Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức............................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ
chức.....................................................................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành.....................................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Bình Liêu..............................3
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu............................................7
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu
trữ của UBND huyện Bình Liêu.......................................................................................20

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan....................................22
2.1. Hoạt động quản lý......................................................................................................22
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................24
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.....................................................................24
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu............................................................................................24
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.......................................................................................................25
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ............................................25
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................................................25
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................................26

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất, kiến nghị.......27
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được
...........................................................................................................................................27

nhà nước trên tất cả các lĩnh vực; công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công
cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ Quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Đặc biệt đối
với UBND huyện Bình Liêu là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp huyện hoạt
động với quy mô nhỏ ở cấp cơ sở nên công tác lưu trữ cần xây dựng nên các hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ, đây là một việc rất cần thiết vì vậy nó có ý nghĩa
vô cùng to lớn. Trong quá trình thực tập em thấy cơ quan đã sản sinh ra một
khối tài liệu rất lớn vì vậy mà việc tổ chức tốt cho công tác lưu trữ là một việc
rất cần thiết và có ý nghĩa.
Theo chương trình đào tạo của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và Khoa
Văn Thư – Lưu trữ thì cứ sau mỗi khóa học nhà trường và Khoa sẽ tổ chức ra
quyết định cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức theo những lý
thuyết mà các thầy, các cô truyền đạt trên lớp để sinh viên đi đến các cơ quan, tổ
chức vận dụng những kiến thức lý thuyết mà các thầy, các cô đã truyền đạt đem
ra thực hành. Được sự đồng ý của nhà trường và lãnh đạo UBND huyện Bình
Liêu em đã được Phòng Nội Vụ huyện Bình Liêu tiếp nhận vào thực tập tại
phòng từ ngày 02/3/2015 – 24/4/2015.
Sinh viên: La Thị Hằng

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mục đích của đợt thực tập này là nhằm giúp em có thể khảo sát được tình
hình thực tế của công tác lưu trữ để học hỏi kinh nghiệm. Do khả năng của bản
thân và kế hoạch của nhà trường em đã chọn cho mình một chuyên đề đó là

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1. Lịch sử hình thành
Bình Liêu là một huyện vùng núi cực bắc nằm ở phía đông bắc tỉnh
Quảng Ninh; Phía bắc giáp với Quảng Tây – Trung Quốc; Phía tây giáp với
Lạng sơn; Phía Nam giáp huyện Tiên Yên và Huyện Đầm Hà; Phía đông giáp
Huyện Hải Hà.
Phía bắc có 42,7km đường biên giới giáp với Trung Quốc, Bình Liêu có
tổng diện tích tự nhiên khoảng 471km2, dân số trên 27,629 người bao gồm các
dân tộc Dao, Sán chỉ, Kinh, Hoa, Tày. Bình Liêu có độ cao trung bình gần
800m được thiên nhiên ưu đãi về khí hậu, nhiệt độ trung bình vào mùa hè từ 20
– 30oC và mùa đông từ 10 -15oC . Trong huyện có nhiều danh lam thắng cảnh
đẹp như: Thác Khe Vằn, Núi Cao Ba Lanh, Núi Cao Xiêm. Bình Liêu ngày nay
dưới thời phong kiến ngày nay khi Pháp chưa xâm lược gồm hai tổng Bình Liêu
và Kiến Duyên của Châu Tiên Yên thuộc Phủ Hải Ninh. Ngày 12/3/1883 thực
dân Pháp đánh chiếm tỉnh Quảng Yên sau đó đánh chiếm huyện Bình Liêu và
từng bước tiến hành củng cố ách thống trị của chúng. Ngày 14/12/1912 phủ toàn
quyền pháp ra nghị định xóa bỏ tỉnh Hải Ninh lập đạo quan binh thứ nhất Xưa
Bình Liêu thuộc châu Tiên Yên ngày 16/12/1919 phủ toàn quyền Pháp ra nghị
định tách hai tổng Bình Liêu và Vô Ngại của châu Tiên Yên lập thành châu Bình
Liêu thuộc phủ Hải Ninh trong đạo quan binh thứ nhất. Từ đó Huyện Bình Liêu

cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và thực hiện kế
hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; lập dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình hội đồng nhân dân cùng
cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND
cấp xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của
HĐND xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyết định của pháp
luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó
- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng và khai thác lâm sản, phát triển
ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến hải sản
- Thực hiện giao đất cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Sinh viên: La Thị Hằng

4

- Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước về hoạt động thương mại,
du lịch và dịch vụ trên địa bàn
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao UBND thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng các chương trình đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện
- Tổ chức và kiểm tra thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non
- Quản lý các chương trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các
phong trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể dục
thể thao
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế;
Sinh viên: La Thị Hằng

5

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch bệnh
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm
* Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường UBND
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ


6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và
chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật
* Trong việc thi hành pháp luật UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp
bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản các quyền và lợi
ích hợp pháp của công dân
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hòa giải ở xã, thị trấn
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính UBND
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân
theo quy định của pháp luật

thông tin, thể dục thể thao, phòng giáo dục và đào tạo, phòng y tế, phòng lao
động thương binh xã hội, hội chữ thập đỏ, hội nông dân, hội cựu chiến binh. Phó
chủ tịch phụ trách kinh tế chịu trách nhiệm về quản lý hành chính nhà nước về
công tác thu, chi ngân sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công
nghiệp, thương mại, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng địa bàn huyện, quản lý thị
trường, quản lý đô thị. Phó chủ tịch thay mặt chủ tịch giải quyết các công việc
thuộc phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước chủ tịch, tập
thể UBND huyện
Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu gồm 13 phòng ban (Văn phòng HĐND
và UBND; Phòng tài chính – kế hoạch; Phòng kinh tế - hạ tầng; Phòng Nội Vụ;
Phòng lao động, thương binh và xã hội; Phòng văn hóa – thông tin; Phòng giáo
dục và đào tạo; Phòng tư pháp; Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn;
Phòng tài nguyên – môi trường; Phòng y tế; Phòng thanh tra; Phòng dân tộc) và
các đoàn thể các tổ chức chính trị xã hội như: UBMTTQ Việt Nam, Hội nông
dân, hội phụ nữ, Liên đoàn lao động, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh,
Hội cựu chiến binh và các đơn vị sự nghiệp như: Đài phát thanh – truyền hình;
ban quản lý dự án công trình; Ban quản lý chợ; Ban quản lý cửa khẩu; Trung
tâm điện nước.
Cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng như sau:
1. Văn phòng HĐND và UBND.
* Chức năng
Tham mưu tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân và UBND huyện về hoạt
động của Hội đồng nhân dân và UBND huyện; Tham mưu cho chủ tịch UBND
huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện, cung cấp thông tin
phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, thường trực Hội
đồng nhân dân, các đại biểu hội đồng nhân dân huyện và tham mưu một số công
việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện giao
- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện trong việc

- Bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND huyện
- Quản lý cán bộ, công chức và tài chính, tài sản được giao theo quy định
của pháp luật và phân công của Thường trực HĐND và UBND huyện
2. Phòng tài chính – kế hoạch
* Chức năng
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
lĩnh vực tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh; tổng hợp
thống nhất quản lý về kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân theo quy định của pháp
luật
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về lĩnh vực tài chính
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế, chính sách,
các quy hoạch, kế hoạch, chương trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị dự toán thuộc huyện, ủy ban nhân dân
xã, thị trấn xây dựng dự toán ngân sách hàng năm
Sinh viên: La Thị Hằng

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lập dự toán ngân sách nhà nước đối với những khoản thu được phân cấp
quản lý, dự toán chi ngân sách các huyện và tổng hợp dự toán ngân sách cấp xã;

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về: xây dựng;
kiến trúc, quy hoạch xây dựng; hạ tầng đô thị; phát triển đô thị; nhà ở và công
sở; vật liệu xây dựng; giao thông vận tải; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp;
Sinh viên: La Thị Hằng

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thương mại; khoa học và công nghệ
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm; các chương trình dự án đầu tư trong các lĩnh
vực quản lý nhà nước thuộc ngành xây dựng, giao thông vận tải, công thương,
khoa học và công nghệ
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, cơ
chế, chính sách, các quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án đã được các cấp
có thẩm quyền phê duyệt
- Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về quản lý đầu tư xây dựng, quản lý
chất lượng công trình xây dựng
- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về các lĩnh vực được giao cho cán
bộ, công chức xã, thị trấn trên địa bàn
- Thực hiện báo cáo định kỳ đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ các
lĩnh vực theo quy định của UBND huyện và các Sở có liên quan

nước, tôn giáo
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội Vụ trên địa
bàn và tổ chức triển khai theo quy định
- Trình UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi được giao
- Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của UBND
tỉnh
- Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể,
sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm
- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính sự nghiệp
- Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp của huyện và UBND các xã, thị trấn
- Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
UBND huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh
- Thực hiện thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danh
lãnh đạo nhân dân cấp xã

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
tỉnh và theo quy định của pháp luật
- Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt
- Thanh tra, kiểm tra giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về
công tác nội vụ theo thẩm quyền
- Thực hiện công tác thống kê báo cáo Chủ tịch UBND huyện và Giám
đốc Sở Nội Vụ về tình hình kết quả triển khai công tác Nội Vụ trên địa bàn
- Tổ chức triển khai ứng dụng tiến bộ, khoa học công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin
- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội Vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của UBND huyện
5. Phòng lao động, thương binh và xã hội
* Chức năng
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
lĩnh vực lao động; người có công và xã hội; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền
hạn theo sự ủy quyền của UBND huyện và theo quy định của pháp luật
Sinh viên: La Thị Hằng

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND huyện ban hành chỉ thị, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng
năm
- Trình Chủ tịch UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực văn hóa,
gia đình, thể dục thể thao và du lịch thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch
UBND huyện
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm phap luật, kế hoạch, đề án,
Sinh viên: La Thị Hằng

14

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chương trình đã phê duyệt
- Hướng dẫn, kiểm tra các hoạt động của các trung tâm văn hóa thể thao
các thiết chế văn hóa thông tin cơ sở
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể
dục thể thao và du lịch đối với các chức danh chuyên môn thuộc ủy ban nhân
dân xã, thị trấn
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, thanh tra việc chấp
hành pháp luật về hoạt động văn hóa, gia đình, thể dục thể thao và du lịch
- Thực hiện công tác báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất tình hình hoạt
động văn hóa, gia đình, thể dục thể thao và du lịch
- Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phân
cấp, ủy quyền của UBND huyện

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện công tác cải cách hành chính, công tác thực hành tiết kiệm,
phòng chống tham nhũng, lãng phí
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin báo cáo định kỳ và hàng năm báo
cáo đột xuất về tổ chức và hoạt động giáo dục
8. Phòng tư pháp
* Chức năng
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác xây dựng và thi hành văn bản quy định pháp luật; kiểm tra xử lý văn
bản quy phạm pháp luật; phổ biến giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng
thực, hộ tịch; trợ giúp pháp lý
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác tư pháp và tổ
chức triển khai thực hiện trên địa bàn theo quy định
- Trình UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm,
hàng năm về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của phòng
- Trình chủ tịch UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực tư pháp
thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND huyện
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thuộc phạm vi quản lý của Phòng
- Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về dự án luật, pháp lệnh theo sự chỉ đạo của
UBND huyện và hướng dẫn của Sở tư pháp
- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về theo dõi thi hành pháp luật thuộc
lĩnh vực quản lý đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ
- Quản lý và đăng ký hộ tịch
- Hòa giải ở các cơ sở và trợ giúp pháp lý

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành được phê duyệt
- Tổ chức thực hiện công tác phát triển sản xuất nông, lâm, ngư, nghiệp;
công tác phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, sâu bệnh, dịch bệnh trên địa
bàn
- Thống kê diễn biến đất nông nghiệp, mặt nước nuôi trồng thủy sản, diễn
biến rừng
- Quản lý các hoạt động phục vụ phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy
sản
- Tổ chức thực hiện công tác khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư và
các dự án phát triển nông nghiệp, công nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển
nông thôn trên địa bàn huyện
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực
hiện nhiệm vụ được giao về các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản,
thủy lợi và phát triển nông thôn theo quy định của UBND huyện và Sở nông
nghiệp và phát triển nông thôn
10. Phòng Tài nguyên và Môi trường
* Chức năng
Tham mưu giúp UBND huyện quản lý nhà nước về: đất đai, tài nguyên
nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND huyện ban hành các văn bản hướng dẫn việc thực hiện các
quy hoạch, kế hoạch, chính sách pháp luật của nhà nước về quản lý tài nguyên
và môi trường; kiểm tra việc thực hiện sau khi UBND huyện ban hành
- Lập quy hoạch sử dụng đất, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
Sinh viên: La Thị Hằng

17

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

- Dự thảo các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm,
hàng năm, đề án chương trình phát triển y tế, cải cách hành chính, xã hội hóa
trong lĩnh vực y tế trên địa bàn
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, chương trình phát triển y tế trên địa bàn huyện sau khi phê duyệt
- Kiểm tra, thanh tra việc tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật, chính sách, kế hoạch, đề án, chương trình, dự án và hoạt động đối với các
cơ sở cung cấp dịch vụ về y tế trên địa bàn huyện
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thực
hiện nhiệm vụ được giao theo quy định
12. Thanh Tra Huyện
Sinh viên: La Thị Hằng

18

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Chức năng
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của thanh tra
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị về công tác thanh tra,
giải quyết khiếu nại tố cáo, phòng chống tham nhũng
- Trình Chủ tịch UBND huyện chương trình, kế hoạch thanh tra hàng năm


Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vực công tác dân tộc
- Dự thảo các văn bản hướng dẫn thực hiện các quy định của UBND tỉnh
về công tác dân tộc trên địa bàn
- Thực hiện công tác thông tin, lưu trữ phục vụ quản lý nhà nước về công
tác dân tộc theo chuyên môn nghiệp vụ được giao
- Kiểm tra việc thực hiện chính sách, chương trình, dự án và các quy định
của pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo
- Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và đột
xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác dân tộc trên địa bàn
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của UBND huyện Bình Liêu
* Tổ chức
Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức để thực hiện tốt và hiệu quả
một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn thì ta cần phải bố trí bộ phận chuyên trách
về vấn đề đó. Đặc biệt công tác lưu trữ là một hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ
quan trọng của tất cả các cơ quan, vì vậy để thực hiện tốt công tác lưu trữ thì
trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận lưu trữ chuyên trách.
Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu đã bố trí 01 công chức làm công tác
quản lý nhà nước về lưu trữ có trình độ Đại học chuyên ngành lưu trữ và Quản
trị văn phòng. Ủy ban nhân dân huyện đã có sự quan tâm bằng việc đưa cán bộ
đi tham dự các lớp đào tạo về lưu trữ, đồng thời đưa đi tham dự các lớp tập huấn
về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Tuy nhiên việc ứng dụng

- Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đoàn thể trong cơ
quan để phục vụ việc khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan
- Nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định của nhà nước
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu
- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu
* Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ ở UBND huyện Bình Liêu
Hiện nay UBND huyện Bình Liêu có 01 biên chế cán bộ Lưu trữ có trình
độ Đại Học chuyên ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng giúp UBND huyện
quản lí nhà nước về công tác lưu trữ và thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định
kỳ, đột xuất về công tác lưu trữ. Ngoài ra ở Văn phòng HĐND và UBND huyện
bố trí 02 cán sự chuyên trách (01 có trình độ sơ cấp, 01 có trình độ trung cấp).

