Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I ................................................................................................................2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM ......................2
LƯU TRỮ QUỐC GIA III.................................................................................2
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III............2
1.Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...............................................................................2
2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III............................2
3.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.....................................................................3
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III...............................................................................................................................................4
1. Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức...............................................................................4
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức.........................................................5
3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức.......................................................................5
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III.........................................................................................................................6
1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng.....................................................................................6
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu
cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III..........................................................................................6
1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III...............................................................................................................................................7
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III..................8
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
........................................................................................................................................................9
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III....................................................................................................................................11
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................................................12
Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Quốc
gia III..................................................................................................................25
Chủ đề: Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III........................................................................................................45
Chủ đề: Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc
Gia III.................................................................................................................51
Chủ đề: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.......................52
Chủ đề: Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổ chức
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...............................................................55
PHẦN III............................................................................................................56
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................56
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III......................................................................................................56
1. Trong công tác hành chính văn phòng......................................................................................56
2. Trong công tác văn thư – lưu trữ .............................................................................................57
3. Trong công tác quản trị thiết bị.................................................................................................57
II. Đề xuất giải pháp......................................................................................................................58
KẾT LUẬN........................................................................................................59
PHỤ LỤC...........................................................................................................60
Lê Thị Thanh Huyền
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lê Thị Thanh Huyền
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III.
1. Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước. Thành lập ngày
10/6/1995. Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng
tháng Tám năm 1945 đến nay.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước
Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập
từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay.
Đồng thời qua những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực,
khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất
nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua.
Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hình
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi
quản lý của Trung tâm.
Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo quy
định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ.
Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ
bảo quản tại Trung tâm.
Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công
nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
a. Lãnh đạo Trung tâm
Lê Thị Thanh Huyền
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lê Thị Thanh Huyền
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức.
Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vị
thuộc trung tâm thực hiện kế hoạch công tác.
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của trung tâm.
Xây dựng, cải tiến bộ máy làm việc của trung tâm đáp ứng yêu cầu của
từng giai đoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của trung tâm và các đơn
vị thuộc trung tâm.
Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc giả.
Quản lý biên chế, lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách
của Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm.
Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm vụ
bảo vệ chính trị nội bộ.
Xây dựng tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, cơ sở vật chất,
đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đời
sống vật chất và tinh thần của công chức, viên chức trong trung tâm.
Tổng hợp và theo đõi công tác thi đua, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của
Trung tâm.
Tham mưu và xây dựng phương án về các biện pháp bảo vệ, phòng,
chống cháy nổ của cơ quan , phòng chống lụt bão của cơ quan.
công việc về quản trị: vệ sinh môi trường cơ quan; theo dõi, quản lý tài sản;
tham gia tổng hợp, mua sắm một số vật tư thiết bị, VPP… theo quy định; kiêm
nhiệm công tác thủ kho cơ quan (khi chưa có người thay thế)
Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng phân công.
- Các bộ phận chức năng
+ Bộ phận Văn thư
+ Bộ phận Tài vụ
+ Bộ phận Quản trị
+ Bộ phận Tổ chức cán bộ
+ Bộ phận Bảo vệ thường trực
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổ chức (Phụ lục 02)
Bảng phân công công việc (Phụ lục 03)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Phòng Hành chính – Tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho Trung tâm. Là bộ máy tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo
cơ quan trong công tác điều hành phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm.
Lê Thị Thanh Huyền
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lê Thị Thanh Huyền
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý
quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung
theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực
hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.
Công việc này do phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện theo trình tự sau.
- Phòng Hành chính - Tổ chức yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối
lượng công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của ban giám đốc
- Dựa vào các thông tin được phản hồi, phòng Hành chính - Tổ chức xây
dựng dự thảo chương trình làm việc sau đó lấy ý kiến góp ý từ các đơn vị (nếu
có)
- Sau khi lấy ý kiến đóng góp, phòng Hành chính - Tổng hợp hoàn thành
bản thảo sau đó trình giám đốc phê duyệt và ban hành, sao gửi các đơn vị để
thực hiện công việc theo quy định.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì (Phụ lục 04)
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hình thức trao đổi công việc một cách
tập trung, công khai nhằm giải quyết các vấn đề hoặc một nhiệm vụ liên quan
đến công việc của một cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, tổ chức hội nghị, hội thảo
trường...
- Điểm danh để nắm bắt được đơn vị, cá nhân đi dự hội nghị
- Tuyên bố lý do, giới thiệu các thành phần tham dự
- Phòng Hành chính - Tổ chức ghi biên bản hội nghị: ghi rõ diễn biến
như người điều hành, tên và nội dung ý kiến tranh luận, ý kiến đại biểu, ý kiến
kết luận hội nghị...
- Bộ phận lễ tân phục vụ hội nghị các khâu như chuẩn bị đồ ăn, nước
uống, loa đài...
