Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lời mở đầu
Trong chương trình đaò tạo của nghành quản trị văn phòng, Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, kiến tập là quá trình nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và
giúp sinh viên có cơ hội tiếp cận với hoạt động thực tế. Qua đó vận dụng những
kiến thức đã học để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn trong công
tác hành chính nhà nước như : kỹ năng soạn thảo văn bản, các quá trình thủ tục
tiếp nhận, phát hành và chuyển giao văn bản. Đồng thời nắm vững chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước.
Theo đó, được sự nhất trí của phó giám đốc Ngân hàng thương mại cổ
phần Đại chúng Việt Nam – em đã có thời gian kiến tập ở đốc Ngân hàng
thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam một tháng. Trong thời gian này, với sự
giúp đỡ tận tình của tập thể cán bộ, nhân viên của phòng em đã nắm bắt được cơ
cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ cuẩ văn phòng và
các phòng ban khác. Đồng thời được thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ hành
chính đúng vai trò của nhân viên văn phòng yêu cầu cụ thể mà phòng giao cho.
Em xin chân thành cảm ơn thạc sỹ Lâm Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn
em trong thời gian kiến tập và em xin chân thành cảm ơn chú Phùng Thanh Hà –
Phó giám đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam đã tạo điều
kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập của mình.
Do thời gian tìm kiếm và nghiên cứu tại văn phòng Ngân hàng thương
mại cổ phần Đại chúng Việt Nam có hạn nên bài báo cáo của em vẫn còn nhiều
thiếu sót. Vậy kính mong thầy cô có những ý kiến chỉ đạo để bài báo cáo của em
hòanthiện hơn. Đô ời rút ra những bài học kinh nghiệm và trang bị cho em
những kiến thức nền tảng thực tiễn để phục vụ cho công việc của mình sau khi
ra trường.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

gắn với phương châm hành động xuyên suốt : Ngân hàng không khoảng cách.
PV Combank đang từng bước khẳng định uy tín và thương hiệu trên thị
trường tài chính tiền tệ, cung cấp các dịch vụ chất lượng cao, tạo ra sự khác biệt
trong phong cách phục vụ, đồng thời thực hiện tốt trách nhiệm xã hội của doanh
nghiệp, mang lại lợi ích cho cộng đồng và tăng giá trị lợi ích cho cổ đông.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

2

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG ĐẠI
CHÚNG VIỆT NAM
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Ngân hàng
thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam.
1.1. Chức năng.
Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam được thành lập theo
hình thức công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo quy định
của pháp luật Việt Nam.
Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam thực hiện chức năng
nhận tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm và các lọa tiền gửi khác.
Phát hành chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu để huy động
vốn trong nước và ngoài nước theo quy định của Ngân hàng nhà nước Việt Nam

- Bảo lãnh ngân hàng;
- Cho thuê tài chính (thông qua công ty con là công ty cho thuê tài chính);
- Chiết khấu, tái chiết khấu công cụ chuyển nhượng và các giấy tờ có giá
khác;
- Bao thanh toán trong nước; bao thanh toán quốc tế đối với các ngân
hàng được phép thực hiện thanh toán quốc tế;
- Phát hành thẻ tín dụng;
- Các hình thức cấp tín dụng khác sau khi được Ngân hàng Nhà nước chấp
thuận.
1.2.3. Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ:
a) PV Combank mở tài khoản, cung ứng dịch vụ thanh toán và ngân quỹ
cho khách hàng trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật, bao
gồm:
- Cung ứng các phương tiện thanh toán.
- Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng bao gồm
séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờthu, ủy nhiệm thu, thư tín dụng, thẻ ngân hàng
trừ thẻ tín dụng;
- Thực hiện dịch vụ thu hộ và chi hộ.
- Thanh toán bù trừ bao gồm các công cụ chuyển nhượng, công cụ phái
sinh tài chính và các giấy tờ có giá khác.
- Thực hiện dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng.
- Thực hiện các dịch vụ thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng
Nhà nước .
- Thực hiện dịch vụ thanh toán quốc tế khi được Ngân hàng Nhà nước cho
phép.
b) Ngân hàng tổ chức hệ thống thanh toán nội bộvà tham gia hệ thống
thanh toán trong nước và ngoài nước; tham gia các hệ thống thanh toán quốc tế
khi được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hường


