Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Lưu Thị Hà Giang

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, văn bản là phương tiện chủ yếu
để chuyển tải thông tin giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm
vụ được giao. Văn bản là phương tiện chuyển thông tin từ nơi gửi đến nơi nhận
phục vụ cho hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành của các cơ quan. Từ việc ban
hành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, chỉ
đạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình hình công tác, đề đạt ý kiến
lên cấp trên, trao đổi công việc với các cơ quan, đơn vị có liên quan… chủ yếu
đều thể hiện bằng hình thức văn bản, hay nói cách khác đều được văn bản hóa.
Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói chung, của từng cơ quan nói
riêng. Văn bản là sản phẩm phản ánh kết quả lao động của một tập thể hoặc của
một cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Chất lượng của sản phẩm này là
thước đo trình độ chính trị, năng lực chuyên môn và khả năng nắm bắt, liên hệ
thực tiễn của họ. Do đó, hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung,
từng cán bộ, công chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với khả năng ban hành văn
bản.

được rất nhiều sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo, tập thể các cán bộ trong
Văn phòng của cơ quan. Đặc biệt Em nhận được sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình
của Chánh Văn phòng Nguyễn Hoàng Viêt; chuyên viên hướng dẫn thực tâp
Vũ Việt Hải ; cán bộ văn thư Lê Hải Vân và cô giáo hướng dẫn nghiệp vụ
thực tập Lâm Thu Hằng, cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Quản trị
Văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường cùng toàn thể
các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng và các cán bộ Cục Trồng trọt
đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực tập tại đây và giúp đỡ em hoàn
thành bài báo cáo thực tập này.
Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nên bản báo cáo
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô đóng góp ý kiến
để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Lưu Thị Hà Giang

3

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, Hệ thống chính
trị Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu về lãnh đạo, chỉ đạo của hệ thống

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cục Trồng trọt là tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ
chức thực thi pháp luật đối với chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý
nhà nước của Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng, vì vậy hệ thống văn
bản được ban hành để quản lý các tổ chức tham mưu, giúp việc cho Cục với số
lượng rất lớn, chiếm một vị trí hết sức quan trọng là một mắt xích không thể
thiếu được, là phương tiện căn bản nhất trong hoạt động của Cục.
Hiểu được vấn đề đó em xin tìm hiểu và nghiên cứu đề tài: “ Thực trạng
và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Cục Trồng trọt – Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn” đồng thời đưa ra các giải pháp giúp Cục
Trồng trọt hoàn thiện hơn về công tác văn thư, giúp cho việc quản lý được hiệu
quả hơn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
-

Mục tiêu nghiên cứu chung: Tìm hiểu về công tác công tác văn thư của Cục
Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, đồng thời đưa ra một số

-

giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Cục trồng trọt.
Mục tiêu cụ thể: Tìm hiểu thực trạng về hoạt động công tác văn thư của Cục
Trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, trên cơ sở nghiên cứu

5. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác văn thư của Cục Trồng trọt vẫn còn một số hạn chế, vi phạm về
quy định của Nhà nước về hoạt động của công tác văn thư.
6. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện bài nghiên cứu này em có sử dụng một số phương pháp sau:

-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm các tài liệu phục vụ cho mục đích nghiên
cứu.

-

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ những kết quả đã nghiên cứu, phân tích
được để lựa chọn, tổng hợp tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu.

-

Phương pháp thu thập thông tin: Tìm hiểu, thu thập thông tin về hệ thống văn
bản quản lý phục vụ cho mục đích nghiên cứu.
7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
Phần II: Tìm hiểu hoạt động của công tác văn thư
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Lưu Thị Hà Giang

6


2. Trình Bộ ban hành quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia,
quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn
Lưu Thị Hà Giang

