Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
NỘI DUNG...........................................................................................................2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC .............2
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan tổ chức...............................................................................2
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức.........................................12
Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, ....17
TỔ CHỨC .........................................................................................................17
2.1. Hoạt động quản lý ...............................................................................17
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................18
CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ .......................................................28
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả cần đạt được..................................................................................28
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.................................................................................................31
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................31
KẾT LUẬN........................................................................................................33
PHỤ LỤC


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG


Tôi xin chân thành cảm ơn!
Lạng giang, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Trần Thị Thanh Dung
1


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan tổ chức
*Lịch sử hình thành
Lạng Giang là một vùng quê được hình thành và có tên gọi rất sớm trong
lịch sử các tên làng, tên xã Việt Nam. Qua nhiều giai đoạn biến đổi của đất
nước, ranh giới và tên gọi hành chính của Lạng Giang cũng nhiều lần thay đổi,
đã để lại trên mảnh đất này biết bao dấu tích lịch sử của cha ông ta trong quá
trình đấu tranh dựng nước và giữ nước. Từ những ngày đầu triều các vua Hùng,
Lạng Giang chưa thành tên gọi. Địa phận của huyện thuộc đất Kê Từ (bao gồm
địa giới hành chính các huyện Lạng Giang, LụcNam, Lục Ngạn ngày nay) nằm
trong Lộ Vũ Ninh. Tên Kê Từ tồn tại suốt gần một nghìn năm Bắc thuộc; đến
thế kỷ 11, được đổi là châu Lạng thuộc lộ Bắc Giang. Năm 1407, châu Lạng đổi
thành phủ Lạng Giang, gồm 02 châu: Châu Lạng Giang và châu Thượng Hồng,
cai quản 10 huyện, trong đó có huyện Bảo Lộc chính là đất Lạng Giang ngày
nay và một phần của huyện Lục Nam; trụ sở đặt tại làng Chu Nguyên (thị trấn
Vôi ngày nay). Năm 1889, chính quyền Pháp thành lập tỉnh Lục Nam, huyện
Bảo Lộc thuộc tỉnh Lục Nam. Ngày 8/9/1891, tỉnh Lục Nam giải thể, huyện Bảo

đô hộ tàn bạo của Nhà Minh, mở ra những trang mới trong lịch sử dựng nước và
giữ nước vẻ vang của dân tộc.

(Tiết mục biểu diễn võ thuật tại lễ hội Cần Trạm-Hố Cát-Xương Giang
1427-2015)

3


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

Phát huy truyền thống anh hùng cách mạng, Phủ Lạng Giang cũng là nơi
sớm tiếp thu ánh sáng của chủ nghĩa Mác- Lênin và con đường cách mạng vô
sản do đồng chí Nguyễn Ái Quốc lựa chọn và truyền bá về nước. Cuối năm
1938, chi bộ Phủ Lạng Thương được thành lập. Chi bộ Phủ Lạng Thương được
coi như một Ban cán sự Đảng của tỉnh Bắc Giang, lãnh đạo phong trào cách
mạng trên địa bàn tỉnh. Trong những năm thực hiện chương trình cứu nước của
Mặt trận Việt Minh, phong trào cách mạng ở Phủ Lạng Giang đã trưởng thành
nhanh chóng, tạo điều kiện bảo vệ và củng cố cơ sở cách mạng tiến tới giành
chính quyền. Bằng cuộc cách mạng Tháng Tám năm 1945, nhân dân các dân tộc
Phủ Lạng Giang đã cùng nhân dân cả nước đập tan xiềng xích của thực dân,
phong kiến, mở ra kỷ nguyên nhân dân lao động thực sự làm chủ đất nước; nước
ta từ một nước thuộc địa nửa phong kiến trở thành một nước độc lập, là Nhà
nước dân chủ nhân dân đầu tiên ở Đông Nam Á.
Trong 02 cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ, huyện
Lạng Giang đã có 2.745 liệt sỹ, 1.475 thương binh, 603 bệnh binh bỏ lại một
phần xương máu của mình ở chiến trường vì độc lập tự do của Tổ quốc; 57 bà
mẹ được phong tặng và truy tặng danh hiệu "Bà mẹ Việt Nam anh hùng", 09 xã,

5


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Điều 98
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.

phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Điều 101
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và
du lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Điều 102
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
7


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong

phương.
Điều 104
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Điều 105
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
9


nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
10


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẠNG GIANG
Các cơ quan Quản lý nhà
nước,
đơn vị sự nghiệp thuộc
huyện

