Giáo trình Tin học Văn phòng.
tiết 1 : tầm quan trọng
ứng dụng của tin học trong đời sống sản xuất
==========
i. mục đích yêu cầu :
- Thấy đợc sự ảnh hởng của tin học đến đời sống và sự phát triển của xã hội
- Nêu đợc các ứng dụng của tin học
ii. Nôi dung bài mới :
I. Tầm quan trọng :
1. ảnh hởng của tin học đối với sự phát triển của xã hội
2. Xã hội tin học hóa
II. Những ứng dụng của tin học :
1. Giải các bìa toán khoa học
2. Giải các bài toán quản lý
- Tổ chức lu trử hồ sơ
- Xây dựng các chơng trình tiện dụng : Cập nhật, xóa bỏ ....
- Khai thác thông tin theo yêu cầu khác nhau
3. Tự động hóa và điều khiển
4. Truyền thông
5. Soạn thảo, in ấn, lu trữ, văn phòng
6. Trí tuệ nhân tạo
7. Giáo dục
8. Giải trí
iIi. cũng cố h ớng dẫn học :
Kể ra các ứng dụng của tin học
Các ứng dụng tin học ở trờng hoặc địa phơng
Lĩnh vực tin học có thể ứng dụng đợc
Các phần mềm hoặc trò chơi mà em thích.
Chơng trình dạy nghề

1

* Các biểu tợng trên màn hình DEStop của Windows
2. Cửa sổ và thao tác với cửa sổ : (Xem Tài liệu)
- Dấu, thu nhỏ, phóng to, đóng cửa sổ
- Di chuyển cửa sổ
- Sử dụng thanh kéo ngang , dọc
3. Bảng chọn - Cac thanh công cụ của windows
- Tên và ý nghĩa của các thanh công cụ
Chơng trình dạy nghề

2
Giáo trình Tin học Văn phòng.
4. Thoát khỏi Windows :
- Thoát để trở về DOS :
+ Tạm thời : Start -> program -> Ms-dos promt
Để trở lại windows : Từ dấu mời đánh lệnh : Exit
+ Thoát hẳn : Start -> Shut down -> Restart in Ms-dos mode
+ Khởi động lại máy tính : Start -> Shut down ->Restart
- Thoát và tắt máy tính : Start -> Shut down -> Kích vào Shut down -> Ok
III. Cũng cố - h ớng dẫn :
1. Khái niệm Windows ? Giao diện chính của Windows ? u điểm của nó so với
MSDOS?
2. Nắm các thao tác khi sử dụng Muose và cửa sổ ?
tiết 4-6 : thực hành sử dụng windows
i. mục đích yêu cầu :
- Biếtcách sử dụng chuột
- Biết khởi động và thóat khỉo windows
- Nhận dạng các thành phần của win và thao tácvới cửa sổ
ii. Nôi dung bài mới :
Trọng tâm : Thao tác chuột và giao diện Win
* Nhận dạng thànhphần Win :

vừa mới copy từ th mục Bai tap 1 sang th mục Bai tap 2.
5. Quay trở lại th mục My Document và xoá th mục Thuc hanh vào thung rác.
Sau đó vào biểu tợng thùng rác để khôi phục lại.
6. Trở về màn hình Desktop, nháy chuột phải vào nền màn hình, chọn
Properties, chọn lại ảnh nền, chọn màn hình đợi cho máy.
7. Sử dụng chức năng tìm kiếm của Windows để tìm xem có tập tin hay th mục
nào có tên Thuc hanh tồn tại trên ổ đĩa C: hay không. (nháy chuột vào nút
Start, chọn Find/Files and Folder, đánh tên th mục ha tập tin cần tìm)
8. Tìm hiểu các chức năng hiển thị của thanh Task bar. Di chuyển thanh Task
bar đến các biên của màn hình rồi trở về vị trí cũ.
9. Nháy chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Accessories, chọn Games,
chọn một trong 4 trò chơi và chơi thử.
10.Thoát khỏi Windows và tắt hẳn máy.
Chơng trình dạy nghề

4
Giáo trình Tin học Văn phòng.
Tiết 16: Giới thiệu về word
Các khái niệm cơ bản
WinWord là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy dới môi trờng
Windows, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, sách vở, tạp chí,... phục vụ
cho công tác văn phòng. WinWord có những tính năng mạnh nh sau:
- Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn và các hộp thoại với hình
thức thẩm mỹ cao.
- Có khả năng giao tiếp với các ứng dụng khác.
- Có các bộ chơng trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản dạng đặc
biệt.
- Có chơng trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt, macro... giúp ngời sử
dụng soạn thảo các văn bản nớc ngoài và tăng tốc độ xử lý văn bản.
- Chức năng tạo bảng biểu mạnh và dễ dàng.

Scroll
Bar
Text Area
Drawing
Bar
Status
Bar
Giáo trình Tin học Văn phòng.
Trong các thực đơn dọc:
Các lệnh đợc in màu rõ là có thể chọn và thực hiện đợc.
Các lệnh có màu xám nhạt là lệnh tạm thời không thực hiện đợc.
Các ký tự đợc gạch dới thì có thể chọn lệnh tơng ứng bằng cách bấm
phím ký tự đó (thay vì phải di vệt sáng đến lệnh và bấm Enter).
Các lệnh có ghi kèm tổ hợp phím thì có thể chọn nhanh bằng cách
bấm tổ hợp phím đó (Ví dụ: có thể lu văn bản lên đĩa bằng cách bấm Ctrl + S).
Các lệnh có dấu ba chấm (...) phía sau cho biết sẽ có hộp thoại xuất
hiện khi lệnh đợc chọn.
- Tools bar (Thanh công cụ): Chứa một số biểu tợng (Icon) thể hiện một
số lệnh thông dụng. Thay vì phải vào các hộp Menu để chọn lệnh, chỉ cần nháy
chuột lên biểu tợng của lệnh tơng ứng. Ví dụ: Muốn lu văn bản lên đĩa
Chơng trình dạy nghề

6
Giáo trình Tin học Văn phòng.
- Thay vì vào Menu File chọn Save,chỉ cần nháy chuột lên biểu tợng đĩa
mềm.
Hình 1. Màn hình giao tiếp của Microsoft Word
Chú ý: + Các Tools bar có thể tắt hay mở bằng lệnh View/ToolBar.
+ Muốn biết ý nghĩa của một biểu tợng nào đó thì rà mũi tên chuột
(không bấm nút chuột) lên biểu tợng đó và chờ vài giây.

Bấm tổ hợp phím Ctrl + N.
- Mở một văn bản đã lu trên đĩa để chỉnh sửa hay cập nhật dữ liệu: chọn
một trong các cách sau:
Vào menu File, chọn Open.
Chọn biểu tợng ( ) ở trên thanh công cụ.
Bấm tổ hợp phím Ctrl + O.
Lu ý: Sau khi thực hiện môt trong các cách trên, hộp thoại Open xuất hiện
trên màn hình. Chọn đờng dẫn (địa chỉ) của file (văn bản) cần mở ở mục Look in
(vị trí số 1). Sau đó nhập tên file cần mở ở mục File name (vị trí số 2) rồi nhấn nút
Open (vị trí số 3). Hoặc có thể chọn nhanh bằng cách nháy đúp chuột vào file cần
mở (vị trí số 4).
Hình 3. Hộp thoại Open
Tại một thời điểm chỉ có một cửa sổ đợc kích hoạt, muốn làm việc với một
cửa sổ khác đã đợc mở chọn Menu Window (hoặc bấm Alt + W), rồi chọn
cửa sổ tơng ứng.
Chơng trình dạy nghề

8
1
2
4
3
Giáo trình Tin học Văn phòng.
Muốn đóng một cửa sổ khi nó đang đợc kích hoạt, vào menu File, chọn
Close (hoặc nhấn chuột vào nút x trên thanh Menu bar).
Chú ý: Khi thực đơn dọc File đợc kích hoạt, gần cuối hộp thực đơn dọc có
danh sách 4 tài liệu đợc soạn thảo mới nhất, chỉ cần Click tên tài liệu hoặc bấm số
thứ tự tơng ứng để mở tài liệu đó. Có thể không hiện hoăc thay đổi số tài liệu đợc
hiển thị bằng cách vờ thực đơn dọc Tools, chọn Options, Click mục General và
thay đổi phần Recently User List File.

không tạo tệp .BAK).
Save AutoRecover info every: tự động lu tệp sau một khoảng thời
gian (1 - 120)...
Trong mục File sharing option for ...:
Password to open: Mật khẩu để mở tệp văn bản, không chỉnh sửa.
Password to Modify: Mật khẩu mở văn bản, cho phép chỉnh sửa hay
cập nhật thêm dữ liệu.
Muốn cấu hình nào có tác dụng, cần đánh dấu X bằng cách Click vào hộp
trắng phía trớc.
Chơng trình dạy nghề

10
Giáo trình Tin học Văn phòng.
1.6. Kết thúc Word.
Có thể dùng một trong các cách sau để thoát (kết thúc) khỏi trình soạn thảo
văn bản:
- Nháy chuột vào nút Close (X) ở trên thanh tiêu đề (góc trên phải của
trình soạn thảo).
- Vào menu File, chọn Exit (hoặc bấm Alt + F, X).
- Bấm tổ hợp phím Alt + F4.
- Nếu có thực hiện bất kỳ sửa đổi nào trong các văn bản đang mở mà cha l-
u vào đĩa (cho đến thời điểm thoát) thì Word sẽ hỏi lại:
Hình 7. Thông báo cho ngời sử dụng khi thoát khỏi trình soạn thảo
Yes: Thoát, có lu lên đĩa.
No: Thoát không lu lên đĩa.
Cancel: Trở lại soạn thảo.
Chơng trình dạy nghề

11
Giáo trình Tin học Văn phòng.

- Dùng phím Enter để ngắt một đoạn văn bản.
- Với những đoạn văn bản có tính chất điều khoản, có thể dùng phím Tab
sau tiêu đề của đoạn văn bản đó hoặc có thể dùng thớc (Ruler) để điều chỉnh.
- Hạn chế tối thiểu việc dùng phím cách (Space) trong quá trình nhấp văn
bản.
3. Cách để nhập văn bản Tiếng Việt có dấu (gõ dấu trong Tiếng Việt bằng
VietKey ).
Để gõ dấu trong Tiếng Việt ta dùng các phím thay thế sau:
- Dấu huyền : F.
- Dấu sắc : S.
- Dấu hỏi : R.
- Dấu ngã: X.
- Dấu nặng: J.
- Chữ â: AA.
- Chữ ă: AW.
- Chữ ê: EE.
- Chữ ô: OO.
- Chữ ơ: OW.
- Chữ : UW, hoặc W.
- Chữ đ: DD.
4. Thao tác trên một khối chọn.
Khối (Block) là một đoạn văn bản liên tục.
a. Chọn (bôi đen) một khối.
Trớc khi tiến hành thao tác định dạng một khối văn bản nh chọn kiểu, font,
kích cỡ của chữ hay cắt, dán, di chuyển, ta cần phải chọn khối văn bản muốn
định dạng.
Để chọn (bôi đen) một khối văn bản ta đa con trỏ đến đầu (hoặc cuối) khối
rồi dùng một trong các cách sau:
- Giữ phím Shift, bấm các phím , , , , Page Up, Page Down,
Home, End đến vị trí cuối (hoặcđầu) khối cần chọn.

Click chuột vào lệnh Copy trên ShortCut Menu.
Nháy chuột phải ở vị trí mới.
Chọn lệnh Paste trên ShortCut Menu.
c. Di chuyển một khối.
Chọn một trong các cách sau:
- Chuyển khối bằng thực đơn dọc.
Chọn khối muốn chuyển.
Thực hiện lệnh Edit/Cut trên thực đơn dọc (hoặc gõ Ctrl + X).
Chơng trình dạy nghề

14
Giáo trình Tin học Văn phòng.
Di chuyển con trỏ đến vị trí mới.
Thực hiện lệnh Edit/Paste trên thực đơn dọc (hoặc gõ Ctrl + V).
- Chuyển khối bằng thanh công cụ (Tools bar).
Chọn khối muốn chuyển.
Nháy chuột lên biểu tợng Cut ( ) trên thanh công cụ.
Di chuyển con trỏ đến vị trí mới.
Nháy chuột lên biểu tợng Paste ( ) trên thanh công cụ.
- Chuyển khối bằng chuột.
Chọn khối muốn chuyển.
Nháy chuột phải vào vùng đã chọn (vùng bôi đen).
Chọn Cut.
Nháy chuột phải vào vị trí mới rồi chọn Paste.
d. Xoá một khối.
- Chọn khối muốn xoá.
- Gõ phím Delete.
Ghi chú:
- Khi thực hiện thao tác Copy hay Cut, dữ liệu đã chọn sẽ đợc đa vào vùng
nhớ đệm Clipboard (vùng nhớ tạm thời). Dữ liệu đợc đa vào vùng nhớ đệm ta có

nghiêng gạch chân.
Muốn chọn kiểu nào thì Click chuột vào một trong các ký tự B, I, U
trên thanh định dạng (hoặc nhấn các tổ hợp phím Ctrl + B, Ctrl + I,
Ctrl + U). Muốn huỷ bỏ thì lặp lại các thao tác trên.
Chơng trình dạy nghề

16
Giáo trình Tin học Văn phòng.
Để định dạng dầy đủ, thực hiện lệnh Format/Font (hoặc bấm Ctrl + D), hộp
thoại sau xuất hiện:
Trong hộp thoại có ba mục sau:
- Mục định dạng văn bản (Font): Định dạng một cách chi tiết văn bản đã đ-
ợc chọn nh Font, kiểu, cỡ của chữ hay màu sắc và một số hiệu ứng khác.
Định dạng gạch dới (Underline): Có một số kiểu gạch dới sau:
None: Không gạch. Single: Gạch nét đơn nhạt.
Double: Gạch nét đôi. Word only: Chỉ gạch các từ.
Dotted: Đ ờng gạch chấm . Thick: Gạch nét đơn đậm.
Dash: Gạch nét đứt. Dot Dash: Đ ờng gạch ngang chấm .
Dot dot dash: Đ ờng gạch chấm chấm ngang .
Wave: Gạch đ ờng l ợn sóng .
Chọn màu chữ : Click chuột vào ô Color để chọn màu cho chữ.
Các hiệu ứng (Effects):
Strikethrough: Đờng gạch ngang.
Double Strikethrough: Đờng gạch ngang đôi.
Superscript: Chỉ số trên a
2
.
Chơng trình dạy nghề

17

Left (Right): Canh đều theo biên trái (phải).
Centered: Canh vào giữa.
Justified: Canh đều hai biên (trái và phải).
- Mục Indentation:
Left (Right): Đặt lề trái (phải) cho đoạn văn bản.
Special: Đặt lùi vào cho dòng đầu cảu đoạn.
- Mục Spacing: định dạng khoảng các giữa các dòng, các đoạn.
Before: khoảng cách giữa đoạn đợc chọn và đoạn trớc.
After: khoảng cách giữa đoạn đợc chọn và đoạn sau.
Line spacing: đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn:
Single: cách dòng đơn. Double: cách dòng đôi.
1,5 lines: cách một dòng rỡi. Aleast: cách dòng nhỏ nhất.
Exactly: cách dòng chính xác theo giá trị của con số do ngời sử dụng
nhập vào ở mục By.
Có thể định dạng đoạn văn bản nhanh bằng thanh định dạng (Formating bar)
hoặc các tổ hợp phím nóng hoặc dùng thớc:
- Canh lề cho đoạn văn bản: nháy chuột vào các biểu tợng:
Left (Ctrl + L) Justified (Ctrl + J)
Center (Ctrl + E) Right (Ctrl + L)
- Đặt lề trái, phải cho đoạn văn bản ta có thể rê chuột trên thớc (Ruler) để
định dạng. Thớc trên dùng để đặt lùi vào cho dòng đầu văn bản, thớc dới dùng để
đặt lề trái, phải.
3. Các loại định dạng khác .
a. Tạo khung và làm nền (Border).
Để tạo khung và làm nền cho một đoạn văn bản, trớc hết: chọn (bôi đen)
đoạn văn bản cần tạo, sau đó vào thực đơn Format, chọn Border and Shading
Hộp thoại sau xuất hiện:
Chơng trình dạy nghề

