Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
CHƯƠNG I:.........................................................................................................3
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH VĂN
THƯ- LƯU TRỮ, VĂN PHÒNG BỘ................................................................3
1.1 Lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ.....3
1.1 Vị trí và chức năng của Bộ Nội Vụ............................................................................................4
1.1.2Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nội Vụ...................................................................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ ( xem phụ lục 1).....................................................................9
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chínhVăn thư, lưu trữ..............................................................................................................................9
1.2.1. Chức năng.............................................................................................................................9
1.2.2. Nhiệm vụ..............................................................................................................................9
1.2.3. Nhiệm vụ quyền hạn...........................................................................................................10
1.2.4. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................11
CHƯƠNG 2........................................................................................................12
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NỘI VỤ......................12
2.1 Hoạt động quản lý ..................................................................................................................12
2.1.1 Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ...................................12
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ Bộ Nội vụ.........................................................................................12
2.1.3 Tổ chức khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Bộ Nội vụ
......................................................................................................................................................13
2.1.4 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua,
khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của Bộ Nội vụ...................................................................14
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ....15
2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ...................................................................................................16
3.2.2 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ................31
3.2.2.1 Tiếp tục củng cố, kiện toàn, bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ................................31
3.2.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ,
công chức làm công tác lưu trữ....................................................................................................32
3.2.2.4 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ...............................................................................32
3.2.2.5 Tiếp tục quan tâm, có chính sách, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức làm công tác
lưu trữ..........................................................................................................................................33
3.3 Một số khuyến nghị................................................................................................................33
3.3.1 Đối với Bộ Nội vụ ................................................................................................................33
3.3.2 Về phía Khoa Văn thư lưu trữ:.............................................................................................36
KẾT LUẬN........................................................................................................38
........................................................................................................................39
PHỤ LỤC ..........................................................................................................40
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng đất nước theo con đường công nghiệp hoá,
hiện đại hoá đất nước, việc đào tào đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ
trương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta. Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán
bộ công chức hành chính cho các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội,
v.v….
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tại đây em được tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với các cán
bộ chuyên viên em đã học được tác phong và phẩm chất của nhà quản trị, phong
cách làm việc khoa học, chất lượng và cao hơn nữa là trách nhiệm của một công
chức với tổ chức với cơ quan và với công việc của mình.
Sau một thời gian thực tập tại Bộ Nội Vụ em đã nhận được sự giúp đỡ
nhiệt tình, chân thành, cởi mở của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan. Dovậy,
bước đầu em đã hình dung được những hoạt động cụ thể của cơ quan nhà nước,
thông qua đợt thực tập này em có điều kiện được học hỏi, nâng cao kiến thức,
kĩ năng,môi trường làm việc mà trước kia em chỉ được học qua sách vở, đồng
thời rèn luyện tính tự chủ, tinh thần trách nhiệm, những kỹ năng giao tiếp ứng
xử cũng như tác phong làm việc trong cơ quan
Do thời gian thực tập có hạn, việc áp dụng những kiến thức đã học vào
công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quả
đầu tiên đánh giá bước trưởng thành sau 4 năm học tập và rèn luyện tại trường.
Vì vậy trong thời gian thực tập cũng như trong bài báo cáo không tránh khỏi
những thiếu sót, hạn chế. Em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến, nhận
xét từ phía nhà trường, khoa Văn thư- Lưu trữ và các chuyên viên nơi em đến
thực tập để bài bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp với
thực tiễn hơn, giúp cho em có thêm những kinh nghiệm quý báu trong công việc
và tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp theo trong tương lai.
Qua đây cho phép em được gửi lời cám ơn sâu sắc tới Chánh Văn phòng
Bộ, Trưởng phòng Hành chính Văn thư- Lưu trữ cùng toàn thể cán bộ chuyên
viên trong Văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ, chỉ bảo và cung cấp tài liệu cho
phủ lâm thời có Bộ Nội vụ do đồng chí Võ Nguyễn Giáp làm Bộ trưởng với
nhiệm vụ xây dựng bộ máy nhà nước, bảo vệ chính quyền cách mạng.
