ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN DUY DỊU

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƢƠNG

CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

Mã số: 60 32 03 01
LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

HÀ NỘI- 2015


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
2. Mục tiêu của đề tài
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
6. Nguồn tài liệu tham khảo
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
8. Đóng góp mong muốn của đề tài
9. Bố cục đề tài
NỘI DUNG
Chƣơng 1 – NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP BỘ

5
5
5
5
7
8
8
8
10
10
10
12
18
18
19
25
25
27
29
29
31
32
34
38
39
41
42
45
1


3.1.4. Kiểm tra, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ
3.1.5. Hoàn thiện công cụ thống kê
3.1.6. Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ
3.1.7. Đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin
3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ
3.2.1. Tổ thức thu thập tài liệu
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu
3.2.3. Tổ chức bảo quản tài liệu
3.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
3.3. Các giải pháp khác
3.3.1. Tăng cƣờng giảm, giải mật tài liệu lƣu trữ trong lƣu trữ
3.3.2. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
3.4. Kiến nghị
3.4.1. Về phía Nhà nƣớc

47
47
48
49
50
51
51

52
52
53
55
55
58
61

78
80

3


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, công cuộc cải cách nền hành chính nhà nƣớc
nói chung và cải cách từng ngành, lĩnh vực nói riêng đƣợc Đảng và Nhà ta đặc
biệt quan tâm. Một trong những kết quả nổi bật của công cuộc cải cách đó là đã
hình thành nên những bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Bộ Công Thƣơng là một
Bộ điển hình trong các bộ thuộc mô hình quản lý này. Liên quan đến công tác
lƣu trữ, một vấn đề có tính cấp thiết hiện nay là ở các bộ thuộc mô hình quản lý
nêu trên nói chung và ở Bộ Công Thƣơng nói riêng, công tác lƣu trữ cần đƣợc
quản lý nhƣ thế nào cho thật hiệu quả? Giải quyết thành công vấn đề này không
chỉ có tính mới về mặt lý luận mà còn góp phần thực hiện nghiêm chỉnh những
qui định có tính chất qui phạm pháp luật hiện hành về công tác lƣu trữ nói chung
và Luật Lƣu trữ nói riêng. Cụ thể là, tại Khoản 4, Điều 38, Chƣơng VI, Luật
Lƣu trữ đã quy định: “Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan
trung ương của tổ chức chính trị-xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của
mình thực hiện quản lý về lưu trữ” [tr.39;7].
Đối với Bộ Công Thƣơng, việc nghiên cứu vấn đề này lại càng cấp thiết
trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Bởi lẽ hội nhập kinh tế quốc tế đã dẫn
đến vấn quản lý nhà nƣớc đối với các lĩnh vực của hai ngành công nghiệp và
thƣơng mại là các lĩnh vực thuộc diện đƣợc Chính phủ phân cấp quản lý đang
ngày càng trở nên phức tạp. Tính phức tạp đó không loại trừ đối với công tác lƣu
trữ. Vấn đề cụ thể ở đây là, tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ có tính chuyên
ngành ở các lĩnh vực này cần đƣợc quản lý nhƣ thế nào cho thật sự hiệu quả.
Ngoài ra, thực hiện chủ trƣơng phân cấp phân quyền quản lý sản xuất kinh

để nâng cao hiệu quả quản lý của Bộ Công Thƣơng đối với công tác lƣu trữ.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1.Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung:
Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ.
Về phạm vi không gian: Nội dung trên đƣợc nghiên cứu ở các vụ, các đơn vị
có chức năng quản lý về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng.
Về phạm vi thời gian:
Các nhiệm vụ nghiên cứu đề tài đƣợc thực hiện có phạm vi thời gian: từ năm
tái lập -năm 2007- đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
1/- Làm rõ cơ sở lý luận về quản lý công tác lƣu trữ.
2/ Làm rõ cơ sở pháp lý và nội dung quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu
trữ của các cơ quan cấp Bộ, trong đó có Bộ Công thƣơng.
3/- Khảo sát thực trạng và kết quả thực hiện các biện pháp tổ chức, quản lý
công tác lƣu trữ ở Bộ Công thƣơng.
4/- Phân tích những ƣu điểm và hạn chế của Bộ Công Thƣơng trong thực
hiện chức năng quản lý về công tác lƣu trữ.
5/- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lƣợng quản lý công
tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng trong thời gian tới.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ
tại một số cơ quan nhà nƣớc không phải là vấn đề mới. Song việc nghiên cứu
quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng kể từ khi Bộ Công
Thƣơng đƣợc tái lập là một nội dung hoàn toàn mới hiện nay. Thật vậy, theo sự
nghiên cứu của chúng tôi, tính đến nay mới chỉ có một số đề tài nghiên cứu về
5


một số luận văn cụ thể sau đây:
Luận văn Thạc sĩ: của Nguyễn Thị Lan Anh về “Một vài ý kiến bước đầu tổ
chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay”, năm 1995; Trần Thanh Tùng về
“Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; Triệu Văn Cƣờng
về “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ” năm
2004; Nguyễn Thị Kim Bình về “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng
công ty 91”, năm 2005; Lê Thị Hoa về “Công tác Lƣu trữ ở Học viện Chính trị
Quốc gia Hồ Chí Minh thực trạng và giải pháp”; Phạm Thị Diệu Linh về “Các
giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội”
năm 2009; Hoàng Văn Thanh về “Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng,
thực trạng và giải pháp” năm 2011. Có thể nói đây là những công trình nghiên
cứu đã đề cập đến nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, song có những
cách tiếp cận khác nhau, đối tƣợng tiếp cận khác nhau. Phạm vi nghiên cứu chỉ
dừng lại ở một mặt hoạt động trong công tác lƣu trữ hoặc một đối tƣợng cơ quan
6


cụ thể chƣa có một công trình nào đƣa ra đƣợc giải pháp chung nhất về tất cả
các mặt hoạt động trong công tác lƣu trữ để có thể áp dụng vào quản lý công tác
lƣu trữ của bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nhƣ Bộ Công Thƣơng hiện nay.
Nhóm thứ ba. Đó là một số bài viết có liên quan đến tổ chức, quản lý công
tác lƣu trữ đƣợc đăng trên các tạp chí văn thƣ-lƣu trữ Việt Nam. Qua khảo sát,
chúng tôi thấy cho đến nay, chƣa có bài viết, công trình khoa học nghiên cứu
nào đề cập đến nội dung “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà
nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng”. Đây có thể xem là đề tài lần
đầu tiên nghiên cứu về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng từ khi tái lập năm
2007 đến nay. Tuy nhiên, đề tài của chúng tôi có kế thừa một số kết quả, nghiên
cứu về lý thuyết tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ nhƣng nội dung, địa bàn và
phạm vi nghiên cứu hoàn toàn mới, không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trƣớc
đó.

7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu
sau:
- Phƣơng pháp luận về nhận thức khoa học. Trong đó cơ bản là chủ nghĩa
Mác – Lênin.
- Phƣơng pháp lịch sử. Sử dụng phƣơng pháp này phân tích những văn bản
quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng đã ban hành và hiệu
quả của các văn bản đó.
- Phƣơng pháp phân tích hệ thống đƣợc sử dụng khi nghiên cứu hệ thống văn
bản quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ.
- Phƣơng pháp khảo sát, thống kê, mô tả, phân tích-tổng hợp, đánh giá đƣợc
sử dụng để nghiên cứu thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng
với mục đích nhằm tìm ra những ƣu điểm nhừa kế thừa.
8. Đóng góp mong muốn của đề tài
- Đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng, giúp cho
Lãnh đạo Bộ Công Thƣơng có cái nhìn tổng quan rõ nét về những ƣu điểm và
tồn tại trong quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng hiện nay.
- Góp phần quan trọng trong việc vận dụng các lý luận công tác lƣu trữ vào
thực tiễn tổ chức, quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ ngành Công Thƣơng.
- Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ
Công Thƣơng.
Ngoài ra, đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức và
những ngƣời làm công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học trong quản lý
nhà nƣớc về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ tại các Bộ đa ngành, đa lĩnh
vƣc hiện nay. Đồng thời, kết quả của đề tài cũng là tài liệu tham khảo trong bài
giảng dạy môn học về quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ tại
các cơ sở đào tạo ở Việt Nam.
9. Bố cục đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài có bố cục nhƣ sau:
Chương 1 – Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác

sát sao của các giảng viên Khoa Lƣu trữ.
Khó khăn: Nguồn tài liệu về công tác này còn phân tán, quỹ thời gian dành
cho quá trình nghiên cứu không nhiều, cộng với những áp lực nhất định từ phía
công việc chuyên môn.
Tuy nhiên, với sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo Văn phòng Bộ Công
thƣơng, Phòng Lƣu trữ Bộ Công thƣơng, đặc biệt với sự hƣớng dẫn của TS.
Nguyễn Cảnh Đƣơng cùng với nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành luận văn
đúng tiến độ. Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ
Công Thƣơng, Phòng Lƣu trữ Bộ Công thƣơng và TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng –
Ngƣời thầy đã tận tình hƣớng dẫn tôi hoàn thành Luận văn tốt nghiệp./.
Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2015
HỌC VIÊN

Nguyễn Duy Dịu

9


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Các bài viết trên tạp chí văn thƣ – lƣu trữ Việt Nam nhƣ:
- “Vài nét về công tác lƣu trữ tại một số cơ quan lƣu trữ Trung Quốc” của tác
giả Phạm Thị Huệ, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 4 năm 2005;
- “Bàn về khái niệm giá trị tài liệu lƣu trữ” của Tiến sỹ Nguyễn Cảnh Đƣơng,
Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 4 năm 2013;
- “Thực trạng tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp-Những vấn đề đặt ra đối với công
tác quản lý” của tác giả Nguyễn Thị Kim Thu, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt
Nam số 6 năm 2011.
2. Đào Xuân Chúc- Nguyễn Văn Hàm – Vƣơng Đình Quyền- Nguyễn Văn
Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác ưu trữ. NXB Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội, 1990.

16. Quyết định số 4267/QĐ-BCT ngày 23 tháng 6 năm 2013 của Bộ trƣởng
Bộ Công Thƣơng về việc tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của cơ
quan Bộ Công Thƣơng.
17. Quyết định số 5458/QĐ-BCT ngày 15 tháng 4 năm 2013 của Bộ Công
Thƣơng về việc bàn hành Quy chế công tác lƣu trữ.
18. Quyết định số 855/QĐ-BCT ngày 05/02/2013 của Bộ trƣởng Bộ Công
Thƣơng quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ;
19. Sơ lƣợc lịch sử ngành Công Thƣơng Việt Nam từ cách mạng tháng tám
đến nay, Nhà Xuất bản Công Thƣơng năm 2011.
20. Tuyển tập Một số vấn đề văn bản quản lý nhà nƣớc, lƣu trữ lịch sử và
quản lý hành chính của GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, năm 2011.
21. Tuyển tập văn bản quy phạm pháp luật và hƣớng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thƣ, lƣu trữ Việt Nam, do TS. Vũ Thị Minh Hƣơng chủ biên xuất bản
năm 2012.
22. Từ điển Lƣu trữ Việt Nam do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (nay là Cục Văn thƣ
và Lƣu trữ Nhà nƣớc) xuất bản năm 1992.
23. Thông tƣ 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ
quan.
24. Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ
hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các
cấp.
25. Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
về hƣớng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ
chức.
26. Trung tâm nghiên cứu khoa học lƣu trữ - Cục Văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc:
Luật lệ lưu trữ các nước và các tổ chức quốc tế, Hà Nội, 1999.
27. Gs. Đào Trọng Truyến: Hành chính học đại cƣơng-NXB Chính trị Quốc
gia năm 1997.