trong nội bộ, các kênh
giao tiếp với sinh viên… để đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên.
thông tin khác thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (truyền miệng, báo đài, tạp
Thu thập các ý kiến phản ảnh từ nhiều kênh thông tin khác: hộp thư sinh
chí,..). Nhà trường cũng như các bộ phận, cá nhân đều có quan tâm đến các nguồn
viên, thư bưu điện, email, forum… Mỗi học kỳ, trường đều tổ chức đối thoại
thông tin, nhất là các văn bản pháp luật của nhà nước hoặc các thông tin nội bộ liên
sinh viên nhằm quan tâm đến đời sống và học tập của sinh viên, qua đó sinh
quan đến các hoạt động của trường. Một số thông tin khác thu thập được từ nhiều
viên được bày tỏ ý kiến, nguyện vọng, và đưa ra những đóng góp nhằm hoàn
nguồn khác nhau cũng được dùng để tham khảo.
thiện công tác quản lý phục vụ việc giảng dạy và học tập trong nhà trường.
Kiểm tra chất lượng quá trình học tập của sinh viên thông qua phân tích kết
quả thi và kiểm tra của sinh viên.
Thông tin thì đa chiều, đa nguồn, có thể có giá trị ít hay nhiều, hoặc không
giá trị với các cá nhân, bộ phận khác nhau trong nhà trường. Do đó, công tác sàng
đến sinh viên, công tác thu thập và xử lý phiếu thăm dò thực hiện cũng rất nghiêm
người tiếp nhận, xử lý thông tin. Ngoài ra, thông tin còn được tổ chức triển khai phổ
túc. Đây chính là sản phẩm của đề tài nghiên cứu cấp Bộ về nâng cao chất lượng đội
biến trong các cuộc họp, trong các bản thông báo gửi các phòng ban, hoặc thông
ngũ giảng viên của nhà trường.
báo rộng rãi trên bảng công tác của trường, của bộ phận, và được đăng tải trên
Công tác quản lý giờ giấc, thời khóa biểu chưa được quan tâm và thực hiện
hàng ngày do chưa có cán bộ thanh tra đào tạo chuyên trách. Do đó, còn xảy ra
nhiều trường hợp giáo viên đi trễ về sớm, bỏ tiết, dạy thiếu giờ, tự ý ghép lớp…làm
ảnh hưởng đến chất lượng giảng dạy.
Chưa có quy định biện pháp xử lý cụ thể đối với giáo viên bỏ tiết, dạy không
website của trường…do đó, các quy định, hướng dẫn, thông báo…sẽ được lan
truyền rộng rãi.
Kênh truyền thông thông tin giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp tham gia
trong các hoạt động của nhà trường ngoài phối hợp trao đổi trực tiếp còn theo
đường luân chuyển của chứng từ, văn bản. Với hình thức này, tính kịp thời của
đảm bảo giờ giấc, không tuân theo thời khóa biểu, giáo trình…
thông tin đôi khi bị ảnh hưởng vì phải qua các thủ tục giấy tờ rườm rà nhưng thông
2.3.2.4. Thông tin và truyền thông
Copyright: Tài liệu đại học ©