Theo Quyết định số 40/CP ngày 26-2-1970 của Hội đồng Chính phủ, các
chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác tổ chức nhà nước chuyển từ Bộ Nội vụ về
Phủ Thủ tướng. Bộ Nội vụ lúc này chỉ thực hiện một số nhiệm vụ xã hội. Ngày
6-6-1975, tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa V đã quyết định hợp nhất Bộ Công
an và Bộ Nội vụ thành một Bộ lấy tên là Bộ Nội vụ với chức năng bảo vệ an
ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội.
Để chuẩn bị cho một Nhà nước thống nhất, trên cơ sở những chức năng,
nhiệm vụ của công tác tổ chức nhà nước được chuyển từ Bộ Nội vụ về Phủ Thủ
tướng, ngày 20-2-1973 Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 29/CP lập Ban
Tổ chức của Chính phủ để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý công tác tổ
chức theo chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước,
xây dựng, kiện toàn bộ máy nhà nước trong điều kiện tình hình, nhiệm vụ mới.
Khi đất nước tiến hành công cuộc đổi mới, thực hiện nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải cải cách bộ máy nhà nước theo
tinh thần Đại hội Đảng lần thứ VI. Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định
số 135/HĐBT ngày 7-5-1990 quy định tên gọi, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của
Ban Tổ chức - Cán bộ của Chính phủ. Ngày 30-9-1992 tại kỳ họp thứ nhất Quốc
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật
hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;
* Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản
khác thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ Nội vụ quản lý hoặc theo phân công.
* Ban hành thông tư; quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó.
*Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,
năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia .
*Về tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước:
- Trình Chính phủ đề án cơ cấu tổ chức của Chính phủ theo nhiệm kỳ
Quốc hội; đề án, dự thảo nghị định của Chính phủ về thành lập mới, sáp nhập,
hợp nhất, chia, tách, giải thể Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
- Thẩm định các dự thảo nghị định của Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ;
* Về chính quyền địa phương:
- Trình Chính phủ ban hành các quy định về: Phân loại đơn vị hành
nhân dân cấp tỉnh trong tổng biên chế dự phòng sau khi Thủ tướng Chính phủ
phê duyệt;
- Giao biên chế làm việc ở nước ngoài cho tổ chức của cơ quan thuộc
Chính phủ
* Về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch cán bộ, công chức, viên
chức lãnh đạo, quản lý của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ về: Tuyển dụng, sử dụng, quản lý vị trí việc làm, bổ nhiệm
ngạch, chuyển ngạch, nâng ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển theo quy định của pháp luật;
* Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức ;
- Hướng dẫn các quy định của Chính phủ về tổ chức của cơ sở đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện quy
hoạch nhân lực ngành Nội vụ;
* Về chính sách tiền lương:
- Hướng dẫn thực hiện quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về:
Chính sách, chế độ tiền lương (tiền lương tối thiểu; bảng lương; ngạch, bậc
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
- Xây dựng các đề án, dự án về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo
quản, bảo hiểm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về
quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố,
giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;
- Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước.
* Về cải cách hành chính nhà nước:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án chung về cải cách hành chính
nhà nước trong từng giai đoạn để trình cấp có thẩm quyền quyết định;
- Tham mưu, đề xuất các chủ trương, chính sách và giải pháp đẩy mạnh
cải cách hành chính nhà nước trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định;
- Chủ trì triển khai các nội dung cải cách tổ chức bộ máy hành chính, cải
cách công chức, công vụ;
- Chủ trì triển khai công tác tuyên truyền về cải cách hành chính.
nhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong các ngành, lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
* Hướng dẫn, kiểm tra việc cho phép các cơ quan, tổ chức được sử dụng
con dấu và việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
* Tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ và dữ liệu thông tin, thống kê
theo các lĩnh vực quản lý của Bộ.
*Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ ( xem phụ lục 1)
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ.
Căn cứ Quyết định số 136/QĐ-BNV ngày 22 tháng 2 năm 2013 của Bộ
Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ.
Trong đó, Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ, Văn phòng Bộ có chức năng,
nhiệm vụ như sau:
1.2.1. Chức năng
Là tổ chức của Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ
thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ.
1.2.2. Nhiệm vụ
a) Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc xử lý
văn bản đến;
b) Tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra về mặt thể thức, thủ tục ban hành các văn
bản của Bộ;
c) Chuyển các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành đến các cơ
quan liên quan và cơ quan Công báo.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
giao.
- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, văn
bản, đề án thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng do Chánh
Văn phòng giao.
- Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan Bộ, hướng dẫn thực hiện thống nhất các chế độ, quy định về công tác
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức kiểm tra công tác văn thư ,
lưu trữ tại các đơn vị thuộc Bộ.
- Cán bộ phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ dược tham gia các đoàn
khảo sát, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ ở trong và ngoài nước;
góp ý với lãnh đạo Văn phòng Bộ về việc điều hành, tổ chức công việc chung
của Văn phòng Bộ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức
- Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ có một Trưởng phòng, bốn cán bộ
văn thư và 1 chuyên viên lưu trữ.
- Phòng tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng quản
lí, điều hành công việc chung của phòng; Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng Bộ về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng.
liệu vào lưu trữ cơ quan, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức,...;
Như vậy, căn cứ vào Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
của Cục Văn thư lưu trữ, Bộ Nội vụ tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban
hành mới các văn bản quản lý về công tác lưu trữ phù hợp với qui định của pháp
luật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan.
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ Bộ Nội vụ
Việc quản lý phông lưu trữ của Bộ Nội vụ đều được quản lý tập trung
thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ. Tại Bộ Nội vụ đã thành lập Văn
phòng Bộ theo quyết định số 136/QĐ-BNV ngày 22 tháng 2 năm 2013, trong
đó phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng
Bộ thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ.
( Quyết định số 136/QĐ- BNV ngày 22 tháng 2 năm 2013 ban hành quyết
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Bộ - Phục lục 2)
Hiện tại, phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ được tổ chức theo hình thức
sau: hoạt động theo Quy chế làm việc chung của Văn phòng, theo sự phân công
chỉ đạo công việc trực tiếp của đồng chí phụ trách (Chánh văn phòng).
Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan nói chung cũng như tại Bộ Nội
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mềm quản lý các thông tin dữ liệu đầu vào (văn bản đến), đầu ra (văn bản đi) và
tra cứu văn bản hiện hành. Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc quản lý văn bản còn hạn chế, chưa được thực hiện triệt để tới các đơn vị,
bước đầu hệ thống phần mềm quản lý văn bản mới chỉ áp dụng tại Văn phòng
Bộ (phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ).
2.1.4 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu
trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của Bộ
Nội vụ
Trong những năm qua, đội ngũ cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ luôn
được quan tâm xây dựng, củng cố, kiện toàn. Ngoài việc tuyển chọn, sắp xếp
cán bộ cho phù hợp với nhiệm vụ còn bao gồm cả việc đào tạo, bồi dưỡng và sử
dụng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công
chức của Bộ có trình độ về chuyên môn, lý luận chính trị, kỹ năng quản lý Nhà
nước từng bước được nâng lên, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Cũng trong những
năm qua, Bộ đã tổ chức nhiều khóa bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ quản lý Nhà
nước và nhiều khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành cho cán bộ, công chức
nhằm góp phần nâng cao trình độ cán bộ, công chức trong thực thi công vụ.
Bộ đã chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, mở các lớp tập
huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan và
đơn vị trực thuộc; đồng thời cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn
do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức. Qua đó đã góp phần nâng cao nhận thức,
kỹ năng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, từng bước giúp cho các cơ quan, đơn vị thực
hiện tốt các hoạt động văn thư, lưu trữ cơ quan.
Ngày 25/11/2014 Bộ tổ chức buổi tập huấn về công tác văn thư lưu trữ và
bảo vệ bí mật Nhà nước cho 170 cán bộ công chức của các đơn vị thuộc Bộ. Tại
động đảm bảo đúng quy định. Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ. Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức lưu trữ, Bộ Nội vụ còn đua khen thưởng cho những tấm gương tiêu
biểu, có thành tích xuất sắc trong công việc, vũ tinh thần thi đua sôi nổi trong
các cán bộ, công chức, viên chức và có tác động tích cực đến công tác lưu trữ.
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của Bộ Nội vụ
Việc thanh tra, kiểm tra trong công tác lưu trữ của Bộ cũng được tiến
hành thường xuyên vào khoảng sáu tháng cuối năm. Đoàn kiểm tra bao gồm
lãnh đạo văn phòng Bộ, thành viên đoàn có công chức phòng lưu trữ, bên cạnh
việc kiểm tra thì còn khảo sát thực tế các đơn vị trực thuộc. Công tác kiểm tra
tập trung vào các nội dung chủ yếu như tình hình thực hiện các hoạt động
nghiệp vụ, công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chế độ báo cáo thống
kê định kì ra ; cũng như việc bố trí cán bộ lưu trữ, thực hiện chế độ phụ cấp theo
đúng qui định hiền hành.
Ví dụ: Đối với việc kiểm tra tại các đơn vị bước đầu cũng có sự quan
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan tâm đến công tác thu thập hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý tài liệu; bảo quản hồ sơ,
tài liệu, kho tàng, trang thiết bị, phương tiện bảo quản an toàn đối với hồ sơ, tài
liệu; sau kiểm tra có thông báo kết quả kiểm tra đối với từng đơn vị về những
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng hay không.
Trong quá trình thực tập tại Bộ Nội vụ em đãnkhảo sát lịch sử hình thành
và phát triển của Bộ, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ. Đặc biệt,
em dành nhiều thời gian để khảo sát khối tài liệu, thành phần tài liệu, nguồn nộp
lưu vào lưu trữ Bộ Nội vụ. Qua đó em đã phần nào hiểu được thực trạng của
công tác thu thập, bổ sung tài liệu và những kết quả của công tác này đối với
công tác lưu trữ của Bộ nói chung.
Trước hết, việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ
Nội vụ là hết sức quan trọng. Trên cơ sở đó mới có thể tiến hành công tác thu
thập, bổ sung đạt kết quả cao. Đây là cơ quan có vị trí then chốt trong Chính phủ
Việt Nam, bởi vậy mà khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ
quan cũng rất đa dạng, phong phú, chứa đựng rất nhiều thông tin quan trọng và cần
tiến hành thu thập thường xuyên để tránh mất mát, thất lạc. Dựa theo Nghị định số
58/2014/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16 tháng 06 năm 2014 về việc quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ thì Bộ Nội
vụ có 15 đơn vị trực thuộc. Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức
năng quản lý nhà nước. Như vậy, lưu trữ Bộ Nội vụ đã xác định được nguồn thu
thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng.
Cùng với việc xác định nguồn thì việc xác định chính xác thành phần, nội
dung tài liệu cần thu thập cũng rất quan trọng.Trong quá trình hình thành và hoạt
động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Nội vụ thì thành phần tài liệu cũng rất đa
đạng. Thực tế tại Lưu trữ cơ quan Bộ Nội vụ cho thấy phần lớn bảo quản tài liệu
+ Hướng dẫn các đơn vị, công chức Bộ chuẩn bị hồ sơ tài liệu và lập “
mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
+ Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
+ Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ Cơ quan: Hồ sơ lưu trữ tại các đơn vị trực
thuộc Bộ sau 01 năm được cán bộ văn thư đơn vị thu thập và nộp vào Lưu trữ
Cơ quan theo như yêu cầu (thời gian, địa điểm) ghi trong thông báo của Phòng
Lưu trữ Bộ.
Cuối cùng, căn cứ vào danh mục hồ sơ các đơn vị đã lập, Lưu trữ Cơ quan
tiến hành tiếp nhận hồ sơ tài liệu do các đơn vị nộp và xây dựng kế hoạch chỉnh
lý của năm sau theo quy định chung của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Như
vậy, nhờ có qui định này đã tạo ra một hành lang để các đơn vị tránh mất mát tài
liệu có giá trị, đồng thời theo dõi được các bước tiến hành công việc cụ thể. Trên
cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế, cán bộ lưu trữ Bộ dựa vào nguồn và thành
phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ
sơ và của phông lưu trữ. Từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, xác định
nguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm
kiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ. Tính đến năm 2015, Lưu trữ Bộ đã thu
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ để loại bỏ những tài liệu thực sự
hết giá trị về mọi mặt nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để
bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm
tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu trong kho
lưu trữ.