1

Văn phòng HĐND – UBND

huyện
2 Phòng Tài chính – Kế hoạch
3 Phòng Kinh tế - Hạ tầng


Lớp: Lưu trữ học K6

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức
*Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ
1. Đồng chí Nguyễn Văn Chức
Chức vụ: Trưởng phòng
SĐT: 0240.3638.767
Email:
2. Đồng chí Trần Ngọc Chi
Chức vụ: Phó Trưởng phòng
SĐT: 0240.3881.030
Email:
3. Đồng chí Nghiêm Đình Tuân
Chức vụ: Phó Trưởng phòng
SĐT: 0240.3786.289
Email:
4. Đồng chí Vũ Thị Lan
Chức vụ: Phó Trưởng phòng
SĐT: 0240.3786.289
Email:
*Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1. Trình ủy ban nhân dân cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác
Nội vụ, tôn giáo, dân tộc, thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ trên địa bàn và
tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.

chức sự nghiệp cấp huyện và ủy ban nhân dân cấp xã.
6. Về công tác xây dựng chính quyền:
6.1. Giúp ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức
thực hiện việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân
công của ủy ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của ủy ban nhân dân tỉnh, Sở
Nội vụ;
6.2. Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn
các chức danh lãnh đạo của ủy ban nhân dân cấp xã; giúp ủy ban nhân dân
huyện trình ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định
của pháp luật;
6.3. Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập
13


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để ủy ban nhân dân
trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền
xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa
giới hành chính của huyện;
6.4. Giúp ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải
thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, bản, tổ dân
phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó
thôn, bản, tổ dân phố.
7. Giúp ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng
hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa
bàn huyện và Lưu trữ huyện.
12. Về công tác tôn giáo:
12.1. Giúp ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về
tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
12.2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực
hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của ủy
ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.
13. Về công tác thi đua, khen thưởng:
13.1. Tham mưu, đề xuất với ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các
phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và
Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua Khen thưởng cấp huyện;
13.2. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
14. Về công tác Dân tộc:
14.1. Giúp UBND cấp huyện trong việc tổ chức thực hiện các chính sách
dân tộc; các dự án, chương trình phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân
tộc trên địa bàn huyện; công tác định canh, định cư đối với đồng bào dân tộc
thiểu số;
14.2. Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp huyện và các đoàn thể tổ
chức tuyên truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào các dân tộc thiểu
số thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của pháp
15


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6


Lớp: Lưu trữ học K6

Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC
2.1. Hoạt động quản lý
Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của UBND huyện Lạng
Giang mỗi năm đều có rất nhiều văn bản ban hành về công tác lưu trữ , đồng
thời được sự trợ giúp của Phòng Nội vụ tham mưu về lưu trữ UBND đã có
những văn bản cụ thể cho công tác lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn thực
hiện các nghiệp vụ trong lưu trữ, các quy định về nhà kho, việc khai thác, tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; thanh tra,
kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ; hướng dẫn
phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ...
Quản lý phông lưu trữ của huyện hiện tại gồm có 5 phông lưu trữ:
-Phông lưu trữ Hội Đồng Nhân Dân
-Phông lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân
-Phông lưu trữ Phòng Tư Pháp
-Phông lưu trữ Phòng Kinh tế - Hạ tầng
-Phông lưu trữ Phòng Tài Nguyên và Môi trường
Công tác tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của huyện rất là tốt. Trong những năm qua UBND
huyện đã trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý công tác lưu trữ. Bộ phận lưu trữ của UBND huyện đã
thực hiện việc cập nhật lưu trữ trong máy tính, giúp cho việc quản lý hồ sơ, tra
cứu tài liệu thuận lợi. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào Biên mục hồ
sơ, chứng từ kết thúc, quản lý Danh mục hồ sơ. Cán bộ theo dõi công tác lưu trữ
tại cơ quan cũng đã thực hiện thành thạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
lưu trữ.

UBND huyện Lạng Giang chưa có chương trình hợp tác quốc tế nào về
lưu trữ.
Nhìn chung các công tác về quản lý công tác lưu trữ của huyện luôn được
chú trọng, thường xuyên kiểm tra, rà soát về việc quản lý lưu trữ, ban hành
những quy định về công tác lưu trữ phù hợp với quy định của cấp trên của
UBND huyện nói chung và trên địa bàn huyện nói riêng.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
* Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Là một trong những nghiệp vụ đầu tiên của công tác lưu trữ, nhằm tập
hợp tài liệu của một cơ quan quốc gia tổ chức để quản lý một cách tập trung
18