h, PV Combank thực hiện hoạt động ngân hàng đầu tư dưới hình thức trực
tiếp hoặc gián tiếp thông qua công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, công ty
tài chính hoặc loại hình công ty khác mà PV Combank nắm giữ cổ phần hoặc có
phần vốn góp theo quy định của pháp luật. Hoạt động ngân hàng đầu tư bao gồm
nhưng không hạn chế ởcác loại hình sau:
- Tư vấn tài chính doanh nghiệp, tưvấn mua bán, hợp nhất, sáp nhập
doanh nghiệp và tư vấn đầu tư, tư vấn phát hành trái phiếu, tư vấn niêm yết;
- Bảo lãnh phát hành chứng khoán; đại lý phát hành chứng khoán;
- Môi giới và tự doanh chứng khoán;
Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

5

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý, phân phối chứng chỉ quỹ đầu tư;
- Quản lý danh mục đầu tưchứng khoán;
- Dịch vụlưu ký chứng khoán, ngân hàng giám sát;
- Dịch vụquản lý tài sản.
- Hoạt động nghiên cứu;
- Các hoạt động ngân hàng đầu tưkhác theo quy định của pháp luật.
i, Hoạt động kinh doanh bảo hiểm.
PV Combank thực hiện cung ứng dịch vụ bảo hiểm sau đây dưới hình
thức thành lập công ty có liên quan hoặc làm đại lý cho các công ty bảo hiểm
theo quy định của pháp luật:


- Thành lập các Đơn vị trực thuộc để thực hiện các hoạt động kinh doanh
có liên quan tới hoạt động ngân hàng theo quy định của pháp luật.
- Được thực hiện các hoạt động khác khi pháp luật cho phép.
1,3. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng
Việt Nam.
Hiện tại, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng
Việt Nam như sau :
Ban kiểm soát gồm :
+ Ông Nguyễn Đình Lâm - Chủ tịch.
+ Ông Vũ Huy An – Thành viên.
+ Ông Trinh Hữu Hiền – Thành viên.
+ Ông Võ Trọng Thủy – Thành viên.
+ Ông Đoàn Minh Mẫn – Thành viên
Ban điều hành gồm :
+ Ông Nguyễn Hoành Linh – Tổng giám đốc.
+ Ông Nguyễn Hoàng Nam – Phó tổng giám đốc.
+ Bà Nguyễn Thu Hương – Phó tổng giám đốc.
+ Ông Nguyễn Anh Tuấn –Phó tổng giám đốc.
+ Ông Ngô Ngọc Quang – Phó tổng giám đốc.
+ Bà Võ Thị Hoàng Yến – Phó phụ trách khối.
+ Ông Nguyễn Việt Hà – Giám đốc khối.
+ Ông Nguyễn Mạnh Hùng – Quyền giám đốc khối.
+ Ông Đặng Thế Hiên – Quyền giám đốc khối.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng
Việt Nam ( Phụ lục 1 )
2, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.1.1, Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của phòng hành chính Ngân hàng

chính của Hội sở và cung cấp kịp thời các quyết định của ngân hàng.
+ Tổ chức thực hiện cung ứng các loại ấn phẩm, văn phòng phầm cho Hội
sở.
+ Tổ chức thực hiện các vận chuyển tiền, hàng và đưa lãnh đạo đi công
tác.
+ Tổ chức gửi văn thư, tài liệu báo cáo ra bên ngoài ngân hàng cho các
đơn vị có liên quan và cơ quan chức năng.
+ Tổ chức các hoạt động kiểm tra hành chính trong Ngân hàng.
+ Theo dõi, quản lý các phòng họp tại Hội sở, phối hợp các đơn vị, bộ
phận có liên quan, tổ chức các buổi họp, hội nghị, đào tạo, lễ tết, các sự kiện của
Ngân hàng.
+ Hỗ trợ thực hiện công tác Công đoàn trong toàn Ngân hàng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