Sinh viên: La Thị Hằng

21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan
2.1. Hoạt động quản lý
* Xây dựng ban hành văn bản về công tác lưu trữ
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có văn bản quy phạm pháp luật quy

Sinh viên: La Thị Hằng

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Quản lý phông lưu trữ cơ quan
Việc quản lý Phông lưu trữ cũng là một việc hết sức cần thiết và quan
trọng ở các cơ quan hiện nay vì trong các phông đó cũng chứa đựng các hồ sơ,
tài liệu quan trọng của tất cả các phông.
Bộ phận lưu trữ được bố trí một phòng trên tầng 3 của UBND huyện Bình
Liêu, mà Phông lưu trữ UBND huyện Bình Liêu là phông lưu trữ mở nên tài liệu
hình thành ra chủ yếu là các văn bản của UBND huyện. Hiện nay kho lưu trữ
UBND huyện Bình Liêu đang quản lý 13 phông, trong đó có 01 phông lưu trữ
của HĐND và UBND huyện Bình Liêu là phông lưu trữ mở.
* Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học
công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan
Việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ trong hoạt động lưu trữ cũng là một việc cần thiết nhưng việc ứng
dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào công tác Lưu trữ của UBND huyện
Bình Liêu còn gặp nhiều khó khăn, công tác lưu trữ chưa được đầu tư các trang
thiết bị cần thiết cho việc quản lý, lưu trữ tài liệu nên việc thu thập chỉnh lý,
phân loại chưa được nhập số liệu trên máy tính.
* Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ

cơ quan, đơn vị bước đầu đã thực hiện công tác lưu trữ nhưng kết quả đạt chưa
cao, tài liệu mới chỉ được phân loại theo thời gian, tên loại và tác giả chứ tài liệu
chưa được lập thành hồ sơ.
Theo quy định về quy chế công tác lưu trữ của cơ quan thì tùy theo mức
độ, tính chất vi phạm phải chịu theo các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định
của pháp luật về xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức. Trường hợp
gây thiệt hại vật chất của cơ quan thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định,
nhưng qua công tác kiểm tra về công tác lưu trữ thì chưa có trường hợp nào vi
phạm về quy chế công tác lưu trữ mà cơ quan đã quy định
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ đang được UBND huyện
quan tâm và tổ chức thường xuyên. Hiện nay ủy ban nhân dân huyện đang tiến
hành, song tiến độ còn chậm. Huyện đã xây dựng và ban hành Danh mục các cơ
quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện, đây là một trong những cơ
sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào lưu trữ huyện. Khối tài liệu trong kho lưu trữ của huyện chủ yếu là tài liệu
của Văn phòng HĐND và UBND huyện, Phòng tài chính – kế hoạch và phòng
lao động – thương binh và xã hội.
Nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu là: Hội đồng nhân dân huyện, bộ phận
Văn phòng, lãnh đạo UBND huyện, các cá nhân và đơn vị có liên quan.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Công tác xác định giá trị ở UBND huyện Bình Liêu được thực hiện căn cứ
vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức. Trong quá trình xác định thì
những tài liệu nào có giá trị thì giữ lại bảo quản, còn những tài liệu nào hết giá
trị thì làm thủ tục tiêu hủy theo quy định. Tuy nhiên ở UBND huyện Bình Liêu
còn một số tài liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa chưa đem ra để tiêu hủy
Bộ phận lưu trữ ở UBND huyện Bình Liêu đã ban hành bảng thời hạn bảo
quản tài liệu, trên cơ sở đó việc xác định giá trị tài liệu sẽ được chính xác và