Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp đất nước, công tác này đòi hỏi phải
được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội khác. Trong những năm
qua, nhờ làm tốt công tác lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt
động của đơn vị, ngành mình triển khai có kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần
thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà mỗi cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn
đến công tác lưu trữ. Đây là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin
lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên
nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội …
Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong
hoạt động quản lý nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện
tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý
xã hội. Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói
chung và văn bản nói riêng. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ
nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá. Theo cách hiểu thông
thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng
nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội...Như vậy, tài liệu
lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm
về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát
triển của xã hội con người.
Trong thời gian đi thực tập với mục đích giúp em hiểu rõ hơn về công tác
lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khi đến thực tập đã tạo điều kiện, cơ hội cho em có
dịp cọ xát với thực tiễn, vận dụng những kiến thức lý luận mà mình đã được học
để giải quyết một số vấn đề cụ thể trong công tác lưu trữ vẫn còn đang vướng mắc
tại cơ quan đến thực tập. Từ đó giúp cho em có thể nâng cao ý thức và trách nhiệm

Chương II. Khái quát thực trạng công tác Lưu trữ của Viện STTNSV
Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại Viện ST&TNSV và đề xuất,
khuyến nghị.
Dưới đây là bài báo cáo của em đã khái quát lại kết quả trong quá trình đi
thực tập tại Viện ST&TNSV. Bài báo cáo của em không tránh được điều thiếu xót,
~2~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

tuy nhiên đây cũng là kết quả tu dưỡng học hành trong ba năm rèn luyện và cố
gắng hết sức mình để đánh giá khả năng của bản thân mình khi bước ra trường.
Em rất mong nhận được chỉ bảo tận tình, được sự nhận xét và đóng góp ý kiến của
thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ cũng như Ban lãnh đạo cùng các Cán bộ chuyên
môn trong Viện ST&TNSV để cho bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện
hơn nữa và đạt chất lượng cao, giúp em có thêm nghị lực trong cuộc sống cũng
như công việc sau này mà em đã lựa chọn cho chính bản thân.
Qua bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong
Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ, công chức
tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã quan tâm, tạo điều kiện cho em rất
nhiều trong quá trình thực tập và giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015
Sinh viên

Phạm Thị Thu Huyền

xã hội…
Bên cạnh công tác nghiên cứu, cán bộ của Viện đã và đang tham gia đào tạo
cán bộ trong lĩnh vực sinh thái – tài nguyên – môi trường cho các trường Đại học,
Viện nghiên cứu và một số địa phương khác.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu, Viện đã mở rộng sự
hợp tác với một số tổ chức quốc tế và các nước trong lĩnh vực của mình như:
WWF, UNDP, Frontier, UNICEF…không những thế, Viện còn là một thành viên
~4~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

trong chương trình ngiên cứu tài nguyên thực vật ở Đông Nam Á (PROSEA);
thành viên trong tổ chức Hiệp hội bảo vệ tài nguyên thiên nhiên quốc tế (IUCN);
là đầu mối liên kết và Bảo tồn thiên nhiên và đa dạng sinh học của Việt Nam,
thành viên Ban điều hành ASEANET và Hội đồng chuyên gia ARCBC của Đông
Nam Á; Bảo tàng lịch sử tự nhiên của các nước Hoa Kỳ, Paris; các trường Đại học
trên thế giới…Sự hợp tác này đã góp phần tạo điều kiện cho việc nâng cao chất
lượng nghiên cứu, đào tạo cán bộ và thu được những dẫn liệu mới cho khoa khọc
cũng như cho Việt Nam, nỗ lực bảo vệ nguồn tài nguyên độc đáo có tầm quan
trọng của thế giới và các hệ sinh thái nhiệt đới ở nước ta.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh
thái và Tài nguyên Sinh vật.
Theo Quyết định số 324/QĐ-VHL ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã quy định về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật

- Dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực sinh thái học và tài nguyên sinh
vật và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
- Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng công chức, viên chức của
đơn vị theo quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam;
- Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của nhà nước
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam giao.
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện.
Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật gồm có 119 cán bộ trong biên chế và trên
40 cán bộ hợp đồng. Với đội ngũ cán bộ khoa học đông đảo, đã trưởng thành
nhanh chóng về chuyên môn nghiệp vụ. Đến nay Viện có 04 Giáo sư-Tiến sĩ khoa
học,01 Phó Giáo sư-Tiến sĩ khoa học,03 Phó Giáo sư-Tiến sĩ, 38 Tiến sĩ, 08 Thạc
sĩ, nhiều cử nhân, kỹ sư, 10 kĩ thuật viên trong đó có 04 nghiên cứu viên cao cấp,
21 nghiên cứu viên chính và 90 nghiên cứu viên. Ban lãnh đạo Viện gồm: Viện

~6~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

trưởng và 03 Viện phó, 15 phòng chuyên môn, 01 Phòng QLTH (Văn phòng) và
01 Trạm nghiên cứu sinh học Mê Linh:
-Phòng Quản lý tổng hợp (Văn Phòng)
-Phòng Sinh thái môi truờng đất
-Phòng Sinh thái côn trùng

Công nghệ Việt Nam.
Viện trưởng là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung về các các hoạt động của
Viện trước Trung tâm, quy định cụ thể nhiệm vụ và quan hệ công tác của các đợn
vị thuộc cơ cấu tổ chức của Viện.Viện phó là người giúp việc cho Viện trưởng
trong lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về công
việc mà mình được giao.
Mỗi phòng nghiên cứu: 1 trưởng phòng, 1 phó trưởng phòng.
1.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Sinh thái và Tài
nguyên Sinh vật.
Hoạt động văn thư – lưu trữ là một mặt hoạt động cấu thành nên hoạt động của
phòng Quản lý Tổng hợp và là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong công
tác quản lý của viện. Bên cạnh đó phòng Quản lý Tổng hợp còn có các công tác
sau:
- Hoạt động hành chính văn phòng
- Hoạt động văn thư
- Hoạt động lưu trữ
- Hoạt động tài chính
- Hoạt động đào tạo
- Hoạt động kế hoạch
Ngoài ra có hợp đồng: lái xe, bảo vệ, tạp vụ.
~8~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VIỆN ST&TNSV ( PHỤ LỤC 02)


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Làm thủ tục cho các cán bộ đi công tác ngoài nước và trong nước theo quyền
hạn được phân cấp.
Cơ cấu, tổ chức.
Phòng Quản lý tổng hợp gồm:
01 - Trưởng phòng Quản lý tổng hợp
01 - Phó phòng Quản lý tổng hợp
01 - Kế toán trưởng
01 - Thủ quỹ
01 - Cán bộ văn thư
01 - Cán bộ đối ngoại, đào tạo sau đại học
02 - Lái xe (1 HĐ)
0 2 - Hợp đồng Bảo vệ
01 - Hợp đồng theo dõi điện nước
01 - Hợp đồng Tạp vụ
Các cán bộ chuyên môn đều có trình độ đại học, trên đại học,. Mỗi cán bộ được
phân công theo từng chuyên môn của mình trong quá trình làm việc trực tiếp với
Ban lãnh đạo Viện.

** Sơ đồ Cơ cấu Tổ chức của Văn Phòng Viện ST&TNSV ( phụ lục 03).

~ 10 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6


định riêng.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ.
Bộ phận cán bộ lưu trữ được bố trí 01 cán bộ kiêm văn thư- lưu trữ và có
trách nhiệm xây dựng kế hoạch thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá
trị của tài liệu lưu trữ của từng phòng ban nộp lưu cụ thể. Tiếp đó là phòng kho
lưu trữ được riêng biệt với diện tích hơn 50m 2, được trang bị các thiết bị như: đèn
điện, tủ đựng tài liệu, …... để phục vụ cho công tác lưu trữ trong khâu nghiệp vụ
bảo quản tài liệu lưu trữ được hiệu quả trong công việc.
Kho lưu trữ Viện ST&TNSV ( phụ lục 04)
2.1.3. Thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Theo sự hướng dẫn của Nhà nước và Viện Hàn lâm KHCNVN không chỉ
ban hành được quy chế về công tác lưu trữ mà còn vận dụng, triển khai các văn
bản chỉ đạo của Nhà nước trong công tác lưu trữ nói chung và Viện Hàn lâm nói
riêng.Qua đó, Viện ST &TNSV đã thực hiện theo đúng quy định chung thông qua
các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước và Viện Hàn lâm
KHCN ban hành nhằm thống nhất lại hệ thống công tác văn thư, lưu trữ trong toàn
phạm vi cơ quan.