• Sau hội nghị
- Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm biên tập lại các biên bản
có liên quan đến hội nghị, theo dõi đôn đốc các quyết định hội nghị, giải quyết
các vấn đề hậu cần, lập hồ sơ hội nghị và thông báo kết quả hội nghị đến các
đơn vị, cá nhân có liên quan.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III (Phụ lục 05)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ
của cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng,
như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước
Lê Thị Thanh Huyền
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lê Thị Thanh Huyền
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiệm ở nhà, thông báo thời gian lãnh đạo đi vắng, sắp xếp lại các công việc, có
thể điều chỉnh hoặc hủy những công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo
văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo trước ngày lãnh đạo đi công tác.
- Kiểm tra lại toàn bộ các công việc trong thời gian phút chót để chủ
động kịp thời giải quyết nếu xảy ra sai sót.
• Sau chuyến đi công tác
- Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà (những công việc đã làm
được, những công việc chưa làm được), bàn giao lại giấy tờ, văn bản có liên
quan.
- Phối hợp với phòng Kế toán - Tài chính lập hồ sơ, kiểm tra các hóa
đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng.
- Cử cán bộ soạn thảo những văn bản có liên quan đến chuyến đi công
tác như báo cáo, hợp đồng, thư cảm ơn...
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 06)
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa
công sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thực hiện theo Quyết định số
treo Quốc kỳ trên cột cờ trước tòa nhà chính ; phòng làm việc được bài trí đảm
bảo tính trang nghiêm, hợp lý. Biển tên phải ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức
danh cán bộ, công chức, viên chức.
Nhìn chung, các cán bộ công chức, viên chức các cán bộ, công chức viên
chức tại Trung tâm thực hiện đúng với nội quy, quy định làm việc. Tuy nhiên
vẫn còn một số hạn chế nhỏ như tình trạng hút thuốc vẫn diễn ra đối với các cán
bộ, công chức, viên chức nam. Vẫn còn tình trạng đi muộn về sớm.
2. Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, bao gồm toàn bộ
công việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và lưu các hồ sơ hình
thành trong hoạt động của cơ quan. Tổ chức việc tiếp nhận tất cả các văn bản (kể
cả điện, fax) từ các nguồn đến; đăng ký chuyển giao và theo dõi quá trình vận
hành các văn bản đến.
Công tác văn thư tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III đóng vai trò hết sức
quan trọng và được thể hiện ở những mặt sau:
- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữ các cơ quan, tổ chức với nhau
công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công tác, đảm bảo hiệu
lực pháp lý của văn bản.
- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của văn Trung tâm Lưu
Lê Thị Thanh Huyền
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lê Thị Thanh Huyền
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng một số văn bản quy định về công tác
văn thư lưu trữ như Quy chế công tác văn thư lưu trữ áp dụng đối với toàn
Trung tâm (ban hành kèm theo Quyết định số 250/QĐ-TTLTIII ngày 16 tháng 8
năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III)
Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, đồng thời quản lý chung về
công tác văn thư - lưu trữ của Trung tâm như:
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư (Sử dụng những
phần mềm quản lý văn bản đi, đến)
+ Quản lý và sử dụng con dấu một cách thống nhất.
+ Bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Kiểm tra, giám sát những sai phạm về công tác văn thư, lưu trữ toàn
Trung tâm.
Nhìn chung, lãnh đạo văn phòng là người có tinh thần trách nhiệm cao,
kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư vững vàng nên công tác
văn thư tại Trung tâm được thực hiện tốt theo trình tự nhất định.
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
Trong công tác văn thư soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng và là nội dung đầu tiên của công tác văn thư, do đó công tác này luôn được
• Ưu điểm
- Phần lớn các văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được ban hành
đúng thẩm quyền, nội dung và thể thức theo Thông tư số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
15/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
- Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm lưu
trữ quốc gia III được lãnh đạo hết sức quan tâm, chỉ đạo ngày càng đi vào nề
nếp. các văn bản do Trung tâm ban hành chất lượng ngày càng cao, ít sai sót,
đảm bảo đúng thẩm quyền,trình tự và thủ tục chặt chẽ đúng quy định; bảo đảm
các yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày. Các văn bản được ban
hành đều được quả lý chặt chẽ và đúng quy định. Phòng hành chính – Tổ chức
thực hiện khá tốt chức năng kiểm tra giám sát việc xây dựng và ban hành văn
bản của trunh tâm; việc soát xét văn bản trước khi trình ký ban hành được thực
hiện nghiêm túc.
• Nhược điểm
- Vẫn còn mắc một số lỗi về thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành,
quốc hiệu, ngày tháng kí văn bản... Tuy nhiên đây chỉ là những sai sót nhỏ.