8

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Hỗ chợ công tác hành chính khác cho các đơn vị khi có yêu cầu.
+ Biên soạn các tài liệu về nghiệp vụ hành chính, lái xe, bảo vệ và phối
hợp phòng Nhân sự. Đào tạo, tổ chức đào tạo cho nhân viên thuộc bộ phận hành
chính trong toàn hệ thống.
+ Quản lý tổ chức, thực hiện chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo
và bồi dưỡng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
phòng hành chính.
Nhân sự trong Phòng Hành chính Ngân hàng thương mại cổ phần Đại
chúng Việt Nam gồm : 1 Trưởng phòng; 02 phó phòng và 04 cán bộ phụ trách
chuyên môn, cụ thể là :
STT Họ tên

Chức vụ

Công việc phân công

Ghi
chú

1

Nguyễn

Trưởng

- Tham mưu đóng góp ý kiến cho cấp

Hồng

phòng

trên.


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khách đến làm việc với ngân hàng, nắm
rõ yêu cầu nội dung công việc của
khách để báo cáo với cấp trên.
Xây dựng chế độ tiếp khách phù hợp
với từng đối tượng ( ăn, ở, đi lại…) .
- Đảm bảo công tác thông tin liên lạc từ
ngân hàng đến các đơn vị cá nhân theo
yêu cầu của lãnh đạo Ngân hàng.
2

Lê Thị

Phó

Giúp trưởng phòng theo dõi các lĩnh

Mai

trưởng

vực công tác của văn phòng và trực

phòng

tiếp phụ trách một số bộ phận do
trưởng phòng phân công.



Báo cáo kiến tập

Thanh

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

viên

Hường

tài liệu, văn kiện... phục vụ cho công
tác chung của trường.
- Quản lý, sử dụng máy photo; phối
hợp bộ phận có liên quan đề xuất bảo
dưỡng, sửa chữa máy đảm bảo đúng
quy định, an toàn, tiết kiệm. Có báo
cáo hàng tháng về mức độ sử dụng.
- Tham gia các công tác khác khi LĐ
trường, Phòng phân công.

4

Bùi thị

Nhân

- Bảo đảm các yêu cầu về vật chất, điều


- Tham gia biên tập Wedsite.

Thanh

viên

- Chấm công cán bộ của phòng hàng

Tùng

tháng,quản lý quỹ của phòng.
- Đặt mua các loại báo, tạp chí theo kế

Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

12

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạch của ngân hàng phê duyệt.
- Làm các công việc khác mà lãnh đạo
6

Nguyễn



công văn, thư tín, chứng từ, điện báo,

Hiến

thư lưu

fax... từ các nơi gửi về ngân hàng, trình

trữ

thủ trưởng cơ quan và chuyển đến các
bộ phận có liên quan để xử lý, giải
quyết.
- Chuyển công văn, tài liệu, thư tín...
của các đơn vị trong ngân hàng cho các
nơi ngoài ngân hàng và ngược lại;
Chuyển fax, thư tín điện tử, đăng ký
điện thoại đường dài đến các địa
phương trong nước và ngoài nước theo
yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý về
các văn bản do thủ trưởng cơ quan ban
hành. Trực tiếp theo dõi phát hiện và
có biện pháp chấn chỉnh những vi
phạm về thủ tục hành chính đã quy
định. Tham gia xây dựng và bảo quản
tủ sách pháp luật của ngân hàng.
- Quản lý và sử dụng con dấu cùng các


nhiên Ngân hàng vẩn thực hiện theo đúng chỉ đạo bằng văn bản do cơ quan cấp
trên gửi xuống như các văn bản sau :
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ( thanh thế thông
tư 55 ).
- Nghị định số 110/ 2004/ND-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về công
tác văn thư.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2011 của chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu.
…
Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

14

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan theo hình thức tập chung, thống
nhất dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng. Tất cả các văn bản đi, đến đều tập
chung tại văn thư hoặc phòng tiếp nhận hồ sơ của văn phòng để làm thủ tục tiếp
nhận và đăng ký.
3.3. Đánh giá ưu, nhược điểm của việc cơ quan chưa có văn bản ban
hành.
* Ưu điểm :
- Cách lưu hồ sơ theo tên loại văn bản thì khi tìm văn bản sẽ nhanh và
chính xác.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nhược điểm :
- Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì cũng còn một số nhược điểm do
không có văn bản quy định, quản lý trực tiếp nên cán bộ văn phòng trong cơ
quan không nắm rõ được quy trình xử lý và giải quyết văn bản nên vẫn làm theo
cách truyền thống.
- Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản
đi theo từng tên loại văn bản nên tính bí mật thấp, sai với quyết định nhà nước
ban hành.
- Một số văn bản đi ở cơ quan ban hành còn thống nhất về thể thức kỹ
thuật trình bày, khi đóng dấu vẫn còn sai theo quy định.
- Tuy đã được thực hiện một số phần mềm quản lý văn bản nhưng cán bộ
văn thư vẫn chưa nắm rõ các quy trình của phần mềm quản lý văn bản.
- Cán bộ văn thư vẫn còn viết tắt quá nhiều so với quy định đối với những
từ không thông dụng và không theo các mục ghi bên trong sổ.
- Lãnh đạo không nắm bắt được tình hình văn thư, lưu trữ của cơ quan
một cách chi tiết.
Như vây phía trên là những ưu, nhược điểm mà văn thư cơ quan đã đạt
được và cần lưu ý khi mà có những điểm còn vướng mắc trong công tác quản lý
văn bản đi trong cơ quan.
3. 4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
3. 4.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của cơ quan.
Vì Ngân hàng Đại chúng Việt Nam là doanh nghiệp Thương mại cổ phần
nên chỉ có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính như : quyết định; chỉ
thị; thông báo; thông các; chương trình; kế hoạch; phương án; đề án; báo cáo;
biên bản; tờ trình; hợp đồng; công văn; công điện; giấy chứng nhận; giấy ủy
nhiệm; giấy mời; giấy giới thiệu; giấy nghỉ phép; giấy đi đường; giấy tiếp nhận
hồ sơ; phiếu gửi; phiểu chuyển; thư công.
3. 4.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ

chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan và nơi nhận văn bản.
3. 4.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn văn bản quản lý của cơ
quan.
Để soạn thảo ra một văn bản đảm bảo chất lượng, để được mục đích yêu
cầu đặt ra, cán bộ văn phòng trong cơ quan Ngân hàng thương mại cổ phần Đại
chúng Việt Nam đã tiến hành các quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước
sau :
Bước 1 : chuẩn bị viết bản thảo
- Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản.Phải xác
định rõ văn bản có tầm quan trọng hay không. Đây là công việc cán bộ nhân
viên phaỉ làm ngay từ những bước đầu tiên tiến hành soạn thảo việc xác định
này nhằm giúp người soạn thảo có căn cứ để chọn tên loại và cách trình bày văn
bản sao cho phù hợp với các đối tượng đó. Mặt khác, mục đích ban hành văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

17

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bản đã được xác định, sẽ có cơ sở để xác định giới hạn của văn bản, các đối
tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
- Xác định tên loại.
+ Phải xác định đúng đắn tên loại sao cho phù hợp với mục đích, tính
chất của văn bản. Nếu không sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực
hiện văn bản đó.


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năng lực tư duy logic và năng lực sử dụng ngôn ngữ. Trong đó năng lực sử dụng
ngôn ngữ đóng một vai trò hêt sức quan trọng.
Sau khi viết bản thảo xong, cán bộ văn phòng phải đưa cho người có thảm
quyền duyệt. Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung. Khi cần thiết có thể ký nháy
vào cuối nội dung văn bản đó. Để lãnh đạo cơ quan có căn cứ phê duyệt văn bản
phải kèm theo hồ sơ về soạn thảo văn bản. Hồ sơ này gồm những văn bản, tài
liệu đã được sử dụng làm cơ sở pháp lý và cơ sở thực tế cho soạn thảo đó.
Văn bản hi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị
ban hành. Việc sử dụng phương tiện kỹ thuật nào để nhân bản tùy thuộc và trang
thiết bị nhân bản mà cơ quan trang bị và số lượng văn bản cần ban hành. Nếu ít,
có thể dùng máy chữ hoặc máy in điện tử đối với văn bản được soạn thảo hoặc
đánh máy trên máy tính điện tử. Trong trường hợp văn bản cần được nhân bản
với số lượng lớn thì có thể photocopy hoặc in. Cán bộ văn phòng Ngân hàng
thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam thực hiện nhân bản bằng cách đánh
máy, in vi tính, photocopy.
Bước 5 : Hoàn thiệu văn bản để ban hành.
Sau khi văn bản được nhân bản, cán bộ văn phòng soạn thảo ra văn bản
đọc lại văn bản. Nếu phát hiện những sai sót do đánh máy cần kịp thời sửa chữa.
Tiếp đó làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức, như trình ký văn
bản, đóng dấu cơ quan, ghi số ký hiệu, ngày tháng văn bản.
Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị được chuyển đến bộ
phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức ( đóng dấu, ghi số ngày, tháng,năm
ban hành, đánh máy, in văn bản … ).
* So sánh với quy định hiện hành.
Qua đây có thể thấy quy trình soạn thảo ban hành văn bản của phòng hành

bày còn chưa được chính xác.
+ Chưa bám sát với thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3.5.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.5.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết quy trình đi – đến
Phụ lục 3
3.5.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị.
Việc lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng
Việt Nam giữ được đầy đủ và hệ thống những văn bản cần thiết, giúp cho việc
giải quyết công việc hằng ngày đạt được năng suất, chất lượng hiệu quả cao.
Việc lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt
Nam đã phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị khi phân thành
nhiều loại: loại do cơ quan sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, loại do cấp
dưới gửi lên, loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến... Mục đích các loại tài liệu
cũng khác nhau: loại để chỉ đạo, loại để thi hành, giải quyết hoặc để biết, để
tham khảo... Vì vậy, không phải tất cả tài liệu đều lập hồ sơ mà phải lựa chọn
Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

20

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình để
lập hồ sơ nên tài liệu có giá trị để phục vụ cho công việc nghiên cứu trước mắt
cũng như lâu dài.


Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Diện tích kho lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng
Việt Nam vào khoảng 50 m2 gồm 5 giá để tài liệu thông thường và một tủ
chuyên để tài liệu quan trọng.
- Tình trạng kho còn nhiều giá trống do Ngân hàng mới đi vào hoạt động
khoảng 2 năm.
- Phương tiện bảo quản của kho tương đối tốt với hệ thống quạt thông gió
và máy lạnh cùng với hệ thống chiếu sáng đầy đủ.
* Đánh giá ưu nhược điểm :
- Ưu điểm :
Nhìn chung công tác lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Đại
chúng Việt Nam là phù hợp với tình trạng phát triển của cơ quan:
+ Kho tàng vệ sinh sạch sẽ, chống được côn trùng phá hoại.
+ Đảm bảo bí mật của tài liệu.
+ Khai thác tài liệu theo đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước.
- Nhược điểm :
+ Chưa có văn bản cụ thể về quản lý công tác lưu trữ.
+ Phần mềm quản lý lưu trữ còn chưa được hoàn thiện một cách đồng bộ.
+ Chính sách đãi ngộ cho người làm công tác lưu trữ chưa được tốt.
+ Việc nộp lưu tài liệu của đơn vị trong tình trạng bó gói, chưa hình thành
hồ sơ, nguồn kinh phí bố trí cho công tác lưu trữ chưa đạt yêu cầu.
+ Cơ cấu tổ chức bộ máy lưu trữ còn nằm trong phòng hành chính.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của

- Xử lý,cung cấp thông tin nhanh chóng,kịp thời và chính xác giúp nâng
cao năng suất cũng như hiệu quả công việc.
- Công việc được cải thiện về số lượng cũng như chất lượng.
- Cung cấp được nhiều thông tin hơn cho hoạt động quản lý của ban lãnh
đạo.
- Làm giảm chi phí về nhân lực và những chi phí khác kèm theo.
Trước hết :
- Máy vi tính trong cơ quan : Số lượng 07 chiếc.Cán bộ văn phòng quản
lý và chịu trách nhiệm cho 01 máy mà người đó sử dụng.Nhằm phục vụ cho quá
trình soạn thảo văn bản,xử lý thông tin,khai thác thông tin trên mạng
Internet,trên đĩa mềm,trên đĩa CD – ROM,cung cấp cho lãnh đạo những thông
tin cần thiết đẻ quản lý một cách hiệu quả. Máy vi tính trong văn phòng được
kết nối với máy in,tạo điều kiện thuận lội cho việc in ấn tài liệu (in ấn văn bản)
gửi cho ban lãnh đạo. Máy vi tinh có thể lưu trữ lại những loại văn bản,tài liệu
khi cần sử dụng có thể truy xuất một cách nhanh chóng và chính xác, và có thể
sử dụng lại.
Máy vi tính trong văn phòng được kết nối với mạng Internet, điều này
giúp cho cán bộ văn phòng luôn cập nhật được những thông tin mới nhất một
cách thường xuyên. Giúp trao đổi,và chia sẻ những thông tin mới nhất, nhanh
nhất và hiệu quả, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý của lãnh đạo. - Điện
thoại bàn phục vụ cho công tác văn phòng : Số lượng 01 chiếc ; máy Fax 01

Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

23

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập


Sinh viên: Nguyễn Thị Hường

24

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử
dụng trong công tác văn phòng của cơ quan.
Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam có sử dụng một số
phần mềm trong công tác văn phòng như :
* PortalOffice là một văn phòng ảo kết nối các phòng ban, chi nhánh để
truyền thông nội bộ, quản lý và điều hành tác nghiệp. Đây là một giải pháp
thuần Việt dễ triển khai và sử dụng, đã và đang được hơn 500 doanh nghiệp ứng
dụng trong đó có nhiều ngân hàng và tổng công ty như EximBank, Tập đoàn Đại
Dương, Ngân hàng Việt Á, Sở GD & ĐT Hải Phòng , Tổng công ty cấp nước
Sài Gòn, …và đang là Giải pháp văn phòng điện tử được ứng dụng nhiều nhất
tại Việt Nam.
* Thực hiện Chương trình ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản, hồ sơ
công việc vào cơ quan, đã ứng dụng phần mềm EOffice-quản lý và giải quyết
văn bản đi, đến, chuyển nhận văn bản qua mạng máy tính, xử lý giải quyết công
việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm; quản lý lịch công tác, quản lý tài
nguyên, chia sẻ dữ liệu và báo cáo.
Tính năng của phần mềm này là:
- Giúp cho việc nhận, gửi email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá