ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ


Trần Thu Trang

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIẾN TRÌNH
NGHIỆP VỤ VÀ ỨNG DỤNG CHO BÀI TOÁN
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN TRONG NỘI BỘ
CƠ QUAN

LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

HÀ NỘI - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ


Trần Thu Trang

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIẾN TRÌNH NGHIỆP
VỤ VÀ ỨNG DỤNG CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI ĐẾN TRONG NỘI BỘ CƠ QUAN
Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Chuyên ngành: HỆ THỐNG THÔNG TIN
Mã số: 60480104

LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:

Tác giả

Trần Thu Trang

1


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................................ 0
LỜI CÁM ƠN .................................................................................................................. 1
MỤC LỤC ....................................................................................................................... 2
MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 4
Giới thiệu ..................................................................................................................... 4
Cấu trúc luận văn ......................................................................................................... 4
Chương I: Tổng quan về hệ thống quản lý tiến trình nghiệp vụ ..................................... 6
1.1.Quản lý tiến trình nghiệp vụ (Business Process Management-BPM) ................... 6
1.1.1.Lịch sử BPM ................................................................................................... 6
1.1.2.Khái niệm BusinessProcess ............................................................................ 7
1.1.3.Phân loại BusinessProcess .............................................................................. 8
1.1.4.Định nghĩa Business Process Management - BPM ........................................ 9
1.2.Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (Business Process Modeling) ........................ 10
1.2.1.Một số ký pháp mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ ....................................... 10
1.2.2.Chuẩn mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ ...... Error! Bookmark not defined.
1.2.3. Từ mô hình hóa đến thực thi tự động tiến trình nghiệp vụError! Bookmark
not defined.
1.3.Hệ thống quản lý tiến trình nghiệp vụ (Business Process Management System
BPMS) ....................................................................... Error! Bookmark not defined.
1.3.1.BPM + IT = BPMS (Business Process Management System) ............. Error!
Bookmark not defined.
1.3.2. Lịch sử hình thành và phát triển BPMS ...... Error! Bookmark not defined.

2.Ứng dụng thực tiễn ................................................. Error! Bookmark not defined.
3.Những tồn tại và hướng tiếp tục ............................. Error! Bookmark not defined.
Tài liệu tham khảo ......................................................................................................... 11

3


MỞ ĐẦU
Giới thiệu
Trong thời đại công nghệ và môi trường kinh tế-xã hội thay đổi không ngừng.
Các tổ chức, doanh nghiệp dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều mong muốn trở nên uyển
chuyển hơn và thích nghi được với thị trường năng động. Hiện nay các doanh nghiệp
đang có xu hướng xây dựng các tiến trình nghiệp vụ sao cho dễ dàng đáp ứng việc tự
động hóa và thay đổi trong việc quản lý…. BPM là giải pháp công nghệ nhằm đáp ứng
việc tổ chức, quản lý doanh nghiệp theo các tiến trình nghiệp vụ trong điều kiện môi
trường thay đổi nhanh, cải thiện hiệu quả hoạt động và quản lý rủi ro tốt hơn. Giải pháp
BPM có mối quan hệ chặt chẽ đến 2 lĩnh vực: Công nghệ thông tin và Quản lý kinh
doanh hỗ trợ việc quản lý tiến trình nghiệp vụ nhằm áp dụng việc mô hình hoá và tổ
chức quản lý các tiến trình nghiệp vụ tại các doanh nghiệp.
BPM là một giải pháp công nghệ mới dựa trên nền tảng web và hướng dịch vụ.
Ứng dụng công nghệ này phù hợp với yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp cũng như
xu hướng phát triển công nghệ, tạo khả năng tái cấu trúc nhanh chóng các tiến trình
nghiệp vụ của tổ chức. Đó cũng là một nhu cầu cấp bách đối với các doanh nghiệp
ngày nay. Vì những đặc trưng mới này, đề tài “Hệ thống quản lý tiến trình nghiệp vụ
và ứng dụng cho bài toán quản lý văn bản đi đến trong nội bộ cơ quan” được tôi chọn
làm đề tài luận văn. Mục tiêu là làm quen với một cách tiếp cận mới để triển khai ứng
dụng công nghệ thông tin và thử nghiệm để có thể rút ra kinh nghiệm bước đầu thực
hiện các ứng dụng theo định hướng này.

Cấu trúc luận văn

1.1.Quản lý tiến trình nghiệp vụ (Business Process Management-BPM)
Chương này sẽ trình bày các khái niệm cơ bản liên quan đến “Hệ thống quản lý
tiến trình nghiệp vụ”. Để hiểu thế nào là hệ thống quản lý tiến trình nghiệp vụ, chúng ta
cần tìm hiểu thế nào là “Quản lý tiến trình nghiệp vụ”, thế nào là “Quy trình nghiệp
vụ”.

1.1.1.Lịch sử BPM
Các nhà lý thuyết quản lý không ngừng phát triển những ý tưởng mới về khái
niệm quản lý để hỗ trợ cho các tổ chức, doanh nghiệp đối mặt với những thách thức
của thị trường ngày càng phát triển nhanh, độ cạnh tranh cao. Mặc dù lúc đầu những ý
tưởng quản lý có vẻ khác nhau và không liên quan đến nhau, nhưng chúng đều có một
điểm chung không thay đổi qua nhiều năm sau. Họ có thể gọi đó là quá trình tái cấu
trúc tiến trình nghiệp vụ, kinh doanh (Business Process Reengineering - BPR), hay
Quản lý chất lượng tổng thể (Total Quality Management -TQM), hay là Six Sigma, tuy
nhiên chúng đều có một khái niệm chung đó là Quản lý tiến trình (Process
Management)Chang (2006).
Thuyết Quản lý tiến trình ngày nay có nguồn gốc từ thuyết về chất lượng những
năm 80, và tái cấu trúc Quy trình kinh doanh, nghiệp vụ những năm 90:
Trong cuộc cách mạng việc làm năm 1776, Adam Smith đã đưa ra ý tưởng về
chuyên hóa môn lao động. Khái niệm chuyên môn hóa lao động là nền tảng của việc
phân phòng ban, ngành theo chức năng trong các tổ chức hiện nay.
Cuộc cách mạng tiếp theo là của kỹ sư Frederick Winslow Taylor (được biết đến
với phát minh công cụ máy thép). Taylor mở rộng khái niệm của Smith về chuyên môn
hóa lao động bằng việc đưa ra phương pháp khoa học và phép đo lường quá trình sản
xuất được trình bày trong cuốn sách Principles of Scientific Management (1991).
6


Một trong những người đầu tiên đã điều chỉnh thuyết của Taylor đó là Henry
Ford – người thành lập hãng Ford Motor (1913). Henry Ford đã mở rộng khái niệm

Theo Davenport (1993), tiến trình nghiệp vụ là sự thực hiện có trình tự bắt đầu –
kết thúc của các hoạt động với đầu vào và đầu ra xác định.
Theo Talwar (1993), tiến trình nghiệp vụ là bất kỳ chuỗi hoạt động nào được định
nghĩa từ trước được thực hiện để đạt tới các kết quả đã được định trước.
Kết luận: Thông qua các định nghĩa ở trên, chúng ta có thể hiểu tiến trình nghiệp
vụlà một dòng chảy các hoạt động được thực hiện bởi con người hay máy móc được
phân chia thực hiện theo các phòng ban để đạt được mục tiêu kinh doanh, tạo ra các giá
trị nội bộ và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.

1.1.3.Phân loại BusinessProcess
Sự phân loại Business Process cũng phụ thuộc vào các góc nhìn khác nhau. Theo
như Batson và Williams (1998), đã đưa ra gợi ý phân loại Bussiness Process như sau:
− Phân loại theo chức năng (Functional) và liên chức năng(Cross-Functional):
Functional là tập hợp các hoạt động thực hiện một chức năng cụ thể trong một
phòng ban cụ thể như “Kế toán”.Cross-Functional là sự liên kết các hoạt động
chức năng giữa các phòng ban, ví dụ: Chức năng “Thực hiện đơn hàng” có thể
bao gồm đơn hàng, việc sản xuất và vận chuyển hàng.
− Customer vs. Administrator: Customer là những tiến trình thực hiện việc cung
cấp sản phẩm tới khách hàng. Administrator là những tiến trình nằm trong nội bộ
tổ chức hỗ trợ cho các tiến trìnhCustomer.
− Manufacturing vs. Service: Manufacturing là hoạt động sản xuất ra những hàng
hóa hữu hình. Service: là hoạt động nhằm sản xuất ra hàng hóa vô hình, đem lại
lợi ích cho tổ chức, kinh doanh.
Một cách phân chia khác, theo bài viết Al Mashari 2000, Willcocks và Smith đã
phân loại Business Process thành 4 nhóm cơ bản:
− Core: Trung tâm hoạt động của tiến trình
− Support: Thành phần hỗ trợ như: Công nghệ thông tin, kế toán…

8




Kết luận:
Xét về mặt quản lý:BPM là cách tiếp cận có hệ thống nhằm giúp tổ chức, doanh
nghiệp tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa tiến trình hoạt động với mục đích giảm chi phí, tăng
chất lượng hoạt động nhằm đạt tới các mục tiêu cần thiết.
Về mặt công nghệ:BPM là một bộ công cụ giúp tổ chức, doanh nghiệp thiết kế,
mô hình hóa, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các tiến trình kinh doanh một
cách linh hoạt.
Tóm lại, BPM có thể được hiểunhư sau: “Quản lý tiến trình là việc dựa trên cái
nhìn toàn bộ tổ chức như một hệ thống gồm các tiến trình liên kết với nhau, chúng có
mối quan hệ chặt chẽ được mô hình hóa dưới dạng sơ đồ, qua đó có thể cải tiến và đảm
bảo các tiến trình của tổ chức một cách tốt nhất, hiệu quả nhất” Chang(2006).

1.2.Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (Business Process Modeling)
Trong phần 1.1 chúng ta đã tìm hiểu Quản lý tiến trình nghiệp vụ BPM là gì, vậy
làm thế nào để xây dựng được một phần mềm hệ thốngQuản lý tiến trình nghiệp vụ?
Để trả lời được câu hỏi này trước hết chúng ta cần phải có công cụ để mô hình hóa tiến
trình nghiệp vụ. Trong phần này sẽ trình bày các công nghệ để mô hình hóa tiến trình
nghiệp vụ, đặc biệt sẽ tìm hiểu sâu về chuẩn mô hình đang được sử dụng rất rộng rãi,
và được đánh giá cao phù hợp với mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ đó là chuẩn
Business Process Modeling Notation (BPMN).

1.2.1.Một số ký pháp mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ
1.2.1.1.Ký pháp mô hình hóaFlow chart
Flow chart là công cụ đồ họa gồm các ký hiệu để biểu diễn cho các phép toán, dữ
liệu, hướng đi, thiết bị … nhằm mục đích định nghĩa, phân tích và giải quyết vấn đề.
Flow chart được coi là hệ thống ký pháp mô tả các tiến trình đầu tiên. Flow chart mô tả
dòng hành động theo thứ tự xác định và không hỗ trợ trường hợp các hành vi gặp lỗi.
Vì vậy công nghệ flow chart thường được sử dụng để mô tả các tiến trình ở mức cao,


12. BPMN Method and Style: A levels-based methodology for BPM tiến
trìnhmodeling and improvement using BPMN 2.0 by Bruce Silver
13. Mapping BPMN to BPEL Example - (PDF 386K)by Stephen A. White - IBM,
February 2005
14. Mastering the Unpredictab How Adaptive Case Management Will
Revolutionize the Way That Knowledge Workers Get Things Done by Keith D. Swenson of Fujitsu, long associated with the Workflow
Management Coalition, joined by contributors including Max J. Pucher of ISIS
Papyrus, Dana Khoyi of Global 360 and Nathaniel Palmer of SRA International,
Inc, BPM.com and the Workflow
15. Introduction to BPMN - (PDF 359K)by Stephen A. White - IBM, May 2004
16. Process
Driven
Modernization
in
Insurance
by Jason Dokken, Principal Global Architect, Insurance, TIBCO Software Inc.
17. Workflow
Patterns
with
BPMN
by Stephen A. White - IBM, January 2004
11

and

UML-

(PDF