Lê Thị Thanh Huyền
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đến để thông báo cho các đơn vị có liên quan.
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiếp nhận từ 400 văn bản đến
trở lên.
Ví dụ:
+ Năm 2010: Tiếp nhận 400 văn bản đến.
+ Năm 2007: Tiếp nhận 526 văn bản đến.
b. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi của Trung tâm được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và ký thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dâu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
- Lưu văn bản đi.
2.2.3. Quản lý con dấu.
Các con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử
dụng. Cán bộ văn thư được giao chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị.
Con dấu được đựng trong két sắt tại phòng văn thư. Con dấu phải được
bảo đảm an toàn, không giao dấu cho người khác khi chưa được lãnh đạo cho
việc kết thúc và sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài
liệu xây dựng cơ bản.
- Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đối với việc lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Trung tâm
+ Tham mưu cho người đứng đầu Trung tâm trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị
trực thuộc.
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
tại đơn vị mình.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đề cao vì đây là
nơi có chuyên môn nghiệp vụ cao về lĩnh vực lưu trữ vì thế lãnh đạo am hiểu về
ngành nghề cũng như quan tâm, đôn đốc, triển khai các nhiệm vụ để đem lại
hiểu qua cao.
Lê Thị Thanh Huyền
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sau khi chỉnh lý, tài liệu sẽ được chuyển sang phòng Bảo quản. Công tác
bảo quản tài liệu được thực hiện tốt. Kho bảo quản được xây ở vị trí khô ráo, có
môi trường không khí sạch và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: tủ
đựng tài liệu; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; máy hút ẩm; quạt thông gió; điều hòa;
thiết bị phòng chống cháy nổ; dụng cụ vệ sinh tài liệu...
Trường phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các
qui định về bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn qui
định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng gian, bảo mật đối với
kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Ngoài ra phòng Bảo quản gồm đầy đủ những cán bộ có kĩ năng trình độ
về chuyên môn nghiệp vụ. Trưởng phòng bảo quản đôn đốc, hướng dẫn quy
định về chế độ bảo quản tài liệu đáp ứng được nhu cầu bảo quản và sử dụng tài
liệu kho lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
3.4. Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III muốn khai
thác, sử dụng tài liệu phải có văn bản đề nghị và được lãnh đạo cho phép.
Cá nhân, tổ chức khác ngoài Trung tâm đến nghiên cứu phải có giấy giới
thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo Trung tâm cho
phép.
Viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ cơ quan của Trung tâm III
Thành phần
Địa điểm
10h00: Họp Ban biên soạn sách "Trung
- Ban biên soạn sách
- Phòng họp
tâm Lưu trữ Quốc gia III 20 năm xây
theo Quyết định
tầng 9 nhà A1
14h00: Họp hội đồng thẩm định các
- Bà Trần Việt Hoa đi
- P207 trụ sở
Quyết định quy định chức năng, nhiệm
dự
dựng và phát triển"
Cục
14h00: Họp ban xây dựng Đề án Xử lý
- Theo Quyết định số
nghiệp vụ tài liệu lưu trữ tại các Trung
86/QĐ-TTLTIII ngày
tâm Lưu trữ Quốc gia
30/3/2015
15h30: Họp Ban tổ chức Lễ kỷ niệm 20
- Theo Quyết định số
năm ngày thành lập Trung tâm Lưu trữ
64/QĐ-TTLTIII ngày
Quốc gia III (10/6/1995 - 10/6/2015)
19/3/2015
9 nhà A1
Thứ sáu
(04/03/2015)
2. Kế hoạch công tác năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
2. Tập trung nguồn lực và các điều kiện bảo đảm nhằm nâng cao chất
lượng, hiệu quả công tác xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ
lịch sử.
3. Tạo cơ sở để nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành, cũng như đánh giá
hiệu quả hoạt động của đơn vị năm 2015.
4 Tiếp tục nâng cao nhận thức về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và tăng cường
trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong việc tham mưu, giúp Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ; tăng cường mối quan hệ
phối hợp giữa các cơ quan hữu quan trong việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ.
II. Yêu cầu
1. Nội dung của Kế hoạch phải bám sát các nhiệm vụ trọng tâm và phương
hướng, nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu công tác văn thư – lưu trữ.
2. Xác định rõ các nhiệm vụ trọng tâm công tác, các nhiệm vụ công tác cụ thể,
đồng thời, xác định rõ trách nhiệm của Trung tâm và các cơ quan, đơn vị có liên
quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác;
3. Các nhiệm vụ công tác phải bảo đảm phù hợp với nguồn lực của đơn vị và
bảo đảm tính khả thi; tinh thần chủ động, tự giác, khắc phục khó khăn của đội ngũ
Lê Thị Thanh Huyền
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công chức, viên chức trong việc tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ của đơn vị.
23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Copyright: Tài liệu đại học ©