Qua khảo sát tài liệu thực tế tại kho lưu trữ Bộ Nội vụ, tài liệu được chỉnh
lý những năm trước đây được xác định giá trị căn cứ tại Công văn số 25/NV
ngày 10/9/1975. Do đó, tài liệu chưa được xác định bằng năm cụ thể mà được
xác định thành 3 loại: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Sau khi Bộ Nội vụ ban hành
Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì việc
xác định giá trị tài liệu đã được tính bằng năm cụ thể: Vĩnh viễn, 70 năm, 50
năm, 20 năm, 10 năm hoặc một số hồ sơ nguyên tắc tính theo hiệu lực văn bản,
hồ sơ xây dựng cơ bản tính theo tuổi thọ công trình…Tuy nhiên, thực tế qua
khảo sát tại lưu trữ Bộ Nội vụ một số tài liệu đã hết thời hạn bảo quản trong kho
chưa được lựa chọn, thống kê để lập Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu
huỷ
Từ thực trạng của việc xác định giá trị tài liệu nêu trên có thể thấy việc
nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là cần thiết, đóng góp vai
Chương trình, Kế hoạch công tác, các báo cáo tổng kết phản ánh chức năng,
nhiệm vụ và hoạt động của ngành có ý nghĩa lịch sử thì được bảo quản vĩnh
viễn.
+ Những tài liệu chuyên ngành phục vụ lâu dài cho hoạt động của ngành
Nội vụ nhưng không có ý nghĩa lịch sử thì được bảo quản trên 10 năm tại lưu trữ
cơ quan;
+ Những tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Bộ có giá trị pháp
lý trong một thời gian ngắn thì được bảo quản tại Lưu trữ Cơ quan 10 năm.
• Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan Bộ Nội vụ
+ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Phòng Hành chính - Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Bộ thành lập Hội đồng Xác định
giá trị tài liệu.
+ Do Chánh Văn phòng làm Chủ tịch Hội đồng, Đại diện đơn vị có tài
liệu, Đại diện Lưu trữ cơ quan làm uỷ viên.
+ Nhiệm vụ của Hội đồng: Tư vấn cho Bộ trưởng quyết định Mục lục hồ
sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản tại cơ quan và Danh mục tài liệu hết giá trị cần
tiêu huỷ.
+ Phương thức làm việc: Từng thành viên Hội đồng xem xét các mục lục
hồ sơ, tài liệu cần giữ lại, Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ; thảo luận
tập thể và biểu quyết theo đa số; thông qua biên bản, trình Bộ trưởng quyết định.
Có thể nói việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Bộ Nội vụ đã đảm bảo
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ở lưu trữ Bộ Nội vụ trong quá trình tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu,
Sinh viên: Nguyễn Thị Hà
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cán bộ lưu trữ đều phân loại tài liệu theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức hoặc Cơ cấu tổ chức – Thời
gian thì sẽ phù hợp do cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ ổn định. Nếu áp dụng
phương án Thời gian - Mặt hoạt động thì tỷ lệ tài liệu lưu trữ giữa các năm của
giai đoạn trước chênh lệch lớn, do tài liệu đều ở trong tình trạng bó gói, lộn xộn,
không đầy đủ. Bởi vậy, từ trước cho đến nay, kho lưu trữ cơ quan cũng không
hề có những cải tiến, vẫn dập khuôn theo phương án phân loại tài liệu cũ và
cũng không xây dựng được phương án phân loại chi tiết.
Trong những năm qua, từ 2002 đến nay tài liệu do Bộ Nội vụ ban hành
và tiếp nhận các nguồn tài liệu khác đã hình thành phông lưu trữ của Bộ và dưới
sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo, cán bộ lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ đã nỗ lực
thực hiện việc phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, xác định giá trị và lập công cụ quản
lý phông lưu trữ của Bộ. Hiện nay, về cơ bản số lượng lớn tài liệu đã được chỉnh
lý theo đúng quy trình nghiệp vụ, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ, từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng thực hiện
nghiệp vụ lưu trữ. Tính đến tháng 12/2015, tình hình thực hiện công tác chỉnh lý
tại Bộ Nội vụ cụ thể như sau:
• Bảng số liệu tài liệu chỉnh lý trong kho Lưu trữ Bộ Nội vụ:
Copyright: Tài liệu đại học ©