Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................3
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................3
2. Mục tiêu của đề tài.....................................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................4
5. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................5
6. Phương pháp nghiên cứu............................................................................5
7. Bố cục của đề tài.........................................................................................5
PHẦN I.................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN LỤC NGẠN..........................................................................................6
I. Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân
huyện Lục Ngạn.............................................................................................6
1.1 Vị trí, chức năng......................................................................................7
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức..................................................7
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế..........................................................................8
1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai......................8
1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp...............................8
1.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch.......................................9
1.2.5. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao.................................................................................................................9
1.2.6. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường...........10
1.2.7. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội.............10

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Nhân
dân Huyện.....................................................................................................17
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soản thảo văn bản quản lí của Ủy ban.
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá................................19
3.3.3.1. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí..............19
3.3.3.2. So sánh với quy trình soạn thảo văn bản hiện hành và nhận xét.....19
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.............................21
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập
hồ sơ hiện hành của Ủy ban..........................................................................21
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban.....................................21
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ. ................................................................22
IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng...........23
Sinh viên: Trần Thu Hiền

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng............................................................................................................23
4.2. Sơ đồ hóa các bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề
xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.............................................................24
4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng. Nhận xét
về những hiệu quả mang lại..........................................................................25
PHẦN II..............................................................................................................26
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ................26
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN.........................................26

II. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục
những nhược điểm........................................................................................44
KẾT LUẬN........................................................................................................46
PHỤ LỤC

Sinh viên: Trần Thu Hiền

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động rất đa dạng, yêu
cầu nhiều năng lực và tư duy, chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo
quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay một cá nhân. Trên con đường hội
nhập kinh tế quốc tế, cùng với cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật như hiện nay
việc trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu cho mỗi con người trong
thời đại này. Để bắt kịp với sự tồn tại và phát triển của đất nước ngành Quản trị
Văn phòng đã và đang có những bước phát triển đáng kể và dần khẳng định
được vai trò và vị trí của mình không thể thiếu trong các cơ quan các tổ chức.
Ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong công tác hoạt động quản lý
Nhà nước. Ngành Quản trị Văn phòng còn được ví như một mắt xích không thể
thiếu trong hoạt động quản lý của Nhà nước, cũng như hoạt động quản lý cơ
quan, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức
năng hậu cần, giúp cho các hoạt động của cơ quan thực hiện có hiệu quả.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (trước đây là trường Cao Đẳng Văn Thư
Lưu Trữ) là một trong những trường hàng đầu trong cả nước chuyên về đào tạo

Ngạn đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành tốt thời gian
thực tập cũng như bài báo cáo của mình.
Báo cáo thực tập là kết quả của sự cố gắng và nỗ lực hết mình của tôi. Tuy
vậy, nó không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Do đó, qua đây tôi rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để bài báo cáo của tôi được hoàn chỉnh
hơn, giúp tôi có thêm những kinh nghiệm quý báu và tạo điều kiện thuận lợi cho
công việc sau này khi rời ghế nhà trường. Để có thể trở thành nhà quản trị thực thụ
với những kiến thức đã được học.
Tôi xin chân thành cảm ơn!.
Sinh viên

Trần Thu Hiền

Sinh viên: Trần Thu Hiền

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất mước, mọi lĩnh vực
hoạt động để có những đóng góp nhất định để vươn tới sự hoàn thiện. . Đảng và
Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia.
Trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngạn, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của công
tác văn thư.
- Khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban huyện hiện
nay, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của công
tác văn thư.
- Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp để nâng cao chất lượng, thống nhất
và đạt hiệu quả, hoàn thiện hơn về công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo bao gồm:
+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Nhân dân huyện Lục Ngạn;
+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Ủy ban;
+ Tìm hiểu tình hình tổ chức và hoạt động công tác văn phòng của Văn
phòng Ủy ban;
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng;
+ Đưa ra một số giải pháp, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả
công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban.
- Phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo: Công tác tổ chức, điều hành hoạt
động của Văn phòng; nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Văn
phòng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
- Các văn bản quy phạm pháp luật như:
+ Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

7. Bố cục của đề tài
Ngoài Lời nói đầu, Phần Mở đầu và Kết luận, thì nội dung chính của Báo
cáo gồm có 3 phần chính sau:
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN LỤC NGẠN.
Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.

Sinh viên: Trần Thu Hiền

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN LỤC NGẠN
I. Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Nhân dân huyện Lục Ngạn.
Tên cơ quan: Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn
Trụ sở: Thị trấn Chũ – Lục Ngạn – Bắc Giang
Số điện thoại: 0240 3882 203

Lục Ngạn là một huyện miền núi của Tỉnh, nằm trên trục đường Quốc lộ
31, có địa giới hành chính như sau:

là vải thiều) đậu quả tốt hơn khi ra hoa thụ phấn so với các huyện khác trong
tỉnh Bắc Giang
1.1 Vị trí, chức năng.
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
Theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân
số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 Ủy ban Nhân dân huyện có nhiện
vụ và quyền hạn sau:

Sinh viên: Trần Thu Hiền

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế


8

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dịch vụ ở các xã;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch.
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.5. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể
dục thể thao.
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
1.2.7. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
Sinh viên: Trần Thu Hiền

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


1.2.9. Trong việc thi hành pháp luật.
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
Sinh viên: Trần Thu Hiền

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chấp hành Hiến pháp, các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước cấp trên và
nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND các phường thực hiện pháp luật
bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh
tế, bảo vệ tính mạng tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợp
pháp khác của công dân.
1.3. Cơ cấu tổ chức.
* Lãnh đạo huyện:
- Chủ tịch: Nguyễn Thanh Bình
- Phó chủ tịch: + Trương Văn Năm
+ Cao Văn Hoàn
+ Lê Bá Thành
* Các phòng, ban chuyên môn:
(1) Văn phòng HĐND và UBND huyện;
(2) Phòng Kinh tế và Hạ tầng;
(3) Phòng Tài nguyên - Môi trường;
(4) Phòng Văn hóa và Thông tin;

dân huyện; tổ chức các hoạt động của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân
huyện; tham mưu, giúp việc Thường trực Hội đồng Nhân dân giám sát các hoạt
động của bộ máy hành chính ở địa phương, giúp cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dân
huyện về chỉ đạo điều hành, điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện.
- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có tư cách
pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo
quy định của pháp luật.
2.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng.
- Xây dựng và trình Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện
chương trình công tác tháng, quý, cả năm và toàn khóa của Hội đồng Nhân dân,
Ủy ban nhân dân huyện. Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, Hội đồng Nhân dân, Ủy
ban Nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình của Hội đồng Nhân
dân, Ủy ban Nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
công tác phối hợp giữa các cơ quan, các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự giám sát của Hội
đồng Nhân dân, Thường trực Hội đồng Nhân dân, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của Ủy ban Nhân dân và Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện theo quy định
của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao
theo quy định.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của Hội đồng Nhân dân
huyện, quyết định, chỉ thị của Ủy ban Nhân dân huyện; các văn bản quy phạm
Sinh viên: Trần Thu Hiền

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.
Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp
hoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ
Sinh viên: Trần Thu Hiền

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong cơ
quan, đơn vị.
* Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng (Xem phụ lục số 03).
III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện.
3.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện về
công tác văn thư, lưu trữ.
Hiện nay, công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục
Ngạn được thực hiện một cách có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu công việc.
Mặc dù Ủy ban chưa tự ban hành được các văn bản quản lí về công tác văn thư
lưu trữ, nhưng cũng đã áp dụng một cách hiệu quả những văn bản do Chính phủ
ban hành. Đó là các văn bản:
+ Nghị định số: 09/2010/NĐ/CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
+ Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội Vụ hướng dẫn thể thực và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

trình công tác của Ủy ban Nhân dân Huyện, các cơ quan phải có ý kiến chính
thức bằng văn bản gửi Văn phòng đề hoàn chỉnh, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân
dân Huyện xem xét, quyết định việc trình Ủy ban Nhân dân Huyện thông qua tại
phiên họp thường kỳ cuối năm.
3.2.2 Chương trình công tác quý.
- Trong cuối tháng của mỗi quý, các cơ quan phải đánh giá tình hình thực
hiện Chương trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề trình Ủy ban Nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện vào quý tiếp theo đã ghi trong Chương trình
công tác năm và bổ sung các vấn đề mới phát sinh để xây dựng Chương trình
công tác quý sau.
- Văn phòng tổng hơp, xây dựng dự thảo Chương trình công tác quý của
Ủy ban nhân dân huyện, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Huyện quyết định.
Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý, phải gửi chương trình công tác quý sau
cho các cơ quan liên quan và Ủy ban Nhân dân xã, thị trấn biết, thực hiện.
3.2.3 Chương trình công tác tháng.
- Hàng tháng, các cơ quan căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản
dự thảo đã ghi trong chương trình công tác quý, những vẫn đề tồn đọng, vấn đề
phát sinh mới để xây dựng chương trình công tác tháng sau. Văn bản đề nghị
phải gửi Văn phòng chậm nhất vào ngày 20 tháng trước.
- Văn phòng tổng hợp, xây dựng dự thảo Chương trình công tác tháng của
Ủy ban Nhân dân huyện, có phân theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, từng phó Chủ
tịch xử lý, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân quyết định. Chậm nhất là ngày 25
hàng tháng, Văn phòng phải gửi chương trình công tác tháng sau cho cơ quan
liên quan và Ủy ban Nhân dân xã, thị trấn biết, thực hiện.

Sinh viên: Trần Thu Hiền

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B

bản đó, văn bản có hiệu lực theo đúng quy định của nhà nước.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban
Nhân dân Huyện.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày, mặc dù đã có sự hỗ trợ của những quy
định (Thông tư số:55/2005/TTLT-BNV-VPCP), đội ngũ cán bộ, công chức trực
tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây được đào tạo, bồi dưỡng tương
Sinh viên: Trần Thu Hiền

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn những sai
sót cơ bản, không tuân thủ những qui định theo thông tư. Những văn bản được
ban hành trong Ủy ban Huyện cũng có những điểm mạnh và một số lỗi nhỏ.
Trong các văn bản đã được ban hành ở Ủy ban đã thực hiện đúng thẩm
quyền của người ban hành, đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức (9 yếu tố).
Các văn bản được bố cục rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản nắm bắt thông
tin một cách dễ dàng. Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã chú ý đến vần
đề thể thức, các văn bản trước khi ban hành đều được đánh số tạo điều kiện
thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản về sau. Về ngôn ngữ và văn phòng, văn bản
hành chính được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lý
hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa cơ quan, tổ chức trong việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại
chúng khách quan, khuôn mẫu và trang trọng, lịch sự.

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được tuân thủ thực hiện theo
Luật ba hành văn bản quy phạm pháp luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12
năm 2004 Luật ban hành văn bả quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và
Ủy ban Nhân dân; Thông tư liên tịch số: 55/2005/TT-BNV ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản. Bước đầu có tác dụng cho người lãnh đạo cơ quan và người
soạn thảo thấy rõ cần thiết hay không cần thiết phải ban hành văn bản, xác định
các vấn đề cần nêu ở văn bản và xem những cơ quan nào có trách nhiệm giải
quyết hoặc thực hiện.
Bước 2: Chọn tên loại văn bản. Nếu không chọn đúng tên loại sẽ ảnh
hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin. Đây là một khâu quan trọng cần
được coi trọng đúng mức, làm tốt khâu này sẽ góp phần làm cho văn bản soạn
thảo đạt được chất lượng tốt.
Bước 4: Duyệt bản thảo. Sauk hi đã soạn thảo xong văn bản cần đưa cho
thủ trưởng cơ quan cũng là người kí văn bản xem xét.
Bước 5: Nhân bản văn bản. Văn bản dự thảo sau khi đã được ban hành
lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành.
Bước 6: Hoàn thiện văn bản để ban hành. Sau khi nhân bản, người soạn thảo
có trách nhiệm đọc lại văn bản nếu phát hiện những sai sót cần kịp thời sửa chữa.
3.3.3.2. So sánh với quy trình soạn thảo văn bản hiện hành và nhận xét.
Tại Ủy ban Nhân dân Huyện cho đến nay chưa có một văn bản nào quy
định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lí nhà nước, hầu
hết các văn bản được ban hành chủ yếu dựa trên quy định của cơ quan nhà nước
Sinh viên: Trần Thu Hiền

19

luật, phát hiện những quy định của văn bản dưới luật có mâu thuẫn, chồng chéo
trái với quy định của Hiến pháp và các đạo luật.
Trong các văn bản đã được ban hành, có những dấu hiệu trái với pháp
luật, mâu thuẫn, chồng chéo trong quá trình thực hiện thì nhân viên văn phòng
có quyền phản ánh với các cơ quan thông tin đại chúng và đề nghị cơ quan,
người có thẩm quyền kiểm tra văn bản đó.

Sinh viên: Trần Thu Hiền

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản
đến; lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban.
* Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số 05).
* Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục số
06).
* Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành (Xem phụ lục số 07).
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban.
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một hay một số đặc điểm chung như tên
loại văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hay thời gian những đặc
điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi.