ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------------------------------------

LƯU THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

HÀ NỘI - 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------------------------------------

LƯU THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung


CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠError! Book
1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung
tài liệu Trường ĐHHP ......................................... Error! Bookmark not defined.

1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHPError! Bookmark not def
1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP ... Error! Bookmark not defined.
1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải PhòngError! Bookmark not defined.
1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHPError! Bookmark not defined.
1.1.3. Ý nghĩa tài liệu Trường ĐHHP .................. Error! Bookmark not defined.

1.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trường ĐHHPError! Bookmark n
1.2.1. Quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các
cơ quan nhà nước có thẩm quyền ......................... Error! Bookmark not defined.

1.2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHPError! Bookmark n
1.2.2.1. Công tác lập hồ sơ Trường ĐHHP ....... ..Error! Bookmark not defined.
1.2.2.2. Công tác quản lý hồ sơ Trường ĐHHP .. Error! Bookmark not defined.
2


1.2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHPError! Book
1.2.3.1. Ưu điểm .................................................. Error! Bookmark not defined.
1.2.3.2. Nhược điểm ............................................ Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết chương 1................................................. Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 2.......................................................... Error! Bookmark not defined.

XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNGError! Bookma
2.1. Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ ..... Error! Bookmark not defined.
2.1.1. Khái niệm về danh mục hồ sơ .................... Error! Bookmark not defined.

4


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
ĐHHP: Đại học Hải Phòng
UBND: Uỷ ban nhân dân
HSSV: Học sinh sinh viên
NCKH: Nghiên cứu khoa học

5


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trường Đại học Hải Phòng là trường đại học công lập thuộc hệ thống
giáo dục quốc dân của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trường là
đơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được
mở tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước. Trường chịu sự quản lý
toàn diện, trực tiếp của UBND thành phố Hải Phòng. Với vị trí, vai trò quan
trọng như hiện nay Trường ĐHHP sản sinh ra khối lượng tài liệu khá lớn và
có giá trị. Nhưng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt của trường từ khi
thành lập đến nay luôn ở dạng bó gói, thất lạc và mất mát. Việc lập hồ sơ nói
riêng và công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường nói chung còn yếu, chưa có
những quy định cụ thể để hoàn thiện. Thêm vào đó nhà trường sử dụng phần
mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ do UBND thành phố Hải Phòng cung cấp
nhưng việc quản lý hồ sơ điện tử chưa được cụ thể, rõ ràng và khoa học.
Đứng trước thực tế trên thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ
sơ là vô cùng cần thiết và cấp bách hiện nay. Trải qua nhiều giai đoạn phát
triển nhưng cho đến nay công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của nhà trường vẫn
còn là vấn đề lớn cần đưa ra bàn luận bởi chưa tìm được cách thức hợp lý,

quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường ĐHHP và từng
phòng ban.
- Khối lượng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của
trường.
- Cách thức, lề lối làm việc Trường ĐHHP.
7


- Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
* Phạm vi nghiên cứu
- Các văn bản quy định của Nhà nước nói chung về công tác lập hồ sơ,
xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử.
- Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phòng về
công tác văn thư, lưu trữ.
- Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHP.
- Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trường ĐHHP.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là vấn đề được đưa
ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thư, lưu trữ. Mặc dù
việc lập hồ sơ được quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác công văn,
giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ nhưng cho đến nay trên
thực tế ở hầu hết các cơ quan chưa lập được hồ sơ công việc một cách trọn
vẹn.
Làm gì và bằng cách nào để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả và quản lý
tốt hồ sơ là vấn đề được rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hành
chính, văn thư – lưu trữ, học viên cao học và sinh viên Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính

8. Luật lưu trữ (2011). Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12.
9. Kiều Thị Ngọc Mai(2000): Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ
sơ ở Cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6.
10. TS. Vũ Đăng Minh (2008): Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử về cán
bộ, công chức. Tạp chí Tổ chức nhà nước số 11.

9


11. Tô Duy Nghĩa(2002): Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ
ban Kiểm tra Trung ương. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2.
12. Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Luật Lưu trữ.
13. Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phủ về công tác văn thư.
14. Nghị định số 09/2010/ NĐ – CP sửa đổi một số điều Nghị định
110/2004/NĐ – CP của Chính Phủ về công tác văn thư.
15. TS. Nguyễn Lệ Nhung,Cẩm nang tài liệu lưu trữ điện tử, lược dịch.
16. Nguyễn Thị Trang Nhung(2011): Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và
xác định Danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt
Nam, Hà Nội.
17. Vũ Thị Phụng(2008): Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ
quan lưu trữ Việt Nam. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12.
18. Hoàng Tùng Phong(2011): Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ, Hà Nội.
19. Vương Đình Quyền(2005): Lý luận và phương pháp công tác văn thư. Nhà
xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
20. Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng 4 năm 2015 của UBND
thành phố Hải Phòng về việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ trên
địa bàn thành phố Hải Phòng.
21. Thông tư số 09/2011/TT – BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