7

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quốc gia về quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Cục theo phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
3. Trình Bộ công bố và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá,
tổng hợp báo cáo thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch về chuyên ngành, lĩnh vực đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Cục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục.
4. Ban hành các văn bản cá biệt và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ
thuộc chuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý. Thông báo kế hoạch chi tiết
thực hiện chương trình, đề án, dự án do Bộ quản lý cho từng địa phương, đơn
vị sau khi được Bộ phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục.
5. Chỉ đạo sản xuất trồng trọt:
a) Xây dựng, chỉ đạo thực hiện và tổng kết, đánh giá kế hoạch sản xuất
trồng trọt hàng vụ, hàng năm và nhiều năm;
b) Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực hiện quy hoạch phát triển vùng cây
trồng tập trung, sản xuất nông sản thực phẩm an toàn;

tác bình tuyển, công nhận cây đầu dòng, vườn cây đầu dòng;
d) Chỉ định và quản lý hoạt động phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng
nhận hợp quy; phối hợp với các cơ sở đào tạo để bồi dưỡng và cấp giấy chứng
nhận người kiểm định, người lấy mẫu giống cây trồng; thực hiện quản lý hoạt
động cơ sở khảo nghiệm theo quy định;
đ) Cấp và thu hồi giấy cho phép xuất khẩu, nhập khẩu nguồn gen cây
trồng, giống cây trồng chưa có trong danh mục giống cây trồng được phép sản
xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật;
e) Thực hiện nhiệm vụ dự trữ quốc gia về giống cây trồng theo phân công
của Bộ trưởng và theo quy định của pháp luật.
7. Về quản lý sử dụng đất nông nghiệp:
a) Trình Bộ kế hoạch sử dụng, bảo vệ và cải tạo nâng cao độ phì đất sản
xuất nông nghiệp, chống xói mòn, sa mạc hóa và sạt lở đất;
Lưu Thị Hà Giang

9

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b) Thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất sản xuất nông nghiệp và
chuyển đổi mục đích sử dụng đất trồng lúa sang mục đích phi nông nghiệp theo
quy định;
c) Ban hành, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các giải pháp, tiến bộ kỹ
thuật về sử dụng, bảo vệ và nâng cao độ phì đất nông nghiệp; chống xói mòn, sa
mạc hóa, sạt lở đất;

toàn thực phẩm đối với cơ sở sản xuất trồng trọt, cơ sở sơ chế (gắn với cơ sở
trồng trọt), vùng sản xuất tập trung các sản phẩm trồng trọt dùng để xuất khẩu
theo quy định;
c) Trình Bộ ban hành VietGAP, các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ
thuật quốc gia về điều kiện đảm bảo chất lượng, an toàn thực phẩm đối với sản
phẩm trồng trọt; cơ chế, chính sách hỗ trợ áp dụng VietGAP, GAP khác, tiêu
chuẩn hữu cơ trong sản xuất trồng trọt; công nhận GAP khác;
d) Hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai áp dụng quy chuẩn kỹ thuật,
VietGAP, GAP khác, tiêu chuẩn hữu cơ; chương trình, kế hoạch sản xuất đảm
bảo chất lượng, an toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Cục theo phân
công của Bộ;
đ) Thực hiện quản lý hoạt động của các tổ chức chứng nhận VietGAP; tổ
chức đào tạo và cấp mã số người lấy mẫu đất, nước, sản phẩm cây trồng theo
quy định;
e) Tham gia tuyên truyền, phổ biến giáo dục chính sách pháp luật về chất
lượng, an toàn thực phẩm;
g) Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên trách quản lý
chất lượng, an toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định;
h) Thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành và xử lý vi phạm về an
toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng
và quy định của pháp luật.
10. Khoa học, công nghệ và môi trường:
a) Đề xuất, trình Bộ chương trình, kế hoạch, đề tài nghiên cứu khoa học,
ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật về chuyên ngành trồng trọt;
Lưu Thị Hà Giang

11

Lớp QTVP K1A


Lưu Thị Hà Giang

12

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

15. Tổ chức chỉ đạo công tác điều tra, thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu
về chuyên ngành trồng trọt theo quy định.
16. Về hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế:
a) Xây dựng, trình Bộ chương trình, dự án hợp tác quốc tế về chuyên
ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;
b) Tham gia đàm phán để ký kết các điều ước, thỏa thuận quốc tế thuộc
phạm vi quản lý của Cục; tổ chức thực hiện các điều ước, thỏa thuận quốc tế
theo phân công của Bộ trưởng;
c) Tổ chức thực hiện hợp tác, hội nhập kinh tế quốc tế; các chương trình,
dự án quốc tế tài trợ theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng và quy định pháp
luật.
17. Về cải cách hành chính:
a) Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Cục
theo chương trình cải cách hành chính của Bộ và chỉ đạo của Bộ trưởng;
b) Chỉ đạo rà soát, hệ thống hóa và đề xuất, xây dựng hệ thống thể chế,
pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;
c) Chỉ đạo hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức
trực thuộc Cục theo hướng phân công, phân cấp;
d) Đề xuất với Bộ về kiện toàn tổ chức, phương thức vận hành quản lý

a) Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi Chính phủ tham gia các
hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục; tổ chức lấy ý
kiến và tiếp thu việc đề xuất, phản biện của hội, tổ chức phi Chính phủ để hoàn
thiện các quy định quản lý nhà nước trong lĩnh vực trồng trọt;
b) Kiến nghị việc xử lý các vi phạm pháp luật của hội, tổ chức phi Chính
phủ hoạt động trong lĩnh vực trồng trọt;
c) Tham gia ý kiến về công nhận Ban vận động thành lập Hội và Điều lệ
Hội thuộc chuyên ngành được giao quản lý theo quy định.
20. Về tổ chức bộ máy, biên chế, số lượng người làm việc, vị trí việc làm,
chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật:
Lưu Thị Hà Giang

14

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Trình Bộ trưởng dự thảo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Cục; đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các tổ chức thuộc Cục theo
quy định;
b) Ban hành quy chế làm việc của Cục; quyết định quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực thuộc Cục (riêng các tổ chức có tư
cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng phải có ý kiến thẩm định bằng văn bản
của Bộ trước khi ký ban hành); ban hành quy chế/điều lệ tổ chức và hoạt động
của các tổ chức trực thuộc Cục; quyết định thành lập Tổ công tác của Cục theo
quy định của pháp luật;

chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc nhiệm vụ của Cục
theo quy định pháp luật;
l) Thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, viên chức và
người lao động thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý của Bộ;
m) Xây dựng, trình Bộ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ công chức,
tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức thuộc ngành, lĩnh vực theo phân
công của Bộ trưởng;
n) Thực hiện nhiệm vụ thi đua, khen thưởng theo quy định.
21. Về thanh tra, kiểm tra:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, phân cấp
quản lý về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định;
b) Thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành về trồng trọt theo quy định
của pháp luật;
c) Giải quyết hoặc tham gia giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của tổ
chức, công dân liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý của Cục; tổ chức việc tiếp
công dân theo quy định của pháp luật;
d) Quản lý việc sử dụng trang phục, phù hiệu, cấp hiệu, thẻ thanh tra và
biển hiệu thanh tra chuyên ngành đối với công chức được giao nhiệm vụ thanh
tra chuyên ngành theo quy định.
Lưu Thị Hà Giang

16

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b) Phòng Kế hoạch, Tài chính;
c) Phòng Thanh tra, Pháp chế;
d) Phòng Cây lương thực, cây thực phẩm;
đ) Phòng Cây công nghiệp, cây ăn quả;
e) Phòng Quản lý Đất và Phân bón;
g) Phòng Quản lý chất lượng và Môi trường;
h) Văn phòng Bảo hộ giống cây trồng mới;
i) Văn phòng đại diện Cục phía Nam, tại thành phố Hồ Chí Minh.
3. Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Cục:
a) Trung tâm Khảo kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây trồng Quốc gia, trụ
sở đặt tại thành phố Hà Nội;
b) Trung tâm Khảo kiểm nghiệm phân bón Quốc gia, trụ sở đặt tại thành
phố Hà Nội.
Các đơn vị trực thuộc Cục Trồng trọt quy định tại Khoản 3 Điều này có
con dấu và tài khoản riêng theo quy định.
Các đơn vị sự nghiệp khác được thành lập trên cơ sở Đề án do Cục xây
dựng trình Bộ trưởng phê duyệt theo quy định.
1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Cục Trồng trọt
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Cục Trồng trọt
Văn phòng Cục Trồng trọt tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng,
Lưu Thị Hà Giang

18


Thứ nhất: Đối với công tác tổ chức:
Đối với các công tác tổ chức Văn phòng Cục thực hiện các nhiệm vụ chủ
yếu và trọng tâm sau:

Lưu Thị Hà Giang

19

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Một là: Chủ trì xây dựng trình Cục trưởng các phương án, đề án về tổ
chức bộ máy, tổ chức nhân sự, biên chế… thuộc Cục trình Bộ theo quy định.
Hai là: Dự thảo, trình Cục trưởng văn bản chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục trình Cục trưởng và trình Bộ theo quy đinh; xây
dựng trình Cục trưởng ban hành quy chế làm việc, điều lệ tổ chức và hoạt động
của các tổ chức thuộc Cục; Tham mưu giúp Cục trưởng quản lý tổ chức bộ máy
biên chế
Ba là: Chủ trì tổng hợp trình Cục trưởng quy hoạch, đề án vị trí việc làm,
thống kê chất lượng đội ngũ công chức, viên chức, lãnh đạo quản lý; Thẩm định
trình Cục trưởng bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo
quản lý các cơ quan đơn vị thuộc Cục.
Bốn là: Hướng dẫn kiểm tra, tổng hợp và báo cáo về công tác tổ chức cán bộ,
công tác quản lý xất cảnh theo quy định và theo phân cấp thẩm quyền quản lý.
Thứ hai: Về chính sách lao động và tiền lương, Về đào tạo, Bồi dưỡng;
Một là: Chủ trì xây dựng, trình Cục tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ đối

quyền quản lý.
Thứ tư: Về hành chính và công tác quản trị
Một là: xây dựng các văn bản quy định, các hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc
việc thực hiện văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Cục theo quy đinh; thực
hiện các nhiệm vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin; Trực tiếp quản lý các
web, văn phòng điện tử; quản lý con dấu, văn bản; Thông báo và tổng hợp các
chương trình công tác, lịch làm việc hàng tuần, tháng, quý năm của lãnh đạo và
các đơn vị của Cục;
Hai là: quản lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật của cục; Thực hiện mua sắm,
sửa chữa máy móc khi cần thiết; Phối hợp với các phòng trong việc tổ chức các
cuộc họp, hội nghị, đi công tác, tiếp khách của lãnh đạo Cục; Thực hiện công tác
vệ sinh, lễ tân, khánh tiết, tang lễ, các hoạt động thăm hỏi của cơ quan theo quy
chế của Cục.
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng
Với chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Cục trưởng thì bộ máy
Lưu Thị Hà Giang

21

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Văn phòng cần phải đảm bảo đầy đủ số lượng, phân công trách nhiệm rõ
ràng và khoa học, có sự phối kết hợp nhịp nhàng nhằm giải quyết và thực hiện
công việc được hiệu quả cao nhất, đảm bảo cho sự hoạt động của Cục được

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kiểm soát số lượng, hình thức văn bản phát hành. Xử lý và ký các văn
bản khi được Lãnh đạo Cục phân công;
Hai là: Đồng chí Ngô Nguyên Nhan- Chuyên viên
- Chủ trì thực hiện công tác cải cách hành chính của Cục;
- Chủ trì thực hiện công tác thi đua khen thưởng- kỷ luật;
- Chủ trì thực hiện côn tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức;
- Thực hiện công việc khác khi có sự phân công của cấp trên;
Ba là: Đồng Chí Vũ Việt Hải- Chuyên viên
- Chủ trì thực hiện công tác hành chính Hải quan 1 cửa; Đầu mối ISO của
Cục;
- Thực hiện công tác Quản trị mạng; Thực hiện ứng dụng công nghệ
thông tin theo kế hoạch của Cục và Bộ;
- Phối hợp thực hiện công tac sửa chữa nhỏ; Phối hợp thực hiện công tác
Bảo hiểm xã hội, thi đua khen thưởng;
- Cập nhật theo dõi lich công tác của lãnh đạo;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phân công
Bốn là: Đồng chí Lê Hải Vân- Nhân viên
- Chủ trì thực hiện công tác Quản lý văn bản đi trước khi đóng dấu, lưu
trữ văn bản;
- Quản lý sử dụng con Dấu;
- Chủ trì thực hiện về chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội;
Lưu Thị Hà Giang

23

Lớp QTVP K1A


Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo phân công.

Lưu Thị Hà Giang

25

Lớp QTVP K1A