~ 12 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã ban hành ra Quyết định
số 2097/QĐ-KHCNVN về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu
trữ vào ngày 31 tháng 10 năm 2006.

Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2.2. Tình hình thực trạng về công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
2.2.1. Nét khái quát về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ.
*Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản danh sách tên các hồ sơ dự kiến sẽ được lập trong
một năm của từng cán bộ chuyên môn, của từng đơn vị và các hồ sơ của cả đơn vị.
Mỗi năm Viện ST&TNSV sẽ có một danh mục hồ sơ được lập vào đầu năm
trên cơ sở kế hoạch công tác năm dưới sự chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị. Căn cứ
theo nhiệm vụ được giao, Cán bộ sẽ dự kiến những hồ sơ sẽ phải lập trong năm,
xem xét, kiểm tra danh mục hồ sơ rồi gửi về Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN.
Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN là nơi tổng hợp danh mục hồ sơ của
các đơn vị, tổ chức để xem xét, thẩm định và trình lãnh đạo phê duyệt bản danh
mục đó và sau đó sẽ được gửi đến các đơn vị để làm căn cứ thực hiện.
Cuối năm, Viện ST&TNSV nộp lại bản danh mục hồ sơ đã bổ sung cho
Văn phòng Viện.
*Quy trình lập hồ sơ:
Quy trình lập hồ sơ bao gồm các bước như sau: mở hồ sơ, thu thập sắp xếp
tài liệu vào hồ sơ, kết thúc và viết chứng từ kết thúc.
Căn cứ vào danh mục hồ sơ đã được lập, mà cán bộ Văn thư hoặc lưu trữ
của Viện sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ trong đơn vị. Sau khi được cấp bìa hồ sơ,
các cán bộ có nhiệm vụ ghi đầy đủ thông tin hồ sơ theo đúng quy định.
Trong quá trình giải quyết công việc Cán bộ có trách nhiệm phải thu thập
các văn bản có liên quan đến vấn đề đang giải quyết, xử lý để đưa vào hồ sơ. Tài
liệu trong sắp xếp trong hồ sơ theo một trong các tiêu chí sau đây:

khi công việc kết thúc và khi nộp hồ sơ phải có “Biên bản giao nộp hồ sơ”.

~ 15 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là
quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Phông lưu trữ Viện Hàn lâm KHCNVN và
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, để lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu
trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. Cùng đó nhằm đảm
bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn hoặc giá trị lịch sử để
bảo quản và phục vụ theo yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với
những ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành như: an ninh, quốc phòng, ngoại
giao,…. Thì thời hạn lưu trữ tại cơ quan sẽ được quy định riêng sau khi bàn bạc và
thống nhất giữa Viện Hàn lâm KHCNVN và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại
tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị
thuộc Viện Hàn lâm KHCN. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất
của các lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHCN. Cụ thể, Lưu trữ Viện thu thập tài liệu từ
các nguồn sau:
- Văn thư Viện là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ
quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở Văn thư cơ quan, sau một thời
gian sẽ nộp vào lưu trữ.

lại đây. Nguồn thu chủ yếu là các Quyết định, Công văn, các đề tài nghiên cứu
khoa học,… các văn bản đi đến khác có giá trị của Văn phòng và các đơn vị thuộc
khối chức năng của Viện ST&TNSV.
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là quá trình lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa
vào bảo quản với những tiêu chuẩn, nguyên tắc và phương pháp của ngành lưu trữ
để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị về mặt chính trị, kinh tế,
văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Từ đó việc lựa chọn để thu thập, bổ sung
những tài liệu có giá trị cho Viện ST&TNSV và loại ra những tài liệu hết giá trị để
được tiêu hủy.
Căn cứ vào thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội Vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức. Khi tài liệu được xác định là hết giá trị cần được loại ra
và tiêu hủy theo Quyết định hiện hành. Ta cần xác định giá trị tài liệu được bảo
quản theo thời gian “vĩnh viễn” hoặc bảo quản “có thời hạn, Văn phòng và các
~ 17 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

đơn vị thuộc Viện ST&TNSV; các phòng, ban thuộc Viện đều phải được xây dựng
“Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu” của các đơn vị và phòng, ban để làm căn
cứ cho việc xác định giá trị tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Cùng với
những tài liệu, hồ sơ này được phân chia ra thành những nhóm nhỏ tương ứng với
các mặt hoạt động và lĩnh vực khác nhau để sắp xếp mang tính đặc thù riêng của


- Biên mục hồ sơ
- Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn, cặp, hộp
Tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật, các đơn vị có trách nhiệm chỉnh lý
tài liệu của mình. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phân loại, lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; Xác định tài liệu hết giá trị cần
loại huỷ.
- Hệ thống hoá hồ sơ tài liệu
- Lập mục lục hồ sơ, tài liệu
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để loại huỷ.
Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu
trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, nhằm khai thác
triệt để, toàn diện. Công tác chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ theo nguyên tắc chỉnh lý
theo phông. Tại Viện ST&TNSV đang áp dụng phương án phân loại là “Thời gian
– Cơ cấu Tổ chức” để nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo
quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy. Tránh tình trạng phân tán Phông lưu trữ, tài liệu của từng đơn vị
trong Viện ST&TNSV và được sắp xếp riêng biệt, phản ánh được hoạt động của
đơn vị hình thành tài liệu. Sau khi chỉnh lý, những tài liệu trừng thừa, hết giá trị sẽ
được loại ra và tiến trình văn bản xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng đối
với khối tài liệu đó.

~ 19 ~


Phạm Thị Thu Huyền


- Mục lục hồ sơ: Mẫu mục lục hồ sơ trình bày theo Quyết định số 72/QĐKHKT ngày 02/8/1997.
~ 20 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV cần triển khai áp dụng phương pháp
thống kê hiện đại, xây dựng các phần mềm hỗ trợ hoạt động lưu trữ và thực hiện
song song giữa hai phương pháp để quản lý tốt khối lượng tài liệu có trong kho
cũng như tài liệu được bổ sung hàng năm vào kho lưu trữ.
b. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những
phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu cho các cán bộ trong Viện
ST&TNSV còn được dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho
lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách
nhanh chóng, dễ dàng theo yêu cầu của họ. Như vậy, trong kho lưu trữ tại Viện
ST&TNSV, với những hồ sơ tài liệu, người nghiên cứu có thể dễ dàng nắm bắt
được những thông tin tài liệu mình đang cần tìm nằm trong khối tài liệu nào, cụ thể
là hồ sơ nào thông qua hệ thống tra tìm tài liệu lưu trữ của kho.
Từ những nội dung nêu trên ta có thể thấy được công cụ tra cứu tài liệu
trong Viện ST&TNSV đóng góp vai trò quan trọng. Đặc biệt là phục vụ công tác
khai thác và sử dụng tài liệu của cán bộ trong Viện. Thông qua hệ thống công cụ
tra cứu tài liệu lưu trữ tại Viện, các Cán bộ, nhân viên chưa cần tiếp cận với các
loại hồ sơ, tài liệu đã nắm được những thông tin cần thiết về nội dung và thành
phần tài liệu. Điều đó sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người và phục vụ khai thác,
sử dụng tài liệu tốt hơn nữa tránh làm mất mát tài liệu sau này.

