Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.................3
1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III:.....................................................................................................................................3
1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm lưu trữ quốc gia III:.................................................................3
1.1.2 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:......................................................................3
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:..................................................4
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:..............................................................4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:.......................................................................................................5
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III.................................................................................7
2.1 Lưu trữ hiện hành:....................................................................................................................7
2.1.1 Hoạt động quản lý:.................................................................................................................7
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ:.............................................................................................................8
2.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:................................................................................8
2.2.1.2 Xác định giá trị tài liệu:.......................................................................................................9
2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành:.....................................................................10
2.2.1.3 Tình hình bảo quản tài liệu:..............................................................................................10
2.2.1.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu:....................................................................................11
2.2 Lưu trữ lịch sử:........................................................................................................................11
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm:...................................................11
2.2.2.1 Thành phần khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm:.......................................13
Nguyễn Minh Lý
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong xu thế phát triển của xã hội, công tác Lưu trữ chiếm một
vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Mỗi cơ
quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung
là trong quá trình hoạt động đã sản sinh những văn bản, giấy tờ và số lượng hình
thành trong từng cơ quan nhiều ít khác nhau.Những văn bản, tài liệu có giá trị
cần được lưu giữ lại để phục vụ cho tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là
những bản gốc, bản chính, là căn cứ pháp lý xác nhận sự việc đã xảy ra và
chứng minh tính hợp pháp về nội dung thông tin trong từng văn bản, tài liệu.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư
thì việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan
trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác lưu
trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Nhận thức được tầm quan trọng đó, khoa Văn thư- Lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang có rất nhiều cố gắng trong quá trình
đào tạo , nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng nhu
cầu của xã hội.
Xuất phát từ quan điểm “Học phải đi đôi với hành” Khoa Văn thư- lưu
trữ đã tổ chức cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học đi thực tập tại các cơ
quan, tổ chức. Mục đích của đợt kiến tập giúp sinh viên củng cố được kiến thức,
nâng cao năng lực, vận dụng lý thuyết để hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Lưu trữ
báo cáo này.
Nguyễn Minh Lý
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm lưu trữ quốc gia III:
Cách mạng Tháng 8 năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng
Hòa ra đời.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của nước
Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa nay là nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt
Nam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa, giá trị to lớn về nhiều
mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.Nhằm bảo vệ và phát
huy những giá trị của những tài liệu đó, ngày 10 tháng 6 năm 1995 Bộ trưởng ,
Trưởng ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc
thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ra đời
đã đánh dấu sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán bộ và cơ
sở vật chất. Thực hiện Quyết định trên, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước đã cho phép chuyển giao các phông tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ Dân chủ
Nhân dân và Xã hội Chủ nghĩa (từ sau năm 1945) từ Trung tâm Lưu trữ quốc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng và có trụ sở làm việc tại thành phố Hà Nội.
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tầm
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
- Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm;
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng;
- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã có những
thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhưng đến nay đã được quy định tại Quyết định số
166/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
gồm*, Ban lãnh đạo Trung tâm:
Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa.
Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Minh Sơn.
Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân.
Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa.
*,10 đơn vị thuộc Trung tâm:
vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp, quản
lý công sản, công tác quản trị và đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc
phục vụ cho hoạt động của toàn Trung tâm.
- Phòng Kế toán: Tham mưu và tổ chức thực hiện về quản lý công tác tài
chính, kế toán của Trung tâm.
- Phòng Bảo vệ- Phòng cháy chữa cháy: Tham mưu tổ chức thực hiện các
biện pháp bảo vệ, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão của Trung tâm
trong và ngoài giờ hành chính.
Phụ lục số 01
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Bộ phận lưu trữ thuộc phòng Hành chính - Tổ chức được biên chế 02 cán
bộ, có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức quản lý , tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm, cụ thể như sau:
-Xây dựng tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ(dài hạn
Nguyễn Minh Lý
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và ngắn hạn) của Trung tâm;
-Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư,
lưu trữ đối với toàn thể cán bộ, viên chức của Trung tâm;
-Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định lỳ và đột xuất về công tác văn
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức trung ương và cá nhân, gia đình,dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam
DCCH và nước CHXHCN Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra. Chính
vì vậy mà công tác lưu trữ của Trung tâm cần phải tìm hiểu trên cả hai phương
diện là lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
2.1 Lưu trữ hiện hành:
2.1.1 Hoạt động quản lý:
- Xây dựng văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ :
Như đã nêu ở trên thì lưu trữ hiện hành sẽ do cán bộ văn thư kiêm nhiệm
phụ trách. Trung tâm cũng đã ban hành Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày
01/9/2015 ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III trong đó có từ Điều 30 đến Điều 41 quy định, hướng dẫn về lưu trữ
cơ quan. Lãnh đạo Trung tâm luôn quan tâm, chỉ đạo công tác lưu trữ hiện hành
và tạo điều kiện cho cán bộ văn thư tham gia các lớp tập huấn để nâng cao trình
độ chuyên môn.
Phụ lục số 02.
- Quản lý phông lưu trữ:
Kho Lưu trữ hiện hành được bố trí tại Tầng 3 nhà A1 của Trung tâm,
đang được bảo quản khoảng 800 đơn vị bảo quản của các đơn vị thuộc Trung
tâm, tài liệu Đảng, Công Đoàn…Nội dung chủ yếu của tài liệu:
+Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
trong đó có công tác văn thư – lưu trữ. Do trình độ chuyên môn và các yếu tố
công việc mà hiện nay tại Trung tâm chưa phải xử lý vi phạm nào.
- Hợp tác quốc tế về lưu trữ:
Do điều kiện hợp tác với quốc tế nên một số công chức, viên chức đã
được cử đi học các lớp nghiệp vụ ở nước ngoài như: Nhật, Pháp, Trung Quốc,
Thụy Điển, Thái Lan...một số cán bộ, viên chức tham gia khảo sát xây dựng kho
lưu trữ chuyên dụng ở Nga, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Đức, Hà Lan, Thụy Điển,
Vương Quốc Anh... Nhờ có sự học hỏi kinh nghiệm đó mà cán bộ trong cơ quan
cũng như cán bộ lưu trữ cơ quan cũng phần nào được nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn.
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ:
2.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Hàn năm, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm phối hợp với đơn vị các phòng
ban của Trung tâm thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan., cụ
thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp với các đơn vị, công chức, viên chức xác định những loại hồ
sơ, tài liệu cần nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Các viên chức lập và nộp Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Giao nộp hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định: sau thời hạn 01 năm
Nguyễn Minh Lý
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thời hạn bảo quản của các hồ sơ tài liệu chủ yếu căn cứ vào thời hạn bảo
quản mẫu, cơ quan chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Những tài
Nguyễn Minh Lý
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu có giá trị được giữ lại là những tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ của
Trung tâm.Căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành
theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ
tướng và hiện nay theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ
Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Sau khi đã tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những tài liệu có
giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử thì những tài liệu hết giá trị được loại ra cần
phải được tiêu huỷ. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị có ý nghĩa đối với việc tiết
kiệm ngân sách cho Trung tâm, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản
cung cấp vật liệu làm giấy cho nhà máy hoặc cơ sở sản xuất…
Vì vậy việc tiêu huỷ tài là một công việc vô cùng quan trọng và cần thiết.
Thủ tục tiêu huỷ tài liệu tại Trung tâm gồm có việc lập danh mục tài liệu với các
cột thông tin: số thứ tự, tên tài liệu, số lượng văn bản, lý do tiêu hủy, ghi chú.
Biên bản tiêu huỷ tài liệu được các thành viên cuả Hội đồng xác định giá trị tài
liệu cơ quan xem xét, kiểm tra. Những tài liệu còn nghi ngờ về giá trị thì cần
phải giữ lại để xác minh lại.
không khí đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho.
Cán bộ bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ trong kho; hồ sơ tài liệu
để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để quản lý và
phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thuận lợi.
2.2.1.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu:
Do Trung tâm đã có phòng đọc riêng, nên đã áp dụng một số hình thức tổ
chức sử dụng tài liệu:
- Sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của Lưu trữ cơ quan.
- Mượn tài liệu của Lưu trữ cơ quan.
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ,chứng thực lưu trữ.
Để thực hiện tốt việc tổ chức sử dụng tài liệu thì Trung tâm đã ban hành
Nội quy phòng đọc với các nội dung: thời gian phục vụ, các giấy tờ cần khi đến
khai thác sử dụng tài liệu,những vật dụng không được mang vào phòng đọc, …
Ngoài ra cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định khác như: Quy định về sử
dụng tài liệu, Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan.
2.2 Lưu trữ lịch sử:
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý,
chỉ đạo về nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Trong thời gian
qua, ngoài việc tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy định, hướng
dẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, Trung tâm còn ban hành một số văn bản quy định hướng dẫn
về công tác lưu trữ lịch sử hiện đang được bảo quản tại Trung tâm như sau:
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quy
định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xác
định hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ
Nguyễn Minh Lý
11
quốc gia III.
- Quyết định số 166/QĐ-TTIII ngày 07/10/2005 về việc ban hành Bản
quy định đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang được bảo quản
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưu
trữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc.
Việc Trung tâm ban hành các văn bản trên để tạo nên sự thống nhất, khoa
học trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và đóng góp giúp các đơn vị chuyên
môn hoàn thành tốt mọi kế hoạch, nhiệm vụ đề ra.
Do thời gian thực tập không nhiều nên về công tác lưu trữ lịch sử của
Trung tâm em chỉ được khảo sát trong thời gian ngắn.Sau đây là kết quả của quá
trình em quan sát được:
Nguyễn Minh Lý
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2.1 Thành phần khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung
tâm:
Sau khi được thành lập, Trung tâm đã được Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
chuyển giao cho toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã
hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía
Bắc và các tổ chức cấp Kỳ, cấp Liên khu, Khu của nước Việt Nam Dân chủ
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hơn 100 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ cá nhân với số lượng khoảng 10 ngàn
đơn vị bảo quản, bao gồm tài liệu về tiểu sử,thư từ, bản thảo các tác phẩm, công
trình sáng tác của các nhà hoạt động chính trị, xã hội nổi tiếng,các nhà văn,thơ
tiêu biểu trong cách mạng…
Như vậy, khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm tương đối
lớn, đa dạng về thành phần và nội dung phong phú. Đây chính là nguồn sử liệu
quan trọng phản ánh toàn diện, đầy đủ và chân thực nhất về quá trình xây dựng
và bảo vệ tổ quốc ta trong suốt thời gian qua.
2.2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung
tâm:
Toàn bộ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung
tâm đều được sắp xếp bảo quản tại nhà kho A1. Tài liệu trong kho được tổ chức:
-Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lý tổng hợp và Tài liệu nghe nhìn.
-Tầng 2:Tài liệu hành chính gồm nhóm các phông về kinh tế.
-Tầng 3 và tầng 4:Tài liệu khoa học kỹ thuật.
-Tầng 5: Tài liệu hành chính gồm nhóm các phông văn hóa, giáo dục, y tế,
xã hội, các Khu, Liên khu đã giải thể,tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Việc sắp xếp tài liệu như vậy để thuận tiện cho cán bộ phòng Bảo quản có
thể tìm tài liệu được nhanh chóng, đỡ tốn thời gian nhằm nâng cao chất lượng
phục vụ độc giả.Tài liệu của các phông trong kho được phân loại, lập hồ sơ, xác
định giá trị tài liệu, bổ sung, thống kê theo đúng các nghiệp vụ của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước đã quy định và hướng dẫn. Hồ sơ tài liệu trong kho đều
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình thành
phông.
hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện chỉnh lý thì cán bộ đã tuân thủ các bước chỉnh
lý trong những văn bản quy định mang tính nguyên tắc về vấn đề này như:
- Luật lưu trữ;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn
Việt Nam ISO 9001-2000.
Nội dung công việc nghiệp vụ chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, Trung tâm tiến
hành các bước như sau:
- Khảo sát tài liệu;
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Viết lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của các cơ quan
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh còn bó gói, lộn xộn chưa được chỉnh lý;
- Chọn và xây dựng phương án tài liệu;
- Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý.
Nội dung các công việc tiến hành chỉnh lý tài liệu:
- Phân Phông tài liệu lưu trữ;
- Lập hồ sơ;
- Biên mục;
- Hệ thống hóa các hồ sơ của Phông;
- Làm các công cụ tra tìm và thống kê tài liệu;
Nguyễn Minh Lý
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
- Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu;
- Báo cáo thống kê định kỳ.
Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm:
- Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ;
- Các bộ thẻ;
- Hồ sơ phông;
- Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho;
- Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm; tài liệu hạn chế sử dụng;
- Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ;
- Sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho…v.v
2.2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ :
Là cơ quan chuyên môn về lưu trữ nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ quốc
Nguyễn Minh Lý
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
gia an toàn, khoa học là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của Trung tâm. Trong thời
gian qua, Nhà nước đã đầu tư cho Trung tâm xây dựng kho lưu trữ, mua sắm
trang thiết bị bảo quản, xử lý tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ hủy hoại,
bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ cũng như phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Tài liệu của các nguồn nộp lưu thu về trước khi nhập vào kho cần phải
làm vệ sinh đến từng trang tài liệu để tránh các nguy cơ gây hư hại tài liệu. Các
phương tiện bảo quản như giá, tủ, bìa , hộp đều được trang bị theo tiêu chuẩn
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhà nước và Văn phòng Chính phủ.
Nguyễn Minh Lý
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1 Những việc đã làm trong thời gian thực tập:
Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản
sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của
cơ quan, tổ chức đó.
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn
chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là cơ quan có chức năng sưu tầm , thu
thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng
họ tiêu biểu của nước Việt Nam DCCH và CHXHCN Việt Nam trên địa bàn từ
tháng 12.1945 trở thành y sĩ phụ trách phẫu thuật ở trạm phẫu thuật tiền phương
mặt trận Nha Trang - Khánh Hòa.
Năm 1946-1952, ông là Chủ nhiệm báo Vui Sống, cơ quan truyền thông
về dinh dưỡng sức khỏe;
Năm 1952-1957, ông là Trưởng phòng Phòng bệnh - Cục Quân y
Trưởng ban Phòng bệnh quân đội - Mặt trận Điện Biên Phủ;
Năm 1957-1961, ông học sau đại học tại Liên Xô; năm 1961-1966, ông là
Chủ nhiệm khoa Vệ sinh quân đội – Học viện Quân y;
Năm 1966-1980, ông là Viện trưởng Viện Nghiên cứu Ăn mặc, Phó Cục
trưởng Cục Quân nhu;
Năm 1980-1993, ông là Viện trưởng Viện Dinh dưỡng Quốc gia,
Chủ nhiệm bộ môn Dinh dưỡng Trường Đại học Y Hà Nội.
Năm 1981 – 1990, ông nguyên là Chủ nhiệm chương trình PAM (WFP)
2651, gồm 24 triệu USD lương thực, thực phẩm cho bà mẹ có thai, cho con bú
và trẻ em suy dinh dưỡng.
Năm 1993-1999, ông là cố vấn Kế hoạch Hành động dinh dưỡng quốc
gia (1995-2000), Chủ tịch Hội Dinh dưỡng Việt Nam, Ủy viên Ban Chấp hành
Hội Vệ sinh phòng dịch Việt Nam, Ủy viên sáng lập và Thường vụ Hội Làm
vườn Việt Nam, Chủ nhiệm Chương trình phòng chống thiếu vitamin A và bệnh
khô mắt.
Phó Chủ tịch Hội Liên hiệp quốc tế Vệ sinh và Y tế trường học.
Năm 2009 Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ Giấy qua đời.
*, Lịch sử Phông:
- Thời gian của tài liệu: 1990 - 2003;
- Nội dung của tài liệu gồm:
+ Tài liệu tiểu sử gồm: Lý lịch, các giải thưởng; câu đối, thư từ của bạn bè
và người thân; sổ tay ghi chép;
+ Tài liệu nghiên cứu gồm: Công trình nghiên cứu; Tài liệu nghiên cứu về
dinh dưỡng; Tài liệu nghiên cứu về sức khỏe,;
Nguyễn Minh Lý
Bước 2: Phân loại tài liệu từ các nhóm lớn thành các nhóm vừa:
Bước này tài liệu của mỗi nhóm được phân về từng lĩnh vực nghiên cứu:
Ví dụ: Khối tài liệu về nghiên cứu được phân về từng lĩnh vực như sau:
-Tài liệu về công trình nghiên cứu;
-Tài liệu nghiên cứu về dinh dưỡng;
-Tài liệu nghiên cứu về sức khỏe;
- Một số bài viết nghiên cứu khác;
Bước 3: Sau khi tài liệu được phân về lĩnh vực nghiên cứu, ta tiến hành
phân tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ cuối cùng tương đuơng với
một hồ sơ hay một đơn vị bảo quản:
Trong thời gian thực tập tại phòng Thu thập và sưu tầm tài liệu, em được
giao chỉnh lý khối tài liệu về nghiên cứu của Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ
Giấy. Sau quá trình chỉnh lý em đã phân loại được tài liệu và đưa vào từng hồ sơ
việc như sau:
1.Tài liệu về tiểu sử;
Nguyễn Minh Lý
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Tài liệu về nghiên cứu;
2.1 Tài liệu về công trình nghiên cứu;
- Công trình nghiên cứu “A decade of food and nutrition development in
Vietnam” (Một thập kỷ phát triển thực phẩm và dinh dưỡng ở Việt Nam) (19801990) của Giáo sư Từ Giấy.
quả của hồ sơ cũng như trong việc tra tìm và giải quyết công việc. Để tiến hành
Nguyễn Minh Lý
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc lập hồ sơ ta phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
để tiến hành việc lập hồ sơ, để xác định xem cần thu thập thêm loại tài liệu nào,
loại bỏ tài liệu nào cho đến khi đã đạt đến nhóm nhỏ cuối cùng.
Thực tế đối với tài liệu trong phông cá nhân Giáo sư, Thầy thuốc nhân
dân Từ Giấy chưa được lập thành hồ sơ thì phải tiến hành lập hồ sơ. Trong quá
trình sắp xếp có những văn bản trùng thừa và hết giá trị thì loại ra khỏi hồ sơ.
Các tài liệu loại được kê vào danh mục tài liệu loại.
Đối với tài liệu đã được lập hồ sơ ( khi tài liệu lập hồ sơ xong) đưa tài liệu
vào bìa sơ mi tạm và ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ lên bìa để tiện cho
việc tập hợp hồ sơ khi hệ thống hóa.
Sau đó viết dự kiến tiêu đề cho hồ sơ: tiêu đề hồ sơ phải phản ánh đầy đủ
nội dung bên trong và theo mẫu: Tên loại - Vấn đề - Tác giả - Thời gian.
Dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ: xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ phải xác định sao cho phù hợp với nội dung tài liệu. Đối với quy định theo
Thông tư 09/2011/TT-BNV có mức bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn thì toàn
bộ khối tài liệu trong Phông cá nhân Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ Giấy đều
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Bảng kê một số tài liệu bảo quản vĩnh viễn trong Phông cá nhân Giáo sư,
thực phẩm và dinh dưỡng ở Việt
Nam) (1980-1990) của Giáo sư Từ
07
Giấy.
Đề tài nghiên cứu về “Diễn biến tình
hình thể lực của học sinh tiểu học tại
Nguyễn Minh Lý
23
33
Việt,
Anh
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Copyright: Tài liệu đại học ©