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

thống nhất.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ huyện bao gồm
công tác thu thập bổ sung tài liệu của huyện và công tác thu thập bổ sung tài liệu
của các đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện.
Hàng năm, bộ phận lưu trữ đã xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập tài
liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ và tiến hành chỉnh lý đưa khối tài liệu
vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và tại điều
23 quy định về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang. Cán bộ lưu
trữ chuyên trách có trách nhiệm tổ chức, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hàng năm của huyện. Hiện tại UBND huyện
đã thu hồ sơ văn thư và chỉnh lý sắp xếp hệ thống văn bản lưu trữ từ năm 2009
đến hết năm 2011 là 597 hồ sơ tương đương với 12 mét giá. Đây là sự quan tâm
của UBND huyện trong việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu

+ Tài liệu tổ chức, nhân sự
+ Tài liệu lao động, tiền lương
+ Tài liệu tài chính, kế toán
+ Tài liệu xây dựng cơ bản
+ Tài liệu khoa học công nghệ
+ Tài liệu hợp tác quốc tế
+ Tài liệu thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
+ Tài liệu thi đua khen thưởng
+ Tài liệu pháp chế
+ Tài liệu về hành chính, quản trị công sở
b. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn
Đây là nhóm tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn nghiệp vụ được giao của từng cơ quan; phản ánh những vấn đề
mang tính chất đặc thù của cơ quan. Do tính đa dạng của tài liệu chuyên môn
nghiệp vụ nên cơ quan chỉ đưa ra các nhóm hồ sơ, tài liệu mang tính định hướng
để các cơ quan cụ thể hóa cho phù hợp.
c. Tài liệu của tổ chức Đảng và các đoàn thể cơ quan
+ Tài liệu của tổ chức Đảng
+ Tài liệu của tỏ chức Công đoàn
+ Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên
Như vậy sự quan tâm của Phòng Nội vụ và sự chỉ đạo của UBND huyện,
công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ của Phòng Nội vụ ngày càng được coi
trọng và từ đó chất lượng hồ sơ ngày càng được nâng cao và hoàn thiện hơn nữa.
Vai trò của hoạt động lưu trữ ngày càng được nâng lên tầng cao mới được coi
20


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

trị tài liệu ngày 10 tháng 9 năm 2014, Quyết định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá
21


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

trị của huyện Lạng Giang ngày 21 tháng 10 năm 2014 (chi tiết xem phần phụ
lục). Hình thức tiêu hủy là cho vào bể ngâm nước, nghiền nát bằng guồng sắt
đảm bảo 100% tài liệu được tiêu hủy không có khả năng phục chế lại.
*Chỉnh lý tài liệu
Là tổ chức lại hồ sơ, tài liệu theo một phương án khao học, trong đó tiến
hành chỉnh sửa, phục hồi hoặc làm mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống
hóa hồ sơ tài liệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý. Hiện nay kho Lưu Trữ của UBND huyện không có tài liệu tích đống.
Hiện đã thu hồ sơ văn thư và chỉnh lý sắp xếp hệ thống văn bản lưu trữ từ năm
2009 đến hết năm 2011 là 139 hộp = 597 hồ sơ = 12 mét giá.
Tổng số mét giá tài liệu tồn đọng của các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện là 25 mét giá. Trong đó, thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu
hành chính.
Mức độ xử lý nghiệp vụ: Đa số khối tài liệu của các cơ quan đã được
phân loại và sắp xếp theo từng năm, nội dung công việc, được lưu trữ trên giá
sắt và trong tủ của cơ quan.
Hàng năm cơ quan đều thực hiện chỉnh lý tài liệu của các năm trước. Hiện
tại bộ phận lưu trữ đang chỉnh lý sắp xếp hệ thống văn bản của những năm tiếp
theo.
*Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống
kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01

I.Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác
lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
-Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Văn bản

113

-Tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ

Văn bản

1

Tổ

1

-Tổng số:

Người

112

Trong đó: Nữ

Người

94


-Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

18

-Trung cấp chuyên ngành khác

Người

29

-Từ 30 trở xuống

Người

60

-Từ 31 đến 40

Người

49

II.Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến
ngày 31/12 năm báo cáo)
1.Tổ chức lưu trữ
-Tổng số tổ lưu trữ
2.Nhân sự làm công tác lưu trữ



tập
Mét

75

Trong đó: +Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đơn

690

+Quy ra mét giá tài liệu

vị bảo quản
Mét

60

Lượt người

102

Tài liệu

102

-Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng

m2


4

-Máy điều hòa nhiệt độ

Chiếc

2

-Máy hút ẩm

Chiếc

1

-Thiết bị thông gió

Chiếc

2

-Máy chủ

Chiếc

01

-Tổng số mét giá tài liệu

V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