nghiên cứu tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Tất cả tài liệu nộp về lưu trữ
nếu cần tra cứu đều tìm thấy dễ dàng. Nếu trong hoạt động của một cơ quan mà
không có phòng lưu trữ hoặc không hoạt động tốt sẽ gây khó khăn cho việc nghiên
cứu sử dụng và bảo quản tài liệu, không đáp ứng được nhu cầu cần thiết khi sử
dụng. Vì vậy, lãnh đạo Trung tâm và lãnh đạo Viện đã rất chú trọng, quan tâm đến
công tác lưu trữ, thường xuyên đôn đốc chỉ đạo.
* Đối tượng:
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cơ
quan, đơn vị và nhu cầu riêng chính đáng của cá nhân trong và ngoài Viện.
* Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được quy định như
sau:

~ 22 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

+ Đối với người trong Viện, đơn vị có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu phải
có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của đơn vị
+ Người ngoài Viện phải cơ chứng minh thư, văn bản đề nghị hoặc giấy giới
thiệu của cơ quan đang làm việc hoặc có chứng nhận của chính quyền địa phương
đang quản lý.
+ Người nước ngoài phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới
thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc cơ quan, tổ chức quản lý có
thẩm quyền.
+ Các cá nhân, tổ chức khi yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu có mức độ

và chỉnh lý tài liệu năm 2010-2012
Tuần 4: từ ngày 23/3 đến ngày Chỉnh lý tài liệu
27/3/2015
Tuần 5: từ ngày 30/3 đến ngày Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm
3/4/2015
Tuần 6: ngày 6/4 đến 10/4/2015

tài liệu trên máy tính
Làm những công việc được giao và viết

báo cáo thực tập.
Tuần 7: ngày 13/4 đến 17/4/2015 Viết báo cáo thực tập
Tuần 8: ngày 20/4 đến 24/4/2015 Hoàn thành báo cáo thực tập và xin xác
nhận của Cơ quan.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
Để nâng cao hiệu quả về công tác lưu trữ em xin có một số đề xuất sau đối
với Viện ST&TNSV:
- Tăng cường những biện pháp cần thiết và đề ra những quy định của cụ thể
để thực hiện nghiêm túc luật lưu trữ quốc gia.
- Thực hiện hướng dẫn nghiệp vụ chỉ đạo, quản lý, kiểm tra, nâng cao tầm
quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với từng phòng ban để kết hợp tạo nên sự thống
nhất và hiệu quả trong công tác lưu trữ của Viện HLKH&CNVN chỉ đạo.
- Củng cố thêm số lượng cán bộ chuyên trách lưu trữ, về chất lượng và trình
độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm lưu trữ. Nâng cao hơn nữa về trình độ
đào tạo, mở các lớp tập huấn cán bộ về công tác lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu
chuyên môn và nghiệp vụ.
-Quan tâm hơn đến các yêu cầu cơ bản để đảm bảo việc hoạt động xuyên
suốt, nếu còn tài liệu chưa được chỉnh lý thì đầu tư kinh phí để hoàn thành.
- Tổ chức triển khai đến các đơn vị để nghiên cứu thực hiện phần mềm lưu

bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu……
- Do Cơ quan, tổ chức nhỏ nên cán bộ lưu trữ chưa được tách riêng mà vẫn
phải kiêm nhiệm chuyên môn khác. Trình độ của cán bộ còn yếu nên vẫn cần đến
sự hướng dẫn của cán bộ chuyên môn nghiệp vụ cao để hoàn thành công việc.
- Việc rà soát thu thập bổ sung tài liệu vẫn chưa được triệt để, việc giao nộp
hồ sơ tài liệu của các cán bộ trong bộ phận khác và cán bộ lưu trữ chưa được chặt
chẽ. Hồ sơ giao nộp vẫn còn ở dạng bó gói rời lẻ chưa lập hồ sơ gây khó khăn cho
công tác lưu trữ.
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn như: chưa có
diện tích rộng để chỉnh lý riêng, thiếu các dụng cụ vệ sinh tài liệu, không gian hẹp,
diện tích kho không đủ rộng để chứa nhiều khối tài liệu.
- Chưa có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ.
~ 25 ~