19

Whole document: tạo khung cho toàn bộ văn bản.
This section: tạo khung cho các trang văn bản có cùng dạng xuất
hiện nh trang hiện tại (dọc hoặc ngang).
Chơng trình dạy nghề

21
Giáo trình Tin học Văn phòng.
This section first page only : tạo khung cho trang văn bản đầu
tiên.
This section All axcept fisrt page : Tạo khung cho toàn bộ văn bản
chỉ trừ trang đầu tiên.
Chú ý: Sau khi chọn các cạnh khung cho trang văn bản, vùng văn bản có thể
không sát với các đờng khung, để đa vùng văn bản ra sát với đờng khung,
nháy chuột vào nút Options, xuất hiện hộp thoại Border and Sharing
Options, trong mục Measure from chọn Text rồi nhấn OK.
b). Sơn định dạng: Dùng để sao chép định dạng của một đoạn văn bản.
Cách thực hiện:
- Đa con trỏ vào vùng văn bản mẫu.
- Nháy chuột lên biểu tợng Formating Painter (Xuất hiện chổi sơn
bên cạnh con trỏ chuột) .
- Rê chuột lên vùng văn bản cần sao chép.
4. Định dạng khoảng cách Tab Stop (Tab).
Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng tại một vị trí, khoảng cách từ vị trí
dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác đợc gọi là chiều dài của Tab Stop.
Khoảng cách mặc định là 0,5 inch 1,27 cm.
Việc thay đổi chiều dài của Tab Stop có thể thực hiện nh sau:
- Vào thực đơn dọc Format, chọn Tabs
Hộp thoại sau xuất hiện:
- Gõ vào vị trí của một Tab Stop, có thể chọn ký tự trong Leader (2, 3, 4)
nếu muốn những ký tự này trình bày giữa hai Tab Stop.

- Thao tác nhanh trên thanh công cụ (Tools bar).
Chơng trình dạy nghề

23
Giáo trình Tin học Văn phòng.
Chọn các đoạn muốn định Bullets and Numbering.

Nháy chuột lên biểu tợng để định Bullets hay biểu tợng để định
Numbering.
- Dùng thực đơn dọc.
Chọn các đoạn muốn định Bullets hay Numbering.
Thực hiện lệnh Format/Bellets and Numbering.
Chọn kiểu Bullets trong mục Bulleted hoặc chọn kiểu Numbering
trong mục Numbered.
Có thể chọn các Bullets không có trong list bằng cách nháy chuột vào
nút Customize để xác định kiểu mới.

5. Định dạng trang .
Vào menu File, chọn Page Setup, hộp thoại sau xuất hiện:
a. Đặt lề: Chọn Margins.
- Thay đổi khoảng cách từ mép giấy đến phần văn bản (gồm các phần trên
(Top), dới (Bottom), trái (Left), phải (Right)). Sau khi thay đổi một trong các
thông số quy định lề, phần Preview sẽ cho thấy hình dạng tơng đối của văn bản so
với kích thớc giấy.
- Để in tài liệu hai mặt đối xứng của giấy, chọn tác dụng cho mục Mirror
Margins (làm mép lề đối xứng). Khi đó các mục Left, Right sẽ đợc đổi thành
Inside (mép lề trong), Outside (mép lề ngoài) và chúng sẽ thay đổi tuỳ theo các
trang chẵn, lẽ của tài liệu.
Chơng trình